现场管理培训教材目标与时间管理PPT课件.ppt

1 現場管理培訓 目標與時間管理 電子部 阮国军2011 01 06 2 目标管理能力 一 什么是目标管理 目标管理是1954年由美国管理大师彼得 杜拉克所倡导的 目标管理要求组织内每一个人 每一个部门全力配合公司的目标 对于份内的工作自行设定目标 决定方针 编订制度 以最有效的方法达成 并经由检讨 绩效考核 评价目标达成状况及尚待改善之处作为后续目标设定的参考依据 企业推行目标管理可以改进公司经营 目标管理可以把组织内每个人的热情调动起来 在日本很多企业特别强调组织活力 让每个人都能参与管理 激发员工的能力及工作意愿 进而把个人力量向公司的重点目标集中 二 目标的威力目标对人生有巨大的导向性作用 你选择什么样的目标 就会有什么样的成就 就有什么样的人生 目标给人的行动明确方向 使人知道什么是最重要 迫使自己把握今天 通过对目标的不断评估 产生持续的信心 执情和动力 最终实现目标 三 目标管理的好处1 目标统一 劲往一处使 2 在各自的层面上工作 3 激发主动性 4 抓住重点 5 明确的考核依据 3 目标管理能力 四 实行 目标管理 的作用 一 对于管理者1 有更多的时间从事 规划 与 监控 2 能充分调动下属的积极性3 提供下属考核依据 二 对于下属1 明确工作内容2 有更多发挥才能的机会和舞台3 能使考核公平化 三 对于实现 目标管理 的每个人来说1 有助于我们评估工作进度2 有助于们们安排工作的轻重缓急3 使我们把重点从工作本身移到工作成果上 4 目标管理能力 五 现场管理的六大目标Q Quaility 品质C Cost 成本D Delivery 交期P Production 效率S Safety 安全M Morale 士气 5 目标管理能力 六 目标管理的基本原则原则一 期望原则所设定的目标 是经过努力可以达到的 并应明确 1 120分原则 目标要有一定有空间 必须全力以赴才能达成为最佳 目标过低 则大家会认为不需太多努力也能达成目标 会使各级人员的工作投入度降低 目标过高 则难度太大 会失去信心 造成提前放弃 反而影响目标的达成 并会造成管理失信2 领导者应制定3个目标 底线目标 80 力争目标 100 超越目标 120 公开的目标是100 原则二 参与原则针对目标的达成任务 交由相关部门来承担1 目标是 大家 一起制定的 目标应该由所有人达成共识 由领导者引导其成员一起去制定 目标应该被大部分人认同2 人 决定一切 目标是否能够达成 很大程度上取决于人的心态 所以发布目标的过程应该就是调动所有人参与的过程 原则三 具体明确原则所有目标应该是具体明确的 它需包括如下内容 WHAT 重点项目 WHY 为什么做 WHEN 何时完成 WHO 谁来负责 WHERE 在哪里做 HOW 如何做 HOWMUCH 做多少 6 目标管理能力 七 目标的分解 一 目标的分解原则小目标是大目标的条件 大目标是小目标的结果 小目标的实现之和一定是大目标的实现 分解类型 1 按渠道 班组或工种 分解 2 按人员分解3 按时间分解4 总体控制应该以上三者结合进行管理 即每个终端有任务 每个人员有责任 每天有进度 二 目标的分解方法1 剥洋葱法 像剥洋葱一样 将大目标分解成若干个小目标 再将每个小目标分解成若干个更小的目标 一直分解下去 直到知道应该干什么为止 即 大目标 小目标 更小目标 即时目标2 多杈树法及画法多杈树法 树干代表大目标 每一根树枝代表小目标 叶子代表即时的目标 即现在要去做的每一件事情 1 写下一个大目标 2 写出实现此目标所有的必要条件及充分条件 作为小目标 即第一层树杈 3 写出实现每个小目标所有的必要条件及充分条件 即第二层树杈 4 如此类推 直到画出所有的树叶 即时目标为止 才算完成该目标的多杈树图的分解 5 检查多杈树分解是否充分 反之从叶子到树枝再到树干 不断检查如果小目标均达成 大目标是否一定会达成 如果是则表示分解已完成 如果不是则表明所列条件还不够充分 继续补充被忽略的树枝 7 目标管理能力 八 设定目标的步骤 七步 第一步 正确理解需达成的整体目标第二步 制定符合 具体明确原则 的目标第三步 检验目标是否与上司的目标一致第四步 列出可能遇到的问题和阻碍 找出相应的解决方法第五步 列出实现目标所需要的技能和知识第六步 列出为达成目标所需的合作对象和外部资源第七步 确定目标完成的日期 并对目标予以书面化许多人在设定目标的时候往往只重视第一 二步 其他步骤常常被忽视 从而造成设定的目标失败九 目标可行性评估 计划是目标的度量仪目标不是凭空想象的 是需要凭着一个能达成的计划而定的 8 目标管理能力 十 企业的目标与个人的目标如何结合 一 从企业的角度1 工作职位分析 明确工作的具体任务 并建立规范化的人力资源管理制度2 建立和完善合理建议制度 表彰和奖励先进员工 明晰性 即时性 可获得性 多样性3 建立和完善职业生涯设计制度 让员工和企业一起成长4 确定企业中的共同价值观念 努力用制度的力量去保证5 营造共同的发展愿景 二 从员工的角度1 明确什么样的人才是企业真正需要的人才2 明确自己的职责所在 及工作的具体要求3 具备完成工作的关键技能4 控制自己的情绪 展现自己的工作才能5 帮助别人调整情绪是对团队的贡献6 管理干部要注意上通下达 贯彻上级指示要不折不扣 但方法要灵活 要让员工能接受7 中基层要善于应用表场和批评工具引导员工行为8 应用考核评分手段 让员工感觉到你的权力 9 时间管理 一 什么是时间及其独特性哲学家对定时间的定义是 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 时间的四项独特性 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 2 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 3 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 4 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 二 什么是时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 由于时间所具备的四个独特性 所以时间管理的对象不是 时间 它是指面对时间而进行的 自管理者的管理请注意 1 所谓 时间的浪费 是指对目标毫无贡献的时间消耗 2 所谓 自管理者的管理 你必须抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 包括要订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重和权力下放 加上自我约束 持之以恒才可提高效率 事半功倍 10 时间管理 三 时间管理的目的1 解决工作压力2 提升工作效率和团队工作效能3 改造我们的生活质量4 达成 高三效 高效果 高效率 高效能效率 把事情很快的做完 叫效率效能 把事情很快又很正确的做完叫效能 四 在时间管理方面的名人名言华罗庚 凡是在事业上有所成就的人 无一不是利用时间的能手 莎士比亚 放弃时间的人 时间也会放弃他 彼得杜拉克 时间是最为宝贵的资源 如果我们不能管理时间 便什么都不能管理 鲁迅 时间是组成生命的材料 浪费别人的时间就无异于谋财害命 时间具有有形和无形的价值 浪费自己的时间 等于慢性自杀 浪费别人的时间 等于谋财害命 11 时间管理 五 时间管理的五大误区误区一 工作缺乏计划性 一 不重视做计划的原因有如下几条 1 因过分强调 知难行易 而认为没有必要在行动之前多做思考 2 不做计划也能获得实效 3 不了解做计划的好处 4 计划与事实之间极难趋于一致 故对计划丧失信心 5 不知如何做计划 二 我们的工作缺乏计划 将导致如下恶果1 目标不明确2 没有进行工作归类的习惯3 缺乏做事轻重缓急的顺序4 没有时间分配的原则 三 管理学家李爱菲对如何作计划的建议 写下你明天必须做的最重要的各项工作 先从最重要的那一项工作做起 并持续做下去 直到完成该项工作为止 重新检查你的办事次序 然后着手进行第二项重要的工作 倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间 也不用担心 只要手中的工作是最重要的 则坚持做下去 假如按这种方法你无法完成全部的重要工作 那么即使运用任何其它方法 你也同样无法完成它们 而且倘若不借助某一件事的优先次序 你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚 将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯 当这个建议对你生效时 把它提供给你的部属采用 美国管理学家德鲁克说 99 的管理活动失败都与事前没有计划或计划错误有关 12 时间管理 五 时间管理的五大误区误区二 组织工作不当 一 组织工作不当的主要体现在以下几个方面 1 职责权限不清 工作内容重复2 事必躬亲 亲力而为 3 沟通不良4 工作时断时续 二 有效组织工作的方法第一 学会如何接受请托1 请托有三类 有一类是职务所系而责无旁贷的 另一类虽然也是职务所系 但请托本身却是不合时宜或是不合情理的 尚有一类请托则属无义务予履行的请托 经常引起我们困扰的是后两类请托 2 明智的接受请托 拒绝 是一种 量力 的表现 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段第二 学会利用资源1 对于基层人员而言 要善于利用资源 学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料 既节约了时间 又保证了信息的正确性 2 对于管理者而言 每个人的精力都是有限的 尤其是管理者应当学会授权 将主要的精力和时间放在更重要的事情上3 管理者常犯的错误 A 担心部属做错事 B 担心下属表现太好 C 担心丧失对下属的控制 D 不愿意放弃得心应手的工作 E 找不到合适的下属授权 2020 2 8 13 14 时间管理 五 时间管理的五大误区误区三 时间控制不够我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井 1 习惯拖延时间 2 不擅处理不速之客的打扰 3 不擅处理无端电话的打扰 4 泛滥的 会议病 困扰 误区四 整理整顿不足 帕金森定律 工作将被扩展 以便填满可供完成工作的时间 我们也可以导出 文件堆积定律 文件的堆积将被扩展 以便填满可供堆积的空间 误区五 进取意识不强进取意识不强主要表现在以下几个方面 1 个人的消极态度2 做事拖拉 找借口不干工作3 唏嘘不已 做白日梦4 工作中闲聊昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 请善用它 15 时间管理 六 时间管理的六项基本原则原则一 明确目标1 有目标才有结果 目标能够激发我们的潜能 2 在选择或制定目标时应考虑两个方面 一是目标要符合自己的价值观 二是要了解自己目前的状况 3 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 具体的 specific 可衡量的 measurable 可达到的 attainable 相关的 relevant 基于时间的 time based 原则二 有计划 有组织地进行工作1 有计划 有组织地进行工作就是把目标正确地分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果2 有计划 有组织地进行工作通常会体现在以下五个方面 A 将有联系的工作进行分类整理 B 将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列 C 按排列顺序进行处理 D 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间 E 由于工作能够有计划地进行 自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行 各哪些是可以同时进行的工作 3 行动是一件了不起的事 我们请大家记住 A 切实实行你的计划和创意 以便发挥它的价值 不管主意有多好 除非真正身体力行 否则永远没有收获 B 实行时心理要平静 估计困难 做好准备 及时调整 16 时间管理 六 时间管理的六项基本原则4 制作计划的大致步骤如下 A 确立目标 B 探寻完成目标的各种途径 C 选定最佳的完成方式 D 将最佳途径转化成月 周 日的工作事项 E 编排月 周 日的工作次序并加以执行 F 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性 原则三 分清工作的轻重缓急1 时间管理四象限原则第一象限 重要又紧急的事情第二象限 重要但不紧急的事情第三象限 紧急但不重要的事情第四象限 不紧急也不重要的事情2 处理事情优先次序的判断依据是事情的 重要程度 所谓 重要程度 即指对实现目标的贡献大小 3 在以下七方面有持续优异的表现 会对我们的生活和工作很有意义 A 改善人际关系 B 改善事先准备工作 C 更周详地规划与组织 D 善待自己 E 抓住机会 F 充实自我 G 增进能力 17 时间管理 如何做好时间计划 第二象限工作法 18 时间管理 六 时间管理的六项基本原则原则四 合理地分配时间巴列特定律 也称80 20原理 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的80 20原理对我们的一个重要启示便是 避免将时间花在琐碎的多数问题上 因为就算你花了80 的时间 你也只能取得20 的成效 所以 你应该将时间花于重要的少数问题上 因为掌握了这些重要的少数问题 你只需花20 的时间 即可取得80 的成效有效进行时间管理的人 总是确保最关键的20 的活动具有最高的优先级 原则五 与别人的时间取得协作任何人类的组织 不论大小 都有其周而复始的节奏性 周期性 而我们作为社会或是团体组织中的一员 毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系 在这种情况下 我们需要互相尊重对方的时间安排 也就是说要与别人的时间取得协作 认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素 原则六 制定规则 遵守纪律制定规则 遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作应于何时截止 2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标 3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 时间管理并没有什么高超的技巧 关键就在于持之以恒 19 时间管理 七 提升时间管理的技巧 一 以下问题及对问题的答案可以有效提升你的时间管理技巧 1 我如何浪费我的时间 未来有何种途径可预防或减低时间的浪费 2 我如何浪费别人的时间 我浪费了谁的时间 我应如何预防不使其发生 3 哪些活动我现在可以减少 不予考虑或交给别人做 4 别人如何浪费我的时间 未来有没有方法减少或排除其发生 如果有的话 是什么方法 5 我做的哪些事既重要又紧急 6 我做的哪些事对我的目标很重要 7 我是否花费时间追求那些对我很重要的事 如果没有 原因何在 如果有 是哪些 二 新的坏习惯在根深蒂固之前 即可迅速暴露并加以排除 坏习惯的束缚平常是感觉不出来的 等到发现时又已经变得难以破除了 20 时间管理 八 如何制定计划 一 计划的分类1 按广度分类 战略性计划 作业性计划战略性计划是指 应用于组织 为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划成为战略计划 其趋向于覆盖较久的时间间隔 通常以年为单位 涉及较宽的领域和不规定具体的目标 作业性计划是指为 规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划 作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔 如月度计划 周计划 日计划 主要偏重于实现的方法2 按时间框架分 短期计划 长期计划 5年以上 3 按明确性分 具体性计划 指导性计划具体的计划具有明确规定的目标 不存在容易引起误解的问题 具有灵活性 指导性计划只规定一些一般的方针 指出重点而不限定在特定的行动方案上 具有明确性 二 遵循5W2H原则Why 为什么要做这项任务 对工作目标是否有支持What 任务的内容和达成的目标When 在什么时间段进行Where 任务发生的地点Who 哪些人员参加此任务 由谁负责Howto 用什么方法进行Howmuch 需要多少成本 21 时间管理 八 如何制定计划 三 设置控制点 milestone 1 在目标或任务中设置阶段性的里程碑 通过检查 可以及时发现问题 对自己难以解决的 还可以获得同事或领导的支持2 坚持工作周记和工作日记 对计划的执行情况进行总结 发现和纠正各种偏差 同时对计划进行调整和滚动 另外 还可以对前期的工作时间分配进行分析 不断改进时间管理 四 利用计划工具 WBS1 WBS 工作任务分解 是创造出产品所必须进行的全部活动的清单 它是PERT GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础2 WBS基本构架 阶段 步骤 任务 活动3 衡量标准是否全部分解完毕WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作所分解的活动是否可行是否包含临时的里程碑和监控点4 WBS的分解结构是否合适分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动是否集成了所有的关键因素逻辑上是否合理 清楚和简单 22 时间管理 九 不要让别人浪费你的时间 策略是 将被打扰的时间缩短 将其负面影响减至最少 一 打电话的艺术1 事先的约定与准备2 保持简短而明确的开场白3 控制通话时间