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计算机应用基础 吕梁高等专科学校计算机系 第4章Excel电子表格 4 1Excel基础知识4 2单元格数据的输入4 3基本操作技巧4 4为单元格添加批注4 5单元格数据的编辑4 6使用条件格式4 7设置表格的样式4 8管理工作表4 9单元格引用4 10自动求和4 11公式的应用4 12函数的应用4 13使用图表4 14使数据排序和筛选 启动Excel的方法有以下几种 直接双击桌面上的Excel快捷方式图标 单击 开始 所有程序 Microsoft MicrosoftExcel命令 在 资源管理器 中双击以 xls为后缀的文件 下面简单介绍Excel与Word窗口不同的组成部分 4 1 1窗口的组成 编辑栏 编辑栏用来显示活动单元格中的常数 公式或文本内容等 工作表标签 工作表标签显示了当前工作簿中包含的工作表 当前工作表以白底显示 其他工作表以灰底显示 工作表区 工作表区用来输入信息 事实上 Excel强大功能的实现 主要依靠对工作表区中的数据进行编辑和处理 要往单元格内输入内容 首先应激活或选定单元格 单元格内可输入数据 也可输入公式 还可以向单元格内自动填充数据 4 1 2工作簿 工作表 单元格 1 工作簿工作簿是用来存储并处理数据的文件 工作簿名就是文件名 启动Excel后 系统会自动打开一个新的 空白工作簿 Excel自动为其命名为 Book1 其扩展名为 xls 一个工作簿中可以包含多张工作表 一般来说 一张工作表保存一类相关的信息 这样 在一个工作簿中可以管理多个类型的相关信息 例如 用户需要创建一份年度销售统计表 就可以创建一个包含12张工作表的工作簿 每张工作表分别创建一个月的销售统计表 新建一个工作簿时 Excel默认提供3个工作表 分别是Sheet1 Sheet2和Sheet3 分别显示在工作表标签中 在实际工作中 可以根据需要添加更多的工作表 2 工作表工作表是工作簿的重要组成部分 它是Excel进行组织和管理数据的地方 用户可以在工作表上输入数据 编辑数据 设置数据格式 排序数据和筛选数据等 尽管一个工作簿文件可以包含许多工作表 但在同一时刻 用户只能在一张工作表上进行工作 这意味着只有一个工作表处于活动的状态 通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表 其工作表标签以反白显示 名称下方有单下划线 3 单元格每个工作表由256列和65536行组成 列和行交叉形成的每个网格又称为一个单元格 每一列的列标由A B C 表示 每一行的行号由1 2 3 表示 每个单元格的位置由交叉的列 行名表示 例如 在列B和行5处交点的单元格可表示为B5 每个工作表中只有一个单元格为当前工作的单元格 称为活动单元格 屏幕上带粗线黑框的单元格就是活动单元格 此时可以在该单元格中输入和编辑数据 在活动单元格的右下角有一个小黑方块 称为填充柄 利用此填充柄可以填充某个单元格区域的内容 1 输入数据的一般方法双击单元格即可输入数据 也可在编辑栏中输入 输入数据后确认输入的方法有以下几种 按Enter键 数据输入后回到就绪状态 并且仍选中刚刚输入数据的单元格 按Tab键 数据输入后回到就绪状态 并且选中刚刚输入数据的单元格右侧相邻的单元格 例如 刚刚输入数据的单元格为A1 按Tab键后 会选中单元格B1 单击编辑栏上的按钮 数据输入后回到就绪状态 并且仍然选中刚输入数据的单元格 单击该单元格以外的其他单元格 就会选中单击的单元格 要修改单元格中的数据 可再次双击该单元格 或选中单元格后按F2键 进入输入状态 第1行第A列 A1 2 输入数值数据 3 快速填充重复数据如果连续的多个单元格需要输入相同的数据 也可以使用填充范围的方法 在一个工作表中 如果在一列或者一行单元格中均要输入 北京市 那么首先在其中一个单元格输入 北京市 然后选中该单元格 将鼠标指针移到该单元格的右下角的填充控制点上 鼠标指针变成十字形状 按住鼠标向下拖动 拖动到要结束这列相同数据输入时停止 就得到了相同的一列数据 如图4 7所示 不仅可以向下拖动得到相同的一列数据 向右拖动填充也可以得到相同的一行数据 如果选择的是多行多列 同时向右或者向下拖动 则会同时得到多行多列的相同数据 提示 如果要在一个单元格中输入多行数据 则在单元格输入了第一行数据后 按键盘上的Alt Enter快捷键 就可以在单元格内换行 4 自动填充重复数据如果一行或一列的数据为Excel定义的序列 如1 2 3 则只要输入前几项 然后拖动填充柄到结束单元格 Excel会自动判断其增量 从而完成填充操作 5 自动完成输入当一列单元格中只有几种特定的数据 或者一行中连续几个单元格都是相同的数据 这种情况下 Excel会自动完成一部分的输入 例如 如果一列有几个单元格的数据连续相同 也可以实现自动输入 现在选中下一单元格 要在其中输入数据 当输入了前面几个字后 后面相同的内容会自动显示出来 这时按Enter键 Tab键 方向键即可完成输入 4 3 1选定单元格 1 利用鼠标选择单元格范围 将鼠标指针置于要选择范围的第一个单元格上 按住鼠标左键不放 拖动鼠标经过要选择的其余单元格 然后松开鼠标 选择不连续的单元格的方法是 按住Ctrl键不放 再按上面的方法选择相应的单元格范围即可选定不连续的单元格 要选取整列 只要将鼠标指针移到该列的列标处 当鼠标指针变成向下的箭头形状时单击 就可以选取该列 并左右拖动就可以选取多列 同样 要选取整行 只要将鼠标指针移到该行的行号处 当鼠标指针变成向右的箭头形状时 就可以选取该行 单击并按住鼠标左键上下拖动就可以选取多行 单击表格行与列的交界处 可以选取整个工作表 选中整个工作表 选中多行 2 利用键盘选择单元格范围的方法利用键盘选择单元格范围的具体操作步骤如下 1 将箭头键移到要选择范围的第一个单元格上 2 按住Shift键 然后按相应的箭头键选择该范围的其他单元格 3 利用键盘选择单元格范围的方法 单击某行 列 标号或单元格 再按住Shift键 然后单击后 下 面的行 列 标号或单元格 即可同时选中二者之间的所有行 列 或单元格区域 单击某行 列 标号或单元格 再按住Shift键 然后按键盘上的方向键 即可扩展选择连续的多个行 列 或单元格区域 4 利用Ctrl键帮助选择 单击某行 列 标号或单元格 再按住Ctrl键 然后分别单击其他行 列 标号或单元格 即可同时选中不连续的多个被点击的行 列 或单元格 区域 按住Ctrl键 然后按键盘上的方向键 即可快速分别选中数据或空白区域四角的4个单元格 5 利用名称栏帮助选择将光标定在 名称栏 中 输入需要选择的单元格名称 按下Enter键 即可选中相应的单元格 区域 例如 在 名称栏 中输入 A D 2 10 A1 B20 E1 E50 确认后 即可选中 A列至D列 第2行至第10行 A1至B20和E1至E50单元格区域 6 利用 定位 对话框选择通过 定位 对话框选择 有两种形式 单击 编辑 定位 命令 或直接按Ctrl G组合键 或按下F5键 打开 定位 对话 然后在 引用位置 文本框中输入需要选择的单元格名称 再单击 确定 按钮 即可选中相应的单元格 区域 打开 定位 对话框 单击 定位条件 按钮 打开 定位条件 对话框 选中相应的项目后 单击 确定 按钮 即可同时选中符合相应项目的单元格 区域 例如 选中 公式 或 条件格式 单选按钮 单击 确定 按钮后 就可以选中所有包含 公式 或设置了 条件格式 的单元格 区域 4 3 2选定单元格 1 复制并粘贴单元格当需要将工作表中的单元格复制到其他工作簿中时 可以使用 常用 工具栏来完成复制工作 使用 常用 工具栏进行复制的具体操作步骤如下 1 选中需要复制的单元格区域 2 单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 3 选中粘贴区域左上角的单元格 4 单击 常用 工具栏中的 粘贴 按钮 即可完成复制和粘贴的过程 2 复制并粘贴单元格中特定的内容复制单元格中特定内容的具体操作步骤如下 1 选中需要复制的单元格区域 2 单击 常用 工具栏中的 复制 按钮 或按下Ctrl C组合键 3 选中粘贴区域的左上角单元格 4 单击 编辑 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 5 选择所需的选项后 单击 确定 按钮 即可粘贴单元格中特定的内容 3 移动单元格内容要移动单元格 可以使用剪切功能 其实剪贴也是复制的一种特殊形式 剪切后粘贴就是移动 使用剪切移动单元格的具体操作步骤如下 1 选中要移动的单元格 2 单击 编辑 剪切 命令 或按快捷键Ctrl X 3 单击 编辑 粘贴 命令 或按快捷键Ctrl V 选中被复制的一个或多个单元格 按住最右 下 边单元格右下角的 左右 上下 拖动可以将选中单元格的内容上下或左右复制 如果被复制的内容中既有文本字符又有阿拉伯数字 则在复制过程中阿拉伯数字依次递增 减 改变 例如 复制 第1条 则复制后变为第 第2条 第3条 等 选中某个单元格 然后将鼠标移至该单元格的边框处 当鼠标指针变成形状时 按住鼠标左键拖拉到目标单元格后松开 即可将该单元格中的内容剪切到目标单元格中 4 3 3插入和删除单元格 1 插入单元格插入单元格就是指在原来的位置插入新的单元格 而原位置的单元格将顺延到其他的位置上 插入单元格的具体操作步骤如下 1 选中需要插入单元格的位置 2 单击 插入 单元格 命令 此时将弹出 插入 对话框 3 选中相应的单选按钮 4 单击 确定 按钮 即可在所选行 或列 的上方 或左侧 插入一行 或一列 2 插入行或列单元格插入行 或列 单元格的具体操作步骤如下 1 选中需要插入行 或列 的后面一行 或一列 2 单击 插入 行 或 列 命令 或者 插入 对话框中 单击 整行 或 整列 单选按钮 然后单击 确定 按钮 即可在所选行 或列 的上方 或左侧 插入一行 或一列 3 删除单元格删除单元格是指将选定的单元格从工作表中删除 并用周围的其他单元格来填补留下的空白 删除单元格的具体操作步骤如下 1 选中需要删除的单元格或单元格区域 2 单击 编辑 删除 命令 打开 删除 对话框 3 在对话框中选中相应的单选按钮 4 单击 确定 按钮 即可删除相应的单元格 4 3 4合并及居中单元格 通常在设计表格时 我们都希望标题名称放在整个数据的中间 最为简单的方法就是使用单元格合并和居中功能 其具体操作步骤如下 1 选中要单元格居中的多个单元格 2 单击 格式 工具栏中的 合并及居中 按钮 3 这样 即可把选中的单元格以及单元格中的内容合并和居中了 4 3 5调整单元格的列宽 行高 1 使用对话框调整列宽与行高 1 单击 格式 列 列宽 或 标准列宽 命令 打开 列宽 或 标准列宽 对话框 2 在 列宽 或 标准列宽 文本框中输入数值 例如输入 5 3 单击 确定 按钮 此时 每列单元格都以更改后的情况向标准列宽靠拢 4 选中要调整行高的任意一个单元格 当然 选中多个也可以 只要选中的单元格在该行即可 然后单击 格式 行 行高 命令 再在 行高 文本框中输入数值 最后单击 确定 按钮 即可以设定行的高度 如果选中的单元格分布在多个行 那么在 行高 对话框设置会同时改变多个行的行高 单元格向标准列宽靠拢的前后效果 2 使用鼠标调整列宽或行高如果要调整列的宽度 将鼠标指针移到要调整宽度的列的右边框 鼠标指针变成形状 按下鼠标左键并拖动就可以改变列宽 随着鼠标的移动 有一条虚线指示此时释放鼠标左键时列的右框线的位置 并且指针的右上角也显示出此时的列宽 调整行高也可以使用与此类似的方法 另外也可以在鼠标指针变成形状后 拖动鼠标到适当位置时 释放鼠标 即可改变单元格的宽度 3 调整最适合的列宽与行高如果要调整最适合的列宽 将鼠标指针移到要调整宽度的列的右边框 鼠标指针变成形状 双击 列宽就会自动调整到最合适的宽度 同样 在一行单元格的行号处 用双击该行的下框线 该行就会按单元格的内容自动调整到最适合的行高 4 批量调整列宽 行高对于相邻的多列 在其列标号处用鼠标选中整列 并将鼠标指针移至选中区域内 右击弹出快捷菜单 进行多列的插入和删除操作 将鼠标指针移至选中区域内任何一列的列标号边缘 当鼠标指针变成左右带箭头的 十 字形时 按下左键并拖动 则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸 此时双击鼠标 则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸 以和每列中输入最多内容的单元格相匹配 对于不相邻的多列 按下Ctrl键并单击 然后拖动选中需调整的列 并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处 当鼠标变成 按下左键并拖动 则将选中的所有列的宽度调成相同尺寸 而此时双击鼠标 则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸 以上介绍的都是列的操作 行的操作与上述操作基本相同 5 隐藏行或列要快速隐藏活动单元格所在的行 可以按快捷键Ctrl 9 不是小键盘上的数字键 下同 要隐藏活动单元格所在列 可以按快捷键Ctrl 0 隐藏或显示行或列时 先选定需要隐藏的工作表的行或列 单击 格式 行 或 列 隐藏 命令即可 当要显示隐藏的行或列 选中其上方和下方的行 或左侧和右侧的列 单击 格式 行 或 列 取消隐藏 命令即可 为单元格添加批注就是为单元格添加一些注释 当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时 可以查看其中的每条批注 也可以同时查看所有的批注 还可以打印批注 以及打印带批注的工作表 单击需要添加批注的单元格 单击 插入 批注 命令 在弹出的批注框中输入批注文本 输入文本后 单击批注框外部的工作表区域即可 如果需要修改 编辑批注 或移动批注并调整批注的大小 可以右击需要编辑批注的单元格 单击 编辑批注 命令 如果要修改批注外框的大小 可以拖动批注框边上或角点上的尺寸调整柄 如果要移动批注 只需拖动批注框的边框 如果要为新批注修改默认背景色 选中批注边框 单击 格式 工具栏中的 填充颜色 按钮 选择一种背景颜色 修改了此设置之后 以前输入的批注背景色并不会改变 要打印批注 就必须打印包含该批注的工作表 打印位置可以与它出现在工作表中的位置相同 或是在工作表末尾的列表中 单击相应的工作表 再单击 文件 页面设置 命令 然后打开 工作表 选项卡 4 5 1设置数字的格式 1 使用对话框设置数字的格式假设A1单元格中的数据表示的是中国的货币 例如人民币123元 如果想改成美国货币的表示形式 即123美元 具体操作步骤如下 1 选中A1单元格 单击 格式 单元格 命令 打开 单元格格式 对话框 切换到 数字 选项卡 2 在 分类 列表框中选择 货币 选项 在 小数位数 微调框中选择2 在 货币符号 下拉列表框中 选择 在 负数 列表框中选择负数的表示方法 3 设置完毕后 单击 确定 按钮即可完成转换 设置数字格式 两种不同的货币表示 2 使用工具栏设置数字格式也可以使用 格式 工具栏上的按钮来设置数字格式 在工具栏中单击与数字格式有关的按钮即可 货币样式 单击该按钮 将选中单元格中的数据设置成货币样式 百分比样式 单击该按钮 将选中的单元格中的数据设置成百分比的形式 例如 单元格中的数据为0 24 单击该按钮后 数据变为24 千位分隔样式 单击该按钮 将数据设置成每隔3位就用逗号分隔 在财务上经常使用这种格式 例如 54 500 增加小数位数 单击一次该按钮 小数点位数增加一位 例如 单元格数据为3 4 单击一次该按钮 变为3 40 减少小数位数 单击一次该按钮 小数点位数减小一位 4 5 2其他设置 可以使用 格式 工具栏中的按钮 或者在 单元格格式 对话框中的 字体 边框 图案 等选项卡中设置Excel表格的字号 字体 字形 颜色 边框和底纹等 在 对齐 选项卡中 有时为了符合要求 需要将单元格合并或者希望单元格能跨列居中 对主 选项卡中选择 合并单元格 复选框 如果需要文字不自动跨入下一格单元格 这在打印时多用到 就选中 自动换行 复选框 如果要保持单元格大小不变 那么要选中 缩小字体填充 复选框 4 6 1设置条件格式 在工作表中 如果用户希望突出显示公式的结果 或其中内容符合某种特定条件的单元格 使用条件格式会非常方便 下面通过一个例子说明条件格式的设置和使用方法 下图是一个应用了条件格式后的工作表 在该成绩单中 如果成绩超过了90分 则将此单元格加上绿色的背景色 如果成绩低于60分 则将此单元格加上红色的背景色 4 6 2更改和删除条件格式 若要删除一个或多个条件 可以在 条件格式 对话框中单击 删除 按钮 然后在弹出的 删除条件格式 对话框中选择要删除的条件 更改条件格式的具体操作步骤如下 1 选中要更改条件格式的工作范围 2 单击 格式 条件 命令 3 在 条件格式 对话框中更改每个条件的数值 公式 运算符或格式 4 单击 确定 按钮 1 复制表格样式可以使用 格式刷 按钮 将已经设置好的格式应用到其他单元格 使用方法与Word中的操作类似 2 定义并使用样式如果要将单元格使用的格式定义成样式 具体操作步骤如下 选中已经设置好了格式的单元格 单击 格式 样式 命令 打开 样式 对话框 在 样式名 文本框中输入将要定义的样式的名称 在 样式包括 选项组中 选择要将所选单元格的那些格式属性包含在新定义的样式中 就定义了一个名称为 有边框 的新样式 设置完毕后 单击 添加 按钮 此后 单击 格式 样式 命令 打开 样式 对话框 在 样式名 下拉列表框中选择 有边框 的样式 单击 确定 按钮 就可以应用该样式的设置了 3 修改或删除样式单击 格式 样式 命令 打开 样式 对话框 在 样式名 下拉列表框中选择要修改 或删除 的样式 单击 修改 或 删除 按钮 4 8 1在多个工作表之间切换 一本工作簿中可以有多张工作表 它们不可能同时显示在一个屏幕上 只能使用切换的方式把需要的工作表切换出来 以完成不同的工作 一般利用工作表标签就可以快速地在不同的工作表之间切换 在要切换的工作表标签上单击 即可切换到该工作表中 如图4 40所示是切换到 电大学校 工作表上 提示 按Ctrl PageUp或Ctrl PageDown组合键 可以切换到该张工作表的前一张或后一张工作表 按下Ctrl键 分别单击各个工作表标签可以选中多个工作表 这时在单元格中输入数据时 每个工作表中该的位置都会输入相同的内容 再次单击其中的某个工作表标签 即可选中当前工作表 4 8 2新建和重命名工作表 新建工作表 使用菜单命令 插入 工作表 和右键快捷菜单 重命名工作表 使用右键快捷菜单 4 8 3移动 复制和删除工作表 为了更方便地管理工作簿 可以把另一个工作簿中的工作表移在一起 并把它们有次序地排列起来 把其余的工作表删除 此时可以使用复制 移动和删除工作表的操作 单击选中的工作表标签 按住鼠标拖动选中的工作表标签到新的位置 松开鼠标即可将工作表移动到新的位置 在拖动过程中 屏幕上会出现一个黑色的三角形来指示工作表要被插入的位置 按住Ctrl键 拖动选中的工作表标签到新的位置 即可完成复制工作表的操作 如果要从另一个工作簿中把工作表移动过来 先在另一个工作簿中单击要移动的工作表标签 然后单击 编辑 移动或复制工作表 命令 打开 移动或复制工作表 对话框 在 工作簿 下拉列表中选择要移动到的工作簿文件名 在 下列选定工作表之前 列表框中选择要移动到的位置 最后单击 确定 按钮 完成移动 4 8 4拆分和冻结工作表 1 拆分工作表用户可以对工作表进行水平和垂直拆分 拆分窗口有的方法有以下两种 使用菜单命令拆分工作表 选中单元格 单击 窗口 拆分窗口 命令 在选中单元格处 工作表将拆分为4个独立的窗格 使用鼠标拆分工作表 将鼠标移动到水平滚动条或垂直滚动条的拆分框上 按下鼠标左键 拖动拆分框到要进行拆分的工作表的分割处 释放鼠标左键 工作表就被拆分了 取消拆分窗口的方法是 单击 窗口 撤消拆分窗口 命令 在分割条上双击 2 冻结工作表如果工作表的数据很多 当使用垂直滚动条或水平滚动条查看数据时 将出现行标题或列标题无法显示的情况 使得查看数据很不方便 冻结拆分窗口功能可将工作表的上窗格和左窗格冻结在屏幕上 在滚动工作表时行标题和列标题会一直在屏幕上显示 选中单元格后 单击 窗口 冻结拆分窗口 命令 选中的单元格将成为冻结点 该点上边和左边的所有单元格都被冻结 一直在屏幕上显示 如果要撤消窗口冻结 则单击 窗口 撤消窗口冻结 命令即可 4 8 5保护工作表和工作簿 1 保护工作表保护工作表功能可以对工作表上的各元素 例如含有公式的单元格 进行保护 以禁止所有用户访问 也可允许个别用户对指定的区域进行访问 使用 工具 保护 保护工作表 命令即可 2 设置密码为了更好地保护工作表 可以在 保护工作表 对话框中的 取消工作表保护时使用的密码 文本框中输入设置的密码 这样只有知道密码才能取消工作表的保护 真正起到保护的效果 如果想修改密码 首先单击 工具 保护 撤消工作表保护 命令 打开 撤消工作表保护 对话框 输入原密码 单击 确定 按钮 取消工作表的保护 然后再重新设置工作表的保护 3 保护工作簿使用 工具 保护 保护工作簿 命令 保护工作簿 对话框中各选项的含义如下 结构 保护工作簿的结构 防止删除 移动 隐藏 取消隐藏 重命名工作表或插入工作表 窗口 防止工作表的窗口被移动 缩放 隐藏 取消隐藏或关闭 密码 可选 防止别人取消对工作簿的保护 4 8 6隐藏 显示工作表 隐藏或显示工作表的方法是 选中需要隐藏的工作表 单击 格式 工作表 隐藏 命令 要显示隐藏的工作表 可以单击 格式 工作表 取消隐藏 命令 在 重新显示隐藏的工作表 列表框中 双击需要显示的被隐藏工作表的名称 4 9 1单元格引用及引用样式 用地址来表示单元格引用有两种样式 一种是A1引用样式 这是默认样式 这种引用是用字母来表示列 即从A到IV共256列 用数字来表示行 即从1到65536 引用的时候 先写列字母再写行数字 另一种引用样式是R1C1样式 R代表Row 是 行 的意思 C代表Column 是 列 的意思 在R1C1引用样式中 用R加行数字和C加列数字来表示单元格的位置 单元格地址所表示的数值 它是由该单元格所在的行标记和列标记所构成 其列标记为字母A B C 大小写均可 行标记为数字1 2 3 那么A2表示第A列的第2行单元格 如图4 54所示 例如在公式中输入 B4 C5 则表示为表格中的第B列第4行单元格数值与第C列第5行单元格数值相加 单元格地址所表示的数值范围 它是由第1个单元格地址和最后一个单元格地址组成 并且在两个单元格之间用冒号分开 如果需要引用的单元格相连为一个矩形区域 则不必一一罗列单元格 此时可表示为 首单元格 尾单元格 例如 公式 SUM A1 B2 表示以A1为开始 以B2为结束的矩形区域中所有单元格之和 效果等同于公式 SUM A1 A2 B1 B2 又如 求A1 B2及A3三者之和 公式为 SUM A1 B2 A3 或 A1 B2 A3 有两种方法可表示整行或整列 例如第2行可以表示为 A2 D2 或 2 2 同理第2列可以表示为 B1 B4 或 B B 需要注意的是 用 2 2 表示 行 当表格中添加一列后 计算将包括新增的列 而用 A2 D2 表示一行时 当表格中添加一列后 计算只包括新表格的A2 B2 C2以及D2等4个单元格 整列的引用同理 在Excel中 不但可以引用同一工作表的单元格 内部引用 还能引用同一工作簿中不同工作表的单元格 也可以引用不同工作簿中的单元格 外部引用 例如 Book1 Sheet1 A 1 Book2 Sheet2 B 1 该式中 Book1 和 Book2 是两个不同工作簿的名称 Sheet1 和 Sheet2 是分别属于两个工作簿的工作表的名称 A 1和 B 1表示单元格的绝对引用 4 9 2绝对引用和相对引用 在A1引用样式中有绝对引用和相对引用两种基本的样式相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格的位置的变更而改变 例如前面介绍的公式复制 复制后的公式的引用地址发生改变 相对引用的样式是用字母表示列 用数字表示行 例如公式 5 A1 就是使用相对引用 绝对引用是指引用特定位置的单元格 如果公式中的引用是绝对引用 那么复制后的公式引用不会改变 绝对引用的样式是在列字母和行数字之前加上美元符 例如 A 2 B 5都是绝对引用 如果用户在复制公式时 不希望公式中的引用随之改变 这就要用到绝对引用 在表格的运算中 求和是使用频繁的 Excel对一些常用的快速运算设置了按钮 例如求和 平均数 计数 最大 最小 下面以自动求和为例说明其用法 具体操作步骤如下 1 在需要求和的一组数旁边选择一个空白单元格 例如E1 2 单击常用工具栏上的按钮 此时该单元格中会出现求和公式 Excel根据第一步中选定的需要求和的单元格位置 作了一个求和方式的估计 3 使用键盘输入范围的标记 也可以直接使用鼠标操作 按鼠标左键拖动 看到拖动过程中有一闪烁的虚线方框即是选中的范围 同时结果单元格中的范围标记也随之改变 4 选定范围后 释放鼠标后按Enter键或单击编辑栏的输入按钮 结果即可在E1单元格中显示出来 4 11 1公式的使用 1 公式的运算符 算术运算符 用于基本数学运算 如加 减 乘 除等 例如 8 3 25 表示8的立方再乘以0 25 结果为128 5 8 2 3 B2 4若单元格B2的值是12 则结果为2 文本运算符 只有一个运算符 其作用是把两个文本连接起来而生成一个新的文本 例如 计算机 电脑 运算结果为 计算机电脑 A1 B2把单元格A1和A2中的文本进行连接而生成一个新的文本 关系运算符 关系运算符 又称比较运算符 可以完成两个运算对象的比较 关系运算的结果是逻辑值 即TRUE 真 FALSE 假 例如 假设单元格B2中的内容为32 则 B2 42比较结果为TRUE B2 30比较结果为FALSE 引用运算符 用来将不同的单元格区域合并运算 2 公式计算机的一般规则一般情况下 公式计算的原则一般形式如 A3 A1 A2 表示 A3是A1和A2的和 例如 如果H3单元格的值为 D3 E3 F3 G3 单元格的值 那么就在H3单元格中输入 D3 E3 F3 G3 在输入过程中 如果在编辑栏中输入了运算符 号以后 可以继续在编辑栏中输入相应的单元格名称 也可以直接用鼠标选取相应的单元格 输入完毕后 按Enter键 即可在该单元格中得到各个单元格的求和结果 3 更新公式的计算结果首先选中要复制的单元格 如G4 单击常工具栏中的 复制 按钮或右击选中的单元格 从弹出的快捷菜单中单击 复制 命令 也可以按Ctrl C组合键 然后单击G5单元格 按Ctrl V组合键 或单击常用工具栏中的 粘贴 按钮 这样就将G4单元格中的公式格式粘贴到了G5单元格中 并且将显示计算结果 如果数据量不是很大的话 自动更新是有好处的 但是如果一个单元格数据的改变 引起多个单元格数据的更新 就会使Excel的运行速度变慢 如果想手动进行更新 可以单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 并切换到 重新计算 选项卡 在 计算 选项组中 选中 手动重算 单选按钮 然后单击 确定 按钮即可 4 11 2编辑公式 1 修改公式与修改单元格中数据的方法一样 首先双击包含要修改公式的单元格如G4 此时光标变成竖线 同时该单元格进入编辑状态 此时 用户可以进行删除 增加 修改等的操作 如图4 61所示 2 复制公式首先选中要复制的单元格 如G4 单击常工具栏中的 复制 按钮或右击选中的单元格 从弹出的快捷菜单中单击 复制 命令 也可以按Ctrl C组合键 然后单击G5单元格 按Ctrl V组合键 或单击常用工具栏中的 粘贴 按钮 这样就将G4单元格中的公式格式粘贴到了G5单元格中 并且将显示计算结果 4 11 3使用数组公式 数组公式可以同时进行多个计算并返回一种或多种结果 数组公式对两组或多组被称为数组参数的数值进行运算 每个数组参数必须有相同数量的行和列 数组公式括于大括号 中 按Ctrl Shift Enter组合键可以输入数组公式 如果不想在工作表的单个单元格里输入每个常量值 则可用数组常量来代替引用 使用数组可以方便地对几组数相应的值进行相应的操作 下面以一个简单的实例介绍使用数组公式的使用方法 具体操作步骤如下 1 选中需要输入数组公式的单元格区域G6 G9 2 单击编辑栏 再在编辑栏中输入 D6 D9 E6 E9 F6 F9 3 按下Ctrl Shift Enter组合键 可看到Excel对各行进行了求和 编辑栏里自动加上了大括号 表示是数组运算 4 11 4快速切换相对引用与绝对引用 在Excel中输入公式时 只要正确使用F4键 就能简单地对单元格的相对引用和绝对引用进行切换 例如对于某单元格所输入的公式为 SUM B4 B8 选中整个公式 按下F4键 该公式内容变为 SUM B 4 B 8 表示对横 纵行单元格均进行绝对引用 第二次按下F4键 公式内容又变为 SUM B 4 B 8 表示对横行进行绝对引用 纵行相对引用 第三次按下F4键 公式则变为 SUM B4 B8 表示对横行进行相对引用 对纵行进行绝对引用 第四次按下F4键时 公式变回到初始状态 SUM B4 B8 即对横行纵行的单元格均进行相对引用 需要说明的一点是 F4键的切换功能只对所选中的公式段有作用 4 12 1手工输入函数 对于一些简单的函数 可以采用手工输入的方法 手工输入函数的方法同在单元格中输入公式的方法一样 可以先在编辑栏中输入一个等号 然后直接输入函数本身 例如 可以在单元格中输入下列函数 SQRT A2 AVERAGE B1 B3 SUM C3 C9 4 12 2使用向导输入函数 对于比较复杂的函数 可使用函数向导来输入 利用函数向导输入可以指导用户一步一步地输入一个复杂的函数 避免在输入过程中产生错误 其具体操作步骤如下 1 选中要输入函数的单元格 如在下面的图中选中单元格H3 2 单击 插入 函数 命令 或者单击编辑栏左侧的 插入函数 按钮 打开 插入函数 对话框 3 在 或选择类别 下拉列表框中选择要输入的函数的类别 例如 选择 常用函数 选项 4 在 选择函数 列表框中选择需要的函数 例如 选择AVERAGE 平均值 函数 5 单击 确定 按钮 打开 函数参数 对话框 6 输入参数 也可单击文本框右侧的按钮选择单元格区域 单击 确定 按钮后 即可得到函数的结果 2 其他函数的使用Excel提供了大量的内置函数以供用户调用 例如 求最大值函数 求平均值函数 求和函数等 使用其他函数时 可以使用一个小技巧快速找到函数 首先 要根据函数的用途判断它的所属类别 然后在 或选择类别 下拉列表框中选择类别 这样可以缩小查找范围 如要查找圆周率的值 就可以单击编辑栏上的按钮 然后在弹出的 插入函数 对话框的 搜索函数 文本框中输入 算术 两字 再单击 转到 按钮 然后在 选择函数 列表框中会列出关于 算术 的函数 如果只知道要使用函数的第一个字母 例如要找以字母 b 开头的函数 那么在 选择函数 列表中单击任意函数 将输入焦点定位在该列表框中 然后按键盘上的字母b 这时 就会自动选中列表中以b开头的第一个函数 例如 求一组数值中的平均数 可以使用AVERAGE函数 4 12 3使用工具栏输入函数 1 求和公式的使用 1 选中要使用函数的单元格 2 单击 常用 工具栏上的按钮 这时单元格自动将求和的范围填上 3 如果不是求该列范围单元格的和 可以修改单元格的范围 也可以在按住Ctrl键的同时 用鼠标选择需要求和的单元格 4 选择完成后 按键盘上的Enter键 即可对所选的单元格进行求和 2 其他函数的使用Excel提供了大量的内置函数以供用户调用 例如 求最大值函数 求平均值函数 求和函数等 使用其他函数时 可以使用一个小技巧快速找到函数 首先 要根据函数的用途判断它的所属类别 然后在 或选择类别 下拉列表框中选择类别 这样可以缩小查找范围 如要查找圆周率的值 就可以单击编辑栏上的按钮 然后在弹出的 插入函数 对话框的 搜索函数 文本框中输入 算术 两字 再单击 转到 按钮 然后在 选择函数 列表框中会列出关于 算术 的函数 如果只知道要使用函数的第一个字母 例如要找以字母 b 开头的函数 那么在 选择函数 列表中单击任意函数 将输入焦点定位在该列表框中 然后按键盘上的字母b 这时 就会自动选中列表中以b开头的第一个函数 4 12 4公式和函数的自动填充 自动填充功能也适用于公式和函数 如图所示 对D8应用了AVERAGE函数后 将鼠标指针移到该单元格的右下角的填充控制点上 鼠标指针变成形状 按住鼠标向右拖动到H8 则会自动对拖动过的单元格使用AVERAGE函数 其引用范围为相对引用 若单元格中的数据发生变化时 每个计算结果也都会自动调整 并且当一些单行或列被筛选后 计算结果则会忽略该单元格中的内容 4 12 5常用函数 1 数学函数 2 统计函数 文本函数 日期和时间函数 数据库函数 财务函数 可贷款函数PV格式 PV rate nper pmt 其中 rate为每期的利润 nper为分期偿还的总期数 pmt为每期应偿还的金额 例如 某企业向银行贷款 其偿还能力为每月60万元 已知银行月利率为8 计划2年还清 则该企业可向银行贷款为PV 0 08 24 60 631 73 万元 偿还函数PMT格式 PMT rate nper pv 其中 rate为每期的利润 nper为分期偿还的总期数 pv为可贷款数 例如 某企业向银行贷款1800万元 准备5年还清 已知月利率为8 则该企业应向银行偿还贷款的金额为PMT 0 08 60 1800 145 44 万元 4 13 1建立图表 建立图表时 一般是利用图表向导插入图表的 使用向导插入图表的具体操作步骤如下 1 选择数据源 2 选择图表类型 选中单元格范围作为数据源后 单击 插入 图表 命令 打开 图表向导 对话框 如图4 80所示 在 图表类型 列表框中用鼠标单击选择所需类型 选择类型后 在 子图表类型 列表中选择该类型中的类型 3 确定数据范围并指定数据的方向 进入 图表源数据 对话框 确定数据范围和方向 4 设置图表选项 打开 图表选项 对话框 设置图表标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志和数据表 如果不是为了突出某方面的数据类型 可以使用默认的设置 也可以待制作完整个图表后 再更改图表的这些选项 5 选择图表的形式 打开 图表位置 对话框 在此设置图表的插入位置 4 13 2编辑图表 1 选中图表的不同部分在介绍编辑图表的组成部分之前 先介绍如何正确地选中要修改的部分 前面已经介绍过 只要单击就可以选中图表中的各部分 但是有些部分很难准确地选中 下面介绍一种准确选中图表各部分的方法 激活图表后 从 图表 工具栏的 图表对象 下拉列表框中 可以看到该图表中的各个组成部分 从这里可以选择图表的各个组成部分 2 设置图表选项制作好一个圆柱形图表后 可以更改图表标题 1 选中该图表 单击 图表 图表选项 命令 打开 图表选项 对话框 2 切换到 标题 选项卡 在 图表标题 文本框中 输入该图表的标题 例如输入 学生成绩表 在 分类 X 轴 文本框中输入X轴的名称 同样在 数值 Y 轴 文本框中输入一个名称或者不输入 3 单击 确定 按钮 就可以在图表中添加图表标题了 4 切换到 坐标轴 选项卡 在这里设置图表中如何显示坐标轴 如果取消选中 分类 X 轴 复选框 分类 X 轴将消失 如果取消选中 数值 Y 轴 复选框 数值 Y 轴将消失 当然也就看不到Y轴上的数值刻度了 如果选中 时间刻度 单选按钮 不管X轴数据的实际意义 一律在X轴标注时间 3 改变图表大小在图表上的任意位置单击 都可以激活图表 要想改变图表大小 在图表绘图区的边框上单击 就会显示出控制点 将鼠标指针移到控制点附近 鼠标指针变成双箭头形状 这时按下鼠标左键并拖动就可以改变图表的大小 在拖动过程中 有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓 4 移动和复制图表要移动图表的位置 只需在图表范围内 在任意空白位置按下鼠标左键并拖动 就可以移动图表 在鼠标拖动过程中 有虚线指示如此时释放鼠标左键所显示的图表轮廓 如图4 93所示 如果按住Ctrl键拖动图表时 可以将图表复制到新位置 设置图表区域图表区是包含图表所有其他部分的一个对象 可以把它理解为图表的背景 图表区的大小是不能改变的 对嵌入式图表来说 它通常与嵌入式图表的大小一致 对于图表来说 图表区通常就是指整个图表 在图表的空白处双击 或单击 格式 图表区 命令 就会打开 图表区格式 对话框 该对话框有三个选项卡 分别是 图案 字体 和 属性 在 图案 选项卡中 可以设置图表区的边框与区域颜色 在设置边框时 可以设置框线的 样式 颜色 和 粗细 等 设置区域的颜色可以是 自动 白色 无 颜色 也可以在颜色列表中选择任意一种颜色 切换到 字体 选项卡 可