设备类固定资产管理制度.docx

.目的为加强*公司有限公司总部（以下简称“公司总部”）设备类固定资产管理，规范设备类固定资产在采购、使用、转移、盘点、报废、处置等不同环节的操作流程，明确相关部门管理职责，制订本制度。1 适用范围本制度适用于公司总部，公司所属子公司需根据各自业务特点、组织架构、职责分工建立相应的固定资产管理制度。2 名词解释2.1 设备类固定资产通过指单位价值高于人民币2000元、使用期限超过三年以上的各类设备，包括机械设备、运输设备、IT设备及其他办公设备等，对于经常处于移动状态的IT类设备，虽然价值低于2000元人民币，但其预期正常使用寿命超过3年以上的，仍需按照固定资产进行管理，例如打印机。2.2 设备资产分类机器设备：总部服务区各类作业设备，例如剪草机、热水锅炉、中央空调系统等； 运输设备：包括汽车、叉车及其他运输设备。IT设备：包括笔记本、台式机、服务器、机房类设备、网络设备、视频及信息系统、各类软件。其它办公设备：包括空调、办公家具、打印机、投影仪、照（摄）相机等。3 职责规范3.1 财务部职能财务部负责设备类固定资产管理制度的制订和完善，并对制度执行情况进行检查，负责公司设备类固定资产的账务处理及定期盘点；对于设备归口管理部门和设备使用部门未恰当履行管理职责，导致固定资产遗失、人为损坏致使公司财产受损时，可根据本制度规定提出处罚意见，经内控审计部审计确认后，按照审批权限报分管总裁或副总裁以上级别管理层批准后，由公司人力资源部具体执行。3.2 归口管理部门职能公司总部的设备类固定资产，划分归口管理部门进行统一管理，其中：IT设备类固定资产的归口管理部门为公司总部信息管理部；各职能部门使用的除IT设备以外的其他各类设备，由公司总部总裁办公室归口管理；员工社区使用的固定资产由总裁办所属员工服务中心归口管理。归口管理部门负责建立归口管理设备的编号和标识控制，审核各类设备新增或报废处置的适当性并提出审核意见，参与财务部门统一组织的设备类固定资产定期盘点，对暂时闲置未用固定资产进行集中保管，建立其归口管理设备的明细台账并定期与财务部门核对一致。3.2.1 其他部门职能使用部门可根据工作需要适当配置各类IT或其他办公设备，并进行正确使用和妥善保管。使用部门由于岗位调整或人员变动时，应明确个人配置的可移动设备后续处置方案，在办理内部人事调动、离职或转岗手续时，一并办妥设备转移或交还归口管理部门手续。使用部门需安排人员兼职管理相应部门的各类设备资产，参与公司总部财务部门和归口管理部门组织的定期盘点。4 管理程序4.1 采购流程参见公司总部授权文件、OA采购流程及相关制度规定。4.2 验收登记1) 采购的设备类固定资产到货后，采购部门将到货的固定资产及保修证明、质量证明、说明书等相关资料一并交付设备归口管理部门（若是大件不易移动也可直接送至使用岗位），由设备归口部门工作人员进行验收，并交付资产使用具体部门，如果属于配置到具体岗位人员的可移动设备，需将设备交付具体使用责任人并办理书面签收登记手续。出具入库验收单交给采购部门经办人办理付款手续。2) 相关验收交接资料连同采购发票交公司总部财务管理部核算会计进行审核确认，统一设备资产编号，以便归口部门和财务部门分别建账和后续的资产盘点核对。3) 涉及各类设备的保修证明、质量证明及使用说明书等相关档案资料原件，由各类设备归口管理部门按照设备资产编号建档管理。4) 设备台账需登记的信息包括，但不限于：资产名称、规格、数量、购入日期、原值、使用部门、存放地点和具体责任人等信息。4.3 资产编号4.3.1 编号规则1) 为加强公司总部固定资产管理，统一资产编号，固定资产编号为该资产在本公司唯一的资产身份标识，一经编号后在公司内不在改变。2) 编号规则XXXX XX XXXX A B C 说明a) A字段：以*公司四个拼音首字母代表“HLJT”,表示资产归属主体单位。b) B字段：区分固定资产类别代码，本制度为明确设备类固定资产管理要求，将设备具体分为以下几类，设备归口管理部门可根据实际管理设备类型进行编号补充。 机械类，以拼音首字母代表“JX”； 运输类，以拼音首字母代表“YS”； IT类，指信息管理部归口管理设备，以“IT”代表； 电子电器类，指总裁办归口管理空调、打印机、投影仪等设备，以拼音首字母代表“DQ”； 家具类，指达到固定资产标准的办公桌、会议桌、沙发等，以拼音首字母代表“JJ； 物业类：指员工社区管理使用的各类固定资产，以拼音首字母代表“WY”;c) C字段由四位数字组成，为具体设备类固定资产的流水编号，使用连续的顺序号，初始编号时自0001起。4.3.2 固定资产铭牌公司总部设备归口管理部门在验收交付使用部门设备资产时，即会同公司财务部门依其类别，按照上述编号规则予以分类编号，粘贴标签，制作并及时钉挂固定资产铭牌（见附件一），并根据本制度规范建立固定资产台帐（包括档案、设备卡片等）。铭牌可根据不同设备特征，采用金属、塑料及粘纸等形式悬挂张贴，以示区分和盘点核对。在设备资产检查、转移、盘点过程中，发现铭牌信息不符或损坏时，设备归口管理部门需及时更换，并通知财务管理部门进行核对和账务调整，与实际使用情况保持一致。4.4 财务核算与付款 1) 采购部门、设备归口管理部门应将采购合同、验收单、发票等原始单据送交财务部门入账； 2) 财务部应复核购置业务是否按规定进行审批，严格审核合同、发票、验收单等票据是否合法、完备，支付价款是否合理，在相关手续完备的情况下办理相关的付款手续并进行账务处理。3) 固定资产折旧及减值计算方法、会计政策请参见财务管理制度。4.5 资产调拨1） 公司总部各部门之间调拨：由于员工岗位调整、或平衡部门之间资产余缺而进行的设备资产调拨，由调入部门提出调拨申请，设备归口管理部门审批同意后，办理设备资产转移手续。由于员工离职或工作调动，原配置至员工个人岗位的设备类固定资产，如未明确继续使用责任人，仍需办理调拨手续交回资产归口管理部门统一保管和分配，财务部门和资产归口管理部门同时做好调拨转移调账记录。2） 公司总部与下属子公司之间的调拨：由于资产权属涉及公司间转移，形成公司间采购与销售业务关系，因此需由调入公司提出内部调拨采购申请并经调入公司授权审批人批准后，向调出公司办理资产调拨转移手续，调出方原使用部门和归口管理部门核实调出资产名称、规格型号及资产编号后，提交公司财务管理部办理公司间开票结算手续，归口管理部门和财务部门同时注销该设备资产的台账记录。3） 资产调拨是附属于资产的责任转移，各部门必须严格管理所属资产。各调出单位或部门和接受单位或部门必须明确责任，未经批准，任何单位、部门或个人不得更换、转移资产。固定资产调拨单（见附件二）作为资产内部转移审核和账务记录调整依据。4） 公司总部人事部门在办理员工岗位调整、调动及离职手续时，需征询设备归口管理部门关于配置员工个人使用的固定资产处置意见，事前办妥固定资产交接调动手续前。，4.6 资产盘点1) 帐帐核对：财务管理部门与设备归口管理部门每季度至少组织一次财务账面记录与设备管理台账的核对工作，核实设备资产的新增、调拨、处置报废等记录是否完整、一致。2) 帐实核对：由公司财务管理部门每半年至少组织一次固定资产盘点，归口资产管理部门和使用部门派员共同参与。固定资产的清查应填制固定资产盘点明细表（见附件三），详细反映所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产帐面数核对，做到财务记录、实物、固定资产归口管理部门卡片或台账三者核对一致。盘点结束后，由财务部门会计人员出具汇总盘点报告，分析盘点差异、使用保管情况，提出管理改进意见，并报至公司财务总监、归口管理部门负责人及总裁审批。3) 闲置处理：固定资产的归口管理部门至少每季度清理一次是否存在闲置未用设备，或无使用价值的应报废设备，在季度末后15天内应将需要处置变现的闲置固定资产予以整理，填写闲置固定资产处置申请单（见附件六），报财务部门审核后，按公司总部审批权限办理处置审批手续。4) 盘盈盘亏处理：管理部门根据盘点结果，如出现盘盈经查明属于本公司所有的，以重置完全价值为原值，按资产的新旧程度和质量估计累计折旧；盘亏需列出原因和责任，按照公司总部资产盘亏或报废损失审批权限进行审批。4.7 资产处置4.7.1 固定资产处置原因1）因各种原因导致不能修复的资产；2）能够修复但使用成本高于使用效益的资产；3）因自然灾害损坏的资产；4）因管理不善、丢失、被盗而盘亏的资产；5）其它。4.7.2 固定资产的处置方案分为：变卖和报废4.7.3 固定资产处置流程及所需资料 1）每季度公司总部设备归口管理部门对各部门使用设备进行清理后，填制闲置固定资产处置申请单（见附件四）。资产管理部门申请人负责填写处置方案、资产名称、资产编号、处置原因、申请者部门名称，标明目前资产存放状态等。申请单上固定资产原值、累计折旧由公司财务管理部会计人员负责提供。固定资产处置申请单需经使用部门负责人、设备资产归口管理部门负责人和财务总监审核后，按公司审批权限办理处置审批手续。 2）未达使用年限的固定资产报废必须单独出具设备报废鉴定报告；盘亏、丢失、被盗的资产无需出具设备报废鉴定报告，但责任人需提供盘亏、丢失情况说明，其中包含情况经过、内部有关责任认定、是否由责任人赔偿、赔偿金额，情况说明需由责任人签字，并经使用部门负责人及资产归口管理部门负责人签批，免除赔偿责任的，需签批至公司总裁；被盗的资产还需提供向公安机关的报案记录，公安机关结案的证明材料；自然灾害等不可抗力原因造成固定资产毁损、报废的，需提供相关职能部门出具的鉴定报告，如消防部门出具的受灾证明，公安部门出具的事故现场处理报告，锅炉等安检部门的检验报告等。3）资产使用部门在完成闲置固定资产处置申请单的签批后，交由公司采购部门组织供应商、第三方客户或废品收购商清理变卖。各类设备处置出售时，应进行至少三家以上招投标报价或询价（对于预计变现价值超过5万元的需进行密封招投标报价），无法进行招投标的需进行说明原因，处置变现过程中需要公司财务部门参与审核和开票结算，凭结算收款凭证方可出门放行。内控审计部对资产处置报废和变现结算进行审计监督。4.8 备件管理设备维修所使用的备品、备件由设备由公司总部总裁办公室建立辅助仓储集中保管，设备归口管理部门应制定安全库存标准，按月度制定采购预算，在向采购部提交的备品、备件采购需求计划原则上应提前至少1周，备品、备件的更换领用至少应获得备件需求部门和设备归口管理部门的负责人共同审批，设备的维修应登记维修记录，维修记录至少应包括设备维修需求部门签字、维修内容、维修人员姓名、维修时间、具体的备件使用名称及数量、验收结果、验收人签字、维修人和维修部门负责人签字，设备维修部门至少按月核对当期备件的领用和使用是否一致，并登记维修记录台账