教务 学管师培训.pptx

一对一辅导机构教务管理流程 为了规范教务管理工作 确保各项工作正常 有序 高效运行 各个分校区将执行以下工作流程 讨论稿 教务工作职责 了解个性化辅导流程 接档 并建立及更新纸质档案 排课 做好学生 家长 老师沟通的桥梁 学习过程管理 电话回访 档案管理 学员管理 课时管理 对教务的要求 1 必需具备足够的亲和力 跟学生家长老师沟通过程中要始终保持微笑 注意礼貌用语 回访工作要准备充足 注意沟通的立场和技巧 2 对学生的上课情况要及时的跟踪到位 每周学生来上课下课必需要跟学生进行充分的沟通 了解学生的辅导感受和动向 3 与授课老师的沟通要及时 了解学生的学习情况 引导老师完成对学生的整个辅导过程 4 对家长的想法和沟通要注意 了解家长的想法和动向 认真记录家长的要求和建议 及时的进行调整 调整好必需跟家长回访确认 5 学生个人的请假 调课和调整要求 一定要跟家长回访确认后再进行调整 教务的三大任务 工作核心 1 课时消耗2 拓科 加科3 退费率 1 课时消耗 提高课时消耗率的方法 落实好每一节课 严格控制学员的请假 迟到 旷课 停课 帮助学生规划时间 拥有更多的时间参加辅导 时间一定是挤出来的 临时加课 了解学生的所有时间安排 增加上课的频率 为之后可能出现的不好的情况做好铺垫 增加课时段 2 拓科 加科 增加科目 进行全科辅导给学生其他的科目做测试 将结果告知家长 引起家长的重视 从而增加辅导的科目与学校老师主管联系了解学生的学习情况有针对性的进行拓科 3 退费率 零退费率 学生分类管理方法 按年级进行分类按毕业班进行分类按性格特点进行分类按学习成绩进行分类 教务的工作流程 教务岗位职责定位 对学生在北极星进行辅导整个过程的管理者 他是负责除学科教学之外的所有事情 教务是学生的学习管理者 跟踪学生整个学习过程的管理工作 是家长的顾问 为家庭教育提供咨询 是学生的心理辅导老师 帮助学生梳理和沟通各个阶段心理上出现的问题使学生更健康快乐的成长 是学生的私人经纪人 提供给学生在北极星的最佳服务 1 教务的接档工作 接档要注意以下几个方面 接档后了解孩子的情况 包括学校 年级 名次 性格 特点 孩子自身的目标 生活环境等 了解孩子在这辅导的科目 辅导的频率 课时量 课时完成的时间等等 由于对初期咨询中的一些情况不是很了解 要第一时间找咨询师沟通 并做好相应的记录 比如了解家长的喜好 了解与这样的孩子沟通该注意什么方面 这样的家长最喜欢的是什么 最厌恶的是什么 知道如何把我们的弱点变为强点 如何把我们的优势最大化 特别是对孩子父母的性格特点等等 一定要了解清楚 为下面与家长的电话沟通做好准备 如果发现有的问题确实存在言过其实 不要从直觉上就认定自己无法做到 或是认为这是咨询师的一些承诺自己无法实现 然后就以消极的情绪去对待 而是敢面对问题 以积极的措施去解决问题 就算前期出现一定的失误 那么已既成事实 你就应该想尽一切办法去弥补 必须树立一种思想 那就是不要去找客观原因 只有这样 才能最大限度的发挥主观能动性 建立档案表格 合同审核完毕后 建立学生档案 建档案袋 封皮上写明签约日期 姓名 年级 学校 辅导科目 建立回访表 根据回访表上的内容将学生的基本信息写到回访表上 并放到自己的文件夹中 2 排课工作 根据学员的性格特征 成长背景 学习情况 家长特殊要求 排课时间 辅导科目 要求 成绩等为学生选择合适的授课老师 学管师根据所了解到学生的所有信息向授课老师介绍学生的详细情况 根据学生和老师的时间制定好具体的上课时间并让老师做详细的课前备课 如果学生提供考试卷等资料要提前给授课老师准备好 将固定好的学生上课时间排在课程表中 将课表一式三份 一份给老师 一份给学生家长 一份存档 3 第一次前回访 第一电话回访的目的是 介绍自己 告知家长你的角色的作用 告诉家长 教务 的工作内容 介绍自己的身份及职责 和家长建立初步的情感 主动引导 从孩子的特点谈到孩子的学习 了解孩子在家的一些学习习惯 想办法与家长聊起来 主遇到家长最关心的问题 即是师资的配备时 要坚定一个信念 那就是我们的老师没问题 只有在这种自信上 我们才能从容地回答家长我们是如何为她的孩子选派老师的 让家长放心 告知家长 从你打这个电话的时刻起 孩子的学习管理全由你负责 家长有什么情况可以及时与你沟通 你也会经常主动和家长一起沟通孩子的学习状况 目的只有一个 只要是对孩子学习有利的 我们会尽全力去做 然后把自己的办公室电话 手机告诉家长 表达管理学生的过程中取得家长配合的期望 约定下一次打电话的时间和内容 具体的告之家长学生上课的时间 地点 科目 提醒学生做好课前的准备工作以及所带的资料等 注意 咨询师签约时 基本都确定了第一次上课的时间 我们也是按这个去安排的 一般都是在签约后就着手开始安排上课 因为一旦确定了第一次上课的时间 学习管理师要通知家长 对新生来说 一旦确定了 就不好轻意更改 因为这样容易造成家长对我们的不信任 4 第一次课前接待 第一次上课前一天下班前 要打确认电话 以提醒家长上课安排 待家长来之前 要再次熟悉学生资料 做好接待准备 第一次课 要尽量与咨询师一起接待 如果咨询师正接待其他家长 可自行接待 如果是家长送学生来 可由咨询师做短暂交流 进一步建立信任和感情 然后由教务带学生进教室 介绍给授课教师 尽量不让家长听课 交流作为借口 进一步了解学生的家庭情况或介绍孩子以后该如何在家里学习 因为一来会影响教室秩序 二来会影响学生的听课情绪 如果家长不立刻走 可根据时间和需要做进一步交流 如果几个家长同时需要接待 要合理安排好 不要冷落任何一个 尽量不让家长听课 交流 5 第一次课后回访 第一次课后回访的目的及重要性 了解家长的满意度 及时做好调整 第一次课后的回访非常重要 关系着退单的可能性及后期管理的稳定性要充分重视 回访的对象及顺序 学生 教师 家长 回访的过程 第一次课结束前5分钟 等待在教室门外 待学生出来 询问上课是否满意 了解对教师讲课风格 方法 效果的评价 学生走后 要向授课教师了解学生上课情况 包括师生沟通情况 学生配合情况 学习意愿 学习能力 学科水平及其他前期咨询及交流中未了解到的情况等 并收取教案 前期咨询及交流中未了解到的情况等 并收取教案 查看课后记 存入到纸质档案 学生回家后 向学生家长了解学生的反馈情况 注意体察家长的态度 向家长反馈教师对学生学习的反映与评价 尤其是积极的方面 分析回访结果 对此次课程不满意的原因 从教师开始 分清楚哪些是家长的借口 讨论回访结果应对措施 如果对教师教学方式 内容 风格等不满意 要对学生及家长进行适当引导 尽量不用调整教师 回访后及时将情况反映给授课教师 如果是对教师本人不满意 且无法调整时 做好更换教师的准备 如果是对其他方面不满 或家长直接提出退单 则了解不满的真正原因 以及做好组团挽单的准备 注意事项 在孩子上完第一次课后在教室外等候孩子 因为孩子第一次来到校区参加学习 很多地方还很陌生 我们的关心会让孩子感受到我们对他的关注 在询问学习情况时要客观具体 不要浮于表面 有的孩子并不知道如何去评价 我们可以提一些问题来引导孩子 掌握情况越真实越具体 就掌握了主动权与家长沟通 及时和任课老师沟通 从任课老师的学科经验上分析孩子的学科的情况 对孩子的一些反映既要如实的反馈给任课老师 又要注意沟通的技巧 不要让任课老师产生误解 再综合你对孩子的观察 孩子的反映 任课老师的反映 然后给家长打第一次课后的回访电话 首先试探家长孩子回家后的反映 如果与自己掌握的情况出入不大时 就根据你自己总结的情况和家长进行沟通 如果出现一定的误差时 要学会以不变应万变 化解家长的担心 从孩子会存在一定的不适应开始 给家长逐一解释 让家长相信通过老师与孩子的接触 老师一定会改变第一次课的模式 让孩子接受的 如果真的出现问题 我们会主动给孩子更换老师 不会让家长失望的 重新匹配教师 确保再次匹配能够到位 与学生的个性特点相适应 能很快得到学生的喜欢与认可 确保重新匹配的教师达到对家长承诺的要求 将调整结果告知家长 回访的具体内容 1 学生性格 外向 内向 2 学生在校情况 纪律表现和同学关系 完成学校作业的时间和质量 是否喜欢问问题 3 学生作业 辅导老师布置的作业完成情况 针对性的作业完成的效果 学生的吸收能力 4 思想动态 是否有什么事情影响学生学习状态 学生的情绪是否稳定 学生成长的烦恼 感情世界 是否谈恋爱 5 学习习惯 学生是否有预习 复习和做笔记的习惯 怎样预习 复习 笔记做的怎样 6 学习方法 老师让写作业就做作业 没有系统归纳的习惯 7 学生在校表现 上课 笔记 作业 纪律 人际关系 8 应试技巧 先难后易 或先易后难 题型类型的先后 6 定期回访 每周对学生 家长 教师至少回访一次 并及时将回访的情况落实到回访表中 面访 每次课后 向授课老师了解学生上课情况 向学生了解教师教学情况及接受情况 了解学生非智力方面情况 如在校的交往情况 在家的生活习惯等 电话回访 将从学生和老师及其他处了解到的情况 及时与学生和家长进行沟通 以鼓励和指导为主 并积极听取家长的意见 注意事项 1 回访频率可根据学生情况分类 学生比较稳定者 可少做回访 学生不太稳定者 可多做回访 多进行交流 2 如果这个孩子一周只来一次上课 自习也仅限于上课的那天才有时间 这样的回访应以一周一次比较好 因为孩子一周了才到这一次 那么这一次课就该总结一周孩子的学习 我们的老师在上课过程中会不会发现这样多的课程在两小时内解决孩子的收效到底有多大 这样既可以把一定的风险告知家长 不要让家长想当然的认为两小时就一定能解决孩子的问题 如果时机成熟还可以会加课时做铺垫 如果实在加不了 也可以让家长一定程度降低失望值 3 对一周来上几次课或是一周几乎都在这自习的孩子 如果家长会到校区来接孩子的要抓住机会在家长来时与家长见面沟通 如果不来接孩子的 要尽可能每周回访一到二次 因为孩子几乎课余时间都在这 而我们的关心一旦少了 家长很容易因为一次成绩不理想而拿这大做文章 说孩子每天在这我们还发现不了问题 如何体现我们的个性化 4 我们拿起电话或与家长见面时能做到把孩子的近期学习情况向家长汇报 孩子的一些行为习性告知家长 与家长沟通如何协助调整孩子的学习状态等 这些就是有效回访 也就是当你的回访不是只局限于通知家长 而是每打一次回访就能完成一个目的解决一次问题 这就是有效回访 5 每一次回访要及时写到学生的回访表中 7 作业 布置 下课后提醒学生回家或在这里完成作业 按照每个学生的具体情况向家长反映 检查 下一次上课前 如果时间充裕的话 让授课老师提前检查上一次课布值得作业 时间不充裕的话 让授课老师抽出5分钟左右的时间检查作业完成情况 但是时间不能过长 以免影响正常上课的时间 反映 及时向家长反映学生作业完成情况 如不完成作业 质量不高 更要根据实际情况进行反映和指导 并让家长监督 注意 根据家长的要求及学生的情况 要求教师布置作业 学管师也可根据学生情况布置一些背诵类作业并及时检查 作业要适量 典型 有巩固知识的针对性 学生可以在自习室里完成作业 必要时 由学管师督促并检查学生的作业完成情况 要将作业完成情况及时与家长交流 8 阶段测试 关注学生在校期间的月考 期中 期末考试时间 及时索要试卷 了解分数 随时掌握学生的学习情况 在学校的考试前 要与教师充分交流 了解学生学习状况 把学生进行分类 对学业的确难有进步的学生 及早跟家长交流 分析学生成绩可能无法提高的原因 让家长心中有所准备 预防考试后成绩不理想 家长反映强烈 考试成绩如果有进步 要及时表扬学生 可以将进步情况张贴在教室的光荣榜 让学生体验成就 让家长看到学生的进步 关注学生成长每一天 1 要随时关注学生情绪变化及心理状态 尤其青春期的学生 要经常交流 及时给予开导 2 对学生在学习过程中出现的心理动向 成绩变化 习惯的养成等问题要和任课教师 咨询师做细节分析 在下一次下课前通报家长 提出教育建议 与学生亲自交流 并在下一次跟进中做重点观察和反馈 3 教务需要不断学习 如要了解中小学生心理特点 人生规划 习惯养成 亲子关系等教