提高行政处罚案卷制作质量 (“新越”-正式版).doc

“新越”QC小组2014年成果汇报提高行政处罚案卷制作质量德安县烟草专卖局“新越”QC小组一、 小组概况“新越”QC小组成立于2014年2月，6名小组成员来自分管领导、中队长、案件审理员、内管员、法规员和稽查员等不同岗位。结合实际工作情况，小组成员选配合理得当，涉及到案卷审理由外至内的各个环节，涵盖了制作、审理、监督的每个流程。小组成员均为案件制作过程中的实际操作人员，对此次QC小组活动课题一定的认知度。在活动前都接受了QC活动相关知识的学习和培训。此次QC活动主要是围绕规范烟草专卖行政执法人员依法行政而展开，在案卷制作质量上努力寻求突破，持续改进、不断提升，确保每一起案件做到“事实清楚、证据确凿、定性准确、处理恰当、手续完备、程序合法”。小组名称“新越”QC小组小组类型管理型成立时间2014年2月20日注册编号jjyc2014004小组长李映白注册时间2014年2月26日小组成员6人课题名称提高行政处罚案卷制作质量活动时间2014年2月20日2014年10月20日表1 制表人：骆宇峰 日期： 2014年2月 姓名性别学历职务小组职务组内分工接受QC 教育课时李映白男高中副局长组长组织实施90小时以上骆宇峰男本科中队长组员原因分析对策实施60小时以上宋晨祥男专科案件审理员组员实施发布现状调查60小时以上李 星男本科稽查员组员原因分析具体实施48小时以上李 蕾女本科内管员 法规员组员具体实施48小时以上阮 萍女高中内勤组员具体实施48小时以上表1制表人：骆宇峰 日期：2014年2月二、 选题理由按照国家相关法律法规以及行业体系文件要求，结合德安县局行政处罚案卷制作实际情况，通过小组活动促进案卷制作上水平，进入全市先进行列，更好地做到依法行政，规范行政处罚程序和办案程序，加强基层县级局行政执法能力建设。选题理由主要以下四个方面：、图1 制图人：李映白 2014年 日期：2014年2月三、活动计划为保证小组活动的有序进行，我们遵循PDCA循环法，拟定了详细的活动计划。表2 制表人：李 蕾 日期：2014年2月四、 现状调查1、 案件自评：小组于2014年2月28日随机抽调了我县2013年度6份案卷进行评查，评查情况见下表: 从(表3)可以看出，案卷自评平均分值仅为89.66分,2013度全市前五名单位的平均分值为96.05分，分值差距6.39分。、全市前五名平均分值96.05分 自评结果：89.66分 图2 制图人：李映白 日期：2014年2月2、分析：根据调查出的问题，经过小组成员认真分析，案卷自评中发现的错误点有7个方面共计31处，具体情况见下表:1、时间填写错误、不规范 错误 3处2、当事人住址、经营地址、联系电话等内容缺失或不详。 错误 1处3、办案设备影响文书制作质量 错误 3处4、文书填写错误与不规范。 错误 18处5、真烟损耗补偿时间不规范。 错误 2处6、证据复制提取不清晰 错误 1处7、缺少文书。错误 3处表4 制表人：李星 日期：2014年2月经过对31项问题进行分析，我们把问题划分为三类,针对三个方面查找问题的原因。图3 制图人：李映白 日期：2014年2月五、目标设定1、目标设定：根据案卷自查的情况和工作实际，为提高行政处罚案卷制作水平，我们把此次活动的目标确定为96分。 图4制图人：李映白 日期：2014年3月2、可行性分析：目标设定后，QC小组对目标设定的可行性进行了讨论和分析，得出设定的目标可行： （1）县局班子高度重视,分管领导也加入了小组活动,并担任QC小组组长;（2）小组选配合理，涉及案卷制作各个环节，可以保障每起案卷制作从调查到审核在活动之中；（3）小组成员具有一定的业务素质，6名成员都在专卖工作岗位，中级职称有3人，高级1人，且都有4年以上工作经历；（4）此次小组活动使我们能够紧紧的与实际工作联系在一起，在活动中工作，在工作中活动。案卷制作也是德安县局在专卖管理工作中的短板，课题切入实际，我们认为96分的目标是能够实现的。六、原因分析小组成员通过集体讨论，对涉及造成案卷制作质量低的原因进行分析汇总，将原因归类，找出八个末端因素绘制了树形图：图5 制图人：李映白 日期：2014年3月七、 要因确认针对以上八个末端因素，小组成员逐个进行分析、排除，进行要因确认。序号（一）末端因素培训不足确认内容检查培训次数确认方法查看培训签到现状描述2013年度培训计划：图6制图人：李映白 日期：2014年4月签到表：图7制图人：李映白 日期：2014年4月图8制图人：李映白 日期：2014年4月根据年度培训计划，小组成员查看了专卖科培训实施情况及培训资料，培训每月开展4次，培训时间为全年48课时。所以，培训不足不是要因序号 （二）末端因素审核不力确认内容发现问题是否下达整改通知确认方法查看整改通知书现状描述通过查看整改通知书发现，所有案卷出现的问题没有一份整改通知。案卷审核方面不认真，审核只注重法律条款运用，忽视案卷制作其他细节方面，导致案卷评审扣分的事项基本都出现在细节上。所以，审核不力是要因。整改通知书：图9制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （三）末端因素思想重视程度确认内容检查工作人员的工作态度确认方法跟班作业现状描述为检查工作人员的思想重视程度，小组成员在办公现场和采取跟班作业的方式到市场上进行了验证。从现场，跟班检查和市局布置的案件查处任务情况看，都能较好的完成上级下达的工作任务。所以，思想重视程度不是要因。工作情景：图10制图人：李映白 日期：2014年4月完成市局下达目标任务进度表： 图11制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （四）末端因素设备操作能力不够确认内容检查工作人员对设备的使用情况确认方法现场操作现状描述为检查工作人员对设备的使用情况，我们现场让工作人员进行了设备操作。所有人员都能熟练掌握对设备的运用。所以，设备操作能力不够不是要因。检查设备操作：图12制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （五）末端因素设备老化确认内容检查设备是否已老化，有否影响确认方法查看设备现状描述小组成员对专卖科（大队）的照相机、摄像机等设备进行检查，除了摄像机使用时间较长外，其他设备都在近2年进行了更换，不影响使用。所以，设备老化不是要因检查设备：图13 制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （六）末端因素设备维护不足确认内容检查设备是否定期维护确认方法检查设备使用性能现状描述小组成员根据证据复印材料不清晰的情况，对彩色打印机进行了检查，发现打印机由于没得到有效维护，墨盒里面积累了很多的废弃墨粉，影响了打印机的复刷质量。所以设备维护不足是要因。办案文书材料里的证据复制：图14制图人：李映白 日期：2014年4月图15制图人：李映白 日期：2014年4月墨盒内废旧粉墨较多彩色打印机墨盒里的废弃粉墨：图16制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （七）末端因素工作程序确认内容市局体系文件件（专卖科工作手册）确认方法查阅资料现状描述在工作程序方面，小组成员查阅了市局体系文件第三层文件专卖监督管理科工作手册。工作手册第93页的案件处理工作流程图中制定了详细的工作程序。所以，工作程序不是要因。专卖监督管理工作手册：图17制图人：李映白 日期：2014年4月序号 （八）末端因素市场检查是否携带办案文书确认内容检查工作人员开展市场检查时是否携带办案文书确认方法市场抽查现状描述为确认工作人员进行市场检查是否携带办案文书，小组长进行了跟班检查，经检查发现工作人员上市场检查时多数没携带市场检查所须的工具和文书材料，遇到案情时派人回单位取或事后再补，一些文书材料不能现场填写，影响了案卷制作质量。所以市场检查是否携带办案文书是要因。图18制图：李映白 日期：2014年4月图19制图人：李映白 日期：2014年4月八、 制定对策按照5W1H工作法，小组成员针对已确认的要因，制定以下对策方案。序号要因对策what目标why措施how负责人who地点where完成时间when1审核不力制定了德安县烟草专卖局专卖管理岗位职责 、关于加强案卷制作工作规定等制度。提高案卷制作质量。1、专卖大队长每月组织一次案卷自评工作，发现问题及时下达限期整改通知书； 2、外勤调查人员须在规定时间内完成材料收集工作； 3、明确案卷实体审核、程序审核、文书审核的责任人。骆宇峰专卖办公室2014年5月2设备维护不足请专业人员现场指导设备的维护。提高设备使用质量 指定人员每月进行一次维护，由专卖科长进行监督。宋晨祥县局办证大厅2014年5月3市场检查是否携带办案文书跟班作业规范工作行为 1、 为稽查人员配置了办案工具包； 2、每日晨会后检查工作人员携带的办案工具和文书；李 星中队办公室、市场2014年5月表5制表人：李 蕾 日期：2014年5月九、 对策实施实施一、制定了德安县烟草专卖局专卖管理工作岗位职责和关于加强案卷制作工作规定，明确案卷实体审核、程序审核、文书审核责任人，加强案卷审核力度。岗位职责和案卷制作工作规定图20制图人：李映白 日期：2014年5月现场指导设备维护实施二、请专业人员指导打印机的维护，指定维护人员并每月对设备维护一次，提高打印设备的使用质量。图21制图人：李映白 日期：2014年5月实施三、为办案人员配置了工作包，工作期间必须携带办案工具和文书，采取跟踪问效和抽查的方式进行监督，养成办案人员工作的严谨性。小组成员提出为检查人员配置一个工具包，携带必备的办案材料，上市场前由部门负责人进行检查。发挥了小组成员的创新思维。图22制图人：李映白 日期：2014年5月十、效果检查（一）目标检查根据确定的目标，小组成员在活动期间先后抽取了6份案卷进行评查。1、活动期间的自查情况： 案件自评结果 2014年月4月案件编号错误点卷面得分评审人处第003号2处94.5分李星、阮萍处第004号无100分宋晨祥、李蕾处第005号2处96分李星、李蕾处第008号2处96分阮萍、宋晨祥处第010号3处95.5分李蕾、阮萍处第 019号2处98分李星、宋晨祥平 均 分 值： 96.66 分表6制表人：李星 日期：2014年4月2、效果检查阶段的自查情况： 案件自评结果 2014年月7日案件编号错误点卷面得分评审人处第015号2处94.5分李星、阮萍处第016号2处96分李星、李蕾处第019号无100分李星、李蕾处第020号2处97.5分阮萍、宋晨祥处第021号1处98分李星、宋晨祥处第022号3处95分李星、宋晨祥平 均 分 值： 96.83 分表7 制表人：宋晨祥 日期：2014年7月（二）、市局案卷评查结果通过小组成员们的努力，经过认真开展小组活动，在今年的全市半年度案卷评查工作中，我局行政处罚案卷得分96.33分，排名全市第五名，小组确定的目标实现。市局案卷评审成绩表图23制图人：李映白 日期：2014年7月目标96分实现了！小组活动前后案卷制作对比：89.66分96.66分96.83分 活动前活动期间活动后图24制图人：李映白 日期：2014年7月十一、巩固措施把措施形成制度度1、为巩固开展QC小组活动后的成果，针对案件审核和其他细节上出现的问题，县局班子高度重视，把采取的措施形成了制度并以文件形式下发到专卖科（稽查大队），促进专卖管理人员在工作中形成一种严谨性、自觉性和规范性。 图25制图人：李映白 日期：2014年8月2、从9月份开始，每月开展一次案卷自查并加强了审核力度，采取副局长负责案卷实体审核、专卖科长负责案卷程序审核、案卷管理员负责文书审核，确保案卷制作质量；每月开展一次案卷自评图26制图人：李映白 日期：2014年8月3、针对打印设备，指定专人每月进行一次维护，由专卖科长进行督促检查；每月进行一次维护图27制图人：李映白 日期：2014年9月4、由分管领导不定期的对专卖管理人员工作行为进行检查，检查其工作是否规范。每月进行抽查是否携带文书图28制图人：李映白 日期：2014年9月十二、总结取得的效益：通过QC小组成员的努力，行政处罚案卷制作流程得到进一步规范，案卷整体质量得到有效提高。今年上半年，德安县局的行政处罚案卷从去年95.33分提升到今年上半年的96.33分，并取得了第五名的好成绩。无形效益：一是行政处罚案卷制作质量得到了保障，进一步规范了行政