KA配送结算流程--致经销商.doc

KA配送结算流程 -致经销商尊敬的客户，以下是我公司关于KA配送的结算流程，在以后的工作中我公司将遵照以下所规定原则进行配送的核算，请您认真阅读，并签字确认。一、配送相关单据的传递1、配送单的传递流程总公司经销商以10天为一个周期（5号、15号、25号），将配送单原件寄给上海分公司，自经销商寄出配送单7日内，上海分公司将汇总的经销商配送单传真给经销商，要求经销商在3日内确认回传，上海分公司将配送单传真总公司结算科。2、总公司承诺在经销商回传配送确认单后5日内给经销商冲帐，如因经销商没有及时确认回传，造成冲帐延误总公司概不负责。二、关于KA卖场退货1、原来寄单流程：经销商应主动将退货单随配送单一起寄给上海分公司，上海分公司在汇总配送单时，将退货部分直接冲减配送额，每月由负责配送经销商的业务员将应由总公司承担的退货损耗以费用单的形式上报，在区域费用内承担，经审批，给经销商冲帐。 如果经销商没有主动提供“退货单”，会给上海分公司与KA卖场的对帐工作带来不必要的麻烦，一经发现，以退货的双倍金额扣减经销商应收帐款，以示警告。 2、 目前状况：经销商不主动寄送“退货单”，仅4-10月导致上海分公司与KA卖场对帐过程中产生近10万元的结帐差异。而在总公司，此部分退货不但没有增加经销商应收帐款，并且区域还给经销商承担了部分退货损失。要求所有经销商在12月底之前将11月30号前的退货单寄往上海分公司，否则上海KA结算直接依据网上对帐单返映的退货金额给经销商挂帐。3、改变退货单冲帐流程：（1）对于经销商配送KA卖场的 从12月1日（送货时间）起，由上海分公司根据KA卖场网上对帐单，发现有KA门店产生退货的，直接以对帐单上返映的退货金额（卖场结算价）冲减经销商当月配送额。（2）农工商系统 因为农工商没有网上对帐系统，我们无法查出退货门店及退货金额。要求从12月10日（送货时间）起，农工商系统不允许退货。上海KA业务人员负责每月从农工商地采打出退货清单，发现经销商退货的我们将以退货的双倍金额给予罚款。四、配送费及运费的结算1、为了便于配送运费的核算，无论经销商从总公司提货还是从上海分公司提货，7月1日以后的配送单，统一执行总公司的运费标准。配送运费由上海KA结算员在配送单上核算，传总公司，由总公司区域费用承担。2、配送费按照配送合同签订的费用点*配送成本（出厂价）结算，由总公司区域费用承担。五、关于KA卖场赠品 KA卖场的赠品费由区域在大包费用内承担，上海KA核算员确认赠品费的原则：赠品单必须经业务员签字确认，方可做为赠品费给经销商冲帐，费用区域承担。12月份以前不符合以上条件的赠品单，由各结算员与区域业务确后冲帐。12月1日（送货时间）以后不符合以上条件的不予冲帐。经销商可将经业务人员签字的赠品单随配送单一起寄往上海分公司进行核算冲帐，也可直接交业务人员带回总公司以费用审报的形式冲帐。六、关于当地KA门店的费用协议为了方便KA合同费用的核算，经销商可以以现金形式交纳当地门店的协议费用，不允许签订帐扣方式的费用协议。七、南京苏果外围配送单的传递 1、南京分公司与苏果结算时是依据苏果的网上对帐单直接开具发票，不需要附验收单，所以经销商对苏果的配送单原件不用寄给南京分公司，由经销商自已保存备查。2、每月10号（上月1630号的配送明细）、20号（当月1-15号的配送明细），由南京分公司从苏果网站下载各经销商的配送对帐单，传真至经销商，经销商依据自已手中的配送单核对无误后，在3日内盖章确认，回传南京分公司，南京分公司将双方确认的配送单传真总公司结算科。3、总公司承诺在经销商回传配送确认单后5日内给经销商冲帐，如因经销商没有及时确认回传，造成冲帐延误总公司概不负责。4、如果苏果配送的经销商发生变更，业务人员必须将新配送商的资料传真至南京财务，如果没有及时更新经销商资料，造成南京财务在核算配送额时仍记入原经销商名下，南京分公司不承担责任。5、如果当地有新开苏果门店，请业务人员将当地负责苏果配送的经销商资料传真至南京财务，便于及时给经销商核算配送。八、南京苏果外围配送各项费用的承担1、关于退货损耗、赠品费、现金费用、帐扣费用的确认及冲帐流程，同上海外围KA配送。2、配送费及运费的结算统一执行总公司的运费结算标准。06