物控部“时间管理课程”培训教材.ppt

物控部 时间管理课程 培训教材 A 了解时间 1 用最高效率 最有成效的手段来支配时间 2 时间拖久了常常人导致工作效率和效果的下降 3 管理人总是打断工作 只有很少时间来做本职工作 要使用计划和授权委托的方法 4 经常会放下重要的 有成效的工作不做 而将过多的时间耗费在日常锁事上 如Email 共11页第1页 考虑一天的日程安排 重要事件 留点时间用于思考 不值得自己去做的事派下属代劳 5 可将工作分三组 a 常规工作日程安排 b 进行中工作c 日后工作 A 了解时间 共11页第2页 B 制定计划 1 化长远计划为一周 一日的行动计划 2 绘出工作流程图 计划下一步干什么 3 属下优先处理的任务不要与你本人相同 4 每天重新评估任务会否发生改变 5 目标愈近 愈应优先考虑并集中力量完成手头的要作 6 图表1 留意根据情况的变化和新信息的出现 不断变更工作的优先顺序 共11页第3页 7 评定工作效率 画一幅图来表示你的精力水准在一天中的变化 图表2 8 制定计划工具 日志 记事簿 电子记事簿 电脑 9 积极对待 保证你每天长远规划为一周 一日的行动计划 每天开始 结束工作是特别重要 健康 多看四周同事 上司 下属之长处 B 制定计划 共11页第4页 任务是否紧迫而重要否是 你今天要完成吗 否是 立刻采取行动 A类任务 任务是否紧迫或重要 否是 工作是否日常性的 否是 不必去做 完成这项任务对提高你的工作效率有帮助吗 否是 是否在最后期限 否是 留出时间来完成这项任务 设立一个切实可行的最后期限 是否有必要完成这项任务 否是 分配一定的时间来完成这项任务 把这项任务留给空间时间 C类任务 B类任务 即时调整 区分任务的优先次序 共11页第5页 精力水准再次下降 直至工作日束 下午晚些时候的精力高峰B类工作最佳时间 上午晚些时候出现的精力高峰A类工作最佳时间 午餐后的精低谷C类工作最佳时间 9 5a m 11a m 1p m 5p m 3p m 一个工作日 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 工作表现水准 共11页第6页 1 整理办公地方 如5S 办公地方没用的东西清理走把现在的工作留在手边 每天都要清理干净 不要把脏乱留到明天 紧急文件 立即采取行动或派人具体处理 每天要留天时间把你的文件盘翻一下 文件里的特别关键处要做标记以加快重读的速度 highight 每隔三个月 重新检查档案系统 个人 C 开始即做出改变 共11页第7页 C 开始即做出改变 2 筛选信息 获取信息 由书面 邮件 对话 处理信息 分为何类 传阅资料 先经自己同意或有补充 阅后 分析过 再分发别人 复印和分发下去 3 与别人共事 清楚自己的角色 重新考虑你的态度 忙碌地工作和努力地工作混淆 分析工作动机 其他的选择行不通时 才考虑召开会议 共11页第8页 C 开始即做出改变 打电话 选择打电话的时间 按重要性 接电话 告诉别人什么时候可以给你打电话 阅读和写作 学会快速阅读 在必须阅读之文件上画出关键的句子 整体了解材料 先要对这些内容有个总的了解 对付写作障 a 千万不要把写的材料向后拖 b 分小段写 削减文字工作 a 在原件上加上一行快速手写 b 精要简短 共11页第9页 D 支配别人的时间 1 良好的沟通 传讯信息 口头沟通方式是双向性的 最为有效 但要将重要细节笔录下来 减少日后的不确定性 改进方法 劝说别人的时候要用事实 而不是用感情 关心别人想得到什么 电子通讯的便利会诱使人们去发送一些不必要的信息 听到和聆听是不同的 要