办公室公文处理培训.ppt

i 四川省电力公司公文处理常见问题及应对措施办公室综合业务培训二 一 年八月十二日 i 质量是公文的生命 只有高质量的公文才能为领导指导工作 实施决策发挥重要作用 产生良好效益 办公室在公文处理工作中应充分发挥质量把关作用 从内容 形式到文字 标点 都应力求准确无误 精益求精 多层次严格把关 保证出精品 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示 越级请示或报告 行文规则常见问题 例如 1 某电业局直接越过省公司向省政府报告或请示工作2 某电业局部门直接向省公司请示工作 所谓越级请示或报告 是指下级单位越过直属上级单位直接报送请示或报告的情况 应对措施提示 1 越级请示或报告违反了按隶属关系和职权范围行文的原则 由于请示或报告事项及有关意见越过了直接上级 容易使问题复杂化 不利于提高办事效率2 越级请示或报告的特殊情况 如发生重大安全生产事故或突发事件 重大自然灾害等 可特事特办越级请示或报告 但须在请示或报告的同时 抄送被越过的上级单位3 对非特殊情况下的越级请示或报告 上级单位不得越级批复 可将来文退回呈报单位 行文规则常见问题 越权行文 例如 1 涉及其他部门或单位职责的事项 未主动协商或履行会签手续2 涉及多个部门或单位发文或签报 未按部门或单位顺序依次会签 而采取复印分头同时会签的形式3 对经协商会签 仍有分歧意见的上行文或签报 在文稿中没有将不同意见和各方理据如实反映 所谓越权行文是指公文内容超越本部门或本单位的职能范围 或应当协商会签而未协商会签 或经协商会签未达成一致意见 即自行对外行文或者向领导呈送签报的情况 行文规则常见问题 应对措施提示 1 公文主办部门或单位要强化主动协商意识 对无权决定的事情 必须与有关部门或单位协商会签2 对经协商未达成一致的问题 要在文稿中如实反映 便于领导决策3 对上级单位或领导交办的 涉及其他单位或部门的事项在征求意见时 应将本单位或本部门的原则意见告知对方 以便于沟通4 联合发文或签报的会签 应按单位或部门顺序依次会签 原则上不得同时会签 行文规则常见问题 一文多事 例如 在向公司报送的请示件中涉及两个及以上相互独立的请示事项 所谓一文多事是指一件请示有多个主旨的情况 行文规则常见问题 应对措施提示 请示应当一文一事 如果一个请示件中涉及互不相关的多个事项 不利于上级单位办理和答复 行文规则常见问题 多头请示 例如 1 一件请示件有多个主送单位2 同一请示件变化主送单位分别报送 所谓多头请示是指同一事项 同时或分别向多个单位 部门 请示 行文规则常见问题 应对措施提示 1 请示的主送单位应当是请示单位的直接上级或请示事项的主要负责单位2 如果请示事项按照规定应由多个单位 部门 共同审核办理 应主送主办单位 由主办单位协调其他单位研究办理 行文规则常见问题 报告中夹带请示事项 例如 在工作报告中夹带需公司批准后才能实施的事项 应对措施提示 1 请示和报告均为上行文 但上级单位的处理方式不同 对于报告 上级单位一般作为阅件不作答复 如果报告中夹带请示事项 很容易误事2 报告中不宜出现需要上级批准后才能实施的事项 如关于下一步工作的打算 应表述为我们将怎么做 而不应表达为建议怎么做3 如果在汇报工作的同时需要解决某些问题 应以请示件为主 将报告内容作为附件 以便上级单位了解有关情况 行文规则常见问题 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示 文种使用不当 公文写作常见问题 函主要用于不相隶属单位之间商洽工作 汇报情况 征询一件 询问或答复问题 请示批准和答复审批事项等 其主要种类有 征询意见函 请求批准函 答复意见和答复审批事项函 上下级单位之间不能使用 函 这个文种 例如 有的单位在向公司报送公文中 本部有的部门在向省国资委 发改委等有关上级单位报送请示件中错误使用 函 的这个文种 函与请示 报告不分 应对措施提示 区分 请示 与 报告 的关键在于是否有需要上级单位批准的事项 如有 则用 请示 如无 则用 报告 例如 该用 请示 的用了 报告 该用 报告 的却用了 请示 请示 和 报告 错用 应对措施提示 文种使用不当 公文写作常见问题 通报一般分为表彰通报 批评通报 情况通报 一是习惯性地认为 通报 指批评错误而缩小了其使用范围 不适当地用 通知 取代 通报 二是把握不准它们的区别 需要传达重要精神时也用 通报 行文 通报 和 通知 错用 应对措施提示 文种使用不当 公文写作常见问题 例如 1 标题中 事由 缺失关键词或随意省略事由 如 公司决定 看不出决定的主要内容 事项和基本观点2 缺失 文种 如 关于 的回复 3 事由 中缺失关键词 又无 文种 如 公司2009年工作计划 难以分清是报送上级单位 还是印发下级单位4 随意省略发文机关 如 关于 的决定 批复 和 决定 错用 文种使用不当 公文写作常见问题 例如 如某基层单位向上级报送了 关于对 事故和违纪人员处分的决定 上级单位批复同意了该决定 这里存在两个问题 一是下级单位若有权决定 则无需请示 上级单位也无需批复二是下级企业若无权决定 则必须请示 应向上级单位报送 关于对 事故和违纪人员处分意见的请示 而非 决定 上级单位应就此给予批复或作出处理决定 要素不全 标题拟写不规范 公文写作常见问题 应对措施提示 1 标题由发文单位 事由和文种三要素组成 根据规定 具有固定版头 发文机关标识 的文件 公文标题可以省略发文单位 但公司党组的重大决策 重要通知事项的下行文 标题中一般不省略发文单位2 工作计划 管理办法 等不能单独行文 若需正式行文则应选择恰当文种予以制发 印发 公文写作常见问题 例如 1 某公司转发省公司转发的省国资委有关文件 标题为 公司关于转发四川省电力公司的通知 的通知 过于冗长2 在非转发文件中不太注意提炼标题 导致标题过长 转发性标题通知提炼不精 标题拟写不规范 公文写作常见问题 应对措施提示 1 对于转发层次较多的文件 建议采取替代法 即 省公司转发省国资委关于进一步加强 工作的通知 2 标题要尽量做好精简 能合并的同类项要尽量合并 公文写作常见问题 例如 标题中错用标点符号常见于使用书名号时错用引号 或不该使用的地方用了书名 或在标题中使用逗号等错 公司关于印发 电网工程建设管理办法 的通知对 公司关于印发 电网工程建设管理办法 的通知错 公司关于印发 争先创优活动方案 的通知对 公司关于印发争先创优活动方案的通知 错用标点符号 标题拟写不规范 公文写作常见问题 应对措施提示 根据有关规定 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不适用标点符号 公文写作常见问题 例如 1 文种前随意省略 的 字 错 关于印发2009年保密工作安排通知对 关于印发2009年保密工作安排的通知2 的 位置不正确 错 省电力公司关于 同志的考察报告对 省电力公司关于考察 同志情况的报告 省电力公司关于对 同志考察情况的报告 误用 的 字 标题拟写不规范 公文写作常见问题 应对措施提示 公文标题文种前面的结构助词 的 不可随意省略 也不能错用 公文写作常见问题 错 1 根据川电办 2010 X号 关于XXX通知 的有关精神 2 根据公司XXX号签报精神 对 1 根据公司关于 关于XXX通知 川电办 2010 X号 的有关精神 2 根据XXX领导在 关于XXX工作的请示 XXX号签报 上的批示精神 引用表述不规范 引文不规范 公文写作常见问题 引文不规范 错 引用文件或材料内容断章取义向上级反映情况 提出建议 或请求解决问题时 直接引用未公开的领导同志的内部讲话 批示 或引用上级单位的内部 审核意见 对 引用内容全面 准确 真实 符合保密要求 引用不合规 公文写作常见问题 应对措施提示 1 引用公文 应先引标题 后引发文字号 涉及引文出处的标注 要讲究顺序 不能随意颠倒2 在公文引用的材料 文件 领导批示 领导讲话等 要准确全面 领导同志未公开的内部讲话和批示 不得直接引用 涉密文件 不得在拟公开的非涉密公文中引用 公文写作常见问题 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示 排版 错漏字等问题 排版问题 错字 漏字问题 应对措施提示 反映公文拟稿人的基本素质 切实增强认真负责的责任意识 存在 此页无正文 的情况 两行标题排列不美观 应根据内容选择合适的断开点等 公文格式常见问题 签发人标注不规范 应对措施提示 请示件应标注签发人 若请示事项涉及签发当事人 则应由本单位其他负责同志签发 有的部门和单位在报送上行文时 常忽略标注签发人 公文格式常见问题 公文附件不规范 应对措施提示 1 公文附件名称不加标点符号2 附件应置于主件之后 与主件装订在一起 并在附件左上角第1行顶格标注 附件 有序号时标注序号 若不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标注附件 正文中标有附件而未附 附件说明标注格式不规范等 公文格式常见问题 公文主题词标注不规范 应对措施提示 1 一件公文除类别词外 最多标注5个主题词2 应先标类别词 再标类属词 在标类属词时 先标反映文件主要内容的词 最后标反映文件形式的词 文种 3 学习并遵照 关于印发的通知 国家电网办 2006 612号 要求标注 有的部门在起草公文时 由办公自动化系统辅助生成主题词后 不进行仔细比对 导致主题词选用不准确 公文格式常见问题 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示 程序不规范 签报 是指内部请示件 主要用于各部门向分管领导或主要领导请示或报告有关工作 常见问题主要是主送领导选择不正确 1 签报列在第一位的主送领导不是本部门的分管领导 并送主要领导的签报除外 2 签报事无巨细 除主送分管领导外 都并送主要领导3 涉及授权的签报没有主送分管法律的领导 涉及财务问题的签报没有主送分管财务的领导等 签报运转常见问题 应对措施提示 1 除公司主要领导直接交办的工作和签署授权委托书的签报件外 其他签报应按照领导分工送分管领导审批 由分管分管领导决定是否呈其他公司领导和主要领导签批2 涉及授权委托书问题的签报应并送分管法律工作的领导 涉及财务问题的应并送分管财务工作的领导3 学习贯彻国家电网公司办公厅 关于印发进一步加强签报管理的意见的通知 办文档 2009 27号 要求 签报运转常见问题 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问题提示 密级标注不规范 涉密文件未标注密级 转发密级文件未标注相应的密级 确定的密级不准确等 应对措施提示 1 国家秘密分为绝密 机密 秘密 公司秘密分为商秘一级 商秘二级 工作秘密 标注为内部事项 确定密级应慎重 既不能漏定密级 又要防止定密范围过宽 定密密级偏高的问题2 所拟文件凡涉及秘密事项 转发 批复标注有密级的来文 附件涉密或引文属于保密的 其文件均应标注密级 若文件中存在不同密级的情况 按最高密级标注 公文保密常见问题 违规发送商密文件 1 国家明文规定 严禁在连接互联网的计算机上处理发送涉密文件 公司内网也不得处理发送上述文件包括公司商秘文件发送国家机密文件 必须通过机要局办理2 发送公司商密文件 目前是通过公司普通密码传真发送 或邮局特快专递方式发送 还有采取来人领取方式 应对措施提示 涉密文件通过公司内网发送 公文保密常见问题 行文规则常见问题公文写作常见问题公文格式常见问题签报运转常见问题公文保密常见问