工作效率与时间管理PPT课件.pptx

工作效率培训 1 上位解 下位解 什么是上位解 上位解即是用不等式思维寻求解决问题的根本办法 下位解思路是保证 上位解思路是发展 两种思维缺一不可 授人与鱼不如授人与渔 引导和保证比不上给予思路 将工作出于本能 出于本性 出于本然的自发活动 也就是 主观能动性 在企业的日常经营活动中通常容易以下位解来考虑问题 所以企业做大 做强之路非常漫长 2 想体会 一年 有多少价值 想体会 一月 有多少价值 去问失败重修的学生 去问不幸早产的母亲 想体会 一周 有多少价值 去问定期周刊的编辑 想体会 一小时 有多少价值 去问等待相距的恋人 想体会 一分钟 有多少价值 想体会 一秒钟 有多少价值 去问错过火车的旅人 去问死里逃生的幸运人 想体会 一毫秒 有多少价值 去问错失金牌的运动员 3 习惯影响思维 中国人比较随性 大而化之 例如喜宴迟到 工作时随性 兴致来了就特别有劲 加班 干劲十足 感觉很重要 日本人分秒必争 可以相同的一件事做十几年 但其态度严谨 一就是一 二就是二 非常执着 只有公司 没有个人 美国人 欧洲人是契约式的工作精神 订好游戏规则就依规则进行 下班时间一到 立即消失 不见人影 非常注重个人 4 一般浪费时间的情形 缺乏明确的目标 拖延 缺乏优先顺序 想做的事情太多 而且有头无尾 缺乏条理与整洁 不懂授权 不会拒绝别人的请求 仓促决策 懒惰与心理消极 行动缓慢 作事拖拉 会议冗长 不速之客闯入 话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件 漫谈 聊天 交待不清 事情做错 不敢拍板 等指示 考虑事情过于复杂 管事必亲躬 完美主义办事 凭记忆办事 主办人员迟到 5 生命还有三天 做什么 事前的规划或长期计划 等同时间 如何分配 时间管理 闭目思考 概念 时间一样多 6 无可奈何 不确定改变后会更好 现状很熟悉 为什么 不满足但仍不改变 不满足但仍不改变 不满足但仍不改变 7 先做哪项 排出顺序哪项应该优先 8 先做哪项 排出顺序哪项应该优先 9 先做哪项 急 重 轻 缓做工作 10 先做哪项 不合理的时间配置 11 先做哪项 正确的时间配置 12 先做哪项 拖延工作的后果 13 标准订的高 下属做的达不到标准 怕被下属超越 事必亲躬 标准高 不放心 害怕 14 拒绝的艺术 误人误己 总结问题 找出焦点 工作方法 常见原因 有求必应 归纳总结 方式方法 15 紧迫的事 有求必应 胸有成竹 方式方法 怡然自得 兵贵神速 拒绝 交待 不紧迫的事 不重要的事 重要的事 均衡 16 2020 2 8 17 每天下班前很清楚第二天要做的 周六 日 目的 意义 提高价值办法 计划 规划 计划性 思考 深思 每天晚上独立思考1小时 计划与思考 18 19 主动的去适应公司发展 是否去悟 主动性 自我提高 悟性 自我刻意的去提升 态度 20 自我发展意识 工作效率 执行力 15 计划性 主动性 21 2010年7月13日 武汉仲裁委金融仲裁院按照制定的年度学习计划如期安排了第三季度学习内容 组织开展了 学习姜汝祥的 请给我结果 争创九段秘书水准 专题读书交流活动 此次读书交流活动由金融仲裁院院长苏勤同志主持 金融专业委员会主任 仲裁员张杰和金融仲裁院全体工作人员共同参与了学习探讨 姜汝祥的 请给我结果 一书传达的核心观念是 完成任务 结果 也就是 结果导向 该书通过寓言 身边的故事和生动的企业案例 层层剖析告诉我们一个看似简单但又意义深远的道理 不要只完成任务 重要的是要结果 其中 关于 九段秘书 的案例非常生动诠释了这一理念 所谓 九段秘书 是指秘书在安排一次工作会议时 要做到发通知 抓落实 重检查 勤准备 细准备 作记录 发记录 定责任 最后将整个会议过程做成标准化会议流程 让任何一个秘书都可以根据这个流程 形成不依赖于任何人的会议服务体系 每段流程凸显的价值不同 圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为 九段秘书 在交流会上 大家结合本部门和自身工作实际 以 确立 结果导向 行为准则和争创九段秘书水准 为主题 积极沟通交流读书感想和心得 通过交流思想 碰撞智慧 增强了对结果导向的内涵和重要性的认识 转变了旧的思维和观念 激发了大家提高工作效能和争做优秀秘书的热情 王婷同志则认为仲裁的效率理念要求秘书在办案过程中应追求快速而有力的执行 不应找借口把今天的工作堆积到明天去做 时刻记住 结果第一 理由第二 徐书华同志从仲裁秘书的工作职能出发 认为仲裁秘书不仅负有仲裁案件程序管理和监督执行的职能 也肩负着机构建设和仲裁事业发展的责任 仲裁事业的发展壮大需要打造一支优秀的秘书队伍 因此每一位秘书都应当以 九段秘书 的标准自我激励 以最优结果的实现来实践自我价值 22 一段秘书 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议 在这件事下 什么是任务 什么是结果 通知到所有参会的人员 然后秘书自己也参加会议来做服务 这是 任务 但我们想要的结果是什么呢 下面是一至九段秘书的不同做法 一段秘书的做法 发通知 用电子邮件或短信通知 然后准备相关会议用品 并参加会议 会议安排 任务落实方面 23 二段秘书 二段秘书的做法 抓落实 发通知之后 再打一通电话与参会的人确认 确保每个人被及时通知到 24 三段秘书 三段秘书的做法 重检查 发通知 落实到人后 第二天在会前30分钟提醒与会者参会 确定有没有变动 对临时有急事不能参加会议的人 立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 三段秘书的做法 重检查 发通知 落实到人后 第二天在会前30分钟提醒与会者参会 确定有没有变动 对临时有急事不能参加会议的人 立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 25 四段秘书 四段秘书的做法 勤准备 发通知 落实到人 会前通知后 去测试可能用到的投影 电脑等工具是否工作正常 并在会议室门上贴上小条 此会议室明天几点到几点有会议 会场安排到哪 桌椅数量够用吗 音响 空调是否正常 白板 笔 纸 本是否充分 我的准备 在物品上 环境上 可以满足开会的需求了吗 26 五段秘书 五段秘书的做法 细准备 发通知 落实到人 会前通知 也测试了设备 还先了解这个会议的性质是什么 议题是什么 议程怎么安排 然后给与会者发与这个议题相关的资料 供他们参考 领导通常都是很健忘的 否则就不会经常对过去一些决定了的事 或者记不清的事争吵 提前的目的是让参会者有备而来 以便大家开会时提高效率 27 六段秘书 六段秘书的做法 做记录 发通知 落实到人 会前通知 测试了设备 也提供了相关会议资料 还在会议过程中详细做好会议记录 在得到允许的情况下 做一个录音备份 会议开完 就完了吗 会议上大家讨论的问题 做出的承诺 领导的安排 部门之间的配合 都有许多会议的成果 需要有人记录下来 28 七段秘书 七段秘书的做法 发记录 会后整理好会议记录 录音 给总经理 然后请示总经理会议内容没有问题后 是否发给参加会议的人员 或者其他人员 要求他们按照执行 29 八段秘书 八段秘书的做法 定责任 将会议上确定的各项任务 一对一地落实到相关责任人 然后经当事人确认后 形成书面备忘录 交给总经理与当事人一人一份 以纪要为执行文件 监督 检查执行人的过程结果和最终结果 定期跟踪