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文书学部分复习资料第二章第一节 公务文书的特点与功能公务文书定义：公务文书（简称为公文）是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录。公务文书的特点：一、公文是由法定作者制发的。法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织。二、公文具有法定的权威性。法定的权威性，是指公文在法定的时间与空间范围内，能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。三、公文具有现行效用。公文的现行效用，是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。四、公文具有规范的体式。体式是文体与格式的总称，公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。五、公文具有特定的处理程序。收文和发文都有一定的处理程序，各环节皆有顺序性和规范性，不得各行其是。公文的具体作用：策令作用、规范作用、宣传作用、联系作用、凭证作用。第二章第二节 公务文书的类别公务文书的分类：一、从物质载体的角度分类，分为：1.纸质文书2.感光介质文件3.磁介质文件4.电子文件。二、从公文内容性质和角度分类，分为：1.规范类文书（a.条例b.规定c.办法）2.领导指导类文书（a.命令b.决定c.指示d.批复）3.报请类文书（a.议案b.报告c.请示）4.知照类文书（a.公告b.通告c.通知d.通报e.公函）5.契约类文书6.会议文书。三、从公文涉密程度的角度分类，可分为：1.绝密级文书2.机密级文书3.秘密级文书。四、从公文办理时限的角度分类，分为：1.特急件2.急件3.平件。五、从行文方向的角度分类：1.上行文2.平行文3.下行文六、从机关授受公文的角度分类：1.发文2.收文七、从公文稿本的角度分类：1.草稿2.定稿3.正本（a.试行本b.暂行本c.修订本）4.副本5.不同文字的稿本。文种选用规则：一、根据发文目的选择文种。二、根据行文关系选择文种。三、根据发文机关的权限选择文种。四、根据国家的有关规定选择文种。第三章第二节 文书工作要则文书工作的基本要求：2000年8月24日，国务院颁布的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为八个字：“及时、准确、安全、统一”。（一）及时及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工作也必须提高自身的适应性。首先必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。 （二）准确 准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人员的工作作风。 （三）安全安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先要保证文书内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法的有关规定，建立完善文书的拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文书实体的安全，要最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害。如防止潮湿、霉蛀，选用合适的书写材料等。 （四）统一统一是对文书工作管理上的要求。包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上的统一。 所谓权责上的统一指的是各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度。如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一，是指文书工作应按统一的标准和规范来进行。如文件名称、格式的统一等等，以此来适应现代化发展技术的要求。在机关文书工作中，只有认真遵循文书工作的基本原则，才能真正做好本机关的文书工作。行文规则：国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的有关规定，社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则。遵守行文规则的意义在于：有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷；有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转；有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续。行文规则的主要内容包括：一、根据机关间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系有如下几种类型： 1.处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。2.处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。 3.处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。4.非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。二、选择适宜的行文方式，一般不越级行文。下行文：1.逐级下行文2. 多级下行文3.直达基层组织和群众的下行文；上行文：1.逐级上行文2.多级上行文3.越级上行文。三、正确选择主送、抄送机关。下列情况不得抄送：1.请示不得在上报的同时抄送下级机关2.接收抄送文件的机关不得再向其他机关转抄转送3.凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。四、坚持“党政文件分开”。五、联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致。六、严格控制文件数量，简化行文手续。第五章第二节 公务文书的格式发文字号：发文字号由发文机关代字、发文年度（外加方括号）和发文顺序号构成。发文顺序号按年度内发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现象。一份公文只编一个发文字号。第八章第一节 文书处理程序及其特性收文处理程序的一般内容：一、收文的接收，包括：签收、收文登记、分发等环节。二、收文的办理，包括：拟办、批办、承办、注办等环节。三、收文的管理，包括：登记、加工、组织传阅、对内催办等环节。收文的办理：收文办理，即对收文进行阅处、分析研究，从中获取信息、了解有关情况或做出处理决策，解决有关问题的过程。一、拟办：即由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员，对部分收文的办理提出建议性意见，供有关领导者批办时参考。二、批办：即由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出指示意见的决策性活动。三、承办：即通过对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。承办的范围：1.上级组织针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行。2.上级领导交代的事项或需要办复的公文。3.来自下级组织的请示及重要的报告。4.平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电、合同等。5.人大代表的建议、议案和政协委员的提案。第十一章第一节 文书立卷的意义和组织文书立卷：文书部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文字材料，按照它们在形成过程中的联系组成案卷，这项工作被称为文书立卷。文书立卷的组织形式：一、集中立卷形式二、分散立卷形式三、复合立卷形式第十一章第二节文书立卷的基本原则：在进行文书立卷时必须坚持下列原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。一、联系原则，是指立卷时要遵循文件材料的自然形式规律和特点，维护文件之间的有机联系。主要包括：1.文件之间存在固有联系2.维护文件之间的固有联系。二、保管与利用原则，是指文书立卷的结果组成的文件系统必须要便于文件的安全保管，便于为现行机关以及今后的科学研究提供经济高效的利用服务。其内容是：1.区分文件的保存价值2.区分文件的密级和物质载体3.实行“文电合一”立卷4.把握卷内文件数量的适宜程度。第十二章第四节 归档制度归档制度的内容：归档制度的主要内容包括：归档范围、归