723-G01-01社区文化工作指引.doc

深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.2.3-G01-01名称社区文化工作指引版本AB/0第11页共4153页编制卓玲更改张瑜审核何春浓批准吴吴耀平全宏生效期2002年11月2015日社区文化操作流程总经理办公室各部门总经理（助理）总经理办公室活动部门总经理（助理）活动部门年初制定公司年度社区文化工作计划计划指引工作指引制定年度、各次社区文化活动计划（费用预算）活动实施组织，活动资料收集、效果评估；公司社区文化工作配合社区文化氛围营造工作、各次社区文化活动后期宣传策划公司各项社区文化工作的统筹、策划、协调、指导及管理总结评估审批NY审批制定单次活动方案按近权限报批（含费用预算）制定年度、各次社区文化活动计划（费用预算）审批YN由地产制定组织公司级的社区文化活动审批活动配合活动实施组织，活动资料收集、效果评估；公司社区文化工作配合YN由地产组织组织实施的社区文化活动社区文化氛围营造工作、各次社区文化活动实施后期宣传NY活动活动效果宣传组织，活动资料收集、效果评估；公司社区文化工作配合 深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.2.3-G01-01名称社区文化工作指引版本B/0第2页共4页编制卓玲更改张瑜审核何春浓批准吴耀平生效期2002年11月20日1.目的 促进顾客之间、顾客与管理者之间的沟通交流，营造建设健康丰盛的社区文化氛围，打造具有万科特色的文化社区。2、范围 适用于公司及各管理处。3.职责部门/岗位工作内容总经理办公室公司各项级社区文化工作的策划组织部门级与、跨部门级社区文化工作的统筹、策划、协调、指导及管理对接、协调由万科地产组织的各项社区文化活动。各管理处本部门级社区文化工作的组织实施跨部门级社区文化工作的配合协助、配合公司级社区文化活动开展4.方法与过程控制4.1社区文化工作分类4.1.1依据社区文化工作开展的规模不同，可分为公司级社区文化工作、跨部门级社区文化工作及部门级社区文化工作；4.1.2公司级社区文化活动是指由公司总经理办公室负责统一策划、组织，公司各部门或部分部门集中参与、协助的活动。4.1.3跨部门社区文化由两个以上部门联合策划、组织，公司总经理办公室给予指导和协助的活动。4.1.4部门级社区文化由部门自行策划、组织，公司总经理办公室给予深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.2.3-G01-01名称社区文化工作指引版本B/0第3页共4页编制卓玲更改张瑜审核何春浓批准吴耀平生效期2002年11月20日指导和协助的活动。4.2社区文化工作的组织4.2.1总经理办公室是公司各项社区文化工作的归口管理部门，负责公司整体社区文化建设规划和系统性开展。；4.2.2总经理办公室应组织建立包括公司各部门相关人员在内的社区文化工作组，并根据实际情况动态调整人员构成。工作组成员负有配合公司各项社区文化工作开展的义务。；4.2.3总经理办公室应于每年年初制订当年公司社区文化工作计划指引，各管理处应参照该计划指引制修订本部门年度社区文化工作计划，并报总经理办公室批准执行。；4.2.4所有社区文化工作均应提前至少提前一周填写 活动方案及效果评估表，报总经理办公室审批，抄送分管总助。；4.3.52活动方案经批准后应至少提前三天向顾客公布活动通知。4.2.65社区文化工作开展时，组织者应注意做好相关记录及资料收集工作，包括活动照片、摄像带及可能的相关作品等；4.2.67社区文化工作开展结束后，组织者应充分利用各类渠道进行相关宣传工作，以扩大影响；同时还应及时对该次工作进行效果评估总结，客观评价本次工作的经验及不足，并记录在 活动方案及效果评估表中；4.2.8组织者应保留每次社区文化工作的各项相关记录，包括方案、通知、记录等，并单独保存。4.3社区文化工作的费用管理4.3.1公司各项社区文化工作（不论是否产生费用）均应至少提前一周报总经理办公室批准后，方可向客户通知执行；4.3.2单次社区文化工作需公司承担费用预算在5000元以内的，由总经深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.2.3-G01-01名称社区文化工作指引版本B/0第4页共4页编制卓玲更改张瑜审核何春浓批准吴耀平生效期2002年11月20日理办公室主任负责审批；单次社区文化工作需公司承担费用预算在5000元以上的，由总经理办公室主任审核，并依据预算额报分管总助或公司总经理审批；4.3.3公司级社区文化工作所产生各项费用，由总经理办公室提供实际费用发生情况，财务管理部据此对费用进行分摊。5质量记录表格VKWY7.2.3-G01-01-F1 活动方案及效果评估表社区文化活动效果评估表。1.目的 加强促进之间、顾客与管理者之间的，打造具有万科特色的文化社区。丰富顾客业主的业余文化生活，促进顾客业主之间的沟通交流，营造高尚的社区文化氛围。(核心竞争力、万科特色文化社区)2.范围 适用于公司及各管理处部门。3.职责3.1客户服务中心总经理办公室品质管理部总经理办公室总经理办公室负责公司大型各项社区文化活动工作的统筹、策划、协调、指导及管理。策划、组织、宣传及和实施及宣传工作。3.23.2总经理办公室负责对接、协调由万科地产组织的各项社区文化活动。3.33房产后勤管理部负责公司级大型社区文化活动的后勤工作安排。3.3各管理处及部门社区文化活动负责人负责本部门社区文化工作的组织及协助和、配合公司负责配合公司级大型社区文化活动开展。及本部门社区文化活动的组织、宣传。3.44各部门社区文化活动负责人负责协助和配合公司的社区文化活动的组织、宣传工作。5412总经理办公室负责对接、协调由万科地产组织的社区文化活动由4.方法与过程控制4.1活动工作4.1.1按依据活动工作社区文化工作片区级跨部门社区文化工作活动。4.1.1公司级社区文化活动是指由公司总经理办公室负责统一策划、组织，公司各部门集中参与、协助的活动。4.1.2跨部门社区文化由两个以上部门联合策划、组织，公司总经理办公室给予指导和协助的活动。4.1.3部门级社区文化由部门自行策划、组织，公司总经理办公室给予指导和协助的活动。工作；4.1.2依据社区文化工作开展的形式不同，可分为社区文化活动和社区文化氛围营造工作。总则社区文化工作的组织规划规划组织协调。系统性开展；负责应建立包括公司各部门相关人员在内的小该小组并根据实际情况动态调整人员构成。工作组成员负有负责配合级各项活动工作的义务。4.3部门级社区文化活动开展；4.2.3总经理办公室应于每年年初制订当年公司社区文化工作计划指引，各管理处应参照该计划指引修订本部门年度社区文化工作计划，并报总经理办公室批准执行；2314活动工作至少一两周填写 活动方案及效果评估表，报总经理办公室审批，抄送分管总助。制订方案，内容包括（但不限于）时间、地点、开展形式、预计参与对象、协作机构、费用预算、分工等。4.3.2活动方案经批准后应至少提前一周三天向顾客公布活动通知。；2335社区文化活动工作组织者。；4.3.4每次活动结束后，及时填写 活动方案及效果评估表社区文化活动效果评估表，客观评价本次活动的经验及不足，并将活动效果成果在小区/大厦内宣传。4.2.6社区文化工作开展结束后，组织者应充分利用各类渠道进行相关宣传工作，以扩大影响；4.2.7组织者应在每项社区文化工作开展结束后，及时对该次工作进行效果评估总结，客观评价本次工作的经验及不足，并记录在社区文化活动效果评估表中；3258组织者活动工作各项、照片等 必要时提交总经理办公室做后期整体宣传。包括方案、通知、记录等，并单独保存4.3片区级跨部门社区文化活动开展由片区参与各部门成立活动小组，负责活动的策划、开展及总结评估，分管总助和总经理办公室指导。费用按实际发生金额分摊到各参与部门。4.4公司级社区文化活动开展由总经理办公室负责活动策划、组织活动开展，各部门配合。须于活动前至少一周下发活动通知，活动结束后进行效果总结、评估及宣传。费用由总经理办公室按实际发生金额分摊到各部门。4.3社区文化工作的管理4.3.1公司各项社区文化工作（不论是否产生费用）均应至少提前一周报总经理办公室批准后，方可向客户通知执行；4.3.2单次社区文化工作需公司承担费用预算在5000元以内的，由总经理办公室主任负责审批；单次社区文化工作需公司承担费用预算在5000元以上的，由总经理办公室主任审核，并依据预算额报分管总助或公司总经理审批；4.3.3公司级社区文化工作所产生各项费用，由总经理办公室提供实际费用发生情况，财务管理部据此对费用进行分摊。公司级社区文化活动4.1.1定期举办的“万科业主运动会”和“万科少儿夏令营”两项等公司级社区文化活动，由客户服务中心总经理办公室于在年初制定当年度公司社区文化工作公司年度社区文化计划活动及费用指引计划并，报总经理或分管总经理助理审批后，按计划组织实施。若公司级社区文化活动由地产客户服务中心相关部门负责组织，则由总经理办公室负责对接、协调。助和公司内部协调。4.1.2各管理处应指定本部门的社区文化活动负责人，负责在年底制订下一年度本部门社区文化工作计划，并具体负责各项社区文化活动的策划、组织，积极配合公司级大型社区文化活动的相关工作。4.1.3公司级社区文化活动，由公司社区文化活动负责人总经理办公室提前制定活动具体方案，每次活动应至少提前一个月制定方案，报部门经理或分管总经理助理总经理办公室主任或公司领导审批。4.1.4公司级社区文化活动开展前由总经理办公室根据实际需要组织各部门社区文化活动负责人召开活动筹备会议，讨论和拟定本次活动的具体安排，并落实和分配本次活动的具体准备工作，落实相关责任人。4.1.5各项活动开展时各管理处应组织本管理服务区域内的顾客参与活动。4.2管理处组织的社区文化活动4.1.2各管理处依据公司年度社区文化工作计划指引，制订部门年度社区文化工作计划，并具体负责各项部门社区文化活动的策划、组织、评估。4.2.1为了加强与顾客的沟通与交流，各管理处可根据管理需要适时安排和组织本管理服务区域的社区文化活动，每年初列入本部门年度工作计划中，（包括公司组织的）至少确保每季度一次。4.2.2各管理处组织的社区文化活动，由社区文化部门需管理员提前制定活动具体方案，并提前一周每次活动应至少提前一个月制定方案，报总经理办公室主任审批。4.2.3各管理处组织的活动费用在5000元以下的社区文化活动，须在活动开展前将活动方案报品质管理部总经理办公室主任客户服务中心审批、备案，并抄送分管总经理助理；活动费用超过5000元的由总经理办公室主任审阅,分管总经理助理或公司副总经理审批。4.3总经理办公室负责与媒体包括电视、报刊杂志、万客会、周刊等外部的联系，对活动进行宣传，以扩大宣传力度。4.4每次活动结束后,各部门社区文化管理员需进行效果评估总结，记录