会计档案管理制度.doc

会计档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强公司会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善会计档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。第二条 本制度所称会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。第三条 公司档案部门和财务部门共同负责会计档案工作，并对其进行指导、监督和检查。第四条 本管理制度适用于本公司及下属各子、分公司。第二章 会计档案归档的范围第五条 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。第六条 会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。第七条 会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。第八条 财务报告。包括会计制度规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。第九条 其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。第三章 会计档案的整理、归档第十条 会计年度终了后，会计部门将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。第十一条 会计凭证的整理1按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。2分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。3装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。第十二条 会计账簿的整理各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。1在办理完年度结账后，应把所有的电子会计账簿按序打印出来，并装订成册。2装订时，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。3会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。4装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，并注明所属年度及账簿名称和编号。5会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。第十三条 会计报表的整理会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。第十四条 其他会计资料的整理对于其他会计资料要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。第十五条 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。第十六条 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。第四章 会计档案的保管第十七条 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。第十八条 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。第十九条 会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。第二十条 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿。第二十一条 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。第二十二条 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。第五章 会计档案的保管期限第二十三条 会计档案的保管期限1原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年 2银行存款余额调节表和银行对账单 5年 3日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年 4明细账、总账、辅助账 15年5固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年 6主要财务指标报表（包括文字分析） 3年 7月、季度会计报表（包括文字分析） 5年 8年度会计报表（包括文字分析） 永久 9会计档案保管清册及销毁清册 永久 10主要财务会计文件、合同、协议 永久第六章 会计档案的借阅第二十四条 会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总会计师、财务负责人批准。第二十五条 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，须经会计负责人、总会计师批准；单位内部人员借阅会计档案时，须经会计负责人批准后。第二十六条 借阅人应认真填写档案借阅登记簿，由档案管理人员陪同翻阅或者复印，同时将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。第二十七条 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。第七章 会计档案的销毁第二十八条 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请集团公司批准后方可予以销毁。第二十九条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。第三十条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册