办事处费用管理办法.doc

办事处费用管理办法第一章 总则目的 为保障办事处各项费用的合理开支和使用，特制定本管理办法；适用范围 本管理办法适用于XX生态集团营销平台各办事处的费用管理；费用分类 办事处各项费用分为筹办费用、日常固定费用、销售费用、业务开支费用、设计费用五个类别，不同类别的费用采用不同的管理办法第二章 办事处筹办费用筹办费用标准 筹办费用是指开办办事处公司一次性投入的费用，主要是包括：房租、生活用品、办公用品等；其中生活用品与办公用品的费用标准最高不能超过叁万元；房租费用按6个月计算，费用标准与办事处当地水平相符；筹办费用审批规定 办事处筹办费用由办事处经理填写费用使用申请清单（表单见下），上报财务部审核，最后由总经理审批；办事处购置物品费用申请单 单位：元； 申请日期：序号费用明细数量单价金额备注1房租房租必须附上租房合同、房东身份证及房产证复印件2购置电脑3购置传真机4床5沙发6网络（电话、无线电视）开通费7。合计制表人审核财务部复核总经理审批第三章 固定费用固定费用定义 固定费用是跟业务没有直接关系、用于办事处正常运作开支且可以由公司报销的费用，主要包括：房租费、水费、电费、电话费、上网费、物业管理费等； 固定费用报销标准规定房租费：按照租房合同上的约定水费及电费：按照办事处当地物价水平实报实销电话费：公司统一标准300元/月上网费：按照开办时每月包月标准物业管理费：按照租房合同规定及当地物价水平实报实销固定费用报销规定固定费用按月报销，每月必须在当月发生的费用须在次月10日前报销完毕，逾期不与报销；第三章 销售费用销售费用定义本制度规定销售费用明细包括如下：业务招待费（公关费）；通讯费（不包括办事处固定电话费）；市内交通费；办事处日常办公用费用（纸张费、笔、纯净水等）；（办事处所在市）市外长途交通费；（办事处所在市）出差住宿费；驻外补贴；车辆使用费（包括养路费、油费、维修保养费、年检费等）；除上述费用之外的设计费用、业务开支费（客户佣金）等其他费用管理另行规定；办事处销售费用管理原则预先垫付，实报实销原则：第一年年初，公司为新办事处预先垫付一定额度的销售费用以便办事处开拓业务，在没有超过这额度之前，公司对办事处合理开支的费用报销采用实报实销的原则；业绩挂钩、过程控制原则：在办事处的销售费用已报销总额度超过预先垫付额度之后，公司对办事处合理开支的费用可报销额度采用与实际销售额挂钩，进行过程控制的原则；费用包干原则：即公司只负责办事处销售费用总额的报销和控制，而业务员个人的销售费用报销和控制由办事处负责，公司则提供业务员个人销售费用报销和控制的标准；多奖少补原则：根据业绩挂钩、过程控制的原则，当办事处实际发生的合理开支销售费用超过实际可报销额度时，超出部分由办事处自行承担；年终公司对各销售费用进行结算，若实际可报销额度有节余部分且又能完成年度销售目标，则费用节余部分以奖励形式归办事处所有。 年度办事处销售费用预算每年底各地市办事处、省办事处进行次年度的销售费用预算，预算额年度销售目标费用比例，费用比例每年由财务负责测算而定； 办事处销售费用报销办法公司对办事处的每次销售费用报销额度采用与销售额挂钩，进行实际可报销额度的控制，每次实际可报销的额度控制具体办法如下：实际发生的累计销售费用年初预算总额的40前，其实际报销额按各费用的报销标准实报实销，而不与实际完成的销售额多少挂钩；实际发生的累计销售费用年初预算总额的40后，其实际可报销额与实际完成的销售额挂钩，每次实际可报销的额度（W）实际完成的累计销售额费用比例该次报销之前已累计报销的销售费用总额；若实际完成的累计销售额费用比例已报销累计的销售费用总额，则每次报销可以全额报销；若实际完成的累计销售额费用比例已报销的销售费用，则每次报销的额度为W，不足报销的费用由办事处自行承担；办事处可以向公司申请费用借支，但必须经过总裁批准； 办事处年度费用奖励各办事处设立销售费用公积金帐户，其中销售费用帐户为当年度已报销的累计费用总额（A）；到年底时，若同时满足以下两种情况，则公司给予费用奖励：当年度已报销的累计费用总额（A）当年度实际完成销售额费用比例（B）时，即费用有节余；当年度实际完成的销售额当年度销售目标；费用奖励的额度为BA，所奖励的费用转入公积金帐户；费用奖励不能归个人所有，只能作为办事处团队今后的销售费用补充； 个人销售费用报销标准 业务员市办经理/助理省办经理/助理通讯费（元/月）150200300市内交通费（元/天）20不设标准，凭有效发票按实报销出差住宿费（元/天）406080驻外补贴（元/天）102030业务招待费谁招待由谁承担，费用发生前必须经总裁审批；审批后发生费用凭有效发票按实报销；市外长途交通费不设标准，凭有效发票按实报销日常办公用费用不设标准，凭有效发票按实报销，办事处每个成员平均分摊车辆使用费 销售费用审（核）批业务员及助理的销售费用由办事处经理审批；办事处（经理）的销售费用由财务部审批；各审核（批）的内容如下：办事处经理：审核下属各项费用使用的合理性、每次可报销的费用额度；财务部：计算并审批各办事处每次报销时实际可报销的费用额度及发票的合法性及合规性； 销售费用报销规定销售费用每月报销时间为25日30日，逾期不予报销；每次报销时，根据费用包干原则，财务部只受理各办事处总的需要报销的销售费用，对于个人的销售费用报销不予受理；报销发票必须写清楚日期，不得涂改，发票的内容必须填写齐全，如有更改日期或者发票的其他内容填写不齐全的或者填写不清楚的，财务将不给予报销；发票丢失的不能报销，也不能用于其他发票抵顶；长途出差时坐火车硬卧、大巴，发票的日子和内容不允许更改，如有更改一律不得更改；对公交车费出现连票的，财务部不给予报销并对其处以10倍的罚款；业务员或者办事处经理需要招待设计院或者用户时，必须在一个星期之前报招待计划给总裁，待总裁批准同意后才可以进行招待工作，业务招待费报销时，必须出具总裁审批过的招待计划，否则不予报销；驻外补贴按实际在外工作日（算头不算尾）计算；办事处经理回公司应经总裁批准，到公司休息不能超过两天，如休息超过两天或擅自回公司的，来回车费不能报销，超休的天数按日工资的两倍进行处罚。 销售费用违规惩罚办事处任何个人的销售费用发生错报累计次数三次以上、谎报或者虚报者，一旦被财务部发现或者被举报投诉查实的，公司将予以重罚。第四章 业务开支费与设计费 业务员开支费因业务需要支付业务开支费时，在签订合同前10天应向总裁提出书面申请，经书面讨论决定方案后，并经总裁审批备案后，按实际销售额的2支付。业务员、办事处经理均无权承诺业务开支费，如未经公司审批备案的，私自承诺的，一切损失由其本人承担。如有虚报业务开支费的，一经发现处以二十倍的罚款。 设计费因业务需要支付设计费用按主体设备