ORACLE关账流程.doc

关账流程：一、设置记账汇率与重估汇率（每月月底）二、检查广东公司以及香港公司关账情况（下月初）三、关帐并打开下月会计期，同时处理合并事务（关帐期间）一、设置记账汇率与重估汇率原理：记账汇率一般由股份公司设置，广东公司指只负责重估汇率的设置工作，首先要收集股份公司下发的汇率文件，该汇率设置后，所有广东单位的财务系统（Oracle）其当月月报汇率与下月记账汇率会同时采用重估汇率，同时广东公司各单位的业务系统也将根据该重估汇率设置为下月记账汇率。如接近5月底，汇率期间就要选择5月（即汇率作为5月的重估汇率和6月的记账汇率）由于广东公司存在广东和香港两个帐套，故需要单独设置两次：注意：设置汇率的日期一般为每月的最后一天，如果月末为周末，则提前一天，广东公司各下属公司会依据比此汇率进行折算预估等工作，所以汇率设置一定要在关帐前完成。一、广东帐套汇率设置：操作流程：选择“GL_账套主管_540_广东本部“帐套进入后，选择“定义期间汇率”在弹出的“期间汇率O_GD”窗口，点击查找按钮，将上月汇率设置调出来，这样可以减少操作量。 运用shift+F5键，直接添加行，拷贝设置相应的汇率，将各种汇率设置完后，点击保存即可退出。注意：(1)“自”表示本位币即人民币，“余额类型”为“实际”“重估数”要与重估汇率一致，“平均”=“终止”=“重估数”的倒数二、香港帐套设置选择“GL_账套主管_556_香港账套”进入后，选择“定义期间汇率”在弹出的“期间汇率O_GD”窗口，点击查找按钮，将上月汇率设置调出来，这样可以减少操作量。运用shift+F5键，直接添加行，计算拷贝设置相应的汇率，将各种汇率设置完后，点击保存即可退出。注意：（1） 此时本位币已经改成了“HKD”， （2） 设置重估汇率时，首先应将汇率文件上的汇率转化为对港币的汇率，因为股份公司下发的汇率文件上的汇率是以人民币作为本位币的，因而在设置香港帐套的汇率时，因首先将各种汇率计算转化为对港币的汇率。设置完广东帐套与香港帐套后，将股份公司的汇率文件转发给广东公司下属各单位，设置记账汇率与重估汇率工作基本完成。检查广东公司与香港公司月末关账信息（下月初）操作步骤：登陆到Oracle系统后，进入“财务决策支持系统”，分两步检查，一是检查各公司暂无处理情况，二是检查各公司固定资产模块是否正常关闭一、检查各公司的账务处理信息操作步骤：进入“财务决策支持系统”（默认会进入广东帐套中）后，点击选择菜单栏中“监控表”，再选择左边栏目中的“月末状态检查”，在出现的窗口中，浏览Oracle系统中各模块的情况：若各模块下各请求任务名称后数字标识为0，则表示已经完成，为1，则表示该任务未完成，需要进入后细细查看，进入后可发现，未处理完成的公司会突出表现，可再进入后研究，确认各模块的详细情况后，需要将这些需要继续账务处理的公司登记下来。二、检查各公司的固定资产模块关账信息操作步骤：进入“财务决策支持系统”（默认会进入广东帐套中）后，点击选择菜单栏中“监控表”，再选择左边栏目中的“资产账簿期间信息”，进入后，查看省份表示为：广东与香港的各公司的固定资产模块是否正常关闭，查看原理如下：查看：（1）“当前期间”为月报编制下月，且“是否折旧”是为“N”，表明该公司固定资产模块已经计提上月折旧，并正常关闭。 （2）“当前期间”为月报编制当月，“是否折旧”为“Y”，表明该公司固定资产模块已经计提折旧，但是没有正常关闭。 （3）“当前期间”为月报编制当月，“是否折旧”为“N”，表明该公司固定资产模块没有计提折旧，还不能正常关闭。详细记录（2）（3）公司信息，结合第一步各公司账务处理未完成公司的名单，下发邮件给这些公司，并电话跟踪指导。注意：以上是检查广东公司的，第一步账务信息检查还需要进入香港帐套检查各香港公司的账务处理信息。知识点：总账：“预估”标识预估收入、成本差异还有数值关帐处理（关帐期间）当“财务决策支持系统”中所有公司（香港与广东两个帐套下）的资产账簿状态都为正常关闭，并且“月末状态检查“所有模块的所有处理任务状态都为0的时候，就表示所有公司的Oracle都可以关了。注意：在关闭总账的时候，要注意查看帐套的总账是否全部过账，具体可以用广东与香港帐套管理员的权限进入各自的总账模块，在相应的账户查询下，查验以下项目：（1） 是否有未过账项目；（2） 操作费用是否已经结转（余额是否为0）广东账套:看财务监控表香港账套:进入香港管理账套查询操作费用是否为0（3） 预估收入、成本差异（船舶承运）是否为0具体查验方法，进入广东与香港公司帐套，选择“查询”中的“账户”，（不要选公司）（4） 所有中转（6001000000）科目是否已经结转为0提交540科目余额明细表,（广东）改写其中的科目段即可具体看相同科目合计是否为0（5） 应付职工薪酬奖金，必须拆分到“月度”、“年度”子目（6） 应付职工薪酬福利费，在6、12月会计期余额清0（7） 税务帐务处理正确查询报表“540科目明细表”，不选择公司等信息，只确认科目，提交后用Excel中的数据透视表查询汇总数据关闭于打开广东与香港帐套操作步骤：登陆进入Oracle后，选择“ARAP_省级管理员_540_广东本部“职责进入后，选择“打开/关闭应收会计期间”注意顺序问题：因为做账的顺序是按照业务系统导数到Oracle中的应收、应付以及总账等模块，Oracle的处理大致顺序也是从当票、应收、应付等处理到总账，故关帐的顺序应该是从头到尾，先关闭固定资产（各家公司之前已经关闭），再关闭应收、应付模块，再关闭总账模块，而打开会计期间的顺序刚刚相反，应该先总账，再应收、应付。将需要关闭的月份帐套其“状态”选择为“已关闭”，点击保存按钮即可（注意若有未过账事项，则无法正常关闭，系统会有所提示）同样的道理，打开下月会计期间，直接将需要打开的月份其状态选择“打开”，点击保存按钮即可按相同的操作分别将广东和香港帐套的应收、应付以及总账分别关闭上月期间、再打开下月期间。将香港与广东两个帐套的上月会计期全部关闭后，就可以打开两个帐套些个月的会计期间，在确认这两个帐套的下月会计期间全部打开后，才可以正式发送文件通知下属公司合并抵消原理：（1）合并帐套=汇总帐套+抵消帐套 （2）一般科目（收支类、费用类、债权债务类），通过自动生成抵消日记账进行抵消，每月冲销上月抵消日记账并过账，再依据本月的最新实际数重新自动生成抵消日记账并过账特殊注意：每月冲销上月抵消日记账帐，在年底（12月）的时候要注意，因为到年底的时候，一些虚账户会清零，因而不能再冲销上月数，应该区别对待。（3）合合营公司的月度抵消：根据当月合营公司的收益情况，依据其当月净利润，半自动确认少数股东权益“日记账”“经常性”“定义”（4）所有者权益类：在779800帐套中，手工做日记账顺序：（1）先冲销上月做的抵消日记账，原因是抵消日记账是根据YTD实际数金额做账，因而每月其数值会发生变化，为了根据本月的最新数重新抵消，需要将上月的抵消日记账冲销，再依据本月的实际数做抵消日记账。（2）将本月操作帐套发生的实际数传至合并帐套中，需要传送广东与香港两个帐套，其中香港帐套需要折算后，再传送，最后过完帐（3）在合并帐套中生成抵消日记账，先提水运货代的抵消，其后再提广东公司的抵消，并过账“抵消”“生成”“过账”（1） 冲销上月做的抵消日记账在“GL_合并_540_广东本部”帐套中的日记账查找输入E%选择要冲销的上月会计期间，比如6月初要做5月份的抵消，即要冲销4月份的分录，因此选择4月份会计期间，找到后，将所有的批（一般为13个批）全部冲销，步骤选中每个批其他活动冲销批选择冲销到期间为下月（即4月份的抵消冲到5月份）冲销方法标志为“更改标志”冲销完后需要过账，步骤：查找日记账，选择期间为当月（上月抵消数据即冲销到的期间），选中后过账（2） 传送数据GL_合并_540_广东本部：合并工作台选择要传送的会计期间查找选择广东传送期间与标准期间选择传送的会计期间点击传送GL_合并_540_广东本部：首先选择香港帐套，点击折算状态，看其是否已经折算过，然后传送期间与标准期间选择传送的会计期间点击传送两个帐套的传送数据完后，要过账 ，及查找日记账，期间选择传送数据所属于的期间，找到后过账（3） 生成抵消首先先做水运货代的抵消：合并工作台生成抵消选择期间按F11键，注意：一定要选择正确的期间，输入540%ctrl+F11键查找找到“水运广东货代”选择“生成”，然后等待该请求完成后到过账中将该日记账过账其次，广东整体：一定要等到水运货代的抵消过完账后，才继续后面的工作注意只选择“广东整体%”，选择生成之后同样过账后期错误更正：若整个关帐过程结束后，发现错误，要通知相关人员重新根据财务及记录，如某家公司需要重新打开已关闭的会计期，继续账务处理，在其处理完后应进行如下处理：（1）首先关闭相应的会计期；（2）然后先冲销本月传送的数据批（广东与香港两个独立，错误涉及到谁，就冲销谁）注意冲销完后不要先过账；（3）重新传送当月数据，其后将上述冲销的批与本次传