著录、报送、移交和利用课件.ppt

城建档案的著录 报送 移交与利用 重庆市城市建设档案馆卞勇 一 著录1 背景2001年3月出台国家标准 城市建设档案著录规范 编号GB T50323 2001 7月施行 P612002年8月出台 补充通知 重庆市建设委员会关于贯彻 城市建设档案著录规范 的补充通知 P48国家标准 城市建设档案著录规范 市建委的补充通知 重庆市建设委员会关于贯彻 城市建设档案著录规范 的补充通知2 意义统一城建档案检索体系 提高管理水平 发挥城建档案在城市建设中的作用 3 著录的格式 方式与级别格式 表格式 段落式级别 工程 项目级 案卷级 文件级方式 根据城建档案接收现状 采用接收一个项目著录一个项目的原则 工程项目级著录与单位工程级著录并行的方式 即按工程项目级或单位工程级著录 4 具体案例 重庆市采用的表格式著录在讲后面移交手续的时候细讲 二 报送1 经档案专项验收达到合格以上的工程档案 要有重庆市建设工程档案验收意见书 P17工程档案的验收与移交 渝府令240号 重庆市城乡建设档案管理办法 第十五条 建设单位在建设工程档案专项验收合格后 方可组织竣工验收 档案专项验收为现场验收 不要走弯路2 工程竣工验收完毕 P17 7 0 3 列入城建档案馆 室 接收范围的工程 建设单位在工程竣工验收后3个月内 必须向城建档案馆 室 移交一套符合规定的工程档案 3 各单项验收完毕 规划 消防 环保 绿化 防雷 人防等 4 将档案移交城建档案管理部门 三 移交1 一套完整的工程档案 工程准备阶段所形成的档案 监理档案 施工档案 竣工图 竣工验收档案 关于工程档案中的监理档案P6 建设工程文件归档整理规范 2002年 P85 城市建设档案著录规范 2001年2 建设工程档案移交书 五份 P40注意事项 工程名称填写要求 建设单位 监理单位 各施工单位要统一 图纸材质划分要求 晒蓝处理 文图卷的划分照片的划分及统计 光盘的统计 一张光盘算一卷 建设单位盖法人公章及签字 移交日期 先不要填 因为不一定当天就能办完移交手续图例 见移交书 三 移交 3 城建档案案卷目录 纸质 电子文档各一份 注意事项 排列顺序 案卷号由保管单位给出 法规手册 P304分类大纲 案卷题名小于50个字符 不允许出现资料二字可用文件材料 文字材料 标高可写可不写 楼层必须比要写出 题名要清楚明了 不能出现 一 二 三 之类 日期 年为四位数 页数 照片按张统计 保管期限由保管单位给出 参照P52P58密级与保管期限划分 电子文档 excel表格 右上角要有工程名 图例 三 移交 4 工程著录单 一份 注意事项 注意工程名称的统一性 写行政区划 尽量少用经开区 高新区等易混淆和时效性不强的概念 填写单位全名 与公章吻合 不能用缩写 文号要填写标准 开竣工时间要精确到日 照片 图纸不统计混合卷图例 四 利用开放范围 移交单位即建设单位 商品房对个人开放 凭购房合同或房地产权证及身份证查阅利用 1 方式 以城建档案原件提供利用 以城建档案复制品提供利用 综合城建档案内容编写书面资料提供利用 2 手续 开具移交单位介绍信 注意事项 重庆市城市建设档案馆简写重庆市城建档案馆 非重庆市档案馆 提供准确的工程名称 工程名称 前面加区 县 现用名 曾用名 统一 各单位 各文件间 五 习题 单选1 著录用文字必须 规范化 2 著录信息来源于 被著录 的档案3 题名是 直接 表达档案中心内容 形式特征的名称4 责任者指文件材料的 形成 单位或个人多选1 编制城建档案目录时 为提取城建档案信息 对城建档案的内容和形式特征进行 分析 选择和记录 的过程 2 档案目录分为 案卷目录 卷内目录 3 档案目录是 档案管理 检索和报道 的工具4 根据著录对象的不同 可将档案著录划分为 工程 项目 级 案卷级 文件级 三级 判断1 案卷由互有联系的若干文件组成的档案保管单位 对 2 著录时间时 年 月 日之间用 号相隔 对 3 某卷工程档案共有50页 其中文字材料35页 晒蓝图纸15页 在填写移交书级著录单时 统计该卷档案为图纸卷 错误 4 某案卷题名写为 2 楼 9 30 14 9m层梁 柱配筋图 错误 简答1 著录格式答 著录格式按照其表现行式可分为表格式和段落符号式 2 城建档案利用工作的方式答 1 以城建档案原件提供利用 2 以城建档案复制品提供利用 3 综合城建档案内容编写书面资料提供利用 论述1 简述城建档案的报送程序答 1 经档案专项验收达到合格以上的工程档案 2 工程竣工验收完毕 3 各单项验收完毕 4 将档案移交城建档案部门 2 简述城建档案移交的内容答 1 一套完整的工程档案 工程准备阶段所形成的档案 监理档案 施工档案 竣工图 竣工验收档案 2 建设工程档案移交书 五份 3 城建档案案卷目录 纸质 电子文档各一份 4 工程著录单