模型馆经费管理及相关问题研究.doc

“图书馆管理与发展研究”课程报告题目：模型馆经费管理及相关问题研究 指导老师：于良芝 姓名：徐斌、胡念、袁宇凌 学号：2120082518 专业：图书馆学 日期：2008年12月 模型馆经费管理及相关问题研究一、模型馆相关情况介绍 我们的模型是一个中部地区大学图书馆（该大学为“211”和“985”院校），就一个主馆（单体结构），馆舍总面积3万平米左右，相比其他重点高校来说算比较小的，但是我们正筹划建一个5万平米的新馆。由于受占地面积所限，我们需要拆旧建新。馆内的情况和其他高校情况差不多，我们这有阅览室、多功能报告厅、会议厅等，包括流通部、系统部、参考咨询部等部门。馆内人员比较紧张，有108名工作人员，男同志占30%，女同志占70%，这也是图书馆的一大特点，男同志少女同志多。馆内人员职称情况，高级职称（包括正、副）占30%左右，中级职称占50%左右。学历情况，硕士以上的占20%，本科以上的占70%，还有剩下的30%是图书馆的老问题了，这是其他各个馆都有的情况。 馆藏有220多万册，期刊（纸本）大概5500种，影印比较多，中文大概有2700种。随着刊物的价格上涨，购买的种数比较少了，转向购买电子刊，现在的大型数据库有46个，收集的中文刊有13000种，外文刊8000多种，基本上满足了我们学校教学、科研的需求，按学科来说，保障率不错。每年我们图书馆接待读者的人数是34000多人，包括各类学生和教职工，每年服务人次在180万左右，基本上每天接待六、七千读者，借还量有175万册。我馆开放时间，从2005年开始，电子资源24小时服务，阅览是714，早上八点到晚上十点，流通是78，正考虑延长流通的时间，现在遇到的主要问题是人手的限制。此外，我们图书馆有硕士点，有五个导师。总的情况大致如此。二、模型馆经费来源现状介绍目前我馆的主要经费基本来自正常经费；当然还来源于专项经费。此外，少部分经费来源于捐赠，还包含有来自于院系所的补贴，这部分数额或多或少。可见，正常经费、专项经费是我馆经费的主要来源。首先，是正常的经费来源。学校这些年给的经费逐渐增加，06年800万，07年本科教育评估增加到1000万，今年赶上了“985”这个大好时机，年初经费是1200万，这几天又要追加一笔经费，然后是“211”，但是这几年给的经费不是很多，这些是图书馆获得经费的主渠道。其次，本市还给予一定的支持。表现在两个方面：一是数据库支持，本市有个数据库管理中心，这个中心每年有1000多万的经费，这部分经费很大部分购买了数据库服务于本市的十余所高校。我校四十多个数据库有十几个是通过这个渠道获取的，尤其是中文数据库。二是单独也拨给一些经费支持学校发展。再次，是图书馆自己的渠道了。譬如：查新收费是国内600国外900，05年是210个查新课题，06年是320个，07年是475个，今年到目前为止已经接近600个。这算是大头了，也反映了我校科研活动的活跃程度。还有一个是电子阅览室，这个主要目的不是为了收费，是为了规范学生的行为。一个小时一块钱，也是合理的。从去年开始，我馆通过购买几个多媒体资源数据库，像考研类、计算机类、英语类等，提供给同学们学习使用，增强他们的学习能力。这里需要指出的是，电子阅览室不能单独保留这笔经费，需要上交70%给学校。此外，我馆还有一个特色，学位论文的“一站式”服务。我校每年有2700多个硕士和1000多个博士毕业，他们的学位论文都要经过图书馆上交到国图，包括图书馆自己保存，图书馆从学位论文的收集到印刷、装订以及给学术委员会准备的材料，学术论文的认证等，学生只要交电子版的论文就行了，保证了论文的时间和质量。加上知名校友企业家及社会友善力量的捐赠等不定期不定额经费，我馆目前的经费来源大致如此。三、模型馆经费分配现状介绍 调查显示，在文献经费分配决策人员的构成上，30.8%的图书馆仅为主管馆长，42.3%的图书馆由主管馆长和文献建设部主任构成，19.2%的图书馆由主管馆长、文献建设部主任和采访人员构成，还有7.7%的图书馆由馆务会或专门组织机构构成，没有图书馆在决策过程中有院系所教师或学校相关部门人员参与。 因此，高校图书馆文献经费分配缺乏合理的决策团队参与，存在相当大的局限性，很难从总体上把握广大师生的教学科研需求，很难从宏观上把握学校的发展重点，无法根据全校经费使用的规律和要求规划文献经费的分配。高校图书馆作为学校教学科研的支撑机构，其经费主要由学校宏观调控。图书馆的经费多少主要取决于学校、相关部门及各院系对图书馆的认识和重视程度，文献经费的随机性、不稳定性不仅造成文献经费短缺的加剧，同时也造成文献经费的极大浪费，从而破坏了文献资源发展的连续性、完整性和系统性，导致图书馆难以根据文献资源建设的客观规律，制定文献经费分配的计划。据我们了解，中文书刊价格每年以6-8增长，按7%算；数据库价格每年以15-30增长，按20%算；人员费用（保安和物业由图书馆自己出）每年以10-15增长，按12%算；本馆经费每年以5%增长。为了便于比较，以基数100为单位列表如下：年份中文书刊价格数据库价格人员费用本馆经费04年10010010010005年10712011210506年11514412511107年12317314011608年132208157122 从上图我们可以明显看到我馆的支出增长速度远远大于经费来源增长速度。因此合理分配显得格外重要。因此，合理分配文献经费是保证馆藏体系科学化、系统化，提高文献保障率的重要措施之一。 我馆各载体类型资源经费分配现状。首先是中外文印本图书。印本图书仍然是我馆收藏重点之一，其经费占文献总经费比例在20%30%之间。印本图书中，就中文和外文的经费分配而言，中文印本图书所占经费比例明显高于外文；外文印本图书经费所占文献总经费比例均低于15%；而中文印本图书所占文献总经费比例高于20%，可见中文印本图书是我馆馆藏图书文献的重中之重。其次是中外文印本报刊。由于中文印本报刊的价格普遍较低，且不受中文电子期刊价格模式的制约，相对独立，即使保证中文印本报刊连续性和完整性，也不会对文献总经费产生较大影响，所以，中文印本报刊的经费较低，不超过文献总经费的20%。就外文印本报刊而言，其经费占文献资源总经费的比例居高不下，原因是：其一，与外文电子资源的采购模式密不可分，受捆绑式、电子资源采购的最低门坎条款等采购模式的制约，图书馆对外文印本报刊的经费投入无法不予增加；其二，电子资源的长期保存问题未能得到根本性解决，任何一个高校图书馆对本校重点学科核心期刊的完整性、连续性的保存政策无法轻易改变；其三，外文印本报刊价格上涨等也是其经费投入居高不下的重要因素。再次是中外文电子资源。我馆电子资源经费占总经费的比例在30%40%之间，其实大多数高校图书馆都认为将中外文电子资源的经费控制在这个比例区间内是比较合理的。以上不难看出：文献资源建设中图书、报刊、电子资源三足鼎立的格局已经形成。其中，外文印本期刊、中文图书、外文电子资源是我馆最主要的三大经费支出项目；中外文印本报刊、中外文印本图书、中外文电子资源所占经费比例依次递增。这说明尽管电子资源具有检索便利、更新及时、不受时空限制等种种优势，但各图书馆在引进和自建电子资源时并不盲目，而是十分慎重。除此之外，我馆的文献经费还包括文献资源建设延伸服务所需经费，如馆际互借、文献传递补贴等，经费比例占文献经费的0.1%3%。还有极小部分文献经费用于其他事项，如文献修补等与文献资源保护相关的工作。馆际互借、文献传递等延伸服务在一些图书馆已经开展，但在整个文献建设和服务中只起到辅助的作用，所占经费比例屈指可数。我们图书馆的经费分配，从总的方面看是书、刊、数据库大致各占三分之一。实际上现在数据库的比例在逐年增加，大概在40%左右，可能还会继续增加。从去年的统计来看，刊在240万之间，书按教育部指标是9万册，去年评估买的多一些是13万册。评估过去了，同时结合我们馆舍的情况，书的购买会减少一部分，今年在6万册左右，这样就能省下一部分钱用来弥补数据库的不足，因此数据库的比例还会更高。四、模型馆经费来源改进方案 要依靠智囊团（brain trust）集思广益，发挥领导层（curator）的管理智慧，从多方面争取经费。 根据社会需求开展相关活动，主要有以下几种渠道：（1）各类专题讲座，通过举办讲座既提升自身形象，又扩充经费来源。（2）提供专业进修服务，依靠高校师资等力量培训技能，既帮助学员学会如何更好地利用图书馆资源和服务，又扩充经费来源。以上两种我们定义为开展形式多样的文化教育服务的一部分，这是高校馆的使命，也是力所能及的。第二类扩大经费来源的途径就是针对商业研究开展信息服务。包括：（1）专门针对商业机构和组织的信息咨询服务（express information）。对于公司提出的各种商业可行性研究计划提供各种论证材料及相关商业信息的获取。（2）针对公司研究人员获取商业信息技巧的培训（skill training）。此类培训一般由图书馆资深研究人员担任教授工作，培训方式多样化。第三类扩大经费来源的途径就是充分发挥图书馆自身优势。包括：（1）依靠我校学科优势建立特色数据库，提供相关研究机构使用。一方面扩大我校学术科研影响力，一方面扩大我馆经费来源。（2）由于馆藏发展不平衡造成的复本囤积和老化，可与书商联络网路销售。据调查显示，目前卓越亚马逊、当当等网络销书最大份额还是在老旧书这一块，原因是新书、畅销书在书店、书摊等很多途径都能顺利购得。（3）利用空间资源举办会议、新书展销会等。第四类扩大经费来源的途径就是依靠社会有生力量。包括：（1）利用校庆、毕业周年等机会邀请知名校友回校聚会，图书馆提供交流平台，建立良好联系，吸引他们出钱出力。（2）利用技术与服务优势帮助企业提供咨询项目，如前面提到的科技查新的不断增加。（3）举办读书会，其所吸纳的成员将来出去后回报我馆。第五类扩大经费来源的途径就是合理利用现有经费。正是由于目前经费的有限性，笔者认为开源节流不失为另一种方式的扩充经费。具体做法包括：（1）从图书馆派专人购买文献转变为书商招投标形式，书商间的竞争，一定程度上减少图书馆开支。（2）适应形势发展，进行馆藏资源的捆绑式购置，联合式购买。（3）勤工俭学的合理使用，减少人员冗余，提升服务质量。 以上措施一定程度上扩大了经费来源，提高了图书馆的服务层次，在读者眼中图书馆也不再是一个单纯的学习场所，它同时也是一个高水平的专业研究机构。五、模型馆经费分配改进方案 笔者认为，可以参照国外的模型计算经费分配方法。运用模型的方法都是在明确文献载体类型的前提之下，基于学科门类的经费分配。基本思路是找出衡量一个学科的影响因素，并确定各因素的权重，据此计算出各学科在总学科中所占的比重，以此确定各学科所占总经费的份额。具体步骤如下：(1)确定参加经费分配的学科集合：S=s1,s2,s3,sj(j为学科个数)(2)影响各学科书刊采购的因素集合：F=f1,f2,f3,fm(3)确定各影响因素的权重：W=w1,w2,w3,wm(4)计算模型各学科的总分：第j个学科的得分总和为Tj=所有学科得分总和为T=第j个学科得分所占比重为Bj=Tj/TBj也就是第j个学科所占的总经费的比例，用比值乘以总经费，得到各学科经费额度。我们暂且不论这一数学模型是否符合当前我国高校图书馆的实际运作情况，也不仔细探究其合理性，但就科学性而言无疑是逻辑严密的。当然，制定合理的经费分配原则也是必要的。具体包括：（1）以学科相关性为出发点，以馆藏发展政策为依据。（2）以全文型电子资源为主，文摘索引和其它类型为辅，兼顾各语种的配置。（3）在综合考量各类馆藏资源的基础上合理配置经费，尽量避免电子资源与纸本资源、电子资源与电子资源的重复建设。（4）以网络数据库为主，光盘数据库为补充，优先配置有存档权的电子资源。（5）在综合评估的基础上，及时调整和完善经费分配方案。此外，笔者认为适时对经费使用情况进行考评也很有必要。制定经费分配方案是一项实践性很强的工作，方案制定的合理与否需要实践的检验，图书馆有必要定期对馆藏资源的变化情况、使用情况、使用成本、读者反馈等多方面因素进行综合评估，对于经费分配中不合理、效率低的项目及时进行调整，从学科、类型、内容、语种等多个角度不断优化分配方案，以达到经费使用效益的最大化。六、尚存问题探讨笔者认为，直接增加高校馆经费的做法有如下几个弊端：（1）受高校体制等因素的限制，这些做法往往都是辅助性的，顶多可以增加一部分自我控制的灵活经费以激励馆内员工。（2）这些做法由于牵涉商业等途径，往往与高校馆的自身使命背道而驰，不利于其自身价值的彰显。（3）这些做法无疑会大大增加馆员的工作量，工作压力自然增大，导致馆员的快乐感与工作满意度下降。（4）由于读者这一服务对象的需求多样性，导致高校馆开展服务项目越多，服务质量就越难得到保障。考虑上述问题，我们不难得知这样一个事实：高校馆扩充经费来源的最有效、最根本手段依旧是向上级拨款部门提出诉求。这就要求高校馆能真正融入到师生们的日常生活中去，要让师生们深切感知，一旦图书馆经费被削减，就会直接危及他们的自身利益，影响他们的科研与教学质量。这样，师生们就会为图书馆向学校领导表达呼喊与诉求，因为图书馆是一个让他们享受的地方，一个受他们爱戴的场所。究竟我们该做些什么才能培养出读者对图书馆的这份情真意切呢？笔者想到如下几条改善服务，彰显价值的措施：（1）要培育馆员的服务意识，使馆员真正意识到自己是站在服务者的立场上从事这一职业。（2）改进图书馆的硬件设施与结构布局，要让读者真正感受到“宾至如归”般家的温馨。（3）图书馆要定期对读者进行回访、问卷调查等方式的工作质量回馈，发现自身不足，同时建立与读者间的良好关系，培养一种“亲近感”。（4）图书馆馆藏资源要尽量合理，尽最大可能协调读者需求与馆藏间的缺口矛盾。（5）不能因为一味强调馆员责任而忽视对馆员的激励，毕竟优质服务的提供者是馆员们。（6）要积极培养馆领导的沟通能力，归根结底与校领导商榷经费划拨问题的人是他们。只有他们的意识与影响感化校领导，高校馆的经费问题才能得到根本性解决。参考文献：1马金川.重点高校文献经费的合理配置与使用J.大学图书馆学报,1998(2).2胡中原,刘子忠.香港高校图书馆的发展特色J.江苏图书馆学报,2002(1).3彭文纯.高校图书馆经费管理的现状及建议J.高校图书馆工作,2002(1).4马永刚.图书馆采购经费合理分配的经济制度J.图书情报工作,2002(1).5邓之之.谈重点高校图书馆经费管理的合理使用以复旦大学图书馆为例J.上海高校图书情报学刊,2002(1).6何小清.中美大学图书馆资源构成与配置比较研究J.图书情报工作,2002(10).7曹福林,程琳,蒋春英.高校馆文献购置费支配方法的研究J.高校图书馆工作,2003(2).8韩世杰,陈海.高校图书馆图书经费分配模式探讨J.武汉科技学院学报,2003(10).9靖培栋,王为.从“席位分配”模型到图书馆书刊采购J.中国图