普通表格使用技巧培训PPT课件.pptx

Excel表格制作相关技巧培训 财务部吴官米 一 数据有效性 二 快捷键以及简单函数的应用 三 Excel透视及表格图标制作 一 数据有效性 数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制 应用一 下拉菜单输入的实现例 直接自定义序列有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值 比如说 输入学生的等级时我们只输入四个值 优秀 良好 合格 不合格 我们希望Excel单元格能够象下拉框一样 让用户在下拉菜单中选择就可以实现输入 其操作步骤 先选择要实现效果的行或列 再点击 数据 有效性 打开 数据有效性 对话框 选择 设置 选项卡 在 允许 下拉菜单中选择 序列 在 数据来源 中输入 优秀 良好 合格 不合格 注意要用英文输入状态下的逗号分隔 选上 忽略空值 和 提供下拉菜单 两个复选框 点击 输入信息 选项卡 选上 选定单元格显示输入信息 在 输入信息 中输入 请在这里选择 操作如下 打开表格 数据 应用二 输入数字位数的限定与应用一操作相似 仅需要将设置重新选择 其详细如下 应用三 数据唯一性检验员工的身份证号码应该是唯一的 为了防止重复输入 我们用 数据有效性 来提示大家 操作步骤 选中需要建立输入身份证号码的单元格区域 如B2至B14列 执行 数据 有效性 命令 打开 数据有效性 对话框 在 设置 标签下 按 允许 右侧的下拉按钮 在随后弹出的快捷菜单中 选择 自定义 选项 然后在下面 公式 方框中输入公式 COUNTIF B B B2 1 确定返回 以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时 系统会弹出提示对话框 并拒绝接受输入的号码 二 快捷键以及简单函数的应用 Ctrl组合快捷键按键说明Ctrl Shift 取消隐藏选定范围内所有隐藏的行 Ctrl Shift 取消隐藏选定范围内所有隐藏的列 Ctrl Shift 将外框应用于选定单元格 Ctrl Shift 从选定单元格删除外框 Ctrl Shift 应用 常规 数字格式 Ctrl Shift 应用带有两位小数的 货币 格式 负数放在括号中 Ctrl Shift 应用不带小数位的 百分比 格式 Ctrl Shift 应用带有两位小数的 指数 格式 Ctrl Shift 应用带有日 月和年的 日期 格式 Ctrl Shift 应用带有小时和分钟以及AM或PM的 时间 格式 Ctrl Shift 应用带有两位小数 千位分隔符和减号 用于负值 的 数值 格式 Ctrl Shift 选择环绕活动单元格的当前区域 由空白行和空白列围起的数据区域 在数据透视表中 它将选择整个数据透视表 Ctrl Shift 输入当前时间 Ctrl Shift 将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中 Ctrl Shift 加号 显示用于插入空白单元格的 插入 对话框 Ctrl 减号 显示用于删除选定单元格的 删除 对话框 Ctrl 输入当前日期 Ctrl 在工作表中切换显示单元格值和公式 Ctrl 将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中 Ctrl 1显示 单元格格式 对话框 Ctrl 2应用或取消加粗格式设置 Ctrl 3应用或取消倾斜格式设置 Ctrl 4应用或取消下划线 Ctrl 5应用或取消删除线 Ctrl 6在隐藏对象 显示对象和显示对象占位符之间切换 Ctrl 8显示或隐藏大纲符号 Ctrl 9隐藏选定的行 Ctrl 0隐藏选定的列 Ctrl A选择整个工作表 F1显示 MicrosoftOfficeExcel帮助 任务窗格 按Ctrl F1将显示或隐藏功能区 按Alt F1可创建当前范围中数据的图表 按Alt Shift F1可插入新的工作表 F2编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾 如果禁止在单元格中进行编辑 它也会将插入点移到编辑栏中 按Shift F2可添加或编辑单元格批注 按Ctrl F2将显示 打印预览 窗口 F3显示 粘贴名称 对话框 按Shift F3将显示 插入函数 对话框F4重复上一个命令或操作 如有可能 按Ctrl F4可关闭选定的工作簿窗口 F5显示 定位 对话框 按Ctrl F5可恢复选定工作簿窗口的窗口大小 F6在工作表 功能区 任务窗格和缩放控件之间切换 在已拆 通过依次单击 视图 菜单 管理此窗口 冻结窗格 拆分窗口 命令来进行拆分 的工作表中 在窗格和功能区区域之间切换时 按F6可包括已拆分的窗格 按Shift F6可以在工作表 缩放控件 任务窗格和功能区之间切换 如果打开了多个工作簿窗口 则按Ctrl F6可切换到下一个工作簿窗口 F7显示 拼写检查 对话框 以检查活动工作表或选定范围中的拼写 如果工作簿窗口未最大化 则按Ctrl F7可对该窗口执行 移动 命令 使用箭头键移动窗口 并在完成时按Enter 或按Esc取消 F8打开或关闭扩展模式 在扩展模式中 扩展选定区域 将出现在状态行中 并且按箭头键可扩展选定范围 通过Shift F8 可以使用箭头键将非邻近单元格或区域添加到单元格的选定范围中 当工作簿未最大化时 按Ctrl F8可执行 大小 命令 在工作簿窗口的 控制 菜单上按Alt F8可显示用于创建 运行 编辑或删除宏的 宏 对话框 个人觉得最实用的快捷键 Ctrl 向上方向键 可以选定当前行以上的所有区域Ctrl 向下方向键 可以选定当前行以下的所有区域Ctrl 向左方向键 可以选定当前单元格左边需要的区域Ctrl 向右方向键 可以选定当前单元格右边所有的区域F4键 重复上一个操作AIT F11 在表格中插入AIT F1 插入图表AIT F2 另存为 简单函数的介绍1 Vlookup2 取值left right mid等 三 Excel数据透视及表格图标制作 数据透视表是microsoftexcel表格提供的又一便捷的数据分析工具 能够较快的将所需数据呈现在表格或者图形中 数据透视表是交互式报表 可快速合并和比较大量数据 来看看具体是如何操作的吧首先准备好需要做数据透视表的数据 第二步 全选 插入 数据透视表 确定 按提示操作 在日常工作中 我们经常会接触到各种类型的图表 相比于单纯的数据 图表似乎更能吸引人 而制作图表的目的不在于惹人眼球 其实质是用图表的形式将数据更直观的表现出来 使数据更具有说服力 制作图表的前提是准确的数据 图表可以用来表现数据间的某种相对关系 在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系 用折线图反映数据间的趋势关系 用饼图表现数据间的比例分配关系 运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表 下面以柱形图 折线图 饼图三种类型为例 分别介绍其制作方法 最终形成的数据透视的汇总表 1 柱形图 具体操作 1 进入Excel工作界面 先制作统计表格 并拖拉选取要生成图表的数据区 2 单击 插入 工具栏中的 图表 显示图表向导第一步骤 图表类型对话框 选择图表类型为柱形图 单击 下一步 3 进入图表向导第二步骤 图表数据源 根据需要选择系列产生在行或列 单击 下一步 4 进入图表向导第三步骤 图表选项 此时有一组选项标签 用来确定生成的图表中需要显示的信息 如图表标题 轴标题 网格线等 可根据个人生成图表的需要选择 5 通常直接单击 下一步 进入图表向导第四步骤 图表位置 在默认状态下 程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中 如果希望图表与表格工作区分开 选择新工作表项 在图表位置输入新表单的名称 6 如果以上各步骤的操作发生错误 可按 上一步 按钮返回重新选择 完成图表向导第4步骤操作后 如没有错误 单击 完成 按钮 就生成了比较数据的柱形图 2 饼图同柱形图的生成步骤基本一样 只要从 图表类型 对话框中选择 饼图 单击 确定 按钮 就能生成反映数据比例分配的