《改革归档规则》PPT课件.ppt

改革归档规则完善整理方法 归档文件材料整理方法讲解朱学红 一 归档文件整理规则 的制定 2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准DA T22 2000 归档文件整理规则 并于2001年1月1日实施 这个标准的出台 是我国机关档案工作改革的一项重要举措 传统的档案整理方法是以 卷 为单位进行分类整理的 而 规则 从我国机关档案工作的现状出发 适应档案管理现代化的需要 为新形势下规范 高效地进行归档文件整理工作提供了依据 因此对我国机关档案工作的持续发展具有重要的意义 一 对档案管理现代化的意义 当今社会 人们对获取信息的要求是全面 准确 迅速 仍然以传统的 手工业式的 小生产式的方法管理档案的状况 已不能适应机关工作发展的需要 全面地实现档案管理现代化 是档案界迫在眉睫的任务 规则 的出台 是国家档案行政管理部门的重要举措 具有重要的意义 1 为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用奠定基础 先进技术手段引入给档案工作提供了许多新的发展契机 电子文件已成为信息记录和历史记录的重要形式 计算机一次输入多次输出 随机生成各类目录 强大的文件级检索功能 全文扫描 网络检索 复印 缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利 衬托出一些传统档案管理手段的落后 也使得原有的部分规范要求 包括立卷变得不再必要 以卷为单位整理的档案 进行计算机条目输入时 要人为增加检索层次 我们要输入案卷目录 再在案卷目录下面输入文件目录 档案案卷繁琐 复杂的组织形式 增加计算机软件的研制难度 此外案卷的集合装订方式 也给通过扫描 缩微等方式实现档案的数字化 信息化 以及更好地开发档案信息资源这一工作设置了障碍 影响了计算机技术的有效应用 而 规则 以文件级思路 就从根本上避免了这些弊端 2 促进机关文档一体化管理的实现 文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程 具有许多共同之处 文档一体化的目的 充分利用文书处理取得的成果 简化文件整理归档工作 提高工作效率 在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现 其实现方式是 调整归档文件整理工作流程 改变原有的每年集中整理归档的习惯做法 使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节 随办随归 从而使归档文件整理变成一项日常工作 同时 应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目 使归档工作更加贴近文书 业务人员的工作实际 免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作 如输入案卷目录并重新组织文件目录等 节省档案员的时间 推动文档一体化的最终实现 3 为设计合理的电子文件整理方法打下基础 目前机关 团体 企事业单位和其他组织在处理公务过程中 通过计算机等电子设备形成 办理 传输 和存储的文字 图表 图像 音频 视频等不同形式的信息记录越来越多 产生了大量的电子文件 电子文件在存在形态和利用方式上与纸质文件不同 具有自己的特点 由于其占用载体空间小 一张普通的3寸磁盘就可以记载成百上千个电子文件 因此整理电子文件时不可能依照传统做法 从物理上按不同检索单位 卷 将文件分隔开 同时由于电子文件利用必须依靠计算机进行 具有了检索方式高效 灵活的特点 与纸质文件相比较 不必进行过多复杂的组织就能满足利用需求 这些特点使电子文件整理方法可以大大简化 规则 从简化 高效出发提出的文件级整理思路 即满足了现阶段归档文件整理工作的需要 与电子文件整理在目的 原则等方面具有许多共同之处 因而为制订 规范电子文件整理方法奠定了良好的基础 电子公文归档管理暂行办法 2003年9月1日国家档案局第6号令发布施行 电子文件是以数码形式记录存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传输的文件 二 归档文件整理规则 的特点 从 简化整理 深化检索 思路出发 对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化 使 规则 体现出了鲜明的特点 1 简化 1 取消案卷 实行文件级管理免除了繁琐 复杂的组卷过程 2 分类方法固定为年度 保管期限 机构 问题 种 并允许各单位视本单位的具体情况组合及简化分类层次 3 装订以 件 为单位进行 对装订材料不做统一规定 只要符合档案保护要求即可 装订方法也不限于三孔一线 4 文件的排列方法强调按事由排列 时间 重要程度作为参考因素 可根据实际情况选用 5 取消案卷 卷内文件两级目录 只编以 件 为单位的归档文件目录 6 无需编页号 目录上的页号改为页数 7 归档文件直接盖归档章装盒保管 无需拟定案卷目录和填写案卷封面 只需在档案盒上填写全宗名称 年度 期限 件号 盒号 可见简化立卷的了一系列程序 减轻了档案员的工作量 2 兼容 就是 规则 是兼顾了计算机和手工两种管理方式 目前根据我国的国情 机关档案工作目前还是处在手工和计算机两种管理方式衔接阶段 因此从实用性出发考虑 规则 在立足适应现代化管理需要的前提下 兼顾手工管理的方式 就是在取消案卷 文件两级管理模式 实行文件级管理 简化整理程序 放宽对归档文件实体的整理要求 同时保留了分类 排列等工作环节 如要按照事由 问题 重要程度等进行排列 同一事由的文件排列在一起 便于手工检索 3 灵活 规则 具有一定的灵活性 在保证整理质量 便于检索 的前提下 具体的做法可以有所不同 可根据本单位的实际来定 如分类上的灵活 可以按年度 期限 也可以年度 机构 期限 还可以机构 年度 期限等等 还有装订方法上的灵活 可以是包角 可以是不锈钢订 可以用线装 可以用塑胶等 都体现了它的灵活性 三 归档文件的概念 规则 对归档文件作如下的定义 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 其中 办理完毕 是指文件相应的文书处理程序已经完成 而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用 比如请示与批复 在复文发出或收到以后 在文书处理上就算是办理完毕 本机关的发文 文件印发后也就算办理完毕 就算是有的计划 规划 规定等 在贯彻执行上需要很长时间 但印发或文件传阅后 其文书处理程序已经完成 也算办理完毕 归档文件的整理 就是将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 四 归档文件的整理原则 归档文件整理的原则是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 二 归档文件整理方法 一 收集材料1 要按照本单位制定的文件材料归档范围来进行收集 注意事项 1 按照收发文登记进行收集 确保归档文件材料的齐全 完整 准确和规范 就要实行超前控制 即档案室从文件形成抓起 对文件的形成 积累 归档整理全过程进行督促 指导和检查 如是否按归档范围进行收集材料 行文是否规范 分类是否准确 书写材料耐久性等 2 制定文件材料归档制度 列入每个档案网络人员的岗位责任制进行考核 收集材料 3 人员调离前要先将有关文件材料进行移交 4 外出学习以及参加有关会议带回的需要贯彻执行的文件材料及时归档 5 对本单位举行的或参加市有关单位组织的各类活动要及时的进行收集 条件许可可以进行拍照 录像 将底片和文字说明一起收集归档 6 本单位上报的各类工作汇报 总结 及上级有关部门要求上报的各类报表等材料 7 注意不同载体档案的收集 声像 磁性材料 光盘 实物等 二 件 的概念 在讲归档文件整理之前 我们要对 件 这个概念进行理解 件 作为归档整理单位 一般以每份文件为一件 也就是它的自然件为一件 但有一些文件不是单份的文件 如正文与附件 来文与复文 转发件与被转发件等 如果被分散 会造成归档文件不全和归档后查找不到 故 规则 对此类文件的处理加以强调 明确其应为一件 这类情况包括以下几种 几种 件 的情况 1 文件正本与不同稿本 定稿和重要的文件的历次修改稿指法律法规的历次修改稿 2 正文与附件3 正文与文件处理单4 原件与复制件5 转发件与被转发件6 报表 名册 图册等7 来文与复文 来函与复函 请示与批复 报告与指示 来信与复信等 8 需要注意的是 为一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目 三 归档文件整理流程 归档文件以件为单位 通过装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 具体操作分以下几个程序 修整 装订 确定保管期限 分类 排列 编号 盖归档章 编目 装盒用计算机检索进行条目输入 用手工检索的编写归档文件目录 1 修整 为保证档案能够长期保存和有效地提供利用 必须对应当保存的不符合要求的归档文件材料进行必要的修整 1 对破损 局部残缺等文件要进行修裱 修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损的文件进行 修补 或 托裱 一般来说对有孔洞 残缺 折叠磨损的及幅面过小的文件是用A4纸进行粘合修补的 2 复制字迹模糊或易褪变的文件 我们对档案书写材料质量的要求是采用耐久性字迹材料 用碳黑为色素成分 如墨 墨汁 碳素墨水 而复写纸 热敏纸 铅笔 红笔 圆珠笔 纯蓝墨水等是不耐久的字迹材料 不允许使用 在高温高湿的情况下字迹易褪色 因此对应用了不耐久的字迹材料要进行复制 3 超大纸张需要折叠 国家行政机关公文处理办法 对公文用纸幅面规格都有明确规定 用A4型 对超大纸张我们要按A4型进行折叠 一般以宜单张折叠 4 去除易锈蚀的金属物 文件制作时普遍使用装订用品 如订书钉 曲别针 大头针 等 其材质以铁 铝等化学性质活泼的金属为主 容易被空气中的二氧化碳 二氧化硫等物质氧化和腐蚀 使纸张受到损害 因此在整理时要去除 2 装订 归档文件应按件装订 对二份以上的文件作为一件的时候 要注意 1 正本在前 定稿在后 2 正文在前 附件在后 3 原件在前 复制件在后 4 转发件在前 被转发件在后 5 来文与复文作为一件时要复文在前 来文在后如批复在前 请示在后 复函在前 来函在后 批示在前 报告在后 6 多种文本时 要中文在前 外文在后 装订可根据实际情况 一般采取经济 简便的办法用档案用缝纫机 也有的单位档案数量不多的用包角 还有的用不绣钢档案夹等 对报表 名册 图册等较厚的文件仍用三孔一线装订方法 装订时要方法一致 文件要整齐 不影响复制与阅读 3 确定保管期限 国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 于2006年12月8日发布施行 8号令对1987年国家档案局 机关档案保管期限的规定 机关文件材料归档和不归档的范围 进行修整 保管期限的确定 要根据本单位或本系统的 文件材料归档范围和文书档案保管期限表 来进行 各单位都必须结合本单位实际制定出 文书档案保管期限表 文书档案保管期限改革 一是将原有的 永久 长期 短期 修改为 永久 定期 定期 再实行标时制 一般分为30年 10年 同时对原有的保管期限作了适当调整 二是突出了立档单位的主体地位 在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现 以我为主 的思想 比如机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档 还有在保管期限的划分上 主办单位划分的保管期限明显高于其他联合办理单位 通过相关单位对相同档案划分为不同保管期限 以避免将来档案重复进馆问题 三是充实了行政执法 行政审批 产权关系 公民权益等方面的材料 四是对涉及到公民权益有关的档案 绝大多数调整为永久保管 体现以人为本的思想 如对以前规定人事调动 职称评定 定级转正 先进表彰等都划分为永久保管 而对上级机关或下级机关的来文 本机关归档时 其档案的保管期限有所下降 这也是为了避免将来进馆档案的重复 五是审批制代替备案制 建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度 即 各机关应根据本规定 结合本机关职能和各部门工作实际 编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 经同级档案行政管理部门审查同意后执行 加大了管理力度 保证了各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表具有实用性 针对性 和可操作性 各单位根据档案部门的规定 结合本部门的实际制定并实施的 一般单位都有本系统的文件材料归档范围和保管期限 各个内部机构要按照本单位制定的保管期限对应当归档的文件材料进行鉴定 划分 具体要把握以下几点 第一 是分析归档文件的责任者 4点 1 分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者 外机关外系统形成的非本机关主管业务的文件材料不归档 外机关外系统形成的属于本机关主管业务的文件材料 应归档 但归档期限要短一些 在相同内容 相同文种情况下 本机关责任者形成的本专业文件材料要比外机关外系统责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次 例如省档案局下发的行政村档案管理办法 如果我们义乌市档案局下发了行政村档案管理办法 义乌市档案局的文件要比省档案局的文件材料保管期限要长一个等次 一个为永久 一个为30年 2 分析归档文件是本级责任者还是上级 下级责任者 本级形成的文件材料相对较长 上级形成的文件比下级要长 但还是要考虑是本系统还是外系统 是党政领导机关还是其他机关 3 分析归档文件是多个责任者还是单个责任者 无论是多个责任者还是单个责任者 只要是有本机关责任者的保管期限就相对较长 但注意的是要分清本机关是主办机关还是协办机关 是主办机关就视如本机关单独发文来划分保管期限 如是协办机关 则比单独机关的期限要稍短一些 如义乌市档案局与人劳社保局 民政局联合下发的 开展社会保障档案管理工作检查的通知 档案局是主办机关 则保管期限为30年 民政局 人劳社保局为10年 4 分析归档文件在运转过程中的责任 如文件在主送 抄报 送阅等运转过程中 可能会出现上级领导批复 领导签署意见等情况 此时的保管期限应从长 如有批复的请示一般保存30年 无批复的请示一般为10年 重要的重大的请示则永久 第二 分析归档文件的内容是重要的或一般的 重要的是指归档文件是本机关 本系统形成的反映本机关的主要职能 基本历史面貌和重要工作活动及本机关房产 物产 其他债权债务 经济关系及个人利益方面文件材料 主要有以下几方面 1 年度工作总结 计划 综合统计表 重要性 典型性会议工作报告及会议记录 土地房产证 重大活动形成的主要材料 如党代会 人代会 职代全 董事会等会议材料中大会的报告 发言 会议决定 纪要讨论通过的文件就是重要的为 永久 2 涉及本单位个人较重要个人利益 涉及外单位个人利益如宅基地使用证 房屋产权证 公民学历和学位证明 婚姻证明 职务任免 调动增资 职称评定等文件材料 3 上级机关制发的 属于本机关主管业务的具有政策性 法规性 方针性的文件材料为永久保存 如国家档案局8号令 是属于部门行政规章 省档案局是是国家档案局的非直属下级机关 但是属于业务主管机关 要永久保管 本机关制定了保管期表则以本机关的为永久 上级机关的为30年或10年 一般的是指反映本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 具体有 1 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 如党代会 人代会 职代会 工 团 妇代会 董事会等会议材料中一些会议贺信 贺电 及小组会议记录 参考文件 会议服务机构的计划 总结等文件材料 30年 讨论未通过的文件10年 2 本机关人事管理 事务管理一般性文件材料 3 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 4 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料 10年 5 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 视重要程度为30年和10年 6 下级机关报送的年度或年度以上的计划 总结 统计报告 10年 重要专题报告等文件材料 30年 三是分析归档文件的形式 看归档文件保管期限划分应以形式重要为主 这里的 重要 指 规范性 权威性 正式性 和 珍贵性 1 分析文件的文种 反映方针政策 重大事件 主要业务活动 具有权威性和重要性的决定 决议 命令 指示 条例 纪要 报告等 比处理日常事务的通知 简报 来往函件等保管期限长 但通知 函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限 2 分析文件的稿本 归档文件的正本比副本 草稿 草案的保管期限长 但有些重要的文件经反复修改 其过程的草稿 征求意见稿 送审稿 报批稿等都很重要 所以这些文件都要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限 如法律 法规等 3 分析文件的外形特点 有重要领导 著名人物的题词 批注 签字的文件材料有权威性 具有纪念价值 某些文件因载体古老 珍稀而具有文件价值 某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值这些归档文件都可作为永久保存 总之 归档文件保管期限划分应从归档文件材料的责任者 内容及文件的形式是否重要来综合分析 要掌握一点 把握机关文件材料的重要性和一般性 是否永久保管要从职能活动的规模大小 规格层次 影响力 产生的文件材料是否具有法规政策性等因素来考虑 重要的为永久 一般性为定期 一般性是看文件材料涉及的问题是否是常规性的 技术性等方面问题 如市档案局请示省档案局对归档文件装盒 盒号的编法 是一年一个盒号还是几年来一个盒号的问题是属技术上的问题 还有机关年度以下的统计报告 也属于一般性问题 都是10年保管 本机关 本系统上级机关形成的重要文种的文件材料划分为永久 一般文种的材料可为定期 30年 10年 外机关 外系统形成的非本机关主管业务但要贯彻执行的一般文种的材料可定为10年 4 分类 几种分类方法的选择 单式分类 年度分类法 就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 这是用的最广泛的分类方法 归档文件按年度特征分类 可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况 在运用年度分类法时要注意以下几种情况 年度分类法几种情况 一是文件有多个时间特征 包括成文日期 签发日期 批准日期 会议通过日期 公布日期 发文日期 和收文日期 分年度时一般应以文件签发日期 即落款日期 为准 据以确定文件所属年度 对于计划 总结 规划 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 规则 取消了原有的按针对年度归类的作法 统一规定为按文件签发日期 即落款日期 确定文件所属年度 以进一步简化分类中的概念和操作 如2010年形成的五年规划应归入2010年 2010年形成的 2009年度工作总结 要归入2010年 2009年制定2010年生效的法律法规 应归入2009年 二是跨年度形成的文件如召开会议 处理案件 请示与批复等等 可能会跨年度形成文件 一般2010年12月29日召开 2011年1月3日结束的跨年度会议文件归入开幕年 2010年12月的请示2011年3月收到批复归入2011年 案件查处文件归入办结年 三是几份文件作为一件时 件 的日期 正本和定稿 来文与复文 原件和复制件等作为一件时 我们只需按装订时排在前面的文件日期为准 四是文件没有标注日期 如内部文件我们要对这类文件进行考证 五是有专门年度的分类方法 主要是学校的教学档案 是按教学年度来进行分类 从前一年9月1日到第二年的8月31日止 不过我们现在已经把它列入学校的业务档案 与文书档案分开 2 机构 问题 分类法 一个内设机构就是一个类别 机构名称就是类名 如单位分为综合科 业务科 信息科 财务科 法规科等等 问题分类法是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类 采用问题分类法 可以避免同类问题文件分散的现象 便于按专题利用档案 如党群类 党 团 工 妇活动 业务类 本单位所从事的业务 行政类 行政 后勤工作活动 等 3 保管期限分类法就是按照不同的保管期限对归档文件进行分类 永久 长期 短期三个期限来分类 永久 30年 10年来分类 4 复式分类法 就是结合二种或二种以上的分类方法 组成复式分类法 用的最多的是 年度 机构 保管期限分类方法即将归档文件按年度分类 每个年度下再按机构分类 再在组织机构下按保管期限分类 这种方法适用于内部机构虽有变动但不复杂的立档单位 现行机关用的较多此分类方案为 2010年办公室 永久 长期 30年 短期 10年 业务一处 永久 长期 30年 短期 10年 业务二处 永久 长期 30年 短期 10年 年度 问题 保管期限分类方法即先将归档文件按年度分类 每个年度下按问题分类 再在问题下面按保管期限分类 此分类方法多用于内部机构变化复杂或由于分工不明确 文件工作不正规等原因难以区分文件所属机 机关最常用的分类方法 年度 保管期限分类法即将归档文件按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关 此时分类方案为 2009年永久 30年 10年2010年永久 30年 10年 5 排列 归档文件的排列以事由为原则 同一事由的相关文件应当排列在一起 这里的事由可以是同一件具体的事 或一个具体的问题 或一段紧密的工作过程等 例如 一次会议 一次活动 一项工程可视为一个事由 具体排列方法 归档文件的排列 1 同一事由内的归档文件排列最简单的方法是按文件形成的时间的先后顺序来排列 或者按照文件的重要程度来排列 重要的放在前面 相对重要的放在后面 2 不同事由的归档文件排列一是按不同事由形成时间的先后顺序排列 二是按事由的重要程度排列 主要职能活动形成的文件排在前面 其他工作形成的文件材料排在后面 综合性的在前 业务性的在后 三是按事由具有的共同属性分别集中排列 一般来讲同一个科室形成的文件材料其业务活动具有共同属性 按责任者或承办部门分别集中排列 6 编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号 并以归档章的形式在文件上注明 通过编号使归档文件在全宗中的位置得以确定 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件 1 件号即是文件排列的顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号分为室编件号和馆编件号 档案室只需编室件号 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的顺序号 以采用年度 保管期限为分类方法的 室编件号应在同一年度内 同一保管期限内从 1 开始逐件编流水号 如2010年形成永久 30年 10年三个保管期限的归档文件 编号后形成三个流水号 即永久的从 1 开始编一个流水号 30年的从 1 开始编一个流水号 10年的从 1 开始编一个流水号 2 全宗号 是档案按照有关规定接收进档案馆 由档案馆给予的号 3 年度 以四位阿拉伯数字编写 2010年 不能为10 4 保管期限 为永久 30年 10年 盖章 有统一的归档章 一般盖在文件首页上瑞居中的空白处 一般用黑色印泥 填写项目不能使用红笔 铅笔 圆珠笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料 如有文件处理单 可盖在处理单 归档章尽量不要压住文件字迹 为了使用方便 也可对归档章增加格子 填写其他选项 8mm 15mm规格 5 盒号 可一个年度一个流水号以可几个年度一个流水号 用阿拉伯数字编写 归档章样式 7 编目 依据分类方案和室编件号顺序逐件编制归档文件目录 归档文件目录内容 1 件号 填写室编件号 2 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 不能用本局 本所 本公司等含义不明 难以判断的简称 联合发文时一般应将所有责任者照实抄录 责任者过多 可适当省略 立档单位是责任者的必须抄录 3 文号 即发文机关代字 年度 顺序号组成 抄全 4 题名 即文件的标题 有的文件没有题名的 或题名含义不清 应根据文件内容重新拟定或补充标题 并在新拟或补充标题之外加 5 日期 即文件的发文日期 文件的落款日期 以8位阿拉伯数字标注年月日 如 20100225或者20110225 6