把网上资料快速制成规范化的DOC.doc

Word 文档操作技巧 1 网文资料的保存方式与格式设置网文资料的保存方式与格式设置 本文综合网上资料及个人体验整理而成 想把网上的文章资料永久保存下来 有些朋友所采用的方式是复制并保存网址 这种 方式的一大好处是简单 而且便于与朋友分享 把网址发给对方 对方把它复制到自己计 算机中浏览器的地址栏 再回车 他就能看到那一个网页以及网页上的文章资料了 不过 这种保存文档资料的方式受制于网站 一旦该网站关闭 网址打不开 您想阅读原来保存的 文章资料的希望也就要落空了 有些朋友的办法是把整个网页保存到自己的计算机上 这种方法更不好 除了因为存 储多余的信息而浪费磁盘空间外 还可能因网页带毒而引狼入室 在用杀毒软件清理磁盘时 网页文件因带毒而可能被破坏 导致您长期保存网上资料的希望落空 比较稳妥的方法是把网文复制下来后 在 Word 中粘贴为 doc 文件 然而您或许会发觉 您粘贴出来的 doc 文件的外观未必佳 例如空行很多 或整个文 档有虚框 或有 手动换行符 显示为 而不是 段落标记 在段尾显示为 字体 的大小与行距也未必让您称心满意 这是由于您使用了 粘贴 按钮而直接作粘贴 粘贴下来的文档含有它自带的格式之 故 为了避免这种情况的出现而逐个项目逐个项目对 doc 文档作调整 这种机械性的重 复操作是很烦人的 而尽快调整文档的外观格式 可以采取下述方法 其要点是 通过建 立一个符合自己阅读习惯的 Word 模板之后 用 选择性粘贴 把文档转为 无格式文本 再全文快速删除半角空格 全角空格与空行 制作背景和目录 完成文档资料的制作 目 录 一 创立一个符合自己阅读习惯的 WORD 模板及快速制作规范化的 DOC 文档 2 1 正文 页边距 页眉与页脚的设置 并创建到模板中 2 2 自设模板的使用及DOC文件中半角空格 全角空格 空行的删除 3 3 补充说明 4 二 标题格式的设置 大纲视图的使用以及目录的制作 5 1 样式与格式 工具 5 2 标题格式的设置 5 3 大纲工具栏及大纲视图的应用 6 4 利用 样式与格式 中 正文 的选项制作 WORD模板 6 5 制作目录以及目录的使用 7 Word 文档操作技巧 2 三 为 DOC 文件的背景添加水印 8 一 一 创立一个符合自己阅读习惯的创立一个符合自己阅读习惯的 Word 模板及快速制作规范化的模板及快速制作规范化的 docdoc 文档文档 1 1 正文 页边距 页眉与页脚的设置 并创建到模板中 正文 页边距 页眉与页脚的设置 并创建到模板中 打开一个新的 Word 文件 在 格式 字体 或 段落 中对字体 行距作下图所 示设置 图中参数仅供参考 其中 行距固定值 20 磅 适用于 工具 选项 编辑 中 图片插入 粘贴的 方式为 四周型四周型 把这个 四周型 作为您 的 Word 的常规设置吧 用 文件 页面设置 对页边距 页眉与页脚设置如下 页页脚用以标注页码和文章在当页 的注释资料 后者不常用 故取高度 1 厘米以节省资源 假如某页的注释资料 很多 那就调整这个页面上的页脚高度则可 页眉用于设置书名 章节 亦可插入图片 不搞那么多花样的话 设为 1 5 厘米就可以了 注意 页眉 页脚 的字体与行距也是可以在 格式 字体 或 段落 中设置的 其中 页眉的 行距 中的 段前 段后 都设为 自动 较好 页面的眉目 显得疏郎一些 用以上设置去建立模板有两种方 法 一种是保留原来的内置模板而另 建一个新的模板 另一种是把原来的 内置模板修改为新模板 为稳妥计 这里讲前一种 很简单 文件 另存为 在 保存类型 中选 文 Word 文档操作技巧 3 档模板 dot 在 文件名 中键入 自用 dot 保存 如右图 OK 注 在 Word2003 中这个自用模板的保存路径是ApplicationData Microsoft Templates 必要时可按此路径打开该模板所在文件夹Templates而删除该模板 这种方法稳妥 但也给调用这个模板带来了一点小麻烦 调用方法是 打 开 Word 文件 新建 在弹出的任务栏中点击 在本机的模板 如左 图 接着 在弹出的 模板 选项图中 单击 自用 dot 图标如下图 OK 创建模板的的第二种方法是修改原模板 其好处是 一打开 Word 用的 就是自设模板 毋须 新建 该法在后面的 建立标题格式与创建目录 中 讲述 2 2 自设模板的使用及 自设模板的使用及 docdoc 文件中半角空格 全角空格 空行的删除文件中半角空格 全角空格 空行的删除 在 Word 中启用了自设模板之后 把网上资料复制到这个空白的 doc 文件 上 制成形式规范的 doc 文档就非常方便了 办法是 把网上资料全文复制后 在空白的 doc 文件上 编辑 选择性粘 贴 无格式文本 确定 继而是删除上述粘贴后文本中可能存在的半角空格 全角空格与空行 其共同之处是都用 编辑 替换 全部替换 不同之处是 查找内 容 与 替换为 的内容有所不同 Word 文档操作技巧 4 把鼠标定位在 查找内容 栏的空白处 在英文输入状态下 按一下键盘 的空格键空格键 查找内容 栏出现半角黑斑 替换为 保持为空 点击 全部替 换 可除去文档中全部半角空格 把鼠标定位在 查找内容 栏的空白处 在汉字输入状态下 点击浮动图 标 中的 月亮 与 逗号 图标 使之变为 全 角字符输入状态 按一下键盘的空格键空格键 查找内容 栏出现全角黑斑 替 换为 保持为空 点击 全部替换 可除去文档中全部全角空格 鼠标定位在 查找内容 栏的空白处 在英文输入状态下 键入 p p 在 替换为 键入 p 均是小写 点击 全部替换 可除去文档中全部空行 注 全部替换 后 有信息框弹出 告诉您删除字符的个数 而 全部替 换 可多按几次 以便把所有该删除的无用字符除去 至此 doc 文档资料基本制作完成 用 插入 插入页码后 可以把文件 改名 保存 了 顺便指出 要把 txttxt 格式文件格式文件制成这种规范化的 doc 文档也是很简便的 办法是 打开 Word 文件 打开 在 文件类型 中选 文本文件 txt 然后找到您的 txt 文件 打开 此后 编辑 全选 剪切 再 编辑 选择性粘贴 无格式文本 确定 下来是删除半角 全角空格与空行 改名后保存为 doc 文件就行了 3 3 补充说明 补充说明 编辑 选择性粘贴 无格式文本 中的 无格式文本 是取消 您复制到剪贴板中的文本格式 而粘贴为您的模板中的文本格式 这种粘贴 会把网上文档资料中的图片及表格中的表格线删去 因此 这 种粘贴方式用在纯文本形式的文档上最为方便 那么 遇到网上资料有图片或表格时又该如何处理呢 办法是单独复制其 图片或者表格 再到您的 doc 文件中插入或粘贴 这时 您可能会见到您插入或粘贴的图片或表格的尺寸很大 超出您的页 面范围 以至您原来的文本资料的结构被冲击得一塌糊涂 惨不忍赌 处理该 问题的方法是 李代桃僵 也就是说 把网上资料中的图片复制后先保存到 图片收藏 文件夹 而表格粘贴到 Excel 中 对于图片 用 ACDSee 或 Photoshop 软件调整图片的尺寸 使之适当减少 对于表格 在 Excel 中调整 减少 表格的大小尺寸以及必要时重新设置字体 字号 对齐方式等 然后 再插入或粘贴到您的 doc 文档上去 对于表格表格 还可以使用截图工具截图而 Word 文档操作技巧 5 变为图片变为图片处理 可以用鼠标光标定好插入或粘贴的位置 直接插入或粘贴 也可以用 Word 窗体中 绘图 工具栏的 文本框 在 doc 中拉出一个文本框后 在该 框中插入或粘贴 文本框的四周有虚线框 图片与表格的四周有实线框 调整 这两个框的大小可以使图片或表格完全显露出来 鼠标按住虚线框可以把图表 或表格推拉到合适的位置 利用 绘图 工具栏的 填充颜色 与 线条颜色 工具 可以把虚线框 实质是文本框 的底色与边界线清除掉 大型文档资料 例如一部书 我们希望其章节的标题格式与正文有所区别 并且可以迅速打开指定章节开始阅读 这能做到吗 答案是肯定的 二 标题格式的设置 大纲视图的使用以及目录的制作二 标题格式的设置 大纲视图的使用以及目录的制作 1 1 样式与格式样式与格式 工具工具 该工具在 Word 窗口上方的 格式 工具栏中 您可以用下图所示方法把 它调出来 点击 样式与格式 图标 在窗口右侧出现其任务栏 如右图 其中 标题 页脚 正文 点击它们时 都会在其右侧出现一个下拉三角形 点击三角形后有其相应 的选项供您选择 例如 页眉 有 删除 选项 点击它后 页眉中 的那根横线就会消失 等等 标题格式 正文所设置格式 的模板化都是在这里设置的 这里的标题 1 标题 2 标题 3 是指标题的级别 有 如大标题 中标题 小标题 在设置了标题 1 的格式后 全文档的大标题都用这里的这个 标题 1 管辖和设置 其余的亦与此类推 2 2 标题格式的设置 标题格式的设置 在 doc 文档中 用鼠标选择第一个大标题 用 格式 字体 或 段落 设置该大标题的格式 例如 加粗 段前段后 自动 等 打开 样式与格式 任务栏 点开 标题 1 旁的小三角形 在选项中点击 更新以匹配选 择 则第一个大标题的格式设置完毕 Word 文档操作技巧 6 在 doc 文档中 继续下找 用鼠标选择第二个大标题 该标题文字反白后 点击 样式与格式 任务栏中的 标 题 1 OK 第二个大标题的格式设置完毕 其余的大标 题的格式设置与此相同 参看右图 使用 样式与格式 任务栏中的 标题 2 标题 3 与上面讲述的方法 类似 可设置 doc 文档中的全部 2 级与 3 级标题 即中标题 与小标题 如果您的文档标题不止 3 级 那这么办呢 Word 为您准 备的标题共九级 在 样式与格式 任务栏下方 显示 中 有一个 所有样式 的选项 选择它 有标题 1 到标题 9 供 您使用 9 级标题 足够应用了 见右图 3 3 大纲工具栏及大纲视图的应用 大纲工具栏及大纲视图的应用 在 Word 窗口中 点击 视图 在其下拉菜单中有 页与 大纲 两个选 项 点击 大纲 在窗口上方弹出大纲工具栏如下述图片所示 在这个工具 栏图片中 有好几个我们以红线圈出的按钮区域 它们的功能如上方的红字所 示 必要时 可使用这些按钮实现您对大纲的编辑意图 在上述工具栏中选取标题层数 显示级别 2 后 单击该工具栏中的某个 空心十字按钮 Word 就会把该标题下的全部文字资料全部选中 当再次点击 视图 页面 按钮时 便回到页面显示状态 注意 这时 所显示的文 档底面是黑色的 鼠标点击一下文档的其他部分 其黑底便会消失 利用这 一功能 可以让我们快速选定并展开阅读章节 在大型文档资料的阅读中很有 用 4 4 利用 利用 样式与格式样式与格式 中中 正文正文 的选项制的选项制 作作 Word 模板模板 在用 P1 页所述方法设定文档的格式之后 点 开 样式与格式 中 正文 的三角形下拉按钮 里面有一个 修改 选项 点击该选项 弹出 修 改样式 对话框如右图 Word 文档操作技巧 7 我们看到 红线中圈示的记录正好是我们此前所设定的文档格式 这时只 要用鼠标点击 添加到模板 前的空框 勾选这一选项 点击 确定 Word 便把这一修改添加到它原来的内置模板中去 以后打开 Word 使用的就是这 一个修改后的模板 为保险计 在作这一步之前 最好按照 P2 页所示文件路径 C DocumentsandSettings ApplicationData Microsoft Templates到Templates文件夹中 把 Word 的内置模板 Normal dot 复制并粘贴到另一处安全的备份文件夹内 这样 在修改后的模板出问题时可以重新装入原来的内置模板 回复原来状态 另一注意事项是 千万不要勾选上图中的 自动更新 否则 您在文档 中作的任一个微小的更改都会影响到全局 例如把文档中的一个字加粗 全文 档的文字也就全部加粗 我在摸索中学习这一功能时 就因为我事先不知道这 一点而弄到要重装 office 不勾选 自动更新 就不用自找麻烦了 如果发现上页图片中红线圈示的不是自己设 定的文档格式 则可以用其下方的 格式 按钮 作修改 点开其三角形下拉按钮 其弹出的选项 中有 字体 与 段落 点击它们 弹出的选项 卡与点击 格式 字体 或 段落 时出现 的选项卡完全相同 按 P1 中图片所示参数作设置 后 勾选 添加到模板 确定 Word 便把您 的修改添加到原来的内置模板中去了 这也就告诉我们 在 格式 字体 或 段落 的选项中所作的设置 在添加到模板之 前是独立的 不会作用于整个 Word 文档 或者说 可以用 格式 字体 或 段落 中的选项对文档中的某一局部作修改 使格式的设置具有灵活性 微软的这一设计 想得周到 5 5 制作目录以及目录的使用 制作目录以及目录的使用 对于大型文档 编写目录 注明各章节的页码 并借助目录快速打开相关 章节来阅读 是必要的 Word 可以迅速实现这一功能 在文档首页适当处插入光标 目录的首行起点 之后 在菜单栏 插入 引用 点击 索引和目录 出现右侧 索引和目录 选项卡 取 目录 选项卡 Word 文档操作技巧 8 拉开其 格式 的三角形下拉按钮 选 正式 在 显示级别 中取本文所 用标题层数 本文为 2 即一共两级 点击 确定 OK 在首页原光标指定 处起 出现本文目录 该目录的外观 也就是它的字体 字号 行距等等 可以在用鼠标选中整 个目录之后 用 格式 字体 或 段落 中的选项来调整 包括把 倾 斜 字体改为 常规 字体 目录外观的另一个令人不爽的问题是 它的底面 可能是灰色的 解决办法是 工具 选项 在其 视图 选项卡中 点 域底纹 的下拉按钮 选 不显示 则可 用这种方式制作目录 效率高 效果好 比如 目录的点划线 如果是用 人工方法去添加 就