文件管理制度.doc

北京创通建设集团有限公司文件管理制度1.文件管理目的为加强文件管理，对公司范围内与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各部门、各项目经理部、所使用的文件为最新有效版本，防止作废文件在企业中使用。2.文件管理范围文件是实施并保持体系正常运行的基础，适宜的文件会促使质量管理体系有效运行。文件管理范围包括与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件，如：企业管理手册、质量方针、质量目标、质量管理制度（含作业指导书、法律法规、上级文件、政府规定、国家规范）及公司的质量计划、施工组织设计、技术文件、管理文件、图样、报告、各种记录等。文件的媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、电子媒体或它们的组合。3.职责3.1综合办公室负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件标识、管理及组织评审；负责行政性文件的编制、更改、审核。3.2公司各部门、各项目经理部负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。4.工作程序4.1质量、环境和职业健康安全管理文件包括：aQEO管理手册-一级文件（含质量、环境和职业健康安全方针、目标及程序文件）b管理制度-二级文件（如作业指导书、操作规范、验收规范、施工组织设计、施工方案、公司制度、管理办法、标准、图集、规范、计划书等）c.记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格）4.2 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索。文件编号由综合办公室统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、章节号、顺序号四部分组成。顺序号从01开始。1)QEO管理手册编号文件层次企业名称代号例：JCJS-A表示北京创通建设集团有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册（A级文件）b.管理制度编号顺序号文件层次企业名称代号例：JCJS-B-01表示北京创通建设集团有限公司质量、环境和职业健康安全管理体系B级文件（管理制度）序号14.2.2文件的版本号和修改状态号版本号以A、B、C字母表示修改状态号以0、1、2、3、4表示页码以第0、1、2、3、4表示当文件更改或修订后要相应变动文件的版本和修改状态，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用时可获得相应有效版本。4.3文件的批准、评审与更新aQEO管理手册由管理者代表审核，总经理批准；b管理制度由起草人审核，管理者代表审批；c技术性文件由工程部负责人审核，总工批准；d外来文件由综合办公室审核其实用性，报总经理批准；e有必要对文件评审与更新时，并再次批准。f综合办公室组织在管理评审会议上，对现有体系文件进行全面评审，并适时更新。4.4 文件的更改和作废4.4.1 文件更改应由该文件的原审批部门进行批审，作相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。4.4.2文件更改时，应记录文件修改内容、修改日期、更改原因以及更改生效时间，同时作现场修订状态标识。4.5 文件的发放使用、回收、作废4.5.1 受控文件的发放要登记，经批准后，综合办公室按规定发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。4.5.2 文件领用者在文件发放/回收登记表签字后，领取标有分发号的受控文件。4.5.3作废文件由综合办公室收回并记录，经主管领导批准后，统一销毁。不能当即销毁的应在文件上加盖“作废保留”印章后方可保存。4.6 外来文件的控制4.6.1外来文件由综合办公室负责识别并由其确定分发范围、数量，综合办公室负责分发并填写文件发放/回收登记表。4.6.2对失效、过期的外来文件，综合办公室要及时收回，按作废文件处理。文件发放记录编号：JCT-4.2.3-01 序号版本/出版日期文件编号发放号标题收件部门收件人发件单位发件人文件回收记录编号：JCT-4.2.3-02 序号版本/出版日期文件编号发放号标题送件部门收件人确认序号文件名称借（阅）文件名日期借（查）阅人所属部门主管部门返回时间借阅文件登记编号：JCT-4.2.3-03受控文件清单编号：JCT-4.