公司印鉴管理和使用办法.doc

公司印鉴管理和使用办法 一、 总 则 第一条 公司印鉴是公司在职权范围内行使职权的重要标志。为加强公司印鉴的管理，确保印鉴的正确使用，制定本制度。 第二条 本规定中的印鉴包括本公司及相关公司的公章、公司法人名章、合同专用章、财务专用章及各部门印章等代表公司或公司各部门行使权力的印章。 二、公司印鉴保管制度 第三条公司印鉴实行统一管理制度。公司印鉴由法定代表人授权行政人事部和财务部专员相互制约，共同掌管，同负其责。财务部专员负责掌管存放印鉴的保险柜打开和锁闭并进行监印登记，行政人事部专员负责保险柜内柜开取、审查后用印并进行用印登记；行政人事部专员对所加盖材料执行审查并承担相关责任。 第四条上述印鉴管理专员必须向公司法定代表人出具公司印鉴管理承诺书（格式见附件一）；根据实际情况公司法定代表人可以更换印鉴保管专员。 第五条 被废止使用的公司印鉴由公司法定代表人收回交由行政人事部保管。 三、使用管理制度 （一）一般规定 第六条公司对外公文用章使用公司公章；对外签署合同使用公司合同用章；公司财务章和法定代表人名章用于银行业务及对外报表；办公室章用于公司内部管理行文；其它部门专用章的使用必须符合公司的有关规定。对不符合规定要求使用印鉴，印鉴保管专员不得用印并马上逐级上报。 第七条使用印鉴必须填写公司印鉴使用登记表（格式标准见附件三），由经办人、印鉴保管专员和批准人签字后方可用印。 公司印鉴使用登记表为公司重要法律文件，必须使用专门簿记，由页码机加盖连续页码，首页注明启用日期，由公司法定代表人和保管专员共同签字并加盖图章样本后方可启用，使用完毕后由保管专员和公司法定代表人签字存挡后方可启用新的簿记。 第八条印鉴保管专员因故不能正常上班时，所保管印鉴必须按法定代表人的要求向所指定的人移交，办理移交手续（格式见附件二），公司印鉴使用登记表和其他使用记录同时移交并做好相应移交记录。向指定人移交公章，指定人人选须报请投资方认可。 第九条公司印鉴丢失应立即上报，不得隐瞒事实情况；如因此给公司造成损失的，保管专员应承担法律责任。 （二）特别规定 第十条公司公章使用管理制度 1、公司内部下发的文件，对税务、工商等部门的报表，经总经理审阅批准并履行登记手续后可直接加盖公章。以公司名义上报、外送、签约等事项使用公司公章、合同章，由分管该项工作的负责人和公司法律顾问审查同意后，法定代表人方可批准使用。未按此程序使用公章和合同章的行为无效。2、两页以上文字材料需加盖骑缝章。3、 公司印鉴一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带印鉴外出，必须经总经理批准，并由公章保管专员携章随同。 4、 企业员工因取款、取物、挂失、办证等，需用单位介绍信，由总经理批准并严格履行登记手续。 5、 任何人不得以任何理由要求在空白书面上加盖印鉴。 6、 凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现给予严厉惩处。 造成公司损失的，公司有权向责任人追偿。第十一条合同章使用管理制度 1、 任何部门、人员不得借用、代用合同章，违反规定造成不良后果的，由印鉴保管专员承担责任。 、需要签盖合同专用章的合同，应由合同承办人持已分类编号的合同文本到行政人事部申请用印，同时须提供以下资料： （1）已签署的盖印申请单（必须由公司相关业务部门及相关主管领导、法律顾问审核会签同意，总经理阅签）； （2）经本单位法定代表人（负责人）或其授权委托人批准并签署的正式合同文本，合同由授权委托人签署的，需同时提供有效授权委托书； （3）其它应提供的资料。 、不得擅自将合同专用章携带外出签订合同，也不得在空白合同书上加盖合同专用章。 、凡违反本办法有关规定，造成经济损失的，视情节轻重给予处罚；情节严重构成犯罪的，由司法机关追究其刑事责任。 同时，公司保留向责任人追偿的权利。第十二条财务专用章、法人章使用管理制度 1、公司财务章和法定代表人名章用于银行留存印鉴、对外开出的票据等，未经公司法定代表人批准不得用于其他用途；印章保管专员必须严格按照公司财务管理制度规定使用印章； 、 除正常的财务需要用财务专用章和法人章外，其他事项需用必须经过财务负责人报请公司总经理批准并征得法定代表人本人同意后方可使用并严格登记手续。凡私盖章者一经发现给予严厉惩处。 、 任何人不得以任何理由在空白纸张上加盖财务专用章和法人章。 四、附则 第十三条本办法由公司法定代表人会同法律顾问负责解释。 第十四条 本办法所指“法定代表人”系xxxx有限公司法定代表人；“总经理”