初级电算化Excel 2003.doc

数据处理专家 Excel 2003 一、进入Excel方法：1、开始程序Microsoft Excel2、双击桌面上“ Microsoft Excel”的快捷方式图标3、打开任一个用 Microsoft Excel建立的文件，即可调用Excel进入编辑状态二、退出Exceln 方法：1、文件 退出2、单击窗口右上角的关闭按钮三、Excel的窗口介绍n 介绍： Excel窗口与其他windows应用程序一样都有 标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、编辑栏等等Excel 2003 的窗口界面四、窗口的定制Excel的窗口是可以由用户根据需要来定制的，只要在相应的选项前面打上勾即可在窗口中显示出来。n 方法 ：1、视图编辑栏或状态栏等2、视图工具栏常用或格式等五、Excel中的基本概念n 介绍： Excel中的基本概念主要有：工作簿、工作表、单元格、记录、字段等。第二节 表格的建立、编辑 与格式化一、表格的建立(一)输入数据 表格的建立实际上就是在网格中输入数据的过程。当进入Excel后，就可以直接在虚线网格中输入表格数据了。（二）单元格的选定选定整列：单击列标记选定整行：单击行标记选定整张表格：单击表标记（位于行标记和列标记的交叉处）选定一片连续的区域：方法1：直接用鼠标拖拽方法2：单击待选定的范围的开始处，然后按住 Shift 键，再单击待选定的范围的终止处选定多个不连续的区域：方法：选定一片范围后，按住 Ctrl 键，可以再选定另外的一片范围（三）设置单元格的格式 字体的格式主要有字体、字号、字形、颜色等，当用户输入了表格数据以后往往还要根据实际情况设置合适的值（主要在格式栏设置）。1、字体的设置n 步骤：（1）选定对象范围（2） 格式栏字体 2、字号的设置n 步骤：（1）选定对象范围（2）格式栏字号 3、字形的设置n 步骤： （1）选定对象范围 （2） 格式栏字形4、数据对齐方式n 步骤：（1）选定对象范围（2） 格式栏对齐按钮（四）改变单元格的格式 除了前面可以利用格式栏进行字体、字号的设置外，还可以利用菜单来做更详细的设置，比如设置数字的格式、对齐方式、边框、图案等等。n 方法： 首先选定对象范围，然后再按如下操作：1、设置数字：格式单元格数字2、设置对齐方式：格式单元格对齐 3、设置字体：格式单元格字体4、设置边框：格式单元格边框5、设置图案：格式单元格图案n 正确输入日期: Excel认可的日期格式有两种 2008-01-01 用“-”分隔 2008/01/01 用“/”分隔n 注：如果是当前年份的日期，可以省略输入年份，只输入月日部分就可以了。只要改变单元格格式让其完整显示出来即可。（插入当前系统日期和时间：ctrl+; 和 ctrl+Shift+;） n 正确输入分数:整数与分数之间应有一空格,分数符号用“/”表示: 如3 5/8 应输入“ 3+空格+5/8”如果没有整数部分，只有分数部分： 如5/8，应输入“0+空格+5/8”n 正确输入文本型数字: 当要输入身份证和其它证件的号码时，这些不进行运算的数字应按文本格式输入。方法一：先输入一个单引号，再接着输入号码 如： 12345678方法二：先把单元格格式设置成文本型，再输入号码 格式单元格数字文本二、格式化表格线（一）设置表格线n 方法：1、选定设置表格线的区域2、工具栏边框按钮或从菜单格式单元格边框（二）改变单元格宽度和高度n 方法一： 把鼠标移到两个列标记（A、B、C)之间，出现水平方向的双向鼠标指针时，左右拖拽即可改变列宽 把鼠标移到两个行标记(1、2、3)之间，出现垂直方向的双向鼠标指针时，上下 拖拽即可改变行高n 方法二： 利用菜单统一改变行高和列宽改变列宽：1、选定要统一改变列宽的单元格范围2、格式列列宽输入数值改变行高：1、选定要统一改变行高的单元格范围2、格式行行高输入数值三、表格的编辑修改（一）行的插入右击行标记（1、2、3）在快捷菜单中选择“插入”（二）行的删除右击行标记（1、2、3）在快捷菜单中选择“删除”（三）列的插入右击列标记（A、B、C）在快捷菜单中选择“插入”（四）列的删除右击列标记（A、B、C）在快捷菜单中选择“删除”第三节 单元格的操作 单元格的操作主要有表格的复制、表格的剪切、表格的删除、表格内容的清除等等一、表格的复制n 方法一:(复制+粘贴法)1、选定欲复制的区域2、工具栏复制按钮3、指定目的地4、工具栏粘贴按钮n 方法二:(鼠标直接拖拽法)1、选定欲复制的区域2、移动鼠标到选定区域边缘,当出现向左上角指的箭头时,按住Ctrl键不放,拖拽鼠标移动所选区域到目的位置即可。二、表格的选择性粘贴选定需要复制的区域常用工具栏复制按钮指定目的地“编辑”“选择性粘贴”单击左下角“粘贴链接”按钮即可。n 例1：有一月份、二月份和三月份工资表，结构相同。当一月份的基础工资项数据改变时，二月份、三月份的数据也要相应改变。如何实现？（操作） n 例2：快速对表格的行列进行转置。如何实现？n 方法: 选中要转置的表格范围,复制 选择性粘贴 转置 三、表格的移动n 方法一:(剪切+粘贴法)1、选定欲剪切的区域2、工具栏剪切按钮3、指定目的地4、工具栏粘贴按钮n 方法二:(鼠标直接拖拽法)1、选定欲移动的区域2、移动鼠标到选定区域边缘,当出现向左上角指的箭头时,按住鼠标左键不放移动所选区域到目的位置即可。四、清除单元格的内容n 方法：1、选定要清除内容的单元格范围2、“编辑”“清除”“全部”/“内容”/“格式”/“批注”五、删除单元格n 方法：1、选定要删除的单元格范围2、编辑删除六、合并单元格n 方法：1、选定欲合并的单元格区域2、格式栏“合并及居中”按钮n 撤消单元格的合并：1、“格式”“单元格”“对齐”2、去掉“合并单元格”前面的对勾即可第五节 工作表的操作 Excel中，一个文件称为一个工作簿，在一个工作簿中可以有多个工作表，对工作表的操作主要有重命名、复制、移动、删除、插入等等。一、工作表的重命名Excel中默认的工作表名为“sheet1”“sheet2”“sheet3”等等，为了直观了解，往往需要把它们改为便于记忆的其它名称。n 方法：（1）右击欲改名的工作表名；（2）在出现的快捷菜单中选取“重命名”项；（3）输入新的工作表名称；（4）点击一下空白处。 例如：把工资表中的工作表名分别改为“一月份工资表”、“二月份工资表”、“三月份工资表”等等名称。（操作）二、工作簿内工作表的移动 有时工作簿内的工作表需要按某种顺序进行排列，这就要对簿内的工作表进行移动调整n 方法一： 直接用鼠标拖拽工作表名至目的地然后松手即可。n 方法二：1、右单击该工作表名2、在出现的快捷菜单中选取“移动或复制工作表”项；3、选定在列出的某张工作表之前4、确定 （操作）三、工作簿内工作表的复制 有时，需要对工作簿内的某些工作表进行副本制作，这就要对簿内的工作表进行复制。n 方法一： 按住 Ctrl键，再用鼠标拖拽工作表名至目的地松手即可。n 方法二：1、右单击该工作表名2、在出现的快捷菜单中选取“移动或复制工作表”项；3、选定在列出的某张工作表之前4、在“建立副本”项前打“”5、确定 （操作）四、工作簿内工作表的删除 有时，工作簿内的某些工作表已不再需要，这就可以对该工作表进行删除。n 方法：（1）直接右击工作表名；（2）快捷菜单删除。五、插入工作表 当新建一个Excel工作簿时，一般只有三个工作表，但仅仅三个工作表往往是不够用的，这时就要向工作簿添加工作表。n 方法： 插入工作表 六、预置工作表 当新建一个Excel工作簿时，只是预置了三个工作表，分别命名为“Sheet1”“sheet2”“sheet3”；但用户可以根据需要预先设置工作表的个数。n 方法：（1）工具选项常规（2）在“新工作簿内工作表数“栏输入欲预置的工作表数 （3）再点击“确定”按钮，下次新建工作簿时即按此数值预置工作表数目。七、保护工作表1、设置工作簿的打开/修改权限密码n 方法:“文件”“另存为”；“工具”菜单“常规选项”;输入打开权限/修改权限密码，确定；再次输入打开权限/修改权限密码，“确定”结束输入；“保存”退出。2、保护工作簿/工作表n 保护设置:“工具”“保护”“保护工作簿”/ “保护工作表” ；设置保护选项、密码等;“确定” 退出。n 取消保护： “工具”“保护”“撤消工作簿保护”/ “撤消工作表保护”八、工作表窗口的拆分与冻结1工作表窗口的拆分/取消 “窗口”“拆分”/“取消拆分窗口”2工作表窗口的冻结/取消选择冻结位置 “窗口”“冻结窗口”/“取消冻结窗口”（操作）第六节 序列填充 在实际中，经常遇到输入如1、2、3或001、002、003或1、3、5、7.或一、二、三.等等一连串有序的数据，也就是输入数列等，可以使用自动序列填充功能。一、自动序列填充n 方法：1、在需要填充区域首先输入开始的一个数据2、选定这个数据3、移动鼠标到选定区域的右下角点，出现黑色的“+”（填充柄）光标时，向需要填充的方向拖拽填充柄直到最后。二、快速输入相同数据 在一组单元格中输入相同的数据，可以用以下方法：n 选择所有要输入相同数据的单元格。在唯一激活的单元格中输入数据后，按Ctrl+Enter键n 如果要在多个工作表的多个单元格中输入相同的数据，只须选择多个工作表，然后再按上述操作。 n 我们可以利用自动填充的功能快速在一列或一行中输入相同的数据。如果要在一个单元格区域内或多个不连续单元格中输入相同的数据，就不能用自动填充的方法了。n 这时我们可以这样来处理：1.选中多个不连续单元格，然后输入数据，数据显示在最后所选中的单元格内。2.按下Ctrl+Enter键，则在该工作表选中的单元格中都填入了相同内容。n 同样，我们还可以选中这样的数据区域来完成相同的操作。n 如按住Shift键不放，单击其它工作表标签，选中多个工作表，然后填入数据，所填数据将会同时出现在多个工作表的对应单元格区域中。三、用户自定义序列快速输入部分相同的数据n 如有下列大量的证书号码或其它的数字编码要录入,它们前半部分相同,而后半部分不同,如何才能快捷录入呢? 450801111 450801223 450801133 450801333 450801368n 方法:选定要录入的单元格范围格式单元格数字页面在分类框中选自定义创建一个自定义系列:450801000第八节公式 Excel具有强大的计算功能，提供了公式、函数等等运算工具，可以完成较为复杂的计算。一、公式Excel 中的公式是一以“=”开头的等式，其中包含有对单元格的引用、常数、函数及加、减、乘、除等运算符号。 比如： C2=10+12-20*2+9/3 C5=C1+C2+C3-C4 n 注意：（1）公式也可以用填充柄来填充 （2）Excel中的四则运算符号是 + 加 - 减 * 乘 / 除 例如：（计算工资表中的数据）二、函数 Excel 中的函数其实就是一段具有某种运算功能的程序，能完成某种固定的运算。它与公式具有相同的作用，是一种通用的公式。 n 函数的格式： 函数名（参数1，参数2，参数3）n 注：（1）参数可以是一个或多个，参数之间用逗号隔开。（2）参数可以是常数、单元格引用、表达式（一）求和函数n 格式：SUM（参数1，参数2，参数3）n 作用：即求 参数1、参数2、参数3的和。例1：求100、150、250三个数的和。 解：=SUM（100，150，250） =500 例2：SUM（C4，C5，C6，C7，C8） 即对C4、C5、C6、C7、C8 单元格的内容进行求和。例3：SUM（C4：C8）即对C4、C5、C6、C7、C8单元格的内容进行求和。所以例2也可以简写成例3的形式。 （操作） （二）自动求和 就是利用工具栏中的“自动求和”命令按钮“”，直接进行求和操作。 n 方法：（1）选定要进行求和运算的单元格范围；（2）工具栏“”(即“自动求和”按钮)。（操作）（三）求平均值函数格式：AVERAGE（参数1，参数2，参数3）作用：求 参数1、参数2、参数3的平均值。即（参数1+参数2+参数3+)/N (注：N为参数个数） 例1：求200、150、250三个数的平均值。解：= AVERAGE （200，150，250）=200即：=（200+150+250）/3例2：求工资表的各项平均值。 （操作） （四）求最大值函数n 格式：MAX (参数1,参数2,参数3) n 作用：求所给列表中的最大数例1：MAX(101，201，100)例2：MAX(C4:C8) （操作）（五）求最小值函数n 格式：MIN (参数1,参数2,参数3) n 作用：求所给列表中的最小数例1：MIN(101，201，100)例2：MIN(C4:C8) （操作）（六）统计函数n 格式：COUNT(参数1,参数2,参数3) n 作用：统计参数区域内数值个数。 例1： COUNT（A，200，B，150，250） 结果：3（即有3个数值）例2： COUNT （C5 : C9）即统计(C5:C9)这片区域内的数值个数。 （操作） （七）条件函数n 格式：IF(条件，结果一，结果二)n 作用：“条件”为成立时，函数值取“结果一”，否则函数值取“结果二”例如：标注数学补考同学名单，如果成绩小于60分则标注“补考”，否则 标注“合格”。（操作）（八）条件求和函数n 格式：SUMIF(条件区域,“条件”,求和区域)n 作用：在条件区域内,对满足条件的记录在求和区域进行累加求和。n 说明: 条件区域:为用于条件判断的单元格区域 求和区域:是需要求和的实际单元格 条件区域与求和区域可以是同一区域 （操作）（九）条件统计函数n 格式：COUNTIF (参数1,参数2,参数3, “条件”）n 作用：统计各参数区域内满足条件的数值个数。 （操作） （十）条件格式设置：n 步骤: 选定单元格范围 “格式”“条件格式” 设置条件和格式等参数 确定即可。 例:用条件格式的方法把实发工资一栏中大于350的格用红色字体显示。 （操作）第九节 图表 利用Excel的图表功能，可以根据已有的数据生成非常直观的统计图表，让人对数据之间的大小、高低变化关系一目了然。插入图表方法： 选定用于制作图表的区域（缺省为当前光标所在的整个表格）“插入”“图表”或 常用工具栏“图表”按钮根据向导提示选择相应的选项，直至完成。 （操作）：根据工资表生成一个图表。一、自动筛选n 单击数据表的任意单元格n 数据筛选自动筛选n 在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮 （操作）二、自定义筛选n 单击数据表的任意单元格n 数据筛选自动筛选n 单击相应内容右边的下拉箭头，在下拉列表中单击【自定义】选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框 （操作）三、数据排序1、按一列排序n 单击数据表中数据区域中任意单元格。n 数据排序，弹出“排序”对话框。n 在“排序”对话框中进行设置主关键字 （操作）2、按多列排序n 单击数据区域的任意单元格。n 数据排序，弹出【排序】对话框。n 分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式 （操作）四、分类汇总1简单的分类汇总n 按分类字段排序 。n 数据分类汇总，弹出对话框 n 在“分类字段”下拉列表中选择分类字段n 在“汇总方式”下拉列表中选择方式n 在“选定汇总项”列表框中选择汇总字段 （操作）2、清除分类汇总n 选中分类汇总后的数据表格中任意单元格n 数据分类汇总，弹出对话框 n 单击“分类汇总”对话框中的“全