机关公文写作与处理.ppt

行政机关公文写作与处理主讲 江军华 1996年5月3日中共中央办公厅发布并同时实施的 中国共产党机关公文处理条例 中规定的14种正式文种 2001年1月1日国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理办法 中所规定的13种正式文种 贵州省政府办公厅2003年5月20日实施的 贵州省国家行政机关公文处理实施细则 一 行政机关公文写作 一 什么是公文 是一种具有法定效力和规范体式的文书 是机关依法行政和各企事业单位 社会团体进行公务活动的重要工具 法定的权威性国家行政机关使用的正式公文属于法定公文 它代表法定机关的意志 具有法定的强制力和约束力 他要求收文单位或有关人员必须认真贯彻执行 具有法定的执行效力 特定的体式性是指公文具有规范的文件结构和格式 公文文件是由国家最高行政机关严格规范的 公文的结构是指公文内容的组织安排有具体的方式 不能随心所欲 公文的格式是由国务院办公厅秘书局制定 它包括公文用纸 书面格式 排版印刷 装订等 二 公文的分类 1 命令 令 2 决定3 公告4 通告5 通知6 通报7 议案8 报告9 请示10 批复11 意见12 函13 会议纪要 14 转发 批转15 印发16 调查报告 总结 行政机关公文文种 13种 1 命令 令 2 决定3 公告4 通告5 通知6 通报7 议案8 报告9 请示10 批复11 意见12 函13 会议纪要 党的机关公文文种 14种 1 决议2 决定3 指示4 意见5 通知6 通报7 公报8 报告9 请示10 批复11 条例12 规定13 函14 会议纪要 党政机关共同的文种 9种 1 决定2 意见3 通知4 通报5 报告6 请示7 批复8 函9 会议纪要 党政机关不同的公文文种 政府 1 命令 令 2 公告3 通告4 议案党委 1 决议2 指示3 公报4 条例5 规定 1 命令 令 发布重要行政法规 采取重大强制性行政措施 任免 奖惩有关人员 撤消下级机关不适当的决定等 用 命令 令 如 中华人民共和国主席令 中华人民共和国主席令第一号根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议的决定 任命温家宝为中华人民共和国国务院总理 中华人民共和国主席胡锦涛二 三年三月十六日 贵州省专业技术人员继续教育规定 省政府令第102号 贵州省专业技术人员继续教育规定 已经2007年7月16日省人民政府第52次常务会议通过 现予公布 自2007年10月1日起施行 省长林树森二 七年七月二十六日 2 决定对重要事项或重大行动作出安排 用 决定 如 1 中共中央关于经济体制改革的决定 2 中共中央国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定 3 公告向国内外宣布重要或重大事项 用 公告 公告常以新闻媒体 报刊 广播 电视 或张贴等形式公开发表 写作时要注意一事一告 如实公告 语言要严肃庄重 不发议论 不加说明 不能抒情 如 中华人民共和国全国人民代表大会公告第三号第七届全国人民代表大会第一次会议于1988年4月3日选举邓小平为中华人民共和国中央军委会主席 现予公告 中华人民共和国第七届全国人民代表大会第一次会议主席团xxxx年x月x日 4 通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项 用 通告 如 中华人民共和国公安部通告 中华人民共和国公安部通告为确保国际民航班机的运输安全 决定从1981年11月1日起 在中华人民共和国境内各民用机场 对乘坐国际班机中的中 外籍旅客及其携带的行车物品 实行安全技术检查 一 严禁将武器 凶器 弹药和易爆 易燃 剧毒 放射性物品以及其他危害飞行安全的危险品带上飞机或夹在行李 货物中托运 二 除经特别准许者外 所有旅客及其行李物品 律进行安全检查 必要时可进行人身检查 拒绝检查者 不准登机 损失自负 三 检查中发观旅客携带上述危险物品者 由机场安全检查部门进行处理 对有劫持飞机和其他危害飞行安全嫌疑者 交公安机关审查处理 特此通告xxxx年xx月xx日 5 通知用于发布行政法规和规章 转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 如 1 关于发布贵州省注册会计师协会工作规程等五个规章制度的通知 2 贵州省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于进一步加强自然保护区管理工作的通知 3 开阳县人民政府转发贵阳市经贸委关于严禁到企业检查评比的通知 4 修文县人民政府批转县供电局关于做好农村电网改造工作意见的通知 6 通报表彰先进 批评错误 传达重要情况 用 通报 如 1 关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报 2 国务院办公厅关于 省 市 县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报 7 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 如 国务院关于提请审议的议案 8 报告向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 用 报告 如 1 贵州省公务员局给国家公务员局的 关于2010年全省公务员培训工作情况的报告 2 贵阳市人民政府关于治理南明河水质污染问题的报告 9 请示向上级机关请求指示 批准 用 请示 有请求批复性请示 请求批转性请示 如 1 关于包装海绵垫所需经费的请示2 关于对执行经济合同法若干问题的意见的请示 10 批复答复请示事项 用 批复 如 国务院给天津市人民政府 关于设立天津港保税区的批复 国务院关于设立天津港保税区的批复国函 1991 26号天津市人民政府 你市 关于将天津港商业性保税仓库扩展为保税区的请示 津政报 1990 34号 悉 现批复如下 一 同意设立天津港保税区 保税区要充分发挥天津港的优势 积极为扩大对外贸易服务 为拓展转口贸易 过境贸易和加工出口服务 开展为贸易服务的加工整理 包装 运输 仓储和商品展出等业务 但目的在于销往国内非保税区的一般贸易进口货物 原则上不得运入保税区储存 如有特殊需要 需经海关批准 二 同意保税区设在天津港规划的港界内 东边界为东堤路 南边界为供油北路和四号公路 西边界为东路 北边界为五号公路 均不含道路 面积为1 2平方公里 保税区四周要按海关要求设立严密的隔离措施 与港口码头间设专用通道 并经海关检查验收 保税区不得设生活居住区 除安全保卫人员外 其他人员不得在区内生活居住 三 保税区由海关监管 天津海关应比照国务院批准的 中华人民共和国海关对进出上海外高桥保税区货物 运输工具和个人携带物品的管理办法 制定对天津港保税区监管实施细则 报海关总署批准后实施 保税区内海关监管用房 由保税区提供 四 对保税区内从事加工出口的生产性外商投资企业 可减按15 的税率计征企业所得税 五 在保税区内如需设立金融 保险分支机构 由中国人民银行从严审批 六 保税区内的外汇管理可适当放宽 区内企业开展业务的外汇收入 允许保留现汇 周转使用 每年年终净外汇收入分别按国家关于贸易外汇和非贸易外汇结汇的有关规定结汇 上缴国家和留成 七 保税区其他方面的管理 执行所在地现行政策 国务院一九九一年五月十二日 11 意见对重要问题提出见解和处理办法 用 意见 如 1 关于加强政务公开工作的实施意见 2 关于XX的修改意见 12 函相互接洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 用 函 如 国务院办公厅关于征求 国家行政机关公文处理办法 草案 意见 的函国办函 XXXX X号各省 市 区人民政府 国务院各部门办公厅 室 现将我们草拟的 国家行政机关公文处理办法 草案 送给你们 请组织有关同志讨论修改 并将修改意见于十一月底前告诉我们 特此函告国务院办公厅xxxx年 月 日 13 会议纪要传达会议议定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守 执行的 用 会议纪要 如 1 贵州省2010年人事人才工作会议纪要 2 贵州省政府军转安置工作会议纪要 14 批转 转发对带有普遍指导意义或需由有关单位处理的来文 需转发给下属各单位或有关单位的 用 批转 或 转发 如 贵阳市人民政府批转小河区关于发展乡镇工业情况的报告 对上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文 需发给下属单位的 则只能用 转发 不能用 批转 如 贵州省政府办公厅转发国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知 15 印发 印发 的原文制作是本机关 一是用于解决公文文种缺编问题 在法定的公文种类中 没有纲要 政策 办法等文种 不能直接行文 这时只能用 关于印发XX纲要 政策 办法 的通知 如 国务院关于印发中国妇女儿童发展纲要的通知 二是解决各级领导同志的重要讲话发文问题 如 贵州省人事厅关于印发2009年XX厅长在全省人事局长会议上的讲话的通知 16 调查报告 总结调查报告 对带有普遍性 典型性的情况 在认真调查的基础上 通过分析 归纳 总结得出反映事物客观规律结论 如 省国资委撰写的 扬长避短 大力发展地方工业 贵阳市工业企业调查 总结 对已完成的某项或某一阶段的工作进行系统的回顾 分析 归纳 如 贵州省人力资源和社会保障厅2010年工作总结 三 公文的格式 眉首 主体 版记 眉首 文头部分 主体 文腰部分 版记 文尾部分 公文格式 1 眉首 发文机关标识 套红 发文字号密级程度和期限紧急程度签发人份数序号 限于绝密 机密公文 0001机密 一年特急国务院文件国发 2001 11号 发文机关标识发文机关标识又叫文件名称 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 二字组成 发文机关标识使用小标宋体字 用红色标识 每个字一般应小于22x15mm 发文字号发文字号由发文机关代字 年号 序号组成 用3号仿宋标注在发文机关标识下 空两行居中排列 年号 序号用阿拉伯数字标识 年号不能用简称 用中括号 括入 序号不编虚位 即1不能编为001 不加 第 字 密级程度和保密期限公文密级分为绝密 机密 秘密三个等级 其中绝密 机密级公文应当标识份数序号 一般秘密公文可不标识份号 密级用3号黑体 顶格标识在右上角第一行 两字之间空1字距 密级和保密期限之间用 隔开 紧急程度紧急程度分为 特急 急件 标识在右上角第二行 签发人上报的公文 如 报告 请示 需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 冒号后用3号楷体字标签发人姓名 份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号 用阿拉伯数字标识在左上角第一行 标识公文份数序号有利于公文的登记 分发 检查及管理 绝密 机密级公文应当标识份数序号 一般秘密公文可不标识 2 主体 标题主送机关正文附件成文时间印章 国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定各省 自治区 直辖市人民政府 建立规范的市场经济秩序 附件 1 2 中华人民共和国国务院二 一年四月二十七日 标题 发文机关 关于 事由 文种标题 红线下空2行 用2号小标宋字 常见的公文标题一般都加粗 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 例 1 国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定2 铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告3 关于加强城市商业网点建设管理问题的请示4 关于颁发 外国人在中国就业管理规定 的通知公文标题中除法规 规章可加书名号外 一般不用标点符号 主送机关 指的是受理机关或执行机关标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 上行文 一般是一个主送机关 不报送领导个人 下行文 常为两个或两个以上主送机关 公告 通告性公文可以不标主送机关 正文 开头 主体 结尾主送机关名称下一行 每个自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 开头 制发文件的原因 目的 依据 主体 阐述公文的具体事项 结尾 套语式 也可没有 附件 1 在正文下空一行 左空两字标识 附件 后标冒号和名称 2 附件如有序号使用阿拉伯数码如 附件 1 3 附件名称后不加标点符号 4 附件应与公文正文一起装订 成文时间 1 以领导人签发的时间为准 2 联合行文一般由主办机关首先签署意见 协办单位依次会签 时间以最后签发机关领导人的签发日期为准 3 标法 用汉字将年 月 日标全 零写为 如 二 三年九月十六日 印章 1 除会议纪要外 法定性公文都应加盖印章 2 印章一定要与发文机关一致 联合上报文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 3 单一机关制的公文在落款处往往不署发文机关名称 只标识成文时间 加盖印章 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 4 联合行文印章有两种情况 两个印章 三个以上印章 当联合行文需加盖2个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章之间不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 公文末页版式 特殊情况说明 1 此页无正文 的解决方法 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的办法加以解决 使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法来解决 2 附注 公文如有附注 用3号仿宋字 居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行 如 此件发至县 团级 传达到全体党员 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 3 版记 主题词抄送机关印发机关和日期印发份数 主题词 经济整顿秩序决定 抄送 党中央各部门 各计划单列市人民政府 中央军委办公厅 全国人大常委会办公厅 各民主党派中央 国务院办公厅秘书局2001年4月28日印发 共印xx份 主题词 是反映公文主要内容的规范化名词 主题词由类别词 类属词 文种构成 一般位于末页下端抄送机关上方 主题词 用3号黑体字 居左顶格标注 主题词词目用3号小标宋体字 一篇公文最多不超过5个主题词 最少不能少于2个 每个词目之间空1字 主题词下方排印一条横线 主题词词表共有13类1049个主题词 当词表中找不出能准确反映文件主题内容的类属词时 可以选择能够准确反映文件内容的词来标引 并在该词的后面加上 以便区别 主题词 在批转 转发 发布文件时 主题词中的文种 是标批转 转发 发布文件的文种 还是标被批转 转发 发布文件的文种 如果只选择一个主题词来标文种 可选择被批转 转发 发布文件的文种 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 其主题词是 文秘工作公文办法 标注的就是被发布文件的文种 办法 而不是发布文件的文种 通知 如果想要完整反映文件的形式 也可将前后两个文种同时标注 但如果是用 通知 转发 通知 为避免文种上的重叠 只标一个 通知 即可 例 贵州省水利厅关于加强水土保持工作的通知 类别词 水利类属词 加强水土保持文种 通知主题词 水利加强水土保持通知 例 人事部关于举办全国旅游经济开发高研班的通知 主题词 人事旅游经济高研班 通知 抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容 需要执行或知晓内容 的平级 下级或无隶属关系的机关 应当用全称或规范化简称 抄送机关置于主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标冒号 抄送机关同性质 同级别机关之间用顿号隔开 不同性质 不同级别机关之间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 末尾用句号 印发机关和印发时间印发机关不以行文机关出现 而用机关办公室或秘书部门的名称 印发机关位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 左侧空1字 印发时间右空1字 以公文付印的日期为准 用3号仿宋体阿拉伯数字标识 上行文的 印发日期后接着排印 印 字 下行文 平行文的 排印 印发 2字 印发份数印发份数置于印发时间之下 右空3字 用3号仿宋体阿拉伯数字标识 如 共印XX份 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 如 1 2 一字线距离版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 四 公文用纸幅面及版面尺寸1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准 4型 210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 A4型公文用纸页边及版心尺寸 天头 上白边 为 37mm 1mm订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 五 公文排版规格与印制装订要求排版规格 文字符号从上至下 自左而右依次横写横排 正文用3号仿宋字 每页排22行 每行排28个字 印刷要求 双面印刷 页码套正 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 六 公文的文体公文的文体是指公文的表达方式 属应用文体 公文兼用说明 叙述 议论三种表达方式 七 公文的行文关系 公文的行文关系 是指发文机关与受文机关之间的文件往来关系 下行文 上级向下级行文 如命令 批复等行文方式 逐级行文 多级行文 上行文 下级向上级行文 如请示 报告 意见 行文方式 逐级行文 不得越级行文 平行文 不相隶属的同级机关或部门之间的行文 如函 转发等 公文的行文关系1 领导与被领导关系例如 党中央与贵州省委 党的机关系统 国务院与贵州省人民政府 政府系统 贵州省委与贵阳市委贵州省人民政府与贵州省交通厅2 指导与被指导关系例如 国家教育部与贵州省教育厅贵州省卫生厅与贵阳市卫生局 3 平行关系例如 国家教育部与国家卫生部贵州省教育厅与贵州省卫生厅4 不相隶属关系例如 贵州省委与贵阳市人民政府贵州省教育厅与贵阳市卫生局贵州省人民政府与浙江省宁波市人民政府 八 几种文种的区别 1 公告与通告的区别公告涉及重要或法定事项 向国内外宣布 通告则针对社会各有关方面 涉及事项较具体 公告主要是告之事项 除特例外不涉及强制性执行要求 通告则常涉及有关人员的应遵事项 公告与通告的区别可归纳为以下五点 1 发布 告知的范围有大小 公告 国内外社会 公告内容事关重大 通告 国内社会的有关方面 2 发布 告知的事项有轻重 公告 重要事项或法定事项 通告 可能是重要事项 也可能是一般事项 3 发布 告知者的身份有高低 公告 一般只有国家权力机关或管理机关才能作为公告的制发者 通告 不受级别限制 任何性质 级别的机关 单位在职权范围内均可作为通告的制发者 4 使用公告的机关 级别一般较高 目前 社会上对 公告 的使用存在比较混乱的现象 如 开业公告 中奖公告 停水 停电公告 公交线路调整公告 等 其实这些只要用 启事 通知 或 通告 就可以了 注意 公告 通告一般不写主送机关 2 通告与通知的区别通告与通知的区别主要在于 1 通告不涉及任何秘密 直接公开 也即通告制成之后直接公布于众 而不像一部分 通知 那样 尽管最终也公开 但首先需按组织原则逐层下达 2 通告提出的规范是公民的行为规范 主要提出公民应当遵守的具体事项 不像 通知 那样涉及贯彻执行公文的要求 3 通告可依法自创有关规则 通知则主要是转达上级的指示精神并使之具体化 3 通知与通报的区别 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通知提出工作意见和办法 要求遵照执行 通报则着眼于思想和路线方面的教育 也即精神层面上的教育 4 请示与报告的区别1 行文时限不同报告 通常在事后 也可事先 事中 请示 只能在事先行文 否则就变成 先斩后奏 非常不利于公务活动或造成人力 物力 资金的浪费 2 行文内容容量不同报告 允许 多事一报 如综合性报告 往往涉及若干事项 请示 只能 一事一请 否则会给上级的批复带来困难 3 行文的主送不同报告 允许 多头之送 一份报告可同时行文给若干上级机关 请示 只能 单头主送 否则会产生上级机关的相互推诿 不利于上级机关及时明确批复 4 行文的目的不同报告 通常不要求上级机关的批复 尤其是 呈报性报告 基本上达到向上级汇报工作或答复询问的目的即可 请示 肯定是要求得到上级机关的批复或明确指示 注意事项 1 报告中不得夹带请示事项 逐级请示不要越级 如有必要 也必须同时抄报被越过的上级机关 2 请示 报告不宜直接呈送领导者个人 3 请示要做到一文一事 一份请示 只送一个上级领导机关 不得抄送下级机关 4 不要事事请示 只有超出了本机关的职权或本机关无力 无法解决时才请示使用 5 印发 转发和批转的区别 印发 的原文制作和来文渠道是本机关 如 这个讲话的起草和整理者是制发通知的本市市政府办公室 凡来文渠道为本机关的 要用 印发 不可使用 转发 和 批转 转发 的原文制作和来文渠道是上级机关 不相隶属机关和下级有自主行文权的机关 如XX省政府办公厅转发 原文制作单位系不相隶属机关 XX省政府办公厅转发 原文制作单位系所属下级单位 这个单位有自主行文权 可就每项工作独立行文 但为了引起各部门 各单位的高度重视 促进落实 由它的上级机关转发 提高行文规格 以上情况 行文时只可用转发 不可用印发 更不可用 批转 批转 的原文制作和来文渠道是下属职能部门 下属职能部门立足本职 放眼全局 为某项工作和事业提出具有全局性的建议 意见和报告 而这个部门就这些意见 建议又无直接行文权 必须报上级机关批准 转发到有关部门和单位贯彻落实 如 某县供电局在农村电网改造中 需要得到各乡镇 城建 交通 林业部门的配合 供电局对这些单位没有直接行文权 就拟出一个意见 经县政府批准后予以转发 要求各乡镇 各部门贯彻落实 九 常见公文写法介绍 1 报告 报告是向上级汇报工作 反映情况 提出建议 报送资料使用的一种文种 属上行文 报告的写法 基本情况 主要成绩 存在问题 今后做法基本情况 做了什么 情况介绍 主要成绩 怎么做的 概括出规律性的经验 存在问题 工作中存在的缺点及原因 今后做法 提出今后开展工作的建议 贵州省人民政府关于清理整顿公司工作的报告国务院 我省自1995年10月清理整顿公司以来 坚持既坚决又稳妥的方针 抓紧清理整顿方案的拟订和实施 积极查处了公司违法违纪案件 努力加强公司的建设和管理 基本完成了党中央 国务院赋予我们的任务 达到了预期的目的 现将这项工作情况报告如下 一 撤并了一批流通领域的公司 解决了公司过多过滥的问题 略 二 查处了公司违法违纪案件 整顿了公司的经营秩序 略 三 认真做好撤并公司的各项善后工作 略 四 加强了公司管理和法规 制度建设 略 贵州省人民政府 年 月 日 2 通知 是公文中使用最为广泛的一种文体 上至方针政策 下至具体事务都可发通知 1 批转 转发通知 除了通知之外 标题中原来的文种一定要保留例 国务院批转建设部关于进一步加强城市规划工作请示的通知贵阳市人民政府办公厅转发市财政局关于进一步加强增收节支工作的意见的通知 2 指示性通知 例 关于清理收回企业欠缴社会保险费有关问题的通知 3 事项通知 例 贵州省人力资源和社会保障厅关于启用新印章的通知 4 会议通知 会议通知一般应包括以下内容 会议名称 召开会议的根据与目的 会议时间 地点 报到的时间 地点 参会人员 与会者应准备的材料与注意的事项 联系单位 联系人与联系电话 例 关于召开全省人事局长工作会议的通知各市 州 地 县 市 区 特区 人劳局 省直各部门 为了贯彻落实全国人事厅 局长 精神 做好今年的人事人才工作 现定于1月15至16日在贵阳召开 现将有关事项通知如下 一 会议内容 略 二 会议时间 略 三 会议地点 略 四 参会人员 略 五 有关事项 一 参会人员携带年终工作总结或某方面工作经验介绍材料印200份带到会上 二 参加会议的同志请于1月14日到 宾馆 楼报到 三 各地可来一辆工作用车 其余自带车辆司机食宿自理 大会不予安排 四 需接车接机和需要购买回程车 机票的同志 请于 月 日在报名单时一并告知 亦可电话告知省人事厅办公室 年月日 5 任免人员通知 以简要的文字写明任免干部的机关名称 日期与被任免人员的姓名与职务 如 遵义市人社局关于 等同志职务任免的通知 贵州省人民政府任免通知黔府任 2007 25号各自治州 市人民政府 各地区行署 省政府各部门 各直属机构 省人民政府决定 XXX任贵州省国土资源厅总工程师 试用期一年 二 七年九月三十日 3 通报 写法 叙述情况 原因分析 提出处理意见例 1 重要情况通报 贵州省人民政府关于贵黄高速公路筹资工作的情况通报 2 表彰性通报 贵州省公安厅关于表彰XX重大案件侦破组的通报 3 批评性通报贵阳市公安局关于 所犯错误的通报 关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县 市 区 人民政府 市属各部门 九五 计划期间 我市各级党委 政府和有关部门高度重视计划生育工作 认真贯彻省计划生育条例 切实加强对计划生育工作的领导 全面完成了省下达的 九五 人口计划和各项计划生育指标任务 二000年度 全市人口出生率降到5 平均生育率为0 87 低于全国 全省水平 这是全市各级干部 计划生育工作者和全市人民共同努力的结果 为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展 市人民政府决定授予 县等三十五个单位 全市计划生育先进集体 光荣称号 授予 等四十五位同志 全市计划生育先进工作者 光荣称号 希望受到表彰的单位和个人 要戒骄戒躁 继续努力 为我市计划生育工作向深层次 高质量发展做出新的贡献 二00一年 是 十五 计划的第一年 各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神 继续把计划生育工作放在更加重要的地位 坚持不懈地抓下去 切实加强领导 坚持按 条例 规定依法管理 大力加强基层基础工作 力争我市 十五 期间人口出生率控制在5 以内 为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗 附 市计划生育先进集体 先进工作者名单 略 XX市人民政府 盖章 二00一年二月五日 4 请示和批复 请求批准 关于贵州省荔波小七孔列为国家重点风景名胜区的请示请求帮助 贵阳市人民政府关于追加我市洪水灾害救济款的请示请求解答 关于 会计人员职称条例 中 总会计师 是行政职务还是技术职称的请示 请示的写法 标题 不能写成请示报告主送机关 只能有一个 不直接报送领导 正文 请示缘由 请示事项 结语结语 以上请示 当否 请批示 批复 以上请示 请予批准 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 关于 市中小学整体改革试点工作有关问题的请示市人民政府 根据中共中央关于教育体制改革决定的精神和市委 市政府关于进行学校整体改革试点的要求 经与各区 县政府及教育局研究 拟在我市部分中小学进行试点工作 现将有关问题请示如下 1 改革的目标和内容 2 干部任免问题 3 定编定员和工资总额包干问题 4 编余人员的安置问题 5 实行结构工资制 以上请示如无不妥 请批转执行 直接提出请示的问题 不要太多分析原因建议性的报告则要有一定的陈述和分析 请示结束语不用 请批转各地执行 建议性报告可用 以上报告如无不妥 请批转各地执行 拟稿 请代 局党委给市委组织部草拟一份请示局党委委员 处处长张 因受贿 挪用公款 已被上级有关部门 双规 由于该处工作繁重 经局党委讨论决定 在组织人事部门正式任命前 拟由副处长钱 代理处长 中共 局党委关于拟由钱 副处长代理处长的请示中共 市委组织部 我局党委委员 处处长张 因受贿 挪用公款 已被上级有关部门 双规 由于该处工作繁重 经局党委讨论决定 在组织人事部门正式任命前 拟由副处长钱 代理处长 当否 请批复 中共 局党委XX年XX月XX日 批复例 中共 市委组织部关于同意由钱 副处长代理处长的批复中共 局党委 你局 关于拟由钱 副处长代理处长的请示 局委发 2006 3号 收悉 经研究 同意在组织人事部门正式任命前 由钱 副处长代理处长 特此批复 中共 市委组织部 印 XX年XX月XX日 批复格式要求 1 标题 关于 的批复 或者 关于 的批复 如 国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复2 原由 你省 关于茂名市设置茂港区的请示 粤府 2000 38号 收悉 你局 关于拟由钱 副处长代理处长的请示 局委发 2006 3号 收悉 作为原由 3 批复事项 表明批复的态度与意见 5 函 函是平级机关 上下机关或不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关同级主管机关请求批准的公文 函的分类 一 按性质分 可以分为公函和便函两种 公函用于机关单位正式的公务活动往来 便函则用于日常事务性工作的处理 便函不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 二 按发文目的分 函可以分为发函和复函两种 发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函则是为回复对方所发出的函 三 从内容和用途上 还可以分为商洽事宜函 通知事项函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 报送材料函等等 函的写法标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 在公文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 正文 其结构一般由开头 主体 结尾部分组成 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 结语 通常应根据函询 函告 函商或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 特此函询 商 请即复函 特此函告 特此函复 等 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用 此致 敬礼 结尾落款 写明成文时间年 月 日 并加盖公章 撰写函件注意事项函的写作 一是行文简洁明确 用语把握分寸 要注意语气平和有礼 不要倚势压人或强人所难 也不必逢迎恭维 曲意客套 二是复函 则要注意行文的针对性 答复的明确性 三是函也有时效性的问题 特别是复函更应该迅速 及时 像对待其他公文一样 及时处理函件 以保证公务活动的正常进行 关于拟录用 届大中专毕业生的函省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于 年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 特此函告 附件 录用审批材料24份 省安全厅 年三月二十五日 关于批准录用 等 名同志为国家公务员的复函省安全厅 你厅 关于拟录用 届大中专毕业生的函 国安政 18号 收悉 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于部分省级机关从 年应届高校 中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知 的规定 经考试 考核合格 批准录用 等 名同志为国家公务员 特此函复 附件 录用人员名单 省人事厅 年三月二十九日 修改练习 市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函市第七变压器厂 你厂于二 五年一月 从我厂借去资金三万元 作为你厂劳动服务公司开办费 当时双方讲好年内一定偿还 目前已经是二 六年一月了 我厂正在编制去年的财务决算 为使我们能及时搞好各类款项的清理结算 要求你厂务必将所借之款于二十日前归还我厂 切不要一拖再拖 给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难 此致敬礼 市第一变压器厂二 六年一月十日 标题写法不规范 而且用语强硬 语言不够谦和 这是函的大忌 比如此文中的 当时双方讲好年内一定偿还 要求你厂务必 切不要一拖再拖 给我厂 困难 等语 显得过硬 咄咄逼人 不得体 公函不写 此致敬礼 顺致敬意 祝君安康 等敬祝词语 4 文中的数字和日期表述错误 用阿拉伯数字 正文开头不对 关于归还劳动服务公司开办费借款的函市第七变压器厂 贵厂2005年1月为筹集劳动服务公司开办经费 曾从我厂借去资金3万元 贵厂当时曾承诺在当年内归还 目前 我厂正在编制去年的财务决算 为及时搞好各类款项的清理结账 望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂 特此函告 市第一变压器厂二OO六年一月十日 6 会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项的法定公文 会议纪要的写法 会议纪要通常由标题 正文 主送 抄送单位构成 标题有两种情况 一是会议名称加纪要 二是召开会议的机关加内容加纪要 正文一般由两部分组成 一 会议概况 主要包括会议时间 地点 名称 主持人 与会人员 基本议程 二 会议的精神和议定事项 一般包括会议内容 议定事项 记录人 主持人签字 标题 1 会议名称 文种例 农村爱国卫生经验交流会纪要 2 主标题 副标题例 以十六大精神为指导 开创农民就业工作新局面 铜仁地区农民就业工作会议纪要注意 1 重要的会议纪要通常在标题下注明生效时间 2 会议纪要不用公章 正文 导言 即会议组成情况 时间 地点 出席人员 中心议题和议程等 主体 主要精神 成果和议定的事项 综述式和分项式 主体部分各段的开头语可以使用 会议认为 会议提出 与会者一致认为 会议决定 会议要求 会议希望 等 结语 号召展望 可使用 会议号召 严厉打击制贩注水猪肉会议纪要 年4月3日下午 在市政府二会议室 副市长主持召开了严厉打击制贩注水猪肉的专题会议 参加会议的有 市政府副秘书长 市府财办副主任 市技术监督局局长 副局长 市公安局副局长 市工商局副局长 市卫生局副局长 市物价局副局长 市食品监督局纪检组长 和市中级法院办公室副主任 等 现将会议议定事项纪要如下 一 进一步提高认识 加强组织领导 注 复合型段旨句 二 完善制度 规范行为 注 复合型段旨句 三 加大打击力度 四 加强宣传 五 各级政府 各有关部门务求将此项工作抓紧 抓实 抓出成效 这是一篇分项式会议纪要 关于协调解XX大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要xx年2月2日上午 市政府办公厅xxx主任主持召开会议 协调解决XX大街56号首层房屋使用权问题 参加会议的有省政府办公厅交际处 市国土房管局 市外轮供应公司等有关部门的负责同志 会议认为 XX大街56号首层房屋使用权的问题 是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题 早几年曾多次协调 虽有进展 但未有结果 最近 按照省 市领导同志 向前看 了却这笔历史旧账 的批示精神 在办公厅的协调下 双方本着尊重历史 面对现实 互谅互让的原则 合情合理地提出解决这宗矛盾的方案 经过协商 讨论 双方达成了一致的认识 会议决定如下事项 一 二 三 四 会议强调 双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作 团结协作 增进友谊 保证移交工作顺利进行 XX市政府办公厅XX年X月X日 7 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 也即对某一重要问题存在看法与建议 就可运用 意见 向上级或下级表达本单位的见解或处理办法 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 多经上级批转 一个主送机关 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 多个主送机关 作为平行文 提出的意见供对方参考 对某一重要问题存在看法与建议 就可运用 意见 向上级或下级表达本单位的见解或处理办法 意见通常由标题 主送单位 正文 落款等要素组成 有的还有附件 意见的写作方法并无一定成规 但一般应当注意下列两点 1 注意结构的安排 意见一般先说明缘起 继而针对问题 分条目陈述意见或解决措施 意见写作切忌意识流 想到那里写到那里 2 注意对事实的客观陈述 不加任何臆测 说理明白 不妄加议论 格式要求 1 标题 发文机关 事由 文种 如 中共中央国务院关于做好2011年农业和农村工作的意见 2 原由 讲明发布意见的背景和根据 3 主体 具体对工作指导的办法和措施 条款式 4 结尾 一般为提出要求 以上意见如无不妥 建议转发 批转 各地区 各部门贯彻执行 8 总结 总结是单位 部门或个人对前一段的实践活动进行回顾 检查 分析和研究 从中找出经验教训和规律性的认识 以指导今后实践而写成的应用文书 即 已经做了什么 如何做的 做的程度 今后怎么做 总结的种类 1 工作汇报性质的全面性总结2 介绍经验的专题总结3 个人学习 工作的小结 标题 1 公文式 培训处2010年度工作总结 综合总结 2 文章式 股份制使企业走上成功之路 专题性总结 3 双标题式 售后服务是企业的命根子 联想阳光服务中心2005年度工作总结 正文 前言 主体前言 简要交代时间 背景 取得的成绩 效果等 让读者了解全貌 做了什么 主体 主要做法 怎么做的 存在的问题 简略 但中肯 今后工作打算 简单 主体部分按材料的逻辑关系将其分成若干部分 标序加题 逐一写来 团市委2005年工作总结一年来 团市委按照 服务青年 服务社会 服务大局 的总体工作思路 团结带领广大团员青年为我市三个文明建设而不懈努力 一 以经济建设为中心 稳步推进青年创业工程 略 二 以道德建设为重点 着力促进青年文明工程 略 三 以奉献社会为己任 广泛实施青年服务工程 略 四 以提高素质为核心 深入推进青年成才工程 略 回顾一年来的工作实践 我市共青团各项工作欣欣向荣 蓬勃发展 但我们的工作仍存在着许多的不足 在整合团的资源 服务青年方面 存在着整合力度不够 配置效率不高 手段不多 渠道不多 方式方法创新不够等等问题 明年我市共青团和青年工作的总体思路是 团结带领全市团员青年为推进 两个率先 目标而努力 9 调查报告 是带着一定的目的 对某种情况 问题和经验进行实地调查 是向领导机关反馈信息 辅助决策 核查决策执行情况的重要形式 调查报告的种类 1 反映情况的调查报告 东北师范大学硕士毕业生就业情况的调查报告 2 总结经验的调查报告 职工的归属感从何而来 皮鞋厂关心职工福利生活的调查3 揭示问题的调查报告政府决策岂能朝令夕改 浙江温岭市一市场建成后开业受阻的调查 标题 公文式 关于贵州水泥厂转换经营方式的调查 文章式 锦江集团的崛起 主 副标题式 同一地区的农村经济为什么发展有快有慢 花溪区100个村的调查作为公文 标题最好用规范化的标题格式或正副标结合式 正文 前言 主体关于云岩区教育结构布局的调研报告云岩区是我市政治 经济 文化中心 其教育举足轻重 它既是栋梁教育的窗口 也是全市教育的主导 为此 今年1月教体文卫专委会就云岩区教育结构布局问题进行了调查研究 通过走访学校 实地察看 查考数据 多次召开座谈会 研讨会 形成了此报告 前言 一 云岩区教育的基本情况 主体 二 问题分析 主体 三 几点建议 主体 主体的三大块 调查得来情况 事实和数据 是什么 分析原因和实质 具体 深入 为什么 提出建议 提出解决问题的方法 怎么做提出问题 分析问题 解决问题 调查报告的落款要写明调查者 单位名称和个人姓名 以及完稿时间 如果标题下面已注明调查者 则落款时可省略 十 草拟公文应注意把握的问题 1 运用名称要规范化 如地名 人名 机关 名称等要运用准确 如有的公文将 打击经济领域犯罪活动办公室 写成 打办 如有的公文把 党的十一届三中全会 简写成 三中全会 如在教育界人们习惯把 中国人民大学 简称 人大 但在政界就成了全国人民代表大会 这些表述在公文写作中是不妥当的 2 使用汉字要规范化 如 坚决 和 坚定 都是表示不动摇 但 坚定 一般用来形容立场 信念 意志等精神层面 而 坚决 则多说明态度 做法等行为层面 再如 前辈 和 先辈 前辈 是指活着的比自己长一辈的人 先辈 是指已死的长辈 3 运用数字要规范化 如 词组 三资企业 十二指肠 惯用语 十月革命 一二 九运动等 缩略语 九五 规划 四书五经等 修辞色彩 白发三千丈 三令五申等 成语 一败涂地 一毛不拔等 百分之二十 应将 百分之二十 表述为 20 又如应将 四分之三 表述为 3 4 以此类推规范书写或表述 4 标点符号要规范化 5 结构层次序数 第一层为 一 3号黑体加粗 第二层为 一 3号楷体加粗 第三层为 1 3号仿宋加粗 第四层为 1 3号仿宋 6 数字 年份与词语不能换行 二 行政机关公文处理 一 发文处理程序与方法 1 拟稿 原始文稿 文秘 领会 文字表达和调查研究三大能力 2 会商 与有关机关取得一致 跑会 函会 会商 3 审核 文种 内容 格式 语言等 部门负责人 4 签发 签发人又一次全面核查 机关领导 5 缮印 校对 印制 6 用印 加盖公章或签注姓名 7 分发 按规定拣配和封装公文 8 传递 发出 9 归档 立卷归档 暂存 销毁 一般地说 一个公文要经过三步校核才能送印发出 公文文稿送领导人审批之前 审核 报批程序是否符合规定 是否确需行文 内容是否完整 准确地体现发文机关的意图 并同现行有关公文相衔接 所提措施和办法是否切实可行 人名 地名 时间 数字 引文和文字表述 密级 印发传达范围 主题词是否准确 恰当 文字 符号 计量单位 数字的用法及文种使用 公文格式是否符合规定 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见 2 已经领导人审批过的文稿 在印发之前应再作校核 领导人由于工作繁忙 对一些文稿 未能仔细推敲 就一字不改地签发了 有的文稿 虽作修改 但由于受时间和精力的限制而未能作全面考虑 这就要求秘书处 科 长再次校核 当然 经校核如需作涉及内容的实质性修改 则报经原审批领导人复审 3 在公文正式印发前 复核 主要是对公文的审批手续 含会签 完备不完备 文种用得恰当不恰当 格式符不符合要求进行复核 二 收文处理程序与方法 一 收文的接收 包括签收 收文登记 分发等环节 二 收文的处理 包括拟办 批办 承办 催办等环节 三 收文的管理 包括登记 加工 组织传阅 对内催办等 三 公文写作常见错误示例 一 发文字号编写不当 1 机关代字混淆2 年份不全 乱用括号3 机关代字 年份 序号次序颠倒 1 机关代字混淆 例1 华东师范大学 它的代字不能写成 华师大 因为另外还有 华中师范大学 华南师范大学 如用 华师大 就不能分辨 而应写为 华东师大 例2 南京大学 的机关代字不能写成 南大 因为另外还有 南开大学 例3 河南大学 的机关代字不能写成 河大 因为另外还有 河北大学 2 年份不全 乱用括号 例如 黔公局通 96 第15号 黔府发 2002 47号例 年份不全 应写为 1996 使用圆括号也不正确 根据 国家行政机关公文格式 规定 应用六角括号 第 字多余 应删去 例 年份应置于六角括号 内 3 机关代字 年份 序号次序颠倒 例如 96 黔人社厅通字第51号上例的错误是年份在发文机关代字前 且年份不全 第 字 多余 正确的应该是 黔人社厅通 1996 51号 二 标题拟写不当 1 文种错用2 事由表述重复罗嗦 冗长 空洞不明确3 乱用标