合同系统常见问题说明.ppt

中国联通合同管理系统常见问题说明 合同项目实施组 操作提纲 2 1 常见问题处理方法2 合同系统操作规范 1 常见问题处理 一 用户上传合同正文 附件时 提示 上传失败 请确定上传文件没有被其它占用 如果当前用户当前没有打开过此合同正文 一般情况是由于用户没有设置可信站点问题引起 可将 unicom local加为可信站点即可 用户打开或编辑合同正文时 提示如下信息 出现此提示一般有两种原因造成1 用户所处的网络无法连接到合同系统的文件服务器导致 比如133网段的IP地址网络访问受限等 验证方法如下 telnetecmfilesrv hq unicom local49777是否返回1 如果不返回1则说明网络联接不上 2 如果不是网络原因 那可能是用户所装的Word版本太低 比如安装了Word2000 或未完全安装好Word 建议重新安装更高版本的Word 比如Word2003或者Word2007 1 常见问题处理 二 合同审批过程中无法上传或打开正文 以及无法上传附件的情况 请先确认添加了 unicom local为可信站点 另外所有的IP的首选DNS服务器统一设置成集团规定的DNS 备选DNS服务器可以为空 如果不会设置 可请本公司信息化部门相关人员帮助 1 常见问题处理 二 对于承办人环节 需要修改合同信息及正文 必须通过点击 编辑合同信息 链接进入合同信息页面进行修改 而不能在审签单上直接点击合同正文链接打开合同正文进行修改 1 常见问题处理 三 1 常见问题处理 四 1 合同对方主体选择方式主要包括 我的常用对方 本省 所有三种方式 如果支出类合同 对于上三种方式均无法选到 必须先申请该供应商 再进行签订合同 否则后续会影响报帐 申请供应商的方法可咨询省公司物资采购部门 2 收入类合同以及渠道合同可以手工输入对方签约主体全称 1 常见问题处理 四 1 我不需要打印合同 待办里面却会一直有打印合同提醒 不希望出现 如何处理 可以点击 合同打印 在弹出的打印界面后 不进行实际的打印操作 按 取消 这样待办提醒就会消失 1 常见问题处理 四 1 承办部门合同管理员确认签订盖章信息后提交下一步时 或者履行人添加付款条件时 或者履行人添加协助履行人时 系统提示接口分发失败 类似下图 解决方法 此为系统告知用户 接口分发出错 不影响合同系统中合同继续往下走 如果是付款条件分发失败 履行人可再次在合同履行单中点击 保存并提交 系统会重新进行条款分发 若为其他信息分发失败 请将具体情况 是何种信息分发失败 分发哪个系统失败等 告知省分管理员 省分管理员可进入系统维护 后台管理 合同重发中选择相应类型后重新进行分发 操作提纲 10 1 常见问题处理方法2 合同系统操作规范 2 合同系统操作规范 1 系统中合同正文仅支持word格式的文件 如果无word正文 仅有对方提供的正文扫描件 可将扫描件贴到word中作为正文上传 系统不支持对合同附件定稿加水印 如果要对附件定稿 需要将附件贴在word正文后 2 地市公司需要引用省公司签订的合同来付款时 需要省公司的主要履行人将地市公司的人加为协助履行人 然后地市公司的协助履行人就可以在履行单中添加属于本OU组织的付款条件 在报账系统中发起付款 2 合同系统操作规范 3 起草页面的 是否固定金额 如果选 是 合同金额必填 后续在履行单中必须添加付款条件 在报账系统中发起支付申请时 必须关联合同 关联可支付的付款条件 且付款金额之和不能超出合同总金额 如果选 否 合同金额可以不填也可以填写一个参考金额 后续在报账系统中必须关联合同 可以不关联付款条件 同时付款金额不受合同总金额的控制 可以超出合同总金额 注 框架协议一定是非固定金额 非固定金额不一定是框架 对于工程类的框架协议 根据省公司财务要求是否必须添加付款条件 付款金额可填写本次需付款的金额 付款比例可填0 4 审批合同时 如果同意或无意见 可使用 下一步 发送 送下一步时 下一步环节可以通过下拉列表进行选择 如果不同意 觉得合同需要修改 或者觉得不应该发送给自己审 才使用 退回承办人 或 退回上一步处理人 将合同退回 2 合同系统操作规范 5 离职或调部门前一定先要移交合同 要把在办的流程都办理完毕 承办人移交通过 合同履行 合同移交管理 进行 需经移交部门负责人 接收部门负责人 新承办人审核确认后 承办人即变更 主要履行人移交通过合同履行单中的 主要履行人移交 按钮进行 选择一个新的主要履行人 确定后即完成合同主要履行人的变更 新的主要履行人将收到合同履行待办 注 若承办人 履行人未移交合同即离开 请联系管理人员从后台管理中进行代理管理 代办管理 工作移交操作 6 原系统因为与报账 采购系统无关联 所以纸质文档移交和履行并无控制 新系统为了更好实现合同档案管理的有效性和完整性 将纸质文档移交和履行进行绑定 即纸质文档移交后才能进入履行状态 进行后续报账等操作 2 合同系统操作规范 8 添加付款条件并打上具备付款条件的勾以后点击 保存并提交 会将付款条件分发给报账系统 添加的付款条件允许修改 修改时会查询此条款是否存在审批中的报账明细信息 如果没有则允许修改 累计此条款对应所有审批通过的报账明细金额之和 假定为T 合同系统此条条款允许用户修改之后的金额大于或者等于T 7 在补录历史合同时 在合同补录起草页面所添加的付款条件是历史已支付的条款 代表的是合同的已付金额 如果合同从未付过款 无需填写付款条件 可以将系统默认显示的空白记录删除 如果需要添加未付的付款条件 请在合同履行单中添加 2 合同系统操作规范 10 工程合同审计后的金额和合同总金额不同如何调整 在采购系统存在的工程合同可以在采购系统进行审计调整后将合同审计金额传给合同系统 然后在合同系统完成付款条件的审计调整并传给报账系统 后续在报账系统发起支付申请的付款金额将根据合同审计金额 付款条件的审计调整后金额来控制 9 只有当前合同的履行人才能在报账系统发起支付申请时选到这个合同 有的部门是由报账员统一发起支付申请 这种情况需要将报账员添加为合同的协助履行人 2 合同系统操作规范 11 工程合同和一部分运营合同需从采购系统发起 然后提交到合同系统承办人的 采购合同草稿箱 中 打开合同信息页面 采购系统传送到合同系统的信息 在合同系统灰化不可修改 承办人需补充正文及其他信息后提交审签 在合同系统可以通过配置单号 采购结果编号查询采购系统相关信息 合同在审签过程中退回到承办人处修改 无需修改采购传送的信息的 直接在合同系统进行修改 需要修改采购传送信息的 需点击 退回采购系统 按钮退回采购系统进行修改 注 凡是要在采购合同下订单的合同 均需在采购系统发起 采购系统发起的合同 如需变更采购系统传送过来的信息 需从采购系统中发起合同变更 如仅需变更合同系统补充的信息 可从合同系统发起合同变更 2 合同系统操作规范 12 合同不要了 如何删除 作废 解除 1 若合同处于 起草 状态 承办人可在草稿箱中将这个合同删除 此时的删除为物理删除 删除后 这个合同就再也查不到了 2 若合同在审批过程中 可以让当前审批人将合同 退回承办人 然后承办人在合同审签单中点击 取消审签 合同将回到草稿箱中 此时到草稿箱中删除该合同必须填写删除原因 删除后 这个合同的状态将变为 删除 删