三级体系文件编写工作要求 -

三级文件的编写要求品质部 CONTENTS 目录 三体系的概念体系管理的意义编写体系文件的要求实例解说 Part 三体系的概念 第一章 01 1 三体系的概念 ISO9001 ISO14001和OHS18001等标准化管理体系被称为后工业化时代的管理方法 1 QMS是QualityManagementSystem的简称 中文意思为质量管理体系 一般是指建立的ISO9001 2008质量管理体系 2 EMS是EnviromentalManagementSystem的简称 中文意思是环境管理体系 一般只建立的ISO14001环境管理体系 3 OHSMS OccupationHealthSafetyManagementSystem的简称 中文意思是职业健康安全管理体系 一般只建立的OHS18001环境管理体系 Part 体系管理的意义 第三章 02 2 体系管理的意义 一 三体系标准是企业管理现代化的重要标志 1 使企业的管理走向法制化的重要途径 建立管理体系后 系统 规范的制度化文件成为企业上下人人遵守的内部法规 使企业的管理走向法制 2 是发动全体员工参与管理的好形式 管理层的理念 思路及目标通过体系文件变成全员的自觉行动 使管理部门的工作得到各有关部门的主动支持与配合 3 使企业建立起主动的自我完善 持续改进的有效机制 通过管理体系特有的日常监测与测量 年度审核及管理评审 企业能主动地及时发现管理中存在的问题 实现持续改进的机制 2 体系管理的意义 二 向公众展示企业良好形象和社会责任的佐证和媒介 1 质量管理体系 展示企业确保服务质量稳定 追求 零缺陷 的目标 对客户负责的形象 2 环境管理体系 展示企业确保在服务过程中节约资源 少甚至无污染 追求 零排放 目标 对社会负责的形象与责任 3 职业健康安全管理体系 展示企业确保生产过程中少甚至无事故 职业病 追求 零事故 的目标 对员工负责的形象与责任 2 体系管理的意义 三 具有直接或间接经济效益 社会效益 1 质量管理体系 稳定服务质量 减少客户投诉 提高企业信誉 直接有利于拓展市场 2 环境管理体系 节约能源资源 降低企业成本 持续达到排放 减少排污费用 提高市场竞争力 为保护环境作贡献 3 职业健康安全管理体系 减少工伤事故 杜绝职业病危害 改善劳动条件 减少企业损失 调动员工积极性 为保持社会稳定作贡献 Part 编写体系文件的要求 第三章 03 3 体系文件的编写要求 一 体系文件类别质量体系文件包括 一阶文件 质量手册 战略性文件 二阶文件 程序文件 战术性文件 三阶文件 作业指导书 规范 外来文件等 方法性文件 四阶文件 表单 记录等 证据性文件 11 二QMS OHS EMS文件的结构关系 管理手册 程序文件 作业指导文件 三大标准 QMS OHS EMS管理体系记录 第一层 第二层 第三层 第四层 3 12 三QMS OHS EMS作业文件的编写 1 作业文件内容和格式 文件的内容作业文件中通常包括活动的目的和范围 做什么和谁来做 何时 何地以及如何做 应采用什么方法 设备和文件 如何对活动进行控制和记录 即5W1H原则 作业文件的内容是描述实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动 3 3 体系文件的编写要求 5W1H原则 六何分析法 Why 为什么要做 是原因 What 做什么 做成什么 是目标 where 在哪儿做 是地点 when 什么时候做 是时间 Who 谁来做 是执行对象 How 怎么做 是方法 该说的要说到说到要做到做到要记录 作业指导书编写要求 文件编号和标题 编号可以根据活动的层次进行编排 同一层次的作业文件应统一编号 以便于识别 标题应明确说明开展的活动及其特点 14 3 体系文件的编写要求 作业指导书WI 15 文件代号 文件编号 记录序号 3 体系文件的编写要求 格式 1 目的和使用范围 一般简单说明开展这项活动的目的 要达到的目标和所涉及的范围 2 职责 指明实施文件部门及其职责 权限 接口及相互关系 16 3 体系文件的编写要求 3 管理内容 是作业文件的核心部分 应列出开展此项活动的步骤 保持合理的编写顺序 明确各项活动的接口关系 职责 协调措施 明确从事各项活动人员的技能要求 使用的设备 工具 工装 采用的标准 作业指导书和控制方法 要达到的目标 需形成的记录和报告的内容 出现例外情况的处理措施等 必要时辅以流程图 17 3 体系文件的编写要求 4 相关文件 指需引用的或与本作业文件相关的其他文件 5 相关记录 指实施本作业文件规定的各项活动产生记录 18 3 体系文件的编写要求 2 编写时的注意事项 确定使用该作业文件时所产生的记录和报告的格式 写明记录的编号和名称 作业文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受 以及相关方对接口关系的认可 经过审批后实施 要汇编成册 统一编号 19 3 体系文件的编写要求 吉利表格编写要求 文件编号和标题 编号可以根据活动的层次进行编排 同一层次的作业文件应统一编号 以便于识别 标题应明确说明开展的活动及其特点 20 3 体系文件的编写要求 记录表格WI JL 21 记录代号 文件编号 记录序号 3 体系文件的编写要求 记录编制内容 记录名称 简短反映记录对象 记录编码 编码是每种记录的识别标记 每种记录只有一个编码 记录顺序号 顺序号是某种记录中每张记录的识别标记 若记录为成册票据 印有流水序号 可视为记录顺序号 记录内容 按记录对象要求 确定编写内容 22 3 体系文件的编写要求 记录人员 记录填写人 会签人 审批人等 记录时间 按活动时间填写 一般应写清年 月 日 记录单位名称 保存期限和保存部门 记录表格无固定格式 应按需要设计 在编制程序文件与作业文件的同时 分别设计与各程序相适应的记录表格 必要时可