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公文写作和处理的常见问题 2011年5月 李克实 公文处理常用工具资料 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文格式GB T9704 1999国家行政机关名称及规范简称表国家行政机关主体词表中华人民共和国法定计量单位出版物数字用法的规定校对符号及其用法标点符号用法异形词整理表汉语字 辞 典 讲授提纲 一 公文处理基本原则二 公文写作中的问题三 公文处理中的问题 讲授提纲 一 公文处理基本原则二 公文写作中的问题1 拟文依据问题2 拟文角度问题3 拟文逻辑问题4 意思表述问题5 容易忽略的几个问题 一 公文处理基本原则二 公文写作中的问题三 公文处理中的问题发文关系问题发文名义问题文件格式问题文种应用问题文件签署问题发文稿纸问题 讲授提纲 公文处理基本原则 主官负责原则 主官模范遵守并加强领导和检查 限制缩减原则 减少文山会海 严格控制规格和数量 阅办分处原则 阅件办件分开登记 分夹放置 急件优先 监督管理原则 拟文与核稿 签发与用印分开 实事求是原则 从工作实际出发 避免文牍主义 程序不变原则 涉及国家法规 人事任免等事项不可简化通过程序安全保密原则 严格执行保密法 确保国家秘密的安全 效率成本原则 精炼 准确 规范 快速和节约 1 拟文的依据 任务依据 法定职能和计划 上级或会议部署 其他部门要求 职能依据 比较本部门和其他部门的职能 确定处理的主从关系 法律依据 与已有法律相冲突 未按照程序条例规定办理 引证依据 来源不准确 不正确 与引证意图不符 效用依据 确有内容和必要 可发可不发的文件不发 2 拟文的角度 起草角度 我是谁 我和谁说话 我要说什么 我要怎么说 取舍适宜 简而不缺备而不繁直述不曲力求简短 群众生活 收入 工资 负担 风险 法制 贡献 就业 主题 稳定 治安 管理 政治 困难补贴 关心疾苦 收入分配制度改革 社会公平 市场 3 拟文逻辑基本问题 是什么 为什么 怎么办 标题 单位名称 主题 文种 引言 根据 目的 办法 正文 问题 范围 解决办法 规定 要求达到的标准 质量 时间 强调避免的倾向 组织实施方式 结尾 有效时间 解释权 废止 歧义 非椰原浆香精配制非椰原浆香精配制非椰原浆香精配制 5 容易忽略的问题 层序标识用法 法规类文件采用章 节 条 款 项 目 其他文件采用一 一 1 1 年号 计量 数字的用法 简称用法 规范简称和非规范化简称 引用公文 根据 的通知 中发 2003 48号 下简称 通知 地名 译名 缩略语用法 使用规范或公认的写法 1 常见组织关系及发文方式 内部行文关系 行政隶属关系 垂直管理关系 业务指导关系 归口管理关系 联合行政关系 关系特征 内部事物协调或管理 概念 行文单位 公文系统 发文权限 内部行文 组织内部关系协调 收发文 行政隶属关系 国务院 省区市政府 国务院部委 直属事业单位 地市政府 县市政府 乡镇政府 县局 市局 省厅 县属事业单位 地属事业单位 省属事业单位 关系特征 相邻一级 部委管理的国家局 副省级城市政府 中央企业和行业协会 垂直和半垂直管理关系 国务院 省区市政府 A部委 地市政府 县市政府 乡镇政府 A县局 A市局 A省厅 关系特征 隶属或部分隶属 B部委 B县局 B市局 B省厅 业务指导关系 国务院 省区市政府 A部委 地市政府 县市政府 乡镇政府 A县局 A市局 A省厅 关系特征 无行政性的管理关系和管理权力 B部委 B县局 B市局 B省厅 业务指导关系 国务院 省区市政府 A部委 A省厅 关系特征 无行政性的管理关系和管理权力 B部委 B省厅 归口管理关系 人社部 人事司 外事司 财务司 财政部 人事司 外事司 财务司 外交部 人事司 外事司 财务司 关系特征 单项业务隶属 涉及其他部门职权事项的处理 上级机关 主办部门 相关部门 主办部门主要负责人 相关部门主要负责人 意见一致 意见分歧 主办部门列明各方理据 提出办理建议 逾期不复 7个工作日 主办部门主要负责人相关部门负责人会签 关系特征 必须协商一致共同实施 2 文件格式问题 下行文和函件格式请示和报告格式相同 上行文 属签发人姓名 区别 事前和事后 请求批复和不要求回复 不可分送和可分送 单一事项和综合情况 函的格式 请示的格式 留 天 发文字号靠左侧 签发和会签人靠右侧 在附注处注明联系人的姓名和电话 由主要负责人或主持工作的负责人签发 3 文种的应用 确定要素 公文行文目的 发文机关的职权 发文机关与主送机关的行文关系 问题 请示与报告混用通知与函混用通知与通报混用通知与通告混用 文种的选择 一 命令 令 1 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 2 宣布施行重大强制性行政措施 3 嘉奖有关单位及人员 二 决定 1 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 2 奖惩有关单位及人员 3 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 五 通知 1 适用于批转下级机关的公文 2 转发上级机关和不相隶属机关的公文 3 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 4 任免人员 六 通报 1 适用于表彰先进 2 批评错误 3 传达重要精神或者情况 文种的选择 七 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告 1 适用于向上级机关汇报工作 2 反映情况 3 答复上级机关的询问 九 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复 适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函 1 适用于不相隶属机关之间商洽工作 2 询问和答复问题 3 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 各县 市 区 人民政府 市政府各部门 市直属机构 随着经济社会发展 我省公路通车里程 机动车保有量 驾驶人总量大幅增长 道路交通事故总量和事故死伤人数居高不下 重特大交通事故时有发生 道路交通管理的难度逐年加大 为进一步加强公安交通管理工作 努力实现 道路交通事故由高发到基本遏制直至逐年下降 的目标 特作如下决定 一 健全完善交通安全管理体系 一 加强高速公路和国省道交通安全管理 按照规范 统一 协调的要求 科学设置全省道路交通标识和监控设施 综合发挥高速公路 国省县道路的路网作用 确保全省道路系统的安全 便捷 畅通 高速公路要完善远距离 1 7mm 天头37mm 地脚35mm 225mm 订口28mm 156mm 裁口27mm 图南市人力资源社会保障局文件 25mm 图政发 2009 135号 4mm 图南市人民政府关于加强公安交通管理工作的决定 常例 以本单位名义对另一单位联系政务 特例 以单位名义对领导人和以领导人名义实施 报请以上级机关名义行政 报请以上级机关办公部门名义行政 报请以上级机关名义批转 报请以上级机关办公部门名义转发联合行文 4 发文名义 5 领导签署 签发和会签文件 必须使用法定签字工具 签署 阅件和办件签发 向上级报送重要公文 必须由主要负责人或主持工作的负责人签发 一般事项公文经主要负责人审核后 可由分管负责人签发 并注明 同志已阅 会签 主办单位领导签署意见后送会签单位会签 部发文稿纸 号急缓