文件与资料管制程序.doc

文件名称文件与资料管制程序编号PT-QPM-401版次A/0页次7/71.目 的：确保品质系统所用之文件处理迅速正确流通应用及管制,以确保各相关部门能适时获得且有效之最新文件。2.适用范围：本公司所生产之产品自工程资料原物料采购制造检验测试包装储运至出货等各阶段作业中，不论是本公司内部或客户供应商提供之相关资料之制作及管理均属之。3.定 义：3.1一阶文件：(品质手册)。3.2二阶文件(程序文件)：管理责任、合约审查、内部稽核等，如品质手册内所订定各项程序。3.3三阶文件(工作指导书)：作业标准、使用手册、技术文件、检验标准、图面等之资料文件均属之。3.3.1各部门共通性：管理办法类文件。3.3.2单位专属性：图面、检规、零件表、工程管理表、作业指示、技术资料操作说明、其它。3.3.3外来文件及其它标准。3.4四阶文件(表单)：窗体、记录、校验记录矫正记录测试报告保养记录训练记录等。3.5外来文件：客户标准、规格、检验规格、图面、国家标准、等，以及本公司程序文件或工作指导书所依据并引用之标准均属之。3.6记录性文件：管理审查记录，持续改善之决策记录等。4. 权 责： 见各类文件制作、审查、核准、管理权责区分表文件类别制 作审 查核 准管理品质手册管理者代表总经理总经理文件管制中心程序文件相关部门承办人管理者代表总经理文件管制中心工作指导书部门主管指定单位主管部门主管文件管制中心5.作业内容：5.1文件管制作业流程： (如附件一)。5.2 文件制订修订废止作业:5.2.1 文件之制订作业：视需要由各部门指定专人完成拟案，并按本程序各类文件制作、审查、核准权责办理。然后交文管填写文件分发缴回记录表，会相关单位办理。 5.2.2 文件之修订作业：各类体系文件在实际作业中，若有不合现状须修改或增订者, 得由发现单位或拟案单位填写文件修订废止申请单，提出修订原因交原制订单位研议修改之，修订完成后之文件，其审查核准颁布发行等作业程序同 5.2.1 项条文（文件之制订作业）。5.2.3文件之废止作业：文件废止之申请核准等作业同 5.2.2 项条文（文件之修订作 业）。但文件废止后，原文件编号之版本版次不可再重复使用。5.2.4文件修订内容记录于文件修订废止申请单，并由文件管制中心修订摘要转载封面页之修订记录内。5.3 文件编码系统：各类文件之制订修订均需由文管中心依文件编码系统编号管理。5.3.1 文件编码系统表公司名称取英文简写表流水号表文件类别 注：此为一、二阶文件编码，三、四阶文件编码及其他文件编码依编码规则。5.3.1.1 文件类别： QAM - 品质手册QPM - 作业程序SOP - 作业标准书 SIP - 检验标准书 FOR - 表单 W L - 外来文件5.3.1.2流水号：各单位均用阿拉伯数自001起，作业程序按品质系统要项48章要求编号，4编4XX、 5编5XX、6编6XX、7编7XX、8编8XX依序编号应用。 5.3.2文件管制中心对各部门单位之文件编号应以文件管制总览表列表管制,不得有重复或误用之情形。5.3.3图面及规格数据之编号可参照5.3.1执行，亦可自行制订编码原则。5.4 版本版次：5.4.1 第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示，依此类推。为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，原制订单位得变更版本，发行第B版第C版等。5.4.2外来文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制订发行单位，或代理发行单位协调核对，适时取得新版，并以文件管制总览表更新记录。 5.5 文件分发回收作业： 5.5.1 经核准之文件原稿，由文件管制中心保管并以文件管制总览表列帐管理，影印适当份数并于封面加盖发行章，封面及各页盖序号章发行之，并请收文单位签收。经盖发行章的文件各单位不得自行影印，四阶文件可由各单位自行影印使用。5.5.2 修订及废止时，文件管制中心依原分发单位回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于文件分发缴回记录表上。5.5.3文件之修订及废止，经核准后旧版失效文件应于新文件发行之同时，收回销毁之，分发单位没有改变，文件分发缴回记录表不需再经核准。5.5.4对外文件之分发，得由适当之对外单位代签收之，分发时应加盖发行章(含发行日期)并以对外文件分发记录表记录。失效或作废之文件则不予回收。5.5.5 外来文件之分发：5.5.5.1 客户提供之图面规格或技术资料、工程标准/规范、品质体系等规章，由接受单位(一般为业务) 建档转送承办单位，承办单位应于7日内完成审查确认。原件由承办部门保管，然后通知文件管制中心登录于文件管制总览表内，如需发行至其他部门则依5.5.1执行。(1) 如为制造单位所必须用之生产规格资料时，由文件管制中心以文件分发缴回记录表发行管理。(2) 如不能依客户规格完成品质要求时亦应反映客户修改，重新发行新规格；或以协议方式做成记录为新规格之依据。(3) 若客户提供之资料发生遗失损坏或发现不适合使用之情况，必须以书面正式报告客户。 5.5.5.2 外来之标准规定等经由相关部门审查核准后，由文件管制中心保管，供各 单位借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准发行外，原则不予分发。5.6 文件保存销毁作业： 5.6.1 文件保存： 5.6.1.1各文件类别之保管：(1) 经颁布发行之品质手册程序文件工作指导书文件及各式表单之原稿，均由文件管制中心列帐保管。 (2) 外来文件由文件管制中心保管之。 5.6.1.2 文件之保存：对外发行不列管者(不适用)。(1) 各类品质文件（一二三阶文件）之保存，由部门主管或指定专人负责，品质记录则按品质记录管制程序规定保存。(2) 旧版及废止之文件回收时，文件管制中心须注记回收情形，于文件分发缴回记录表之缴回栏上记录；任何单位均不得保留有旧版之正式文件（加盖发行章者）， 但文件管制中心则须对历次版本制订及修订之原案（未加盖发行章）盖作废章后予以保存，并与有效文件分开保存。 5.6.2 文件销毁： 5.6.2.1 由各单位回收之所有旧版及废止文件，须由文件管制中心销毁之（文件管制中心仅需保留各版本版次之原案文件）。 5.6.2.2 已逾保存期限之记录资料等，得由各类记录之保管单位自行销毁之。5.7 文件之档案管理： 5.7.1 除文件管制中心得依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印任何正式文件。5.7.2文件如发现有缺页破损字迹模糊等缺陷，使用单位应填具文件补发申请单向文件管制中心申请补发，不得借（调）其它单位之文件以影印方式自行处理，而文件管制中心对于破损字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业（依 5.5项各条文规定办理）并销毁之。 5.7.3 文件之分发份数如不够时，应由使用单位主管直接与文件之原制订单位主管协调，修订文件之分发单位及数量（依 5.2.2项文件之修订作业办理）；文件管制中心再依修订后并经核准之文件分发缴回记录表予以补发。 5.7.4 各单位收到新文件时，文件管制中心必须于文件修改后次月上旬发行其保管所有文件之文件管制总览表，供各使用单位核对其所使用文件是否为最新之版本版次。未发行新文件管制总览表前，文管中心自行于原文件管制总览表上更新版本版次。 5.7.5 现场使用之文件必须置于作业场所，非现场使用之文件，则由各使用单位主管或指派专人自行集中管理，另任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字符号等，以确保文件之正确性。5.7.6 文件管制中心均须设有专人管理，且其文件之管理必须纳入内部品质稽核项目中，以确保资料之正确使用。5.7.7 文件之借（调）阅规定：非使用单位欲借（调）阅正式文件，须先填写文件借（调）阅申请单呈主管核准后，再向文件管制中心借（调）阅，并须在限期内归还。5.8 暂行/参考文件之发行：5.8.1 发行时机：(1) 客户暂定之要求。(2) 因急需而暂时更动作业标准。(3) 量产前之样品试作。5.8.2发行程序：依一般文件之制订及发行程序处理(参照5.2.1项及5.5.1项条文)，但须于文件上加盖 “暂行章”及日期，有效期间(不得超过一个月)过期则自动失效，各受文单位自行按规定销毁之，文件管制中心不予回收。5.9文件管制与变更相关记录依品质记录管制程序。 6.相关文件: 6.1品质记录管制程序 PT-QPM-4027.使用表单： 7.1文件管制总览表 PT-FOR-401-01 7.2文件分发缴回记录表 PT-FOR-401-02 7.3对外文件分发记录表 PT-FOR-401-03 7.4文件修订、废止申请单 PT-FO