组织汇报的要求、标准和技巧.ppt

汇报技巧 2007 04 02 本课程的开发目标 面向已经承担主笔职责 在实际工作中有汇报要求的高级发展顾问 解决汇报中最容易出现的 逻辑不清楚 和 重点不突出 的问题 注 本课程开发的前提是基于一份已经比较完善的报告 故不涉及报告写作的方法 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 Q A环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 如何正确认识汇报在项目执行过程中的作用 汇报的重要性 汇报与写报告同样重要 是赢得客户满意的重要环节 要重视汇报能力的提高 汇报的功利性 汇报的目的是为了顺利收款 而非偏执地展示我们的专业性 因此沟通时必须要有策略 一个优秀的汇报人需要具备哪些条件 Knowledge Skill Attitude 房地产相关知识实操案例 自信尊重他人 演讲技巧沟通技巧 专业影响力 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 Q A环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 PartI人际准备 PartII专业准备 了解汇报对象是汇报成功的前提 不同开发商的特点 政府 大型国企 国内知名开发商 区域领先开发商 初涉地产的门外汉 汇报给什么层次的人 大老板 营销总监 技术总监 汇报对象关注哪个层次 哪个方面的解决方案 战略 策略 全国视野的 有丰富开发经验的 资金实力雄厚的大开发商一般更关注战略层面的解决方案 例如项目在城市中的地位以及项目对企业发展的影响等 华润 金融街等 国资背景的高层决策者一般更关注项目的风险和收益 即经济测算部分 国投 中铁等 区域领先的开发商更容易关注于产品本身 即物业发展建议部分 大连亿达 正达等 开发经验不足 与咨询公司接触较少的中小开发商通常对咨询公司缺乏信任 因此更关注市场数据的翔实程度 哈尔滨滨才 不同类型的企业所关注的侧重点可能有所不同 企业的最高决策者通常最关心项目的战略及财务指标 营销负责人通常关心项目的形象定位 市场价格的可实现性等 技术负责人通常关心产品定位如何实现 有何特点 财务人员通常关心经济测算的依据 各项参数的取得方式 不同层次和角色的参会者关心的问题也会有所不同 在汇报现场 应根据现场人员的表情 动作等反应及时调整汇报的重点 当对方出现以下动作时 表明对此问题不关心 打电话 打盹 左顾右盼 离开座位 在笔记本上乱涂乱画 敲打桌子 当对方出现以下动作时 表明对此问题很关心 身体前倾 注意力明显集中 在笔记本上认真记录 当对方出现以下动作时 表明对此观点持怀疑或反对 身体明显向后仰 双手交叉胸前 摇头 客户不关心的问题主要交待结论即可 客户关心的问题或是存有疑惑的问题应更加关注细节 详细交待来龙去脉 每周会议纪要及时抄送给客户 每次讨论的主要结果及时与客户电话沟通 在时间允许的前提下 将评审修改后的报告在汇报前发给客户 为客户提供与本项目定位类似的案例 使其有更直观的认识 汇报前与客户对接人之间的充分沟通是现场达成共识的最有效方法 内部人员的资源组织 项目组人员分工与协作 根据工作重点和个人特长进行合理分工 但建议以一个人为主 其他人补充 充分利用领导的权威影响力 根据不同类型的客户和项目的特点邀请领导参加汇报 例如政府客户 长期合作的客户 比较挑剔难说服的客户 PartI人际准备 PartII专业准备 问题是什么 如何解决问题 解决后的结果 为什么是这个问题 项目本体条件开发商目标主要市场结论矛盾与冲突 市场现状解析 案例借鉴项目发展策略项目定位物业发展建议 经济测算 选择性讲述 重点讲述 只讲结论 所有客户都关心的 我们的项目有没有问题 问题在哪里 怎么解决 因此我们汇报的重点在于项目的问题及解决方案 最重要的事 理清报告思路 每一 在报告中的位置和作用 找到重点信息 需要特别说明的数据和现象 发掘重要结论背后的故事 形成的原因和对本项目的影响 以及类似的案例等 用15分钟概括全文 熟悉报告中使用的数据和市场资料 不仅仅局限于数据本身 还包括获得数据的方法和过程 熟悉报告中用到的理论模型 了解该模型的出处 以及成立的前提条件等 除了报告中已有的案例以外 尽可能多了解与项目类似的相关案例 STEP1 熟悉报告中的数据和相关资料 STEP2 理顺思路 在脑海中形成逻辑图 前后呼应 承上启下 有助于在汇报过程中自然过渡 提醒听众你刚才讲述了什么 接下来要讲述什么 与哪些内容有关联 STEP3 分段 和 概括段落大意 用简短的语言概括每一部分的核心内容 STEP4 重要结论使用 归纳法 论证 便于记住要点对注重细节的听众极为有效一点被否定 其余各点仍能支持说服力 结论 论据1 论据2 论据3 不推荐演绎法的原因 在得到结论之前听众需要记忆大量的信息 STEP5 找出最能吸引眼球的 未知 数 重要市场数据 客户不知道的市场信息 STEP6 挖掘结论背后的 中心思想 Q1 为什么会有这样的结论 Q2 为什么要说这个结论 开场白 由大到小 由虚到实 我们的工作方法 工作进程 上一阶段在战略层面的共识 结束语 总而言之 掷地有声 通过一系列的 我们认为本项目的关键问题在于 解决这个问题的主要途径就是 一句话 我们要打造出 实现我们 的目标 以上是我们今天汇报的主要内容 谢谢大家 STEP7 准备好开场白和结束语 其他要注意的事项 汇报时间的控制 事先确认客户给我们的时间长度 保证汇报的重点 汇报工具的准备 笔记本电脑及PPT文件 激光笔 录音笔等 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 Q A环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 Part1 汇报环节的演讲技巧 语言表达 Verbal wordsspoken 声音控制 Vocal tone range appeal credibilityofvoice 体态语言 Visual physicalappearance clothing gestures eyecontact 7 38 55 演讲技巧 语言表达 简洁 切忌罗嗦 重复 如果需要就停下来想一想说 但一次不要想太多 尽量避免口头语 多用序数词 少用 然后 接下来 演讲技巧 声音控制 音量的大小音调的高低声音的强弱速度的快慢 声音控制 重音 关键结论 需要重音突出的词数字核心的名词 第一次出现的新概念描述属性和定位的形容词有力于表达观点的连词 但是 注意 过分使用重音就等于没有重音 声音控制 语速 节奏感很重要需要强调的部分一定放慢语速用停顿来表现标点符号顿号 逗号1s 分号2s 句号3s感叹号 问号等需要听众思考或回味的5s沉默也是一种工具 吸引注意力 空白与留白 演讲技巧 体态语言 眼神手势表情身体 非常重要 有助于建立信任和尊重 体态语言 眼神 直视听众 获取信任眼神不要飘忽不定不要看着角落不要老是盯着屏幕或是笔记看着听众的脸 而不是眼睛每个人的身上停留3 6秒钟随机移动视线伴随点头 微笑等恰当的表情 体态语言 手势 手势是对语言的补充 不要喧宾夺主 自然 不做作一定要与语言表达相配合有时候需要一点点夸张特别是当听众人数特别多的时候不要 挥动双手 交缠拧动玩手指 捏关节摆弄手上的东西 戒指 笔 体态语言 表情 微笑 自然流露的表情我们汇报时 这个问题很重要 请您注意 事实确实是这样 对方提问时 我们也很关心这个问题 您说的很对 您说的这个很重要 这个问题值得考虑 体态语言 身体 坐着的时候身体略微前倾不要前后晃动或左右摆动如果需要站着讲 不要走来走去不要把身体靠在周边墙 白板上不要把手插在口袋里 技巧之外的 自信 激情 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 Q A环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 Q A是一个机会 重申我们的核心观点 加强客户对我们的信任 最 顾问 的应对方式 Step1 在聆听对方提出问题的时候将问题分类 关于市场的 关于定位的 关于财务安排的 关于产品细节的 Step2 针对每一类问题统一回答 相当于重新阐述我们报告的重点内容和主要结论 如何积极聆听 我们看看 听 字的繁体写法 聽1一个 耳 字 听自然要耳朵听2一个 心 字 一心一意 很专心的去听3 四 代表眼睛 要看着对方4 耳 下方还有个 王 字 要把说话的人当成王者对待 聆听不仅要用你的耳朵 还要用你的眼睛 注意观察开发商的表情变化 理解对方 尊重对方 不要带着战斗的心态面对开发商 试着从开发商的角度出发 探求他们的真实意图 因此 聆听不仅是耳朵听到相应的声音的过程 而且是一种情感活动 需要通过面部表情 肢体语言和话语的回应 向对方传递一种信息 我很想听你说话 我尊重和关怀你 按照下列标准 给每个句子打分 1从不 2有时 3通常如此 4总是如此 说明 得分大于15分 你的非语言技巧非常好得分10 13分 你处于中间范围 应该有一定的改进得分低于10分 那么请认真学习聆听技巧吧 如何有效反馈 及时反馈 对于能够给出解答的问题应马上解决 再次强调我们的核心观点 正面的反馈 对于不能及时解答的问题也要积极回复 承诺解答 当双方的想法不一致时 不要固执己见 选择性的反馈 开发商提出的问题往往是发散的 我们需要甄别关键人物最关心的问题进行解答 回答不一定要纠缠于问题本身 可以跳出来从更高的角度进行回答 通常遇到的三种问题 EasyQuestions HardQuestions NarrowQuestions 尊重提问人无论对方的问题有多么可笑正确的身体语言身体前倾直视提问人