采购与付款内控流程.doc

银河磁体内控手册 第六章 采购和应付账款第六章 采购和应付账款风险识别1 采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；2请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范，导致企业资产损失、资源浪费；3采购未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；4 验收环节不规范，可能造成账实不符或资产损失；5 付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损；6 供应商的选择不恰当，影响采购的质量、价格、交期、服务。控制目标1 确保采购行为合法合规，严控采购的审批权限；2 确保请购事项明确，请购依据充分、合理，规范审批流程；3 确保验收环节的严谨；4 保证付款方式合规和付款程序符合相关规定；5 确保供应商的选择符合采购质量、价格等要求。职位分工职位职责不相容的职责总经理/董事长批准供应商记录订购信息于系统中修改供应商档案文件 副总经理审批计划(请购、委外、维修)复核、验收、审批流程单编制计划批准付款生管部部长对选比供应商初审与供应商签订采购合同审核付款申请单审核费用报销单记录订购信息于系统中更新供应商档案文件财务部部长审核付款申请单审核费用报销单填写会计凭证采购专员参与供应商的选择会议请购、订单的执行，价格初评评论供应商的表现、质量考虑采购合同的条款提出付款申请核对整理原始单据填写费用报销单签订合同决定供应商批准付款部门人员/库房管理员编制(请购、委外、维修)复核、验收、审批流程单的请购、委外、维修部分检验货物质量保管存储的货物记录、确定收到的货物将收到的货物与系统中的采购信息核对审批计划采购货物记录订购信息于系统中资料员将采购的订购信息记录于系统中修改供应商档案文件执行采购业务出纳执行结算事宜开出支票或网上银行支付复核支票25 采购计划的订立及审批控制流程一、业务目标 为所有采购行为编制计划，采购计划符合公司的开发进程。 公司的采购计划符合法规。 按需采购，使公司的资金得到有计划的运作。 采购计划受到现金流以及预算计划的控制，保证公司的现金流量，避免现金流出现短缺。二、业务风险 采购计划经过适当的复核及管理层审批，才可以进入正式的购货程序。 计划的修改都要有相应依据，所有变化的需求都反映在计划的修改中。三、业务范围该子流程主要描述了成都银河磁体股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于采购计划审核与管理的相关流程，主要包括采购计划起草、审批流程等内容。四、业务流程描述1 采购计划起草、审批流程1.1生管部采购专员根据库存报表、维修、改良需求计划、生产作业所需物料采购计划、常用品库存不足等来订立采购计划，提交生管部部长审批。1.2 存货或设备由生管部长组织相关部门讨论并修改采购计划，可以实施由生管部部长签字并报副总经理、总经理。不可实施，退回重新拟定。1.3 副总经理、总经理根据相应权限内审批，经审批后的计划进入正式购货程序。不可实施，退回生管部重新拟定修改。五、相关制度目录 1采购控制程序 2供方控制程序六、主要控制点1 生管部应根据存货情况来订立采购计划。2 采购计划经过适当的复核及管理层审批，才可以进入正式的购货程序。3 计划的修改都要有相应依据，所有变化的需求都反映在计划的修改中。七、检查资料 1 合格供方名录2 库存报表 3 复核、验收、审批流程单八、业务流程图26 供应商的选择控制流程一、业务目标 选择具有合格资质的供应商。 供应商的选择符合公司生产经营的需要。二、业务风险 生管部门应根据采购计划来选择合格的供应商。 根据采购金额的大小，选择不同的采购方式，以满足不同需求。三、业务范围 该子流程主要描述了成都银河磁体股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于供应商选择相关流程，主要包括供应商选比因素、选择供应商、询价、比价、议价、审批权限等内容。四、业务流程描述1 供应商选比因素1.1 价值分析：通过所选物料功能与其成本相比较，找到成本更低的替代品。1.2 包装方式：调查工序与物料以确定能以最低包装成本来满足要求。1.3产品规格：对现有物料进行分析以确保满足需要的功能避免采购一些不必要的属性或 不必要的其他支出。1.4 物料标准化：考察所使用物料的具体用途，考虑用一种通用物料来满足众多需求。1.5 确定所采购的企业种类，规格，技术等。2 选择供应商、询价、比价、议价2.1 通过网络或商业介绍收集供应商的信息并对其进行查询。2.2 选比两家较匹配的供应商，将我们所需的物料名称，规格，包装要求，品质要求，数量， 交货时间及地点，运输要求，付款条件等资料提供给对方了解。2.3 在与供应商接触过程中，也需要求对方提供相关资料给我们，比如：所经营的产品范围，规格，测试指标说明，供应商评审表，价格构成表等。2.4 必要时还需要求提供样品进行认证。2.5 供应商进行筛选，一般以价格是否合理，品质是否达到我们的要求，交货是否有保障，生 产能力是否符合公司的要求，服务质量，是否有优惠条件及是否有技术指导等方面作为筛选条件。2.6 将所得到的资料提供给上级评审，等待确定供应商。2.7 比价重点及方法：原材料、特点、精度、耗材、费用等；货比三家（适合量大时）；最低总价比价法；低零件汇总法；成本表内单项比价法等。2.8 议价原则：对价格及相关条件进行谈判。要有“根据”议价；议价时须留详细记录；最低价不是目的。3 审批权限3.1对于采购金额小于5万元以下的采购直接由生管部部长决定。根据授权生管部部长审核后，5-20万元以内由副、总经理审批，超过20万元的应经过董事长批准。五、相关制度目录 1供方控制程序六、关键控制点1 生管部门应根据采购计划来选择合格的供应商。2 根据采购金额的大小，选择不同的采购方式，以满足不同需求。七、检查资料 1 合格供方名录2 供应商比选表八、业务流程图27 采购合同控制流程一、业务目标 采购行为由经济合同进行规范保护。 合同符合国家法律和法规。 合同内容足够详细，保护公司的利益。二、业务风险 采购合同违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 采购合同未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。三、业务范围该子流程主要描述了成都银河磁体股份有限公司（以下简称为“股份公司”）关于合同订立管理的相关流程，包括合同起草、合同订立中的合同审批，合同文件备案管理等。公司根据经济合同管理制度开展签署合同的管理工作。在执行合同管理业务过程中，应确保不相容职责相分离。四、业务流程描述1 合同起草、签订1.1 据审批后的（请购、委外、维修）复核、验收、审批流程单对第一类供方制定采购订单，对第二类供方可拟制采购合同。1.2 签订合同前，将采购标准提供给供方并与之沟通，确保供方充分理解标准要求，必要时由技术/质控部门直接沟通。1.3 所有合同签订需要生管部部长审批，额度在5-20万的总经理审批，额度在20万以上的董事长审批，大额度的需董事会审批。1.4 将审批后的采购订单/合同交供方确认。并加盖合同专用章。1.5 采购订单、合同的变更，须有双方确认。1.6 生管部负责合同档案管理。五、相关制度目录 1采购控制程序 2经济合同管理规定3资金核批程序、权限表六、主要控制点1 公司建立一套规范的订立采购合同机制，并以书面形式确定。2 采购合同必须根据公司订立的机制来订立。3 大额的合同内容经过总经理/董事长复核，才可以正式签订合同。4 只有具有授权的人员才能与供应商签订购货合同。5 签订合同的授权由总经理决定。6 采购合同递交财务部门备案。七、检查资料 1 合格供方名录2 合同八、业务流程图28 验收、发票以及应付账款的入账控制流程 一、业务目标 受到货物的记录准确反映真实情况。 货物质量达到公司规定标准。 货物都有发票且真实有效。 保证入账记录的正确性，符合公司会计制度要求。二、业务风险 验收环节不规范，可能造成账实不符或资产损失。 付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。三、业务范围该子流程主要描述了成都银河磁体股份有限公司（以下简称为“股份公司”）关于物品验收、发票管理的相关流程，包括货物收货、验收、入账的管理等。在执行物品采购管理业务过程中，应确保不相容职责相分离。四、业务流程描述1 物品验收1.1 采购的物品及供方都应满足国家有关法律、法规的要求，并提供相应的证明文件，产品验证按产品测量和监控程序执行。1.2 货物到达后，收货人员根据送货人员的送货单或设备（配件）清单清点货品、检查货品状况，数量正确并状态良好才能进行收货。1.3 卸货时，收货人员必须严格监督货物的装卸状况，确认产品的数量、包装及保质期与送货单严格相符。任何破损，短缺必须在收货单上注明，并保留一份由司机签字确认的文件，如事故记录单、运输质量跟踪表等。破损、短缺的情况须进行拍照，并及时上报部门主管或采购人员，以便及时通知供应商。1.4 库管员收货后及时将资料（检验报告、发票等）送交相关部门进行处理，相关部门指定人员进行验货，货品符合申购要求，库管员办理入库；不符合申购要求，与采购员协商进行处理。2 发票入账2.1 采购员依据发票、入库单、合同等资料填写费用报销单，经生管部部长初审，财务部会计人员对发票鉴别真伪。2.2 财务部长复审，如有不符项与采购人员联系做出处理；如相符，根据公司制度资金权限由相关副、总经理审批，会计人员依据审批后的费用报销单制作凭证，财务部长对会计凭证审核，并形成应付帐款明细账。2.3 生管部与财务部定期核对往来账目，如有不符及时调整。五、相关制度目录 1采购控制程序 2报销管理办法3关于规范普通发票报销的专项规定4交付、支付控制程序5不合格品控制程序6资金核批程序、权限表六、主要控制点1 及时处理收到的货物，记录货物信息。2 生管部每月编制收发汇总表，为财务入账提供依据。3 购货发票入账前，入账人员对发票的真伪做出验证。4 收到原始凭证及时处理，避免造成截止性差异。5 与供应商进行定期对账，并有专人负责核对，调查差异的原因并归档。七、检查资料 1 合格供方名录2 库存报表、收发汇总表3 复核、验收、审批流程单4 入库单、发票、费用报销单5 应付账款往来明细账6 会计凭证八、业务流程图29 付款及入账的控制流程一、业务目标 付款符合公司的规章制度规定。 付款依照合同规定的节点、金额和付款方式进行。 保证入账的准确性。二、业务风险 付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。三、业务范围该子流程主要描述了成都银河磁体股份有限公司（以下简称为“股份公司”）关于应付账款管理的相关流程，包括付款申请、审批、入账、定期核对的管理等。在执行付款管理业务过程中，应确保不相容职责相分离。四、业务流程描述1 付款、入账1.1 采购员依据发票、入库单、合同等资料填写付款申请单，经生管部部长初审，财务部部长复审，财务部部长检查有无重复付款，是否按合同规定的时间及金额付款。1.2 经财务部部长复审的付款申请单，根据公司制度资金权限由相关副、总经理审批，20万以上由董事长审批，权限外的由董事会审批，重大事项提交股东大会进行终审。1.3 财务部出纳员依据审批后的付款申请单执行付款程序，网上银行付款需总经理指定的复核员见审批后的付款申请单初审，财务部部长终审确认无误后，款项付出。出纳员一般在3个工作日内取银行回单。1.4 财务部往来会计根据付款申请单及银行回单，填写会计凭证，经财务部部长审核后，形成应付账款明细账。