邮件规范化培训教案.doc

电子邮件撰写指南电子邮件在为我们的工作提供便捷的同时，却也因使用不当而给工作造成诸多困扰，甚至损害了公司的优秀形象。因此，我们特就电子邮件的撰写等方面与大家共同分享一些优秀作法，以期提升工作效率，宣传维护公司内外部统一形象。一、使用范围公司所使用的邮件系统仅供相关使用人对内、对外的工作沟通及联系之用，若用公司邮件系统进行与工作内容无关之行为，不仅是对公司网络资源的浪费，也是个人职业道德自律性欠缺的一种表现。二、邮件行文规范1、主题：主题是对所要发出之邮件的内容概要，通常为一句，并要求言简意赅、具有一定的显著性。无主题或主题不明确的邮件很可能被误认为垃圾邮件而被直接删除掉。如以下邮件： 问题：无主题。2、称谓：称谓是对收信人的称呼或敬称，一般须置于邮件正文的左上角，结尾标点符号用逗号(英式)或冒号(美式)。称谓，是对收件人的尊重，同时也是为了引起注意。一般的称谓有以下几种：上级、长辈级尊称：用头衔称呼或性别称呼，如陈总、李总、王先生、张小姐等；同级、下级间亲切的称谓：用名字、昵称、小李、老张等；多人、群体称谓：各位、大家、统称。例： 存在的问题：无称谓、无署名、收件对象与主体对象不一致、抄送对象不明确。3、正文：即所要发出之邮件的详细内容，一般要求做到表述清楚，重点突出，细节提醒的要求，这里提供一种简单可行的方法：看是否符合5W( Who、What、When、Where、Which )2H(How、How much)的要求，即(人/事/时/地/物)与(怎么样/多少)的相关要求去衡量。而在日常工作中却常发生在正文栏仅有一个附档的情形，试想，当收件人看到之后，心情会如何？同时又会作何感想呢？ 4、结束敬语：结束敬语须置于正文最后一行下面，置左对齐，并与称谓相对应，如：称谓结束敬语Dear David,Yours, Best regards, Regards, Love from,Dear Mr. JackYours truly, Sincerely yours,Truly yours, Yours cordially,5、签名：签名表示发信人对此封邮件的确认，一般是在结束敬语的下面的第二至四行书写，并且置左对齐。6、附件/附注：即所附加的相关档案。对于附档应注意两点：一是文件的档名要标示清楚；二是在正文栏内对附档进行必要的内容说明与概要，三是如果附档超过3个，请用压缩程序打包。这样，就可以使收件人快速了解附档内容，并决定是否有必要打开附档。如此一算，不知会给大家节省多少宝贵时间呢， 而收件人也会着实感激你的！三、邮件的发送规范1、发送对象的选择：类型收件人抄送寻求跨部门支持类寻求支持的人部门直接上级、主送对象直接上级项目通报类项目组成员项目直接领导、主送者直接上级计划下达类计划下达对象直接上级、间级上级、部门内部经理人1.1收件人(邮件 to)：收件人(邮件 to)是指所要发出之邮件的接收者，发信人之前应当明确哪些人有必要收到所发的邮件，千万不要无目标性地随意发出，以免扰乱了不相干的人员与工作。1.2副本抄送(C/C to)：抄送对象一般指收件人的监督、协助者。对于所发的邮件抄送人的确定，要有目标性与选择性，也要避免给无关人员造成干扰。1.3副本密送(BC/C to)：非必要的发送对象，但需知晓信息的非直接相关者。视所发邮件具体需要而定。1.4发送限制： 凡是邮件的接收者为全公司人员的，要求一定经过部门最高管理者审核同意之后方可发出。2、选择发送对象时应避免以下现象：2.1、将非重要的一般性的工作沟通抄送给间接或直接经理：2.2、同一主题的讨论内容多次、反复发给全部收件人、抄送人；2.3、将细节性的讨论意见发送给公司高层管理人员。3、回复邮件的注意事项：3.1、回复：仅回复发件人、与邮件相关的人；3.2、全部回复：回复所有人，包括发件人、抄送人。在回复邮件时，一般尽可能避免全部回复。如以下回复邮件：问题：不需全部回复。4、重要邮件的沟通、确认与反馈：对于重要的沟通事项，发送邮件后应电话提醒，确认指定收件人是否及时收到邮件，避免因公司网络系统的故障等因素而耽误了事情的处理进度。四、规范邮件范本：以上的内容供大家参考，所列邮件例子只说