做好毕业生人事档案管理工作浅析.doc

做好毕业生人事档案管理工作浅析 导读：毕业生人事档案是由学籍档案转变而来是指大中专生毕业后在其学籍档案中放入该生的报道证然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息是反映毕业生综合素质的最重要依据因此管理好毕业生人事档案对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的通过宣传教育使各级领导认识到一个不重视人事档案管理的部门和单位一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导就不可能更多地发现人才、更好地使用人才更不可能在激烈的竞争中立于不败之地 关键词：毕业生人事档案机制创新信息资源 毕业生人事档案是由学籍档案转变而来是指大中专生毕业后在其学籍档案中放入该生的报道证然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息是反映毕业生综合素质的最重要依据因此管理好毕业生人事档案对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的 一、毕业生档案管理工作存在的问题 毕业生人事档案虽然重要但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看都存在着一定的问题 (一)毕业生对人事档案不够重视 随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破并且随着市场经济的发展工作中心的转移特别是组织人事政审工作相对减少一些毕业生就认为人事档案的作用不大了加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生更是忘记了自己的档案抱着一种要不要档案无所谓的态度却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据这种对人事档案重要性的错误认识势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用也给组织人事部门的管理带来了混乱 (二)档案管理手段相对落后 目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主整档工序繁琐复杂加之每年都有新材料增加档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息即使利用计算机管理也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题 (三)档案管理工作不规范 管理档案的部门只照搬中组部下发的干部人事档案材料收集归档规定没有形成自己的实施细则和工作制度在执行过程中也存在执行不严格的现象没有把档案材料及时归档导致了许多归档范围内的材料流失破坏了人事档案的完整性;同时档案管理人员在管理上流于形式只当档案“保管员”对接收到的毕业生档案只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题影响了人事档案管理工作的严肃性 (四)缺少专业的档案管理人员 长期以来由于对毕业生人事档案的重要性认识不足档案意识不强没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用;对待档案工作“说起来重要做起来次要忙起来不要”;管理人员不固定、不专业、不专职一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识仅仅是“看门保管”式管理 (五)档案利用率不高 据国家人事部透露在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中有60多万份已与主人失去了联系中国人才交流协会也作过估测在实现工作流动的人才中约20%的人未携带人事档案要么人、档分离要么彻底弃置 二、做好毕业生人事档案管理工作的对策 目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐为此毕业生人事档案管理部门应增强创新意识更新工作方式提高工作效率论文发表 (一)加强领导完善制度保证档案质量 1.明确领导人事部门应加强对学生人事档案工作的领导成立“毕业生人事档案工作领导小组”并明确一名负责同志为组长领导小组下设办公室组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查 2.健全制度结合当地实际情况建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查(借)阅、转递;管理人员责任和移交材料归档等制度规范档案管理的利用;建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度做到制度上墙责任到人 3.评比激励定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动及时表扬先进并对不足的提出建议认真整改 (二)强化宣传重视管理明确档案作用 1.端正领导对档案管理工作重要性的认识结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际充分利用传媒渠道广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用通过宣传教育使各级领导认识到一个不重视人事档案管理的部门和单位一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导就不可能更多地发现人才、更好地使用人才更不可能在激烈的竞争中立于不败之地 2.提高毕业生对人事档案重要性的认识开展对毕业生的教育做好咨询服务工作利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识要让广大毕业生充分认识到在改革开放的今天毕业生人事档案并不是可有可无的它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一是用人单位举贤选能的重要依据是对毕业生本人进行定位的重要标准即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的 (三)稳定队伍提高素质加大综合投入 1.稳定档案员队伍“打铁还须自身硬”为此必须切实加强队伍的自身建设按照档案法规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关;不轻易调动他们的工作岗位保持相对稳定制订档案人员的岗位职责明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准坚持用活机制兑现各种奖惩落实人员津贴提高他们的工作积极性 2.加强自身学习新时期人事工作面临许多新问题同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求为此,要定期组织管档人员学习、交流探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识以及新技术的学习和掌握 3.强化业务指导主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导并且多请示汇报同时做好咨询服务论文发表 4.落实必要经费每年在单位的财务预算中设定专项资金用于档案工作确保档案工作按时顺利完成并要解决库房添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件档案整理装订用具等设备 (四)与时俱进更新手段创新管理机制 1.分类归档管理将所有毕业生的人事档案统一整理分门别类按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号并建立多种检索方式便于查找与利用对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并 2.信息化管理建立毕业生人事档案数据库系统实施档案动态管理利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术将档案资料整理输入微机通过相应技术处理将文字、图片甚至声像资料变成数据资料使毕业生档案数据化、信息化在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作在此基础上要积极创造条件同全国各地联网形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端 3.内容更新管理对接收到的毕业生档案应重新整理剔除无用的案卷资料对所保留的案卷资料重新组卷按照干部人事档案材料收集归档规定文件精神结合本地实际制定相应的制度全面收集材料特别是对人才信息需要完善的档案内容注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料了解其近期经历将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起并编写页码、目录、标题一一对应装订成册 4.整理手段创新改变部分材料的归档形式改书本式档案为活页式档案这样既可减轻装订档案的劳动强度又利于档案保护在这方面档案工作者也要善于思考多动脑筋搞一些小创造、小革新起到事半功倍之效 (五)梳通渠道开发信息建立人才储备库 1.建立信息资源库通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息统一输入到计算机并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式建立专门的毕业生人事档案信息资源库作为政府的人才储备库必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障 2.梳通信息渠道将人才储备库推向市场形成地方的人才品牌利用多种渠道向社会宣传这一品牌向各用人单位推销储备人才充分做到人尽其才利用市场运作使我市人才资源配置更为科学、合理 (六)规范代理提供服务解除后顾之忧 1.成立机构将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作做到集中、统一和规范管理在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务 2.完善职能论文发表在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容以增加其使用价值 3.加大代理力度随着市场就业机制的实行毕业生择业时间进一步延长根据这种情况应加大为广大毕业生实行人事代理的力度使人事代理成为毕业生就业的有力保障在继续做好“个人代理”的基础上积极向各高校联系宣传人事代理政策并制定对毕业生实行人事代理的优惠政策对毕业生实行以学校为单位的“集体代理”代理的内容进一步完善对毕业生的身份、转正