程序与顾客有关的过程的控制程序.doc

合肥市新禾米业有限公司程序文件与顾客有关的过程的控制程序编号XH-B7.2版号A/0页数1/31目的和范围通过与产品有关的要求的确定与评审，使其规定得合理、明确，并形成文件，确保公司有能力满足顾客的要求。本程序适用于与顾客有关的过程控制。2,职责2.1销售部负责组织有关部门（生产部、采购部和财务部等）对与产品有关的要求（标书、合同或订单）确定与评审的管理以及与顾客沟通。2.2生产部负责评审对新产品开发的设计能力以及新产品质量要求的检测能力。2.3生产部负责评审产品的生产能力和交货期。2.4采购部负责评审所需采购品采购的能力和周期。2.5总经理负责审批与特殊合同产品有关的要求的评审。工作程序3.1产品要求的分类3.1.1常规合同。按国家标准生产，且以之做为交货要求的标书、合同或订单。3.1.2特殊合同。对产品性能有特殊要求，对国家标准有较大改动（提高标准），缩短交货期的合同。3.2与产品有关的确定3.2.1销售部及时了解和掌握市场和顾客的需求和期望，并定期对竞争对手进行水平对比分析。销售部人员利用各种渠道与顾客沟通，将顾客规定的订货要求（如协议、口头协定）填入“产品要求评审表”中。与产品有关的要求包括：a.顾客规定的要求（包括对交付及交付后活动的要求）。如对产品的要求、交货期、价格和支持性服务（如送货、托运）等方面的要求；b.产品相关的技术标准，其中包括：稻谷、大米的国家标准：相关的检验标准；c.顾客虽然没有明示，但规定的用途或己知的预期用途所必须的要求。这是习惯上隐含的潜在的要求。d.公司确定的任何附加要求。3.2.2销售部组织相关部门对产品要求进行评审。3.3与产品有关的要求的评审3.3.1评审时间在向顾客作出提供产品的承诺之前，即合同签订以前分级进行，以确保产品要求得到规定，且本公司有能力满足规定要求。合肥市新禾米业有限公司程序文件与顾客有关的过程的控制程序编号XH-B7.2版号A/0页数2/33.3.2评审时,应尽量满足顾客要求,同时充分考虑供、需双方的利益和义务。3.3.3参加评审的人员应是负责或从事生产的技术和管理人员，应熟悉大米产品的有关标准以及质量管理体系，在评审中对合同有疑问的条款充分发表意见。3.3.4与产品有关要求的评审流程图见图1。3.3.5评审的主要内容a.与产品有关的要求应在合同里得到体现，质量要求，验收方法和保证条款与顾客的要求应一致，以及双方履行合同所具备的条件（如生产设备能力、技术条件、交付期、原辅材料供应能力等）和承担风险；b.识别潜在的要求，特别是那些技术复杂，不熟悉的特殊要求，并充分考虑生产难度、外购周期等情况，确保按期交付；c.没有形成文件的要求（如口头订单），在接受前，应得到公司和顾客的确认；d.与以前表述不一致的合同或订单要求（如投标或报价单），已经协商解决；e.本公司有能力满足规定的要求。3.3.6常规合同评审以会签的方式进行。由销售部填写“产品要求评审表”第二栏，交采购部及生产部对采购能力、交货期进行签审，填写评审表第三栏，报部门经理批准，填写第四栏。3.3.7特殊合同的评审由销售部组织，生产部、采购部和财务部有关人员进行评审。评审后，填写“产品要求评审报告”相应栏，报总经理审批。3.3.8评审的结果应记录。包括评审过程中提出的问题的解决，以及评审结果的实现的跟踪措施记录。3.3.9对顾客提出的降价要求，不同的交货方式以及不预付定金时，应由部门经理批准。3.4对口头的要求，应形成文件，并得到公司和顾客的确认，以确保双方理解的一致。3.5合同生效后销售部立即将合同有关条款（或合同）分送到有关部门，以便按合同条款组织实施。3.6合同修订3.6.1顾客或本公司提出合同修改要求时，由提出方填写“合同修改申请单”，经供、需双方签字后，按原评审级别评审并签署后生效。3.6.2合同修订结果，应及时通知有关部门。合肥市新禾米业有限公司程序文件与顾客有关的过程的控制程序编号XH-B7.2版号A/0页数3/33.7合同执行情况的检查销售部负责检查合同的执行情况，并将信息反馈给公司领导及有关部门，确保正确履行合同。3.8销售部负责与顾客的沟通，根据需要将合同执行的进展情况反馈给顾客，确保按期交货。3.9记录3.9.1与评审相关的记录由销售部保存，保存期三年。3.9.2销售部将评审记录复印件提交管理者代表，使其了解到顾客的要求，以便确保资源配置