酒店客房管理系统需求规格说明书.doc

1 酒店客房管理系统酒店客房管理系统 需求规格说明书需求规格说明书 目录目录 1 引言引言 4 1 1 编写目的 4 1 2 开发背景 4 1 3 参考资料 5 2 任务概述任务概述 5 2 1 目标 5 2 2 用户的特点 5 3 可行性分析可行性分析 7 4 1 技术可行性 7 4 2 开发时间可行性 7 4 3 设备条件可行性 8 2 4 需求规定需求规定 8 5 1 系统业务流程分析 8 5 1 1宾客预订 8 5 1 2宾客入住 9 5 1 3宾客退房 9 5 1 4财务核查 10 5 2 数据流图 DFD 10 5 3 对功能的规定 整体框图 12 5 4 对功能的描述 15 5 4 1基础设置 15 5 4 2预订管理 17 5 4 3前台接待管理 18 5 3 4前台收银管理 19 5 4 5 财务核查管理 21 5 4 6客房及客史管理 22 5 4 7系统管理 23 6 系统环境规定系统环境规定 24 6 1 硬件环境 24 6 2 软件环境 24 3 1 1 引言引言 在信息高度发达的今天 酒店业务涉及的各个工作环节已不再仅仅是传 统的住宿 结算业务 而是更广 更全面的服务性行业代表 酒店宾馆作 为一个服务性行业 从客房的营销即客人的预订开始 到入住登记直至最 后退房结帐 整个过程应该能够体现以宾客为中心 提供快捷 方便的服 务 给宾客一种顾客至上的享受 提高酒店的管理水平 简化各种复杂操 作 在最合理 最短时间内完成酒店业务规范操作 这样才能令旅客舒适 难忘 增加宾客回头率 面对酒店业内激烈的竞争形势 各酒店均在努力 拓展其服务领域的广度及深度 虽然信息化不是酒店走向成功的关键因素 但它可以帮助那些真正影响成败的要素发挥更大的效用 因此 采用全新 的管理系统 将成为提高酒店的管理效率 改善服务水准的重要手段之一 1 11 1 编写目的编写目的 编写本说明书是为了对酒店客房管理系统的定义和系统功能作明确的界 定 清楚地勾勒出各个功能模块完成的功能及功能模块间的联系 本说明 书需经用户的认可 它是进一步开发的基础和依据 同时它也是系统完成 后验收的标准 1 21 2 开发背景开发背景 酒店行业的激烈竞争使得争取客源 提高酒店入住率 制定正确营销策 略已经成为一项重要的任务 而借助于当前蓬勃发展的 IT 工具来拓展销售 能力 创造客观的经济效益已经成为许多酒店的首选 作为一种有效的统 计分析手段 计算机管理系统发挥其强大的优势 在数据保存 数据交换 方面的快速可靠 是手工操作所不能完成的 本酒店客房管理系统主要针对酒店管理中最核心的客房管理 旨在提高 酒店的管理效率 减免手工处理的繁琐与误差 及时 准确地反映酒店的 工作情况 经营情况 从而提高酒店的服务质量 获得更好的经济效益 实现客房管理的规范化 自动化 4 1 31 3 参考资料参考资料 书名作者出版社 软件工程导论 第 4 版 张海藩清华大学出版社 C 入门经典 第三版 Karli Waston 等清华大学出版社 实用软件工程郑人杰 殷人昆 陶永 雷 清华大学出版社 2 2 任务概述任务概述 2 12 1 目标目标 本酒店客房管理系统的总目标是为用户提供迅速 高效的服务 减免手 工处理的繁琐与误差 及时 准确地反映酒店的工作情况 经营情况 从 而提高酒店的服务质量 获得更好的经济效益 实现客房管理的规范化 自动化 具体的目标包括 1 有效的预订处理 2 简便迅捷的宾客接待登记服务 3 实时 快速 准确提供客房动态 4 为财务提供严密的帐务系统 5 系统运行稳定可靠 各项维护功能齐全 易于维护 6 简单 友好的操作界面 2 22 2 用户的特点用户的特点 本酒店客房管理系统的用户分为系统管理员和一般用户两类 对于系统管理员 他能够对整个系统进行管理 能够执行整个系统的 所有操作 例如 对数据进行备份和恢复 添加用户信息 给一般用户分 配权限等 对于一般用户 他可以在自己的权限范围内对系统执行相应的操作 他所具有的权限必须由系统管理员赋予 可以根据酒店客房管理系统的特 点 将一般用户细分为接待员 收银员 经理等 5 3 3 可行性分析可行性分析 3 13 1 技术可行性技术可行性 C 是当前最流行的编程语言之一 微软对 C 的定义是 一种类型安 全 现代 简单 由 C 和 C 衍生出来的面向对象的编程语言 它是牢牢 根植于 C 和 C 语言之上的 并可立即被 C 和 C 的使用者所熟悉 C 的 目的就是综合 Visual Basic 的高生产率和 C 的行动力 SQL Server 2000 是当前最流行的数据库管理软件之一 以 Transact SQL 作为它的数据库查询和编程语言 SQL Server 采用二级安全 验证 登录验证及数据库用户帐号和角色的许可验证 SQL Server 可以在 不同的操作平台上运行 支持多种不同类型的网络协议如 TCP IP IPX SPX Apple Talk 等 对本酒店客房管理系统而言 采用 C SQL Server 2000 开发是可行的 3 23 2 开发时间可行性开发时间可行性 本酒店客房管理系统主要针对酒店管理中最核心的客房管理 项目组成 员共三人 鉴于本系统的目标要求和特点 严格按照开发测试计划的进度 进行系统的设计和开发 能够保证在预期的时间内完成 3 33 3 设备条件可行性设备条件可行性 本酒店客房管理系统为单机版 根据本系统的功能和特点 现有设备 条件完全能符合本系统所要求的配置 具体系统环境要求见 6 系统环境规 定 6 4 需求规定需求规定 4 14 1 系统业务流程分析系统业务流程分析 预订管理 前台接待管理 前台收银管理 财务核查管理 客房及客史管理 系统管理 基础设置 登录窗口 身份验 证 验证失败 权限 识别 验证成功 4 1 14 1 1 宾客预订宾客预订 客房预订 房态查询 是否有可用房退出本模块 是否是团体 是 否 是否有住宿记 录 调用客人的历史资料 预定金缴纳 预计抵店及离店时间 入住房间类型及楼层 客人基本资料输入 否 预定金缴纳 预订房间数 预计抵店及离店时间 入住房间类型及楼层 确定预订 否 团体信息输入 是 是 4 1 24 1 2 宾客入住宾客入住 7 选定已预订房间登记是否预订 输入其他客人资料 是 是 输入登记人姓名 否 打印接待状态表 宾客换房 宾客续住 是否有客史 选择登记房间 进入宾客接待界面 导入宾客资料是输入登记人信息否 是否多个人 否 是否团体 是 确定入住 否 打印来宾报表 月接待报表 宾客入住 在住资料登记修改 4 1 34 1 3 宾客退房宾客退房 宾客退房 是否 团体 计算房费 查询预付金 计算其他商品消费金额 计算会员折扣结帐 个人分帐单 是否 会员 是 否 否 计算团体中个人的房费 查询预付金 计算个人其他商品消费金额 生成团主单结帐 4 1 44 1 4 财务核查财务核查 8 夜审 统计当日入住宾客情况 统计明日预计抵店宾客情况 统计明日预计离店宾客情况 统计各种类型客房的占有率 错帐处理 是否 具有 权限 退出此操作界面 改帐帐目核查 是否 发生 错帐 是 记入改帐历史 否 是 班次结帐 4 24 2 数据流图数据流图 DFD DFD 9 客人 预订要求 房价 客人 房态 预订后的房态 预定房间信息 预订信息 预定金 预订单 预订单 预订报表 收据 房态表 预订登记表 预订单登记 获取预订信 息 确定房间 收取预订金 打印预订报 表 收据 前台接待员 宾客登记 宾客入住表 宾客入住信息 客房信息 客史资料表 预订信息 客史资料 房态更改 客房信息 更改后的房态 所有宾客资料 房态查询 客史资料查 询 客史资料 预订信息 预订信息查 询 客史资料 登记人信息 客房信息 客房信息 其他客人资 料登记 其他客人资料 其他客人资料 登记人信息 预订信息 其他商品消 费明细 修改房态 结帐 收银明细 入住信息 其他商品消费金额 修改后的房态 收银明细情况 查询客人资 料 客人资料 计算房费 房费 查询预付金 入住信息 预付金 收银员 登记人姓名及房间号 入住信息 房间号 查询入住天 数及房价 入住天数及房价 打印帐单 客人 房间号 10 4 34 3 对功能的规定对功能的规定 整体框图整体框图 酒酒店店客客房房管管理理系系统统 基础设置 前台接待管理 预订管理 前台收银管理 财务核查管理 客房及客史管理 系统管理 基基础础设设置置 会员管理 商品设置 客房设置 系统参数设置 客房信息设置 客房优惠设置 客房类型设置 商品类别 商品折扣 商品明细 商品大类 计费设置 系统设置 11 预预订订管管理理 预订修改 预订查询 新增预订 散客预订 团体预订 房态查询 前前台台接接待待管管理理 客人续住 客人换房 宾客入住 在住登记资料修改 来宾查询 接待状态表 散客入住 月接待查询 团体入住 预订入住 今日来宾查询 当前在店宾客查询 12 前前台台收收银银管管理理 预付金管理 宾客退房 记帐操作 借方记帐 贷方记帐 其他商品消费管理 散客退房 团体退房 费用统计及分析 财财务务核核查查管管理理 消费明细查询 错帐处理 夜审 当日入住宾客 明日预计抵店宾客 收银明细查询 营业状况统计 当前客房占有率 明日预计离店宾客 日营业状况 月营业状况 班次结帐 13 客客房房及及客客史史管管理理 房态统计 房态维护 房态查询 维修房报表 客史资料查询 系系统统管管理理 密码修改 系统维护 系统信息设置 权限管理 系统初始化 清除历史记录 数据备份 恢复 级别设置 操作员基本设置 退出系统 操作员权限设置 4 44 4 对功能的描述对功能的描述 4 4 14 4 1 基础设置基础设置 14 基基础础设设置置 会员管理 商品设置 客房设置 系统参数设置 客房信息设置 客房优惠设置 客房类型设置 商品类别 商品折扣 商品明细 商品大类 计费设置 系统设置 客房设置客房设置 客房类型设置 客房类型设置 用于设置本酒店客房的分类信息 内容包括房 类名称 房价 夜审等 客房信息设置 客房信息设置 用于设置客房的初始信息 包括房间号 房类 编号 楼层 额定人数 床数 房间特征 备注等 客房优惠设置 客房优惠设置 用于设置房价的打折信息 内容包括折扣名 折扣值 房类编号 打折后房价 开始时间 结束时间 备注等 商品设置商品设置 商品大类 商品大类 用于对商品大类的设置 包括饮料类 食品类 日 用类 公物赔偿类 其它类 烟草类等 商品类别 商品类别 对每一个大类的商品进行小类的设置 如饮料类里 面有饮料 酒水类等 商品明细 商品明细 用于对商品类别里面的商品类型的设置 如饮料里 面又分为绿茶 鲜橙多 可乐 雪碧 露露 矿泉 水 茉莉清茶等 商品折扣 商品折扣 用于对商品折扣的设置 包括折扣方案的设置 折 扣内容设置等 会员管理会员管理 用于对酒店会员的增加 销户以及会员资料的修改的管理 系统参数设置系统参数设置 计费设置 计费设置 入住 退房时间划分 如入住时间按 04 00 点计算划分 退房时间超过 12 00 点后加收 半天房费 退房时间超过 20 00 点后加收一 天房费 15 系统设置 系统设置 用于结帐登记单的设置以及会员积分的设置 结 帐和登记单的设置主要是打印方式设置 包括 正常打印 高速打印 自定义打印 纸张的 设置 纸张大小 打印方向 打印份数 等 会员积分设置包括对房间费用积分 积分去除 小数部分等 4 4 24 4 2 预订管理预订管理 预预订订管管理理 预订修改 预订查询 新增预订 散客预订 团体预订 房态查询 新增预订新增预订 团体预订 团体预订 用于旅游团 会议等成批可人且具有抵 离时间基 本一致和集体同意付帐等特殊情况下预订一批房 间 团体预订要生成一个团主单 团主单可以理 解为统一管理这个团体的主机构 包括团体的集 中信息管理和账务管理 再从这个团主单预订具 体的房间类型 房间数 以及对预订房间进行排 房 入住等 并打印预订报表 散客预订 散客预订 客人单独身份预订房间 散客预订一般要求输入房 类 抵店日期 离店日期 订房人 如果指定入 住的客人姓名 还应该调用该客人的入住历史资 料 预订后打印散客预订报表 16 预订查询预订查询 查询客户预订的情况 预订修改预订修改 重新定义预订的资料 房态查询房态查询 用于查询当日酒店实时房态 4 4 34 4 3 前台接待管理前台接待管理 前前台台接接待待管管理理 客人续住 客人换房 宾客入住 在住登记资料修改 来宾查询 接待状态表 散客入住 月接待查询 团体入住 预订入住 今日来宾查询 当前在店宾客查询 宾客入住宾客入住 散客入住 散客入住 用于客人在没有预订的情况下入住酒店房间 一般 要求输入客人姓名 证件号 性别 国籍 地址 工作单位人数 房间类别 房间价格 客户类型 普 通 会员 客别 散客 团体 登记时间 预计 离店时间 同时包括客史资料查询 并且打印接待 登记单 团体入住 团体入住 用于管理团体客人的 入住 一般团体客人都需要 预订 因此团体客人入住是给预订的团体安排具体 的房间 团体入住同上资料要登记 团体入住应客 人要求分配房间 登记时登记带团人的同时也要登 记其他客人的资料 且打印接待登记单 预订入住 预订入住 用于预订的客人抵达酒店后根据客人的预订资料入 住酒店 预订入住分两种 一是给预订的客人做了 17 排房 此时调出客人的排房客单直接入住房间 二 是还没有给预订单排房 此时调出客人的预订单 选择合适的房间入住 客人换房客人换房 用于根据在住客人的换房要求 两位宾客互相对换房间或者是 调整宾客住房 并且打印换房登记单 客人续住客人续住 用于登记在住客人的续住业务 及打印宾客续住登记单 在客 人因意外情况而不能按期离店时 需要对其资料进行修改 如 修改离店日期 加付预付金等 确保对酒店客房的有效预订和 控制跑帐 在住登记资料修改在住登记资料修改 用于对在住客人有误登记资料的修改 或者增加客人 的资料 接待状态表接待状态表 以表格的形式显示今日的接待情况 打印及导出接待状态报 表 包括序号 区域 项目名称 规格及状态 月接待查询月接待查询 以表格形式显示酒店当月的接待情况 打印及导出月接待报 表 显示各个房间当月的接待次数及接待时间 来宾查询来宾查询 今日来宾查询 今日来宾查询 以表格的形式显示今日来宾的所有资料 打印 及导出来宾资料报表 当前在店宾客查询 当前在店宾客查询 以表格的形式显示当前在店宾客的所有资 料 打印及导出来宾资料报表 4 4 44 4 4 前台收银管理前台收银管理 18 前前台台收收银银管管理理 预付金管理 宾客退房 记帐操作 借方记帐 贷方记帐 其他商品消费管理 散客退房 团体退房 费用统计及分析 记帐操作记帐操作 借方记帐 借方记帐 将客人在酒店产生的所有消费记入客人帐务 贷方记帐 贷方记帐 将客人结帐金额和预付押金记入客人帐务 房费 其他商品消费等系统定义了自动入账的借方项目 系统 将在 日结 时自动记入客人帐务 不需前台收银手工记入 宾客退房宾客退房 散客退房 散客退房 散客离店时进行的操作 包括登记退房信息 结帐 打印帐单等 如果是会员 则根据酒店规定享受相 应的折扣 团体退房 团体退房 团体离店时进行批量团成员退房操作 包括登记退 房信息 结帐 打印帐单等 团体结帐时 可以根 据团体要求打印总帐单和分别打印每个客人的帐单 预付金管理预付金管理 用于管理客人的预付金 可以细分为收取 结算和退还等功 能 其他商品消费管理其他商品消费管理 用于管理客人在酒店除房费以外的所有消费 具体商 品信息及价格在 基础设置 中设置 对于已设置 的收费项目 系统将在 日结 时自动记入客人帐 务 设置其他收费项目后 可以根据客人要求单独 打印其他商品消费帐单 19 费用统计及分析费用统计及分析 用于对当天结帐的总金额和当天产生的所有消费总金额 进行统计 并按经营项目等进行分类统计及分析 4 4 54 4 5 财务核查管理财务核查管理 财财务务核核查查管管理理 消费明细查询 错帐处理 夜审 当日入住宾客 明日预计抵店宾客 收银明细查询 营业状况统计 当前客房占有率 明日预计离店宾客 日营业状况 月营业状况 班次结帐 夜审夜审 当日入住宾客 当日入住宾客 用于对当日入住的宾客数进行统计 并查看当日入 住宾客的登记信息 明日预计抵店宾客 明日预计抵店宾客 用于对明日预计抵店宾客数进行统计 并查 看明日预计抵店的宾客预订信息 明日预计离店宾客 明日预计离店宾客 用于对明日预计离店宾客数进行统计 并查 看明日预计离店的宾客登记信息及消费记录 当前客房占有率 当前客房占有率 用于对当日开房数进行统计 并查看所有客房 的当前状态 计算处于各种房态的客房占的百 分比 错帐处理错帐处理 对当天错帐进行处理 进行改帐操作 改帐后将改帐前的帐目 和改帐后的帐目均记入改帐历史 以便日后进行核对 改帐操 作需具有改帐操作权限 其他人员不得执行此项操作 消费明细查询消费明细查询 查询各种消费帐单 包括房费帐单 其他商品消费帐单 核对金额是否正确 打印消费明细报表 20 收银明细查询收银明细查询 查询各种已结帐的收银项目的明细表 核对各项金额 打 印收银明细报表 营业状况统计营业状况统计 统计酒店的营业状况 打印日营业报表 月营业报表等 班次结帐班次结帐 酒店每天必须进行的操作 核对当日进帐的金额 收银员核对 无误后将现金等上交财务 并清空班次收银的金额 进入新 的班次 一般在凌晨进行 4 4 64 4 6 客房及客史管理客房及客史管理 客客房房及及客客史史管管理理 房态统计 房态维护 房态查询 维修房报表 客史资料查询 房态查询房态查询 用于查询酒店目前的客房使用状态 使可用房一目了然 房态维护房态维护 用于维护房客的状态 可以在房态图中直接进行修改 房间状 态分为清洁 有客 清理中 维修中 已预订 房态统计房态统计 用于按照不同的分类统计房态的信息 例如按照客房的类型 楼层 朝向 状态等分类 维修房报表维修房报表 用于统计分析房态为维修房的客房情况及打印维修客房报表 客史资料查询客史资料查询 用于查询即时登记的客户在酒店