物业管理投诉处理规程.doc

.投诉处理规程前言:为规范佛山市基顺隆物业管理有限公司下属各项目的投诉处理工作，确保客户的各类投诉能及时、合理地得到解决。特制订本规程，本规程适用于基顺隆物业所管辖各物业项目客户针对管理服务工作的有效投诉处理。第一部分：工作职责一、物管主任、总经理负责处理重要投诉和重大投诉。二、客服部人员负责协助物管主任处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。三、物业服务中心相关部门负责人负责协助处理本部门的被投诉事件，并及时向客服部反馈投诉处理信息。四、客服人员负责投诉现场接待工作。第二部分：工作程序一、处理投诉的基本原则接待投诉时，接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等” 的十二字方针，严禁与客户进行辩论、争吵。二、投诉处理流程图接待投诉 作投诉记录轻微投诉重要投诉重大投诉作出承诺上报物管主任 上报总经理上报物管主任召开办公会议召开办公会议物管主任组织解决 物管主任组织解决归档并进行回访分公司经理组织解决三、投诉界定一、重大投诉。下列投诉属重大投诉：1、公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错，经客户多次提出而得不到解决的投诉；2、由于公司责任给客户造成重大经济或人身伤害的；3、有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。二、 重要投诉重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。三、轻微投诉轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给客户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响，可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。四、投诉接待1、当接到客户投诉时，接待人员首先代表被投诉部门向客户表示歉意，并立即在客户投诉意见表中作好详细记录：（1）记录内容如下： 投诉时间的发生时间、地点； 被投诉人或被投诉部门； 投诉事件的发生经过（简单明了地叙述）； 客户的要求； 客户的联系方式、方法。（2）接待客户时应注意： 请客户入座，耐心倾听客户投诉，并如实记录； 必要时，通知被投诉部门负责人或物管主任出面解释； 注意力要集中，适时地与客户进行交流，不应只埋头记录。五、投诉的处理承诺：1、重大投诉，当天呈送总经理进入处置程序；2、重要投诉，接待后1小时内转呈物管主任进行处置程序；3、轻微投诉，不超过2天内或在客户要求的期限内解决或给予合理解析。4、物业服务中心接待人员根据投诉内容半小时内将客户投诉意见表发送到被投诉部门，领表人在投诉处理记录表签收记录。物业服务中心接待人员应将重大投诉经物管主任当天转呈总经理。六、投诉处理内部工作程序1、被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按客户投诉意见表对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将客户投诉意见表交到客服人员手中。客服人员接收到处理完毕的客户投诉意见表后，应在投诉处理记录表中记录。2、总经理在接到重大投诉后决定是否启用应急预案。3、物业服务中心接待人员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后，将情况上报物管主任，并在当天将处理结果报给投诉的客户。通报方式可采用电话通知或由客服人员上门告之。4、物管主任在投诉处理完毕后安排回访。在每月30日前对投诉事件进行统计、分析，将统计、分析结果上呈总经理，并将客户投诉意见表进行汇总作长期保存。七、投诉的处理时效4.7.1轻微投诉一般在2日内处理完毕，超时需经物业服务中心主任批准。4.7.2重要投诉一般