时间管理培训(大学生).ppt

高效的时间管理 让我们共同遵守 认真倾听他人的发言 不要脱离主题 不同的意见也要多听 以愉悦的心情积极参与培训 盛年不重来 一日难再晨 及时当勉励 岁月不待人 陶渊明凡是在事业上有所成就的人 无一不是利用时间的能手 华罗庚 不会管理时间 就不会管理一切 彼得 德鲁克 管理技能结构 影响力 领导力 执行力 提纲 认识时间和时间管理时间管理的误区时间管理的原则时间管理方法改变个人工作习惯 有人粗略的统计过一个活到72岁的美国人的时间是怎么花的 我们还有多少时间 睡觉 21年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年 排队 6年 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其他 3年 工作 假如我们从20岁开始 直至60岁 每天节约2小时做一件事情 2 365 40 8 365 我们的工作时间又多了10年 你通常工作很长时间吗 你通常把工作带回家吗 你感到很少花时间去做你想做的事吗 如果你没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 你时常在做重要工作时被打断吗 你在办公室用餐吗 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 你时常把工作拖到最后一分钟 然后很努力地去做完它们 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 你常无暇阅读与工作有关的书籍 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 总结你的时间掌控 从过去 通过现在 到将来 连续发生的 各种事件的 过程 什么是时间 供给无弹性 无法取代 时间特性 上帝的银行如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 小组讨论 5分钟并发言 时间管理就是管理时间 什么是时间管理 因过分强调 知难行易 而认为没有必要在行动之前多做思考 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 计划与事实之间极难趋于一致 故对计划丧失信心 不知如何做计划 误区之一 工作缺乏计划 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处 但我们有的人从来不做或是不重视做计划 原因 误区之二 组织工作不当 职责权限不清 工作内容重复 事必躬亲 亲力而为 沟通不良 工作时断时续 误区三 时间控制不够 在时间管理上最大的恶习就是拖延时间 以致到头来一事无成 1 习惯拖延时间 2 不擅处理不速之客的打扰 3 不擅处理无端电话的打扰 4 泛滥的 会议病 困扰 不少中 上层管理者曾经指出 会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一 甚至三分之一 然而更令他们感慨莫名的是 在这么多的会议时间之中 几乎有一半是徒劳无功的浪费 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井 误区四 整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关 因为杂乱是人为的 杂乱的办公桌显示杂乱的心思 是有道理的 让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌 这个办公桌会变得杂乱无章 即使给他换一个大型的办公桌 不出几日 这个办公桌又会遭遇同样的命运 当你的上司向你索取一份技术资料 你是否能在第一时间从容不迫地递给他 当你需要一份信息时 是否满文件夹地翻个底朝天 误区五 进取意识不强 我们经常说到 人最大的敌人就是自己 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意 最根本的原因就是他个人缺乏进取意识 缺乏对工作和生活的责任感和认真态度 主要表现为 个人的消极态度 做事拖拉 找借口不干工作 唏嘘不已 做白日梦 工作中闲聊 提纲 认识时间与时间管理时间管理的误区时间管理的原则时间管理方法改变个人工作习惯 Copyright 张春明2010 Email zhangcm 原则之一 明确目标 目标是行动的导航灯 成功就等于目标 其他的一切都是这句话的注解 美国潜能大师伯恩 崔西语 具体的 specific 可衡量的 measurable 可达到的 attainable 相关的 relevant 基于时间的 time based 如何制定目标 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 原则之二 有计划 有组织地进行工作 确立目标 探寻完成目标的各种途径 选定最佳的完成方式 将最佳途径转化成月 周 日的工作事项 确定各项任务的完成时间 留有余地 落实到文字 用笔写出来 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性 制定计划的步骤 原则之三 分清工作的轻重缓急 请看下面的行事次序 看看你自己平时喜好用哪种方式 1 先做喜欢做的事 然后再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 然后再做不熟悉的事 3 先做容易的做 然后再做难做的事 4 先做只需花费少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 5 先处理资料齐全的事 然后再处理资料不全的事 6 先做已排定时间的事 然后再做未经排定时间的事 7 先做经过筹划的事 然后再做未经筹划的事 8 先做别人的事 然后再做自己的事 9 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 10 先做有趣的事 再做枯燥的事 11 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事 然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事 12 先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事 然后再其他人所拜托的事 日常事务 时间的四个象限 新的机遇 重要但不紧急 紧急但不重要 杂乱琐事 不紧急不重要 危机任务 重要并且紧急 1 3 2 4 合理的比例 65 80 25 30 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 1 15 假如你手中有100张美钞 其中有二张为百大鈔 其余98张则为一元小钞 若将这100张钞票撒向天空 任由人们来捡 请问您会如何下手 你会怎么做 在最短時间內抓到最多的张数 设法找到那二张百元大钞 行有余力 再抓其余一元小钞 80 20理论 80 的手机来电来自20 的朋友80 的生产力来自20 的上班时间80 的假单来自20 的员工80 的国家资源被20 的人占用80 的业绩来自20 的客戶80 的财富集中在20 的人手中 原则之四 合理地安排时间 提纲 认识时间与时间管理时间管理的误区时间管理的原则时间管理方法改变个人工作习惯 Copyright 张春明2010 Email zhangcm 1 记录时间 带时间记录本按事情的轻重缓急分类使用时间记录表格 A 为什么要记录时间 B 如何记录时间 时间记录表格 2 分析时间 定期对时间记录进行分析 即分析自己的时间主要花在什么方面 以及对时间使用的效率分析自己的时间安排 也就是系统地分析自己的工作 鉴别和分清轻重缓急 管理者定期对时间记录进行分析 就可以经常地调整自己的时间安排 销售经理李宏的工作时间记录 实践练习 1 李宏是否分清了做事的优先顺序并合理安排 为什么 2 他受到哪些干扰 谁是主要打扰者 3 根据他的实际情况 提出你的改进意见 3 善于利用 边角料 时间 鲁迅 时间就像海绵里的水一样 只要你愿意挤 总还是有的 4 逆势操作 将逆势操作运用在时间管理上 就意味着当别人没有在做某件事的时候 你就去做 这样可以省下许多等待的时间 逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票 采购 所以他们不会在周五下午去兑现支票 也不会在周六晚上逛超市 而会选在周一至周五晚上或其他时间 逆势操作者退房的时间与其他人不同 他们会选择旅馆自动退房的方式 如果你可以在人潮多起来之前就退房 你就不应该在早上9点 10点时去排长龙 在办公室里 逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时 使用传真或复印机 逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭 等等 5 4D S原则 Doitnow 要自己做的 不能丢掉不管 不能拖一拖再办 不能授权的事 按照优先顺序自己亲自去完成 Delegateit 可授权的 学会授权 将能派出去的事尽量派给他人干 这样可以节约时间干最重要的工作 Doitlater 稍后再办的 把一些偏离目标的精神情绪活动 次要的工作 信息资料不全的工作 暂时挂在一边 待有空时再去处理 Don tdoit 丢掉不管 把一些与目标无关的事 无效益的事 应差的事丢掉不管 提纲 认识时间与时间管理时间管理的误区时间管理的原则时间管理方法改变个人工作习惯 Copyright 张春明2010 Email zhangcm 习惯一 一生就是一天 当日事当日毕 一次处理一个问题对于最重要的事 尽可能不要跟其他事搅在一起 马上行动 杜绝拖延如果你要把一件容易的事变得困难 只要一直拖延下去就可以了 习惯二 第一次做好 追求零缺点 经得住考验 经得住检验 习惯三 整理你的桌子 缩短找东西的时间容易分心无法看出做事情的先后顺序 一般人平均每天会因为找东西花费一个半小时左右 平均每周花费 个半小时 人一辈子就有五到六年的时间在找东西 目的 1 拿东西养成哪里拿 哪里放的习惯2 把同样 同类 同时使用的东西放在一起3 把东西上编号贴上字条4 把所有的钥匙集中保管5 设立一套高效的处理文件系统6 做事应尽量简化 习惯四 做自己该做的事 不要让人浪费你的时间 父子卖驴的故事 如何说 不 不要企图获得所有人的赞扬 不同的人有不同的立场 你只要获得大多数人的认同 而不必追求所有人的赞扬 不要担心冒犯别人 如果害怕冒犯别人 就应该学习一些在不冒犯他人的情况下拒绝别人的技巧 正确认识义务 当别人提出要求时 问一下自己 这件事我该做吗 做了会不会浪费时间 如果应该拒绝的话 要委婉拒绝 并提供理由 提出解决方法 掌握拒绝的技巧 改变话题 表现出冷淡的态度 说明拒绝的理由 不用了 谢谢 坚定的拒绝 习惯五 学会搁置问题 不要固执 把一时难以解决的问题记录下来 俗话说得好 一张一弛 文武之道 长时间的处于工作这中 对于一些问题可能一筹莫展 这时可以适当休息 把问题放置一下 不但对健康有益 对解决问题也有帮助 公司 是 公司的债主 公司的老总对 公司的老总说 不还钱没关系 您同意被我们收购吧 说着 从地上黑白交杂的石堆里捡起两颗石子来 狡猾地笑着说 来吧 我手中有一边是黑石子 一边是白石子 您选一个 如果选中白石子的话 欠的债无限期延期 如果选中黑石子的话 嘿嘿 就被我们收购 其实债务人清楚地看到债主拾起的两块都是黑色的石子 不论选哪一边 结果都一样 债务人一阵沉思 勉强伸出手来 指着其中的一个拳头 做了选择 但就要要接过石子的时候 他故意不小心将石子掉在地上 满地都是黑白石子 谁也指不出到底哪一个才是掉下来的石子 这时 债务人一脸抱歉地说 对不起 我的石头掉了 看看您手中的石子是什么颜色的 结果当然不用说 因为留在债主手中的是黑石子 所以债务人选的是白石子 化险为夷了 像这种问题 如果一味地围绕 选择或者不选择 伤脑筋的话 是无法找出对策的 应该换一种角度来思考问题 才能从另外一个角度发现解决的办法 自问这个会议非开不可吗 确保会议目的要集思广义提前将议程发到与会者 明确时间计划控制会议局面 总结纪要尽量推掉你无关的会议 习惯六 减少会议 金钱用完了 还可获取 而时间用完了 生命即结束了 其实 时间管理 就是你自己生命的管理 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天是随时可运用的现金 请大家珍惜今天 谁也无法说服他人改变 我们每个人都守着一扇只能从内开启的改变之门 不论动之以情或说之以理 我们都不能替别人开门 佛格森 改变自己是改变世界的最短距离威斯特敏斯特大教堂的地下室是英国的国王及著名人士的下葬之地 这里墓室累累 纪念碑林立 从亨利三世到乔治二世等20多位国王 到牛顿 狄更斯 达尔文 以及二战时著名的 不列颠之战 中牺牲的皇家空军战士都安葬于此 在一个墓碑上刻着这样的话 当我年轻的时候 我的想象力从没有受过限制 我梦想改变这个世界 当我成熟以后 我发现我不能够改变这个世界 我将目光缩短了些 决定只改变我的国家 当我进入暮年以后 我发现我不能改变我的国家 我的最后愿望仅仅是改变一下我的家庭 但是 这也不可能 当我现在躺在床上 行将就木时 我突然意识到 如果一开始我仅仅去改变我自己 然后 作为一个榜样 我可能改变我的家庭 在家人的帮助和鼓励下 我可能能为国家做些事情 然后 谁知道呢 我甚至可能改变这个世界 谢谢 案例一 小张的故事某天早晨 小张在上班途中 信誓旦旦地下定决心 一到办公室即着手草拟下年度的部门预算 他很准时地于九点整走进办公室 但他并不立刻从事预算的草拟工作 因为他突然想到不如先将办公桌和办公室整理一下 以便在进行重要工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境 他总共花了三十分钟的时间 才使办公环境变得有条不紊 他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作 但他丝毫不感到后悔 因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就 而且它还有利于以后工作效率的提高 他面露得意神色随手点了一支香烟 稍作休息 此时 他无意中发现桌上的一份商业报告内容十分吸引人 于是情不自禁地拿起来阅读 等他放下这份报告时 已经十点钟了 这时他略感不自在 因为他已自食诺言 不过 商业报告毕竟是精神食粮 也是沟通媒体 身为企业的部门主管怎不可以关心商业信息 即使上午不看 下午或晚上则非补看不可 这样一想 他才稍觉心安 于是他正襟危坐地准备埋头工作 就在这个时候 电话铃响了 那是一位顾客的投诉电话 他连解释带赔罪地花了近四十分钟的时间才说服了对方 平息了冤气 挂上了电话 他去了洗手间 在回办公室的途中 他闻到咖啡的香味 原来另一部门的同事正在享受 上午茶 他们邀他加入 他心里想 预算的草拟是一件颇费心思的工作 若无清醒的脑筋难以胜任 于是他毫不犹豫的应邀加入 就在那儿言不不及义的聊了一阵 回到办公室后 他果然感到精神奕奕 满以为可以开始致力于工作了 可是 乖乖 一看表 已经十一点