会计电算化 总账.doc

24第4章 总账 可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。 凭证填制权限可控制到科目,凭证审核权限可控制到操作员。 为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。4.1 基础设置、期初余额 打开企业门户登陆界面，选用一套新建立的账套进行登录（请参阅2.2.2建立新账套）。登录成功，在企业门户的“控制台”页中，选择“财务会计”，双击“总账”系统，如图4-1所示。在总账系统窗口的左边菜单树上，“设置”中的绝大部份内容请参阅本书的第三章，在此不再叙述。4.1.1 选项设置 单击“选项”菜单，系统弹出“选项”设置对话框，如图4-2所示。在选项中设置总账系统使用控制。 图 4-2 凭证 设置与凭证相关的控制项，“是否制单序时控制”，如勾选，则在填制凭时，凭证日期只能由前往后填，填了5日的凭证就不能填制4日的凭证。凭证审核控制到操作员是为了明细审核的权限，设置某操作员只能审核到与该操作员同部门的凭证，而不能审 核由其他部门的操作员填制的凭证(因为不同部门的操作员可同时拥有填制凭证的权限)。 资金及往来赤字控制是指在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。可以使用其他系统受控科目是指某科目为其他系统的受控科目(如客户往来科目为应收、应付系统的受控科目)，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统不能使用此科目进行制单；支票控制指在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能；出纳凭证必须经由出纳签字是指公司含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对后，运用系统提供的签字功能进行签字后才能记账；凭证编号方式可自选，建议系统编号；预算控制要与“财务分析”模块结合起来使用才有效。账簿“凭证、账簿套打”选项可将凭证或账页打印在普通白纸上，也可打印在用友公司提供的专用的凭证、账页纸上。如图4-3所示。会计日历可以查看各会计期间的开始日期与结束日期，启用会计年度和启用日期。该页仅能查看，修改需到系统管理中进行操作(核算单位在设置会计期间可以不为一个月的第一天到最后一天，如可以设置成为本月的25日到下个月的24日为一个会计期间，笔者见到过一些香港公司的设置就是如此)，总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前，录入汇率后不能修改总账启用日期，总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期，总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期，第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。如图4-4所示。 其他页 如图4-5所示。可根据具体情况进行设置。(第三幅) 图 4-3 图 4-44.1.2 录入期初余额单击“期初余额”，系统弹出“期初余额”对话框，如图4-6所示。注意：如年初建账，可以直接录入年初余额。如果是年中建账，则需要录入所建账月份的期初余额和从该年年初到该月份的借、贷方累计的发生额，系统会自动计算年初余额；凭证记账后，期初余额变为浏览、只读状态，不能再修改，只可以查询或打印，如果的确要修改，则将所有记账的凭证取消记账即可。 双击期初余额栏以录入该科目的期初余额，如果有下级明细科目，则只需录入末级明细科目的余额，而上级科目的余额由系统自动汇总之后填入；有红字余额的用负号“-”输入；外币核算先录入的是本币金额，而后录入外币金额。 因在科目设置中有5个辅助核算(请参阅 3.2.4 财务中的会计科目设置)，下面简要介绍一下这5个辅助核算的期初余额的设置方式(在窗口中，辅助核算的是用淡绿色来标识)。 个人往来：双击一个设置了个人往来为辅助核算的科目，如图4-7所示。 图 4-6 图 4-7 单击“增加”按钮，将个人往来的期初数据填入。 部门核算与个人往来的方式一样。 客户往来：录入原理与个人往来一样，录入数据多了几栏，如图4-8所示。在此需要录入形成该笔客户往来业务所经手的业务员、票号、票据日期。图 4-8注意：如果在原先的选项设置中，设置了在总账系统中进行客户供应商往来核算，则期初余额的录入方式的操作流程如上所讲，但如果选项设置中，设置成在应收应付系统中进行客户、供应商往来的核算，则应该到应收应付系统中进行该类科目的明细期初余额设置，而在此只录入科目的总余额。 项目核算：操作步骤与个人往来一样。除了系统默认为的科目余额方向外，但有一部分调整科目，它们的余额方向可以与同类科默认的余额方向相反，选择需要调整余额方向的科目，然后单击“期初余额录入”窗口上的“方向”按钮，系统弹出“调整余额方向”对话框，如图4-9所示。确实要调整，则单击“是”按钮。 提示：科目如果已设置好期初余额，将不能调整余额方向，需先将期初余额删去，然后再调整余额方向。试算平衡：用来检验数据的正确性，所依据的原理是借方余额=贷方余额，单击“期初余额录入”窗口上的“试算”按钮，如果试算平衡，如图4-10所示。 图 4-9 图 4-10 如果不平衡，系统会给出不平衡的提示，此时要去检查前期所作的期初余额，将其数据更正后，再次运行试算功 能，直到平衡为止。对账：由系统自动来检查总账与辅助账或是明细账中的数据错误，单击“对账”按钮，系统弹出“期初对账”窗口，单击“开始”按钮开始对账，对账成功，如图4-11所示。否则系统给出错误信息，单击“显示对账错误”按钮，可将对账中发现的问题陈列出来。图 4-114.2 凭证处理4.2.1 填制凭证 单击“凭证”下的“填制凭证”菜单，系统弹出“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，如图4-12所示。 单击凭证类别旁的“放大镜”按钮，选择所需要增加的凭证类别(凭证类别设置请参阅3.2.4 财务 凭证设置)。如原先设置凭证编号由系统自动编号(凭证是否由系统自动编号请参阅4.1.1 选项设置 凭证页)，则凭证编号由系统自动取流水号(不同的凭证类别，在每月初重置号码为1)。 制单日期，系统自动提取该账套本年度该类凭证的最后一张凭证的日期，可修改(但如果选用了制单序时控制功能，则在此不能往前修改日期)。 在摘要栏中，输入摘要信息，也可单击其摘要栏中的放大镜按钮，选择预先设置好编码的摘要信息(常用摘要设置请参阅3.2.8 其它 摘要设置)，如图4-13所示。 图 4-12 图 4-13 可以将常用的摘要编号保存，在以后需要录入该摘要时，直接录入摘要编号即可，系统会自动给出所对应的摘要内容。或者打开摘要浏览，选择好需要的摘要，单击“选入”即可。在科目名称栏中，输入科目编码，也可单击其科目栏的“放大镜”按钮进入到“科目参照”窗口中进行选择。如图4-14所示。注意： 在“科目参照”窗口中，如需要的科目原先并没有设置，可以直接在该窗口中单击“编辑”按钮进行新增科目的编辑，而不用退回到系统初始化的窗口中进行科目设置。 输入金额，金额不能为0，红字以负号“-”表示，调整金额方向可以单击键盘上的空格键进行调整。 输入完毕，按回车键，系统自动将上一分录的摘要内容复制到下一分录的摘要栏中(可更改)。 对于最后一笔分录，可在其金额录入处按下等号键“=”，系统会自动计算出该分录的结果，以达到借贷平衡的效果。 单击“保存”按钮以保存该张凭证(借贷不平系统不予保存) 将鼠标放在凭证中的会计科目上，单击“余额”，系统会弹出该科目的余额一览表，这是用友最新版新增加的功能，如图4-15所示。 图 4-14 图 4-15 如果该科目设置了备查功能(请参阅3.2.4 财务 科目设置)，可以单击“备查”进行此项业务备查资料录入。在填制凭证窗口中，打开“查看”菜单，可以在此查看与当前分录中会计科目相关的“明细账”、“原始单据”(有的凭证不是在总账系统中填制生成的，而是在其它系统中由其它单据制单生成的，比如在应收系统中由收款单制单而生成的收款凭证，这样，在此就可以联查到该张收款单据)等。如图4-16所示。 如果该张凭证是由其它系统传递过来的，由将鼠标放在凭证名称上，单击鼠标左键，则可以看到生成该张凭证的来源信息。如图4-17所示。 图 4-16 图 4-17 填制凭证时，对于科目中有辅助核算的填制方法如下。首先打开一个具有个人往来核算的科目进行填制凭证，如录入“其他应付款/其他个人应付款”科目，该科目原先已设置为个人往来，按回车键，系统弹出“辅助项”窗口，如图4-18所示。 单击“放大镜”选择具体核算到某一职员上(不用选择部门档案，因为选择职员后，该职员所在的部门档案数据会自动带入)。如果此笔业务不止发生在一名职务上，则可以单击“辅助明细”选择多名职员。最后单击“确认”按钮。 部门核算、项目管理以及在总账模块中进行客户或供应商往来核算的操作方式与个人往来录入方式一致。 录入辅助核算后，具体核算的对象不显示在科目名称栏中，而显示在凭证的下方备注栏中，如果要修改其辅助数据，则用鼠标双击其具体项目即可。如图4-19所示。 图4-18 图 4-19 在凭证打印时会打印在该科目的后面(可以单击“预览”按钮进行打印预览)。外币核算科目增加凭证方式与本币一致，但当在科目栏选用了外币核算科目后(请参阅3.2.4 财务科目设置)，系统会自动更改凭证录入格式为外币式，如图4-20所示。 该汇率是原先在设置外币时设置好的，由系统根据所设置的汇率自动带出(可在此调整)，录入外币金额，由系统自动推算出本币金额，如果录入本币金额，由系统提示有误差，是否进行倒推回外币的重算工作，需按“F11”键。 在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，只需稍做修改，必将大大提高业务处理的效率。 打开“凭证”窗口上的“制单”，选择“生成常用凭证”，就可以将该张凭证保存成一张常用凭证。选择“调用常用凭证”则可以调用已存的常用凭证。如图4-21所示。 图 4-20 图 4-21 4.2.2 凭证修改 打开“填制凭证”的窗口，然后选择“上张”或“下张”按钮，找到所需要修改的凭证，执行修改工作，该方法比较繁琐。 另一方法是通过“填制凭证”窗口中“查看”菜单下的“查询”功能，录入查询限制条件，如图4-22所示。图 4-22 录入查询条件后，单击“确认”按钮，系统列出所有符合条件的记录，双击需要修改的凭证，系统将该张凭证打开，即可执行修改工作。 对于有辅助项的修改，需要单击“填制凭证”窗口下边的“备注”栏上进行修改，将鼠标定位在各辅助项上，双击鼠标即可打开辅助项录入窗口。 单击“增行”按钮，可在当前光标定位的分录前增加一条分录。单击“保存”按钮进行修改后的保存工作。 注意：外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。4.2.3 冲销凭证打开“填制凭证”窗口中“制单”菜单，选择“冲销凭证”命令，系统弹出“冲销凭证”对话框，如图4-23所示。系统提示录入已记账的凭证来冲销，在此录入月份、凭证类别、凭证号。单击“确定”按钮，完成凭证冲销工作。 注意：冲销之后，需要做一张正确的凭证来进行补充。4.2.4 删除凭证 在“填制凭证”窗口，打开凭证查询功能，找到所需删除的凭证，将其打开，击“制单”下面的“作废/恢复”命令。如图4-24所示。该凭证被标上“作废”字样，数据内容不变，不能修改，不能审核。注意：作废凭证需参与记账，否则无法结账，但不作数据处理，相当于空白凭证，账簿查询时，没有该张凭证的数据。 再次单击“作废/恢复”命令，取消对该张凭证的作废，这有点类似于Windows的回收站功能。 如果要彻底删除该张已有“作废”字样的凭证，则单击“制单”菜单下的“凭证删除/整理”功能，系统对未记账的凭证进行重新编号，以整理断号，如图4-25所示。 图 4-23 图 4-24图 4-25提示：在进行凭证整理时，如果有作废的凭证被删除后，该凭证号则自动为断号，所以可以在整理凭证时，让其自动补号，即将后面的凭证号全部往前移动(自动填补凭证断号见总账选项中凭证页设置)。如果在整理凭证之前，凭证已经打印出来了，就最好不要再填补断号了。4.2.5 出纳签字 出纳凭证涉及企业现金的收入与支出，企业为了加强对出纳凭证的管理，可以由出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。如果设置了出纳凭证必须由出纳签字(请参阅4.1.1 选项设置 凭证页)，则未有经过出纳签字的凭证不能进行凭证审核。打开“凭证”菜单，单击“出纳签字”，系统弹出“出纳签字”条件对话框，如图4-26所示。输入凭证过滤条件，单击“确认”按钮，系统列出符合条件的凭证记录，在所列出的记录中，双击需签字的凭证，系统打开该张凭证，出纳人员确认该张凭证没有问题，则单击“签字”按钮，在该张凭证的出纳签字栏中出现该出纳员的名字，如图4-27所示。注意： 对已签字的凭证取消签字，可单击“取消”按钮，凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。 主管签字与出纳签字操作一样。 图 4-26 图 4-27 4.2.6 凭证审核 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对。只有审核权的人才能使用本功能。打开“总账”窗口中的“凭证”菜单，单击“审核凭证”命令，系统弹出“凭证审核”条件过滤对话窗，如图4-28所示。 录入过滤条件，单击“确认”按钮。在所列出来的凭证记录中，双击所需要审核的凭证，出现凭证审核窗口，单击“审核”按钮，即会在该张凭证下面审核人一栏中出现登录该系统操作员的名字，单击“取消”按钮取消审核，如图4-29所示。 图 4-28 图 4-29 当单击完审核后，系统自动打开下一张未有审核的凭证。操作员也可以选择“成批审核”的功能进行凭证审核。 如果发现凭证有错，可单击“标错”按钮，先行标错，以后再修改，如图4-30所示，如再次单击“标错”按钮则取消该张凭证的标错。 图 4-30执行审核后，系统将自动翻至下一张凭证，凭证审核后不能修改与删除，需取消审核后方可。注意：按照会计制度，制单人与审核人不能同为一人，否则系统会给出“制单人与审核人不能同为一人”的提示，在此需要以另一操作员身份重新登录用友系统方可进行审核；在作凭证审核之前，如设置了出纳凭证需由出纳签字，则这些需要出纳签字的凭证就必须由具有出纳签字权限的操作员进行签字后才能进入凭证审核。在平时进行练习时，需要建立两个不同的操作员名字，执行审核工作时需重新注册，以另外一个操作员的身份登录，再执行审核。有的公司比较小，财务人员也就只有一个人，则可以以自己的名字建一个操作员，然后在自己的名字中加入空格的方式再建一个操作员，然后再登录系统。4.2.7 凭证打印 打印凭证有两种方法：1、在“填制凭证”窗口，直接单击“打印”按钮，以打印当前凭证。2、也可选择总账窗口“凭证”菜单下的“打印凭证”功能，如图4-31所示。图 4-31 录入需打印的凭证范围，单击“打印”按钮开始打印，在此可单击“打印设置”进行打印方面的设置。4.2.8 凭证记账 记账是将所做的凭证记录到具有账户基本结构的账簿中去，也称为登账。打开“凭证”菜单，单击“记账”，系统弹出“记账”对话框，如图4-32所示。 系统进入“1：选择本次记账范围”，在“选择本次记账范围”栏中输入所需记账的凭证范围(只有经过审核的凭证才能进行记账)，范围之间用用“-”或“，”隔开均可。提示：绿色表示上月末结账，白色表示已有审核凭证，可以输入记账范围；有的公司因为业务的特殊原因，如尚未有填制期初余额，或填制了期初余额而试算不平衡，或者上月的凭证有未记账等情况，则本月的凭证都不可记账；作废凭证不需要审核，可以直接记账。单击“下一步”按钮进入到“2、记账报告”，如图4-33所示。 图 4-32 图 4-33单击“打印”按钮，将记账报告打印出来，单击“下一步”，进入“3、记账”，如图4-34所示。图 4-34单击“记账”按钮，系统开始记账工作，顺利完成后，系统出现“记账完毕”提示，然后单击“确定”按钮退出记账工作。注意：正在记账的过程中，不得中断退出，如果有其他原因中断了该程序，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后得重新执行记账工作。U8.50中有一个功能可以取消记账操作，这是一个隐藏的功能，具体的操作步骤如下。打开“期末”菜单，单击“对账”，系统弹出“对账”窗口，在此按“Ctrl+H”键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”，此时在“凭证”菜单下也同时出现了一个新的菜单“恢复记账前状态”(在对账状态下，如果再按“Ctrl+H”键，或者退出用友系统后再进入，都将使该菜单隐藏)。如图4-35所示。打开“凭证”菜单，单击“恢复记账前状态”，系统弹出“恢复记账前状态”窗口，如图4-36所示。选择所需要的恢复方式，单击“确定”按钮，出现“恢复记账完毕！”提示，单击“确定”按钮退出。注意：退出用友软件再次登录，该取消记账功能也会被自动隐藏；已结账的月份数据不能取消记账，但是可以运用用友的取消结账功能，之后再取消记账，这一点在结账功能时讲解。 图 4-35 图 4-364.3 出纳管理4.3.1 出纳账查询现金日记账打开“出纳”，单击“现金日记账”，系统弹出“现金日记账查询条件”对话框，如图4-37所示。说明：科目处能浏览到的科目是在进行科目设置时被指定为了现金科目。勾选“包含未记账凭证”，则查询出来的结果包含了所有符合条件未有记账的现金凭证的记录。在此输入所需要查询条件，然后单击“确认”按钮，系统列出所有符合条件的记录，如图4-38所示。双击具体的记录或选定好记录后，然后再单击“凭证”菜单都可以打开该产生记录的来源凭证。 图 4-37 图 4-38注意：日记账分为金额式日记账和外币日记账，可改变设置进行账页格式显示，可直接双击某一条记录，联查该记录的原始凭证，银行日记账的查看方式与现金日记账的方式是一致的。银行日记账单击“出纳管理”，选择“银行日记账”，系统弹出“银行日记账查询条件”对话框，如图4-39所示。说明：科目处选择的科目是在进行科目设置时将其设置为需要记入银行日记账。在此输入查询条件，然后单击“确认”按钮，系统列出所有符合条件的记录，如图4-40所示。 图 4-39 图 4-40资金日报资金日报表是反映企业现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表。打开“出纳管理”，单击“资金日报”，系统弹出“资金日报表查询条件”对话框，如图4-41所示。输入查询条件，然后单击“确认”按钮即可查询出符合条件的记录，如图4-42所示。图 4-41 图 4-424.3.2 支票登记簿手工记账时，银行出纳通常建立支票领用登记薄，用来登记支票领用情况，用友软件为为出纳员提供了“支票登记簿”功能，以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。当应收、应付系统或资金系统有支票领用时，自动填写。说明：只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票登记簿。当需要使用支票登记簿功能时，请在“结算方式”设置中对需使用支票登记簿的结算方式在“是否票据管理”前勾选(请参阅3.2.5 收付结算 结算方式)。打开“出纳管理”，单击“支票登记簿”，系统弹出“银行科目选择”对话框，如图4-43所示。在此选择需要进行支票登记的科目名称，然后单击“确定”按钮，系统弹出所选科目的支票登记记录，如图4-44所示。 图 4-43 图 4-44单击“增加”按钮可新增支票记录。4.3.3 银行对账系统提供自动对账和手工对账两种方式。自动对账是由系统进行银行对账，系统根据银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、勾销，一般情况下是“结算方式+结算号+方向+金额”，或者是“方向+金额”。手工对账是对自动对账的补充，执行完自动对账后，对一些特殊的已达账项尚未勾对出来而被视作未达账面，这时可以通过手工对账进行调整勾销。注意：系统要求对账的科目在原先科目设置中，将该科目定义为“银行账”辅助账类的科目；对账单文件中一条业务记录与银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同的情况下，系统能自动核销已对账的记录；对账单文件中一条业务记录与银行日记账未达账项文件中多条业务记录、对账单文件中多条业务记录与银行日记账未达账项文件中一条业务记录相同、对账单文件中多条业务记录与银行日记账未达账项文件中多条业务记录相同的情况下，均不能由系统自动核销已对账的记录，只能通过人工帮助挑选相应的业务，强制核销录入日记账对账单未达账项如果是第一次使用银行对账，需录入日记账对账单未达账项。打开“出纳管理”下的“银行对账”，单击“银行对账期初录入”，系统弹出“银行科目选择”窗口，如图4-45所示。选择需要录入银行对账期实的科目，然后单击“确认”按钮，系统列出该科目的银行对账期初对话框。在单位日记账和银行对账单栏中输入调整前余额数据。单击“对账单期初未达项”或“日记账期末达项”按钮进行记录录入，在此仅以“对账单期初未达项”进行说明，单击“对账单期初未达项”，如图4-46所示。 图 4-45 图 4-46单击“增加”按钮，输入记录，记录录入完毕单击“保存”以保存新增数据，单击“退出”按钮完成操作。录入银行对账单打开“出纳管理”下的“银行对账”，单击“银行对账单”，系统弹出“银行科目选择”对话框，选择银行对账单科目，如图4-47所示。单击“确认”按钮，系统弹出“银行对账单”窗口，在“银行对账单”窗口中，单击“增加”按钮，以增加新记录，录入完毕，单击“保存”按钮、“退出”按钮，如图4-48所示。 图 4-47 图 4-48说明：系统提供引入银行对账单的数据功能，单击“引入”菜单执行。自动对账打开“出纳管理”下的“银行对账”，然后再单击“银行对账”，出现“银行科目选择”窗口，选择需要对账的银行科目，然后单击“确认”按钮，系统弹出“自动对账”窗口，如图4-49所示。在“银行对账”窗口中，单击“对账”按钮，系统弹出“自动对账”窗口，在“截止日期”处输入对账的截止日期，也可单击旁边的“日历”按钮，在“日历”窗口来选择日期，选择对账条件，确认日期相差的天数，最后单击“确认”按钮，系统即显示自动对账结果。对于已达账，系统会在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏上标上红色圆圈标志，对于一些无法自动对账勾销的账项，在此可用到手工对账功能。分别在“两清”栏，双击鼠标，打上红勾，进行手工调整。对账完毕，单击“检查”按钮，检查平衡结果，如果有错，需进行调整，检查完毕，单击“退出”，对账完毕。图 4-49余额调节表对账完毕后，系统自动生成银行存款余额调节表，此表是指先前输入截止到对账日期的余额调节表，若无对账截止日期，则为最新余额调节表。打开“出纳管理”菜单，选择“余额调节表”功能，系统弹出“银行存款余额调节表”窗口，如图4-50所示。双击需要查询的银行科目，系统弹出该账户的“银行存款余额调节表”，查询完毕单击“退出”完成操作。查询银行勾对情况选择“出纳管理”菜单，单击“查询银行勾对情况”命令，系统弹出“银行科目选择”窗口，在此输入过滤条件，然后单击“确认”按钮，系统弹出“查询银行勾对情况”窗口，如图4-51所示。 图 4-50 图 4-51在“查询银行勾对情况”窗口的科目中选择不同的银行科目进行查询；在该窗口中有两页：银行对账单页、单位日记账页，可选择不同的页面进行查询。核销银行账对于已正确对账后，已达账项数据就没有必要再保留了，可在此核销银行账。打开“出纳管理”下的“银行对账”，单击“核销银行账”功能，系统弹出“核销银行账”窗口，在此选择需要核销的银行账科目，然后单击“确定”，系统出现核销提示，选择“是”，出现核销完毕提示，然后单击“确认”退出，如图4-52所示。图 4-52注意：核销后已达账项消失，不能被恢复，最好在核销前做好备份工作，以免误操作，但是核销不影响银行日记账的查询和打印工作。4.4 账表查询当制单、审核、记账(如果在查询或打印时选择包含未记账功能也可)步骤后，系统就可以形成正式的会计账簿，可以进行查询、统计、打印等操作。4.4.1 科目账查询打开“账表”下的“科目账”，单击“总账”，系统弹出“总账查询条件”对话框，如图4-53所示。在科目一栏中输入所需要查询的科目，也可单击“放大镜”按钮进入科目浏览窗口进行选择，勾选“包含未记账凭证”功能。提示：如果经常需要查询一个固定的科目，而且都包含相同查询条件，当每次进行查询时都需输入条件，则很繁琐；可单击“保存”按钮，系统弹出“我的账簿”窗口，给需要查询的内容取一个标识名，然后单击“确定”，系统会将刚才输入的条件保存起来，以后打开“总账查询”功能，单击所查内容的标识名，系统会将标识名所代表的条件内容自动带入。条件输入完成，单击“确定”按钮，系统将符合条件的记录列出来，如图4-54所示。 图 4-53 图 4-54 可在总账查询窗口的记录上双击，直接联查到该记录的明细账为止，在明细账窗口直接双击指定记录，可联查到该记录的原始凭证，如图4-55所示。图 4-554.4.2 往来账管理往来账管理是一个公司重要的业务组成部分，在用友软件的总账模块中，提供了往来账管理的功能，包括客户往来、供应商往来和个人往来的管理。注意：如账套中设置了客户和供应商往来账是在应收应付系统中进行处理，则在总账模块中就无法看到该往来账款的清理等工作，因为这些工作都交由应收应付系统执行，而在总账中，只是能看到科目总账和明细账。如果核算单位没购买应收应付管理模块，那么就无法在设置科目时，设置该科目具有客户或供应商往来的辅助核算功能，这一点很重要。还可以使用一个变通的方法，将客户或供应商往来设置成为项目，这样在设置科目时将该科目设置成为项目核算即可。客户往来账打开“账表”下的“客户辅助账”，单击“客户往来两清”，系统弹出“客户往来两清”对话框，如图4-56所示。在“客户往来两清”条件对话框窗中，输入所需要进行两清的科目、客户、截止日期，该窗口下面的“日期、部门、项目、业务员”是两清的依据。注意：许多操作员在使用用友软件时，将原来手工的一套做法照搬过来，将一些本应设置为往来辅助核算的科目设置为该科目下的明细科目，如应收账款科目本应设置为客户往来辅助核算，但却在应收账款科目下再设明细科目，用来指定第一个具体的客户名称，这样其实也就违背了用友软件在科目设置中的辅助核算选项的实质意义，最终结果导致在此无法使用客户往来管理，这一点是初学者一定要注意的地方。当录入凭证时，如果在录入该客户往来科目的辅助项时，没有录入该笔业务的业务员，那么，如果选择两清依据是业务员，则进入之后，是没有数据可显示的。在所进行的客户往来两清工作中，其凭证是经过审核、记账处理的。条件录入完毕，单击“确定”，系统打开符合条件的记录。在此单击“自动”按钮，即可进行自动勾对，系统会提示勾对的结果，被勾对的记录的两清栏已被做上了标记，如图4-57所示。单击“取消”按钮将两清操作取消，也可以单击“检查”按钮进行一下两清平衡检查。注意：执行两清功能时，对在录入凭证时的辅助信息要求严格，否则系统无法识别，结果是只能使用手工勾对，即在该记录的两清栏上双击鼠标，做上两清标记，取消手工两清方式，也是双击该记录的两清栏，然后做平衡检查，系统可以处理“一借一贷”、“一借多贷”、“多借一贷”的勾对。 图 4-56 图 4-57往来催款单企业会定期对往来进行整理，并为每一个往来的客户整理出一张对账单，称之为“催款单”。打开“账表”下的“客户往来辅助账”，单击“客户往来催款单”，出现“客户往来催款”条件对话框：如图4-58所示。输入其条件，在此可以选择是否包含已做了两清的部分，在函证信息中输入需要给客户的说明(在所查出来的客户催款单的预览中可以看出打印效果)，然后单击“确定”按钮，结果如图4-59所示。 图 4-58 图 4-59可单击“打印”按钮，将查询结果打印出来。个人往来账打开“账表”下的“个人往来账”，如图4-60所示。选择具体需要查询的内容，如查询“个人往来明细账”中的“个人明细账查询”，系统弹出“个人往来_个人明细账”查询条件对话框，如图4-61所示。在此输入查询条件，然后单击“确定”按钮，系统列出符合条件的记录(如果所选定的个人没有业务发生，系统会自动提示该个人无业务发生)，如图4-62所示。 图 4-60 图 4-61 图 4-62在选定的记录上双击鼠标左键或单击“凭证”菜单，都可以打开该记录的相关业务凭证。部门辅助账打开“账表”，单击“部门辅助账”，如图4-63所示。选择具体需要查询的内容，打开“部门总账”下的“部门三栏”，系统弹出“部门三栏总账条件”，如图4-64所示。 图 4-63 图 4-64在此输入查询条件(科目的选择只限于在进行科目设置时将该科目设置具有部门辅助核算的科目，请参阅“3.2.4 财务科目设置”)，系统列出符合条件的记录，如图4-65所示。图 4-65单击“明细”菜单，系统打开所选定记录的相关明细账。项目辅助账打开“账表”，单击“项目辅助账”，如图4-67所示。选择具体需要查询的内容，如“项目明细账”，系统弹出“项目明细账条件”对话框，如图4-68所示。 图 4-67 图 4-68在此输入查询条件，然后单击“确定”按钮，系统列出符合条件的记录，如图4-69所示。在选定的记录上双击鼠标左键或单击“凭证”菜单，系统弹出与该记录相关凭证。现金流