采购管理操作规范及实施细则.doc

采购管理制度第一章 总则一、目的为规范公司采购管理工作，加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。选择和维护合格供应商，确保采购物资质量，特制定本制度。二、原则1、集中采购2、合同管理三、适用范围本制度适用于XXX有限公司和各分公司（以下简称“公司”）所有物资、物品采购、验收等管理工作。 第二章 定义、组织与流程四、定义公司的物资、物品包括：1、所有经营所用的设备、设施、原材料、工具等。2、办公自动化设备、办公用品、劳保用品等。五、组织与职责1、 行政部负责公司所有物资、物品的采购、验收、入库、发放等管理。2、 各分公司或部门根据业务计划，编制原辅材料需求清单（品名、厂商、规格、型号）；大型设备和专业性强的物品要有指定的专业人员验收。 3、 行政部根据各分公司部门报送的物资需求清单，核实仓库存量，结合物资库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。 4、 行政办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公设施设备的日常维修申请计划并负责。5、 采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性、合法性、完全性负责。6、 财务部负责日常采购的价格、票据的审查，负责公司所有物资、物品采购的款项支付。第三章 申购与审批权限六、采购计划管理1、各分公司及部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求计划，经分公司或部门主管核批后，递交行政部审核后呈报总经理批准。2、各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的设备修理、物资需求计划，经部门经理核批后，报财务部汇总，由财务部报呈总经理批准。3、对于比较重要、且需求量较大的物资，无论是否已报月度计划、季度计划或年度计划，还应至少在使用日之前一个月再次上报负责采购部门准备。以期既能保证运营正常、稳定进行，又能避免因资金积压而造成公司资金流的困扰。4、各部门在填报物资使用计划时，要持勤俭节约、严谨计划之宗旨，仔细核算，不得虚报、乱填；各级主管要认真核实、签批，并能承担相应责任。5、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持部门主管核批后的领用单与仓库相应的物资管理员取得联系，以便及时备货、保证使用。 6、严禁当日使用，当日采购。七、物资、物品申购1、行政部仓库管理员或分公司负责检查仓库的库存量后做库存统计表，及时申请订短缺的货物，编制采购申请。2、分公司的零星采购工作可先进行，待办理报销时统一完备采购报销手续。大宗采购则由公司行政部采购按规定程序完成。3、购买计划内物资、物品时，行政部经理依据库管员上报的库存和使用情况，进行采购计划制定。八、采购审批权限2、 对于公司办公用品、清洁用品采购：由行政部采购员与仓库管理员结合后编制办公、劳保用品采购申请单，经行政部经理审核，采购金额在100元以内的由行政部经理审批，100元以上的由公司总经理审批后实施采购。3、 对于分公司：零星、特殊情况、急用的物品，分公司可自行采购，采购金额在5000元/月以内的由店面经理部经理审批；采购金额在5000元/月以上的由总公司总经理审批后实施采购。4、 对于其它或金额较大的采购： 由使用分公司或部门提出申请，经行政部根据仓库情况审核后，交总公司总经理审批后实施采购。九、采购控制1、提出采购需求：各分公司联锁店、公司各部门负责确定需采购物资的品种、规格和数量及使用时间。2、编制物资申购单：总公司仓库管理员或各分公司仓库负责人负责检查仓库的库存量后做库存统计表，及时申请订短缺的货物，编制物资申购单。3、编制采购申请单：行政部采购员负责寻找采购物资，选择供应商并进行管理，确定价格和帐期，签订合同，编制采购申请单，进行估价，经审批后到财务办理采购借支手续。4、实施采购：行政部负责与供应商进行沟通，付款之前检查价格是否正确，负责按采购物资申请的预期时间到达，为紧急采购物资开辟绿色通道，满足申请部门的需求。5、验收：采购结束后由提出采购需求及提出物资申购的部门人员对所采购的物资的质量和数量进行验收，验收合格则在相应的票据背面签字确认并注明验收人及日期；不合格的不予签字确认。6、入库办理：仓库管理员对验收后的采购物资办理入库手续，再次验收采购物资的重量、数量、规格包装物等，开具相应的入库单。做收料单。各仓库或直营店负责保存采购物资和质量保管，控制合理库存量。7、退货处理：对验收不合格物物资品采取退货处理。8、审计及付款：行政部经理、财务部会计、公司总经理负责审核采购价格及合同条款对公司是否合理。财务部负责把采购物资入帐，安排及时付款。 9、职责：各部门负责人负责批准及确认所有的申请单、采购单、检验报告单、收料单和付款单。公司总经理批准所有的申请单、采购单和付款单。 第四章 采购管理十、采购流程采购流程如下图：仓库保管员采购员行政部经理财务部总经理根据库存物品数量及使用情况填写申请单采购申请单核对、提出采购方案审核、签字审批、签字是否是固定资产询价、供应商选择进行采购签定采购合同通知供应商发货货到验收获取发票到货验收单发票仓库管理流程发票采购合同采购报销流程是是是是否否否否十一、采购流程说明：1、物资采购的计划、申请与审批： 1）由行政部仓库管理员或采购员编制采购申请单；报部门经理审核；总经理审批。2）采购计划或申请应列明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。2、采购比价1）采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。2）价值在5000元以上的维修、服务等劳务、2万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。3）对常用大宗设备、设施、工具、模具、原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行1次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。4）国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。5）所有采购业务应经财务部物价审查后方可报总经理签批报销。3、采购实施及物资验收1）公司的采购业务统一由行政部门负责办理，无特殊要求其他部门或人员不得自行采购。2）行政部门应根据下达的需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报总经理批准后执行。3）行政部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。4）采购物资运到本公司时，先由行政部门对照核对采购计划，经确认无误后交需求部门进行质量检验，需求部门在验收条件允许的范围内组织物资检验，检验合格的物资在票据上签字并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。4、结算1）采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。 3）财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核采购申请单、采购合同、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。4）出纳员须在接到总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。十二、分类采购流程明细1、公司办公用品、清洁用品采购流程:条件：每件单价在20元以下，总费用在1000元以内各部门每月初填写办公清洁用品需求申请单（附表5）-行政仓库管理员根据仓库存货量汇总编制（附表6）采购申请单（后附各部门申请单）-采购员根据供需合作协议书或市场询价（二人确认）填写单价、核算金额-行政主管审核，-行政经理审批-财务按供需合作协议书付款方式进行付款(转帐)或借出现金-行政采购员联系供应商提货（送货）- -仓库管理员验货开据入库单-采购员正理票据报销附表5办公清洁用品需求申请单领用部门： 年 月 日序 号物品名称规 格单 位数 量备 注制表人： 部门经理： 附表6采购申请单申请部门： 使用部门经理: 填表日期: 2010年 月 日序号分类名称品名规格单位需求部们填写行政填写审批量需求说明需求量审核量单价金额12合 计申请人： 询价人： 行政主管: 总经理：4、分公司采购流程（零库存） 需求人（或分公司仓库管理员）填写（附表6）采购申请单-采购员（指定人员）根据市场询价（二人确认）填写单价、核算金额-行政主管审核，-分公司经理审批-采购员（指定人员）联系供应商提货（送货）- -分公司仓库管理员验货开据入库单-采购员（指定人员）正理票据报销5、其它采购流程（总经理审批） 使用部门填写采购申请单（附表6）-采购员根据供需合作协议书或市场询价（二人确认）填写单价、核算金额-行政主管审核，-总经理审批-财务安供需合作协议书付款方式进行付款(转帐)或借出现金-行政采购员联系供应商提货（送货）- -仓库管理员验货开据入库单-采购员正理票据报销十三、供应商选择行政部采购人员应收集市场信息和供应商信息，对供应商进行筛选、评定和分类，严格审查供应商的各种证照、生产许可证、产品合格证，建立供应商基本信息簿（附件4），作为公司各类物资、物品采购供应商的基础选择来源。1、选择供应商的重点和优选1）供应商的背景：供应商应该是该行业的领先者或者有一定知名度，供应商有一定的技术能力，有能力适应国家有关标准的改变；2）规模：供应商规模较大，生产稳定，公司管理交好，有供货能力和对市场价格变化有一定的控制措施；3）地点：供应商交货地点比较方便或有服务中心，有一定的原料存储能力；4）质量：供应商的产品应符合国家标准或高于国家标准，并提供相关证明；5）价格：供应商应提供合理且有竞争力的价格，能分析报价的组成6）服务：供应商有良好的服务意识，能满足提出的各项质量要求，如送货及时性2、供应商的评审对供应商的评审分为两类：A、B类物资的采购评审由总经理负责评审；C类由运营部经理评审，报总经理批准。对长期供应商每年要评审一次。临时供应商供货3次以上需评审，3、供应商要提供的文件：营业执照、税务登记证、出剧税务机关认可的商品销售发票、检验报告，生产许可证，批次产品合格证明、卫生许可证书等资质证明。4、填写供应商情况登记表需要行政部主管和财务部签字。5、签定供需合作协议书，需要有总经理和行政部签字及双方盖公章。6、公司长期固定所需的货品或定做的原则是选择有供需合作协议书的供应商。（1）各烘焙设备、饮品设备选一家（2）烘焙工具、模具选一家（3）饮品器具选一家（4）烘焙源辅料选二家（5）饮品源辅料选二家（6）办公用品选和卫生洁具（7）纸类包装印刷厂一家（8）塑料包装印刷厂的一家（9）塑料成品包装的厂家一家（10）纸杯印刷厂的一家十四、固定资产采购对于固定资产的采购，必要时采取招标程序，基于最适合、性价比最优的原则，选择合适的供应商并与其签订采购合同。到货时行政部主任须组织相关专业人员进行验收。十五、非固定资产采购对于非固定资产类的采购，行政部应按照计划选择信誉较好的供应商，进行集中或分散采购，仓库管理员验收核对后入库记账。十六、报销1、购买商品必需向供应商所取票据（发票或收据），票据内容要付合三大要素或后附详单，不可有笼统票据出现。2、票据三大要素内容：台头（公司全称、日期）、商品基要（名称、品名、规格/型号、单位、数量、单价、金额）、供应商章3、每张票据必需只少有二名验收人（申购人、发货人或公司跟随人员）、技术含量高还应有专业技术人员验收。4、所购买的每个商品应先入库后出库再使用的原则，票据后应附入库单据，财务方可报销。5、每个采购申请任务的采购和报票周期四个工作日内完成。未完成采购内容的应说明原因应如果采购周期确定在四个工作日以后才能完成的，此采购申请先报销、当确定有货时采购员补报上期未完成的采购申请并完成采购任务，做到当日采购的商品当日办理入库（零库存货物，票据上应有验收人或发货人）手续，特殊情况次日办理，入库单据的日期和采购票据日期最多相差一个工作日。6、业务发生10个工作日内，行政部按照财务管理制度办理报销手续。十七、退货出库对于入库后需要退货的物品经行政部主任审批后，采购专员需经仓库管理员填写出库单红票冲抵，相关单据留仓库管理员存档。十八、责任 1、不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。2、经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。3、未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。4、物品使用部门（车间）必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管