11-采购控制程序.doc

中建七局有限公司企业管理标准 采购控制程序 版本C 修订 01、目的为了对采购过程及供方管理进行控制，防止物资在使用时发生混淆、损坏、变质。确保所采购的物资符合工程质量、环保及安全要求。确保供方的评价、选择、管理、验证过程处于受控状态，保证供方在施工过程中，满足质量、环境、职业健康安全的要求，特制定本工作程序。2、适用范围本程序适用于有限公司建筑工程中所涉及的物资（原材料、半成品、成品、构配件、工程设备、施工设备、周转材料等）采购供应与管理中的各项工作。本程序适用于有限公司质量、职业健康安全和环境管理体系所覆盖的组织机构。3、职责3.1工程部3.1.1贯彻国家有关政策和规章制度，结合有限公司实际情况，制定有限公司物资采购管理制度，并监督有限公司属单位的执行。3.1.2负责供应市场调查工作，分析、预测市场价格、供求走势，制定有限公司物质简报，并对物资采购价格进行监管。3.1.3收集整理供应商信息，对供应商进行综合评估，建立供应商档案，编制合格材料供应商名册，提高采购效率。整合供应渠道，建立并维护与重要供应商的战略合作伙伴关系。3.1.4对重要及通用大宗物资实行集中招标采购，加强集约化管理，关注规模采购对成本控制的作用，监督集中招标采购制度的执行。3.1.5对外部进入产品的采购、验收、标识、保管、使用情况进行监督、检查，及时发现问题，并作出整改建议。联合有限公司其他部门对直属项目部进行过程绩效考核工作。3.1.6按照有限公司业务设置和发展规划，对内部资源进行有计划的平衡与分配管理。协助周转材料购置、报废计划并监督实施。3.1.7负责有限公司物资业务数据统计工作，定期统计物资消耗水平数据，编制、上报有关统计报表。3.1.8建立应急供应渠道，在紧急情况下，使用特殊手段保障物资的供应，及时解决供需矛盾。3.1.9负责有限公司物资材料业务人员的岗位培训、绩效考核、轮岗调配与奖罚。 3.2法务合约部3.2.1负责大宗物资合同的评审、签订。3.2.2负责采购合同案件的处理。3.3资金部（资金结算中心）3.3.1负责制定、落实物资集中采购资金支付流程；3.3.2监督物资集中采购资金使用及计划落实；3.3.3按照流程办理资金支付结算，确保资金支付环节履约；3.4财务部3.4.1负责建立物资集中采购财务核算规则；3.4.2负责监督各单位物资集中采购财务核算。3.5直营公司3.5.1贯彻执行有限公司的各项规章制度及国家、地方的相关法律法规；3.5.2按时完成上级下达的各项经济技术指标和管理目标；3.5.3对自营的项目，组织实施大宗材料集中采购，按计划供应给项目部，联营项目材料采购合同交公司材料设备部及财务部备案。3.5.4根据施工生产进度要求，掌握料具使用的轻重缓急，做好内部料具平衡调度、调剂工作，最大限度地减少、压缩“库存”材料；3.5.5实行经济核算制度，确保材料成本降低额度，控制预算数与实耗数的比例，开展修旧利废，尽最大努力降低材料成本；3.5.6负责各种废旧物资、包装品等的回收和处理工作,并及时上报；3.5.7及时、准确、全面、系统地收集、整理和分析有关材料消耗等统计资料，按规定上报各种统计报表，开展经济活动分析，定期提供各项指标完成情况的数据，为领导决策和科学管理提供依据；3.5.8组织开展同业务竞赛活动，组织检查评比，推广文明仓库和文明施工现场，交流管理经验，提高管理水平；3.5.9努力提高人员素质，加强理论培训，注重实践锻炼，确保材料人员思想素质与业务素质协调发展3.6项目部3.6.1做好施工前的材料准备工作，参与施工组织设计的编制，会同有关单位和上级供应部门商定进料计划，做好现场堆料安排与仓储设施，做好材料预算，制定现场材料管理目标；3.6.2负责对外部进入产品的验收、标识、搬运、保管、现场使用工作并做好相关记录，接受上级单位的监督、检查。3.6.3负责按限额发料制度发放材料，分析节（超）原因，贯彻执行材料节（超）奖（惩）办法，合理控制及监督现场材料使用消耗情况。3.6.4负责业务资料的收集、归档，各项业务记录真实、准确、全面，保证账物、账账相符，成本列销与消耗同步，统计报表及时、准确、详实。3.6.5服从上级料具平衡调剂和对多余积压料具的处理工作；4工作程序4.1材料计划编制4.1.1 工程开工前，应由项目部商务经理制定详细的采购资料，资料中需明确、完整地说明订购物资的要求，主要包括：a.物资名称、类别、规格型号、质量等级、标识方法，产品的通用性或特殊性要求，是否封样，使用数量，供货时间等基本内容；b.订购物资的标准、图样、检验规程的名称或适用版本，说明交货和验收依据采用的是国家标准、行业标准、企业标准或地方法规；c.有质量、职业健康安全和环境管理要求时，应写明适用的管理体系标准版本、编号等；d.物资的随货凭证、配件、计量方式、包装、运输、保管和存放要求。采购资料由采购单位物资负责人审核，项目经理审批，商务经理编制。采购资料的正确性和完整性由审批者负责。4.1.2有设计变更时，项目部应及时通知上级材料管理部门调整材料需用计划。4.1.3钢筋采购前置期为7天，木材和水泥采购前置期为5天，物资（总）计划必须在前置期前编制、审批完毕。对钢材、木材、水泥（在河南区域由有限公司集中采购）各单位每月25日前将物资计划至有限公司集中采购中心。4.1.4各区域公司将工程开工前的总材料计划在开前一个月报有限公司集采中心。4.1.5有限公司总部、区域公司（分公司）材料管理部门应建立项目材料需用计划和材料采购计划档案。4.2物资的采购4.2.1采购人员应具备的基本条件：a.具备材料方面的专业基本知识，对材料管理有清晰的思路。b.具备一定的沟通能力，有一定的供应商资源。c.具备一定的法律常识，清廉。4.2.2物资中的钢筋、水泥、木材由有限公司集采中心负责采购，根据各公司材料计划及进度计划，实施有限公司层面的材料集中采购，其它物资由公司在有限公司合格供应商名册中集中采购。重要物资不得外包。4.2.3物资采购要多渠道、少环节，鼓励竞争性采购，选择最佳供应商合作。采购单位根据审批后的物资计划，经市场调研后，确定候选单位（其中合格供方数量不少于2/3），再综合考虑质量水平、供应能力、价格水平、技术能力、售后服务、竞争能力、人力资源、合作状况、财务状况等指标，选择最合适的供方。4.2.3工程项目上的材料必须在合格物资供应商名册范围内采购。当不能满足要求时，在采购时将供应商的资质、信誉、供货能力、质量情况进行审核认定后，方可进行采购。4.3合格供应商名册的建立过程 4.3.1合格供应商名册由有限公司工程部负责统一审核编制，经有限公司分管领导审批后在有限公司范围内发布。名册作为受控文件发放到各采购单位作为采购物资时的依据。4.3.2名册的新旧更替以新名册的发放时间为界，新名册发布后，上年度的名册即行作废。4.3.3对于供应商采取推荐考评制度，每年底各单位将合作的供应商评审表上报至有限公司工程部，工程部牵头会法务、技术质量、安全环境部、财务资金部对各单位供应商进行评价。4.3.4对评价合格的供应商列入有限公司合格供应商名册，发布至公司；对信誉不好的将列入有限公司黑名单，且三年内不准其从事本系统范围内的业务活动。4.3.5对初次与有限公司合作或者在合格供应商名册但三年内没有与有限公司合作的供应商要重新申报考评，考评的方式可采用下列一种或数种方式：a、对其样品和证明资料进行评价或检验或与类似产品对比；b评价供应商的生产能力和管理水平；c.审查供应商的质量、职业健康安全和环境管理体系；d.考察其产品在本企业或外单位的使用效果；e.供应特殊或新型产品的质量记录，非正常供应的应变能力；f.产品材质、包装及储运措施符合健康安全和环境管理要求;g.对于采用重要物资为原材料加工而成的半成品，调查其原材料质量状况及来源。4.3.6遇业主指定物资供应商时，采购单位必须要求业主出具指定供方的证明文件。4.3.7申报的程序：由采购单位物资负责人及项目材料主管共同调查，物资负责人申报，公司经理审核，有限公司工程部审批。对职业健康安全和环境有重大影响的供应商除调查申报外，还需向其发出物资供方健康安全和环保调查函，并与其签订重点施加影响单位健康安全和环境管理协议，然后向有限公司工程部进行申报备案。供应商申报审批通过后方可进行物资合同的拟订。对于供应商的申报需遵循“谁申报，谁负责”的原则。4.3.8供应商申报备案必须提供有效的、并加盖单位印章的证明资料（包括但不限于以下资料）：营业执照(带年检标记)、法人委托书、管理体系证书、行业资质证书、生产许可证、免检产品证明、特种劳动防护用品安全标志证书、“CCC”产品认证、产品质量认证书、产品及主要原材料质量性能方面的检验报告、产成品及主要原材料对环境污染方面的检测报告（放射性、氡、甲醛、氨、苯及TVOC，碱含量、氯含量等）、银行资信等级证明、专利或注册商标证明、其他能证明企业实力的材料、代理证书等。4.3.9凡已列入有限公司合格供应商名册的供应商，各采购单位无需再与其签订重点施加影响单位健康安全和环境管理协议。4.4合同的管理4.4.1物资合同包括通用物资设备买卖合同、物资设备租赁合同、商砼采购合同等。也可分为固定单价合同、可变单价合同和总价合同。4.4.2物资合同中应明确供需双方的权利和义务，主要条款包括供需双方的法人名称（印章）及代理人签字标的数量质量、包装及验收价款及结算履行期限、地点和方式违约责任解决争议的方式等。同时要将采购资料中的要求、有限公司的各项规章制度和国家的强制规定及规范要求转化为合同内容。4.4.3物资合同签订时要经过相关部门人员的评审，评审人员要在合同签订评审表上签署意见。物资合同需经过公司(分公司)的工程部、财务部及项目部等部门主管人员评审，然后公司(分公司)财务、工程部备案，对重大合同报有限公司工程部和法务合约部备案。4.4.4物资合同签订后，公司(分公司)物资部门负责人应对项目部管理人员进行合同交底，合同交底要留存文字记录。合同交底的主要内容包括合同主控部门（人）、合同概述、进场时间、验收程序及验收标准、不合格品处理办法、存放要求、结算方式、付款方式、违约责任、风险因素等，合同中的各项内容必须按岗位进行责任分配，将交底资料分配给每个执行人。4.4.5物资合同应由各级合同管理人员负责分类存档，建立合同台帐，记录合同执行、履约、结算、付款情况。4.5物资进场与验收4.5.1物资进场前对物资由公司工程部负责根据工程进度需求编制物资进场通知单，项目部材料主管根据物资进场通知单及材料计划累计进场量进行审核，最后交由项目经理批准后做为材料室组织物资进场的依据。针对具有不同进货前置准备期的物资，在编制物资进场通知单时应有相应的提前量。4.5.2物资进入施工现场时，根据其对工程质量、职业健康安全、环境的影响程度分别由项目专业技术、工程、质检、试验、物资保管员和施工队材料员参与验证及验收工作。有需业主、监理验收等特殊要求的还应由业主、监理共同参与。对于需在供方现场或指定地点交货的物资，应参照现场验证的方式进行交货检验，验收人员中要增加承运单位的人员。4.5.3 在接收用于所施工程上的外部进入产品时，都应先进行必要的验证和标识工作，包括：1、观察外观质量、包装；2、检查产品的标牌、规格型号是否符合采购文件和国标及规范的要求，核对质量证明文件与随货资料、附件是否齐全；3、确定或制作唯一性标识。4.5.4质量证明文件的控制供应商提供的出厂合格证、材质证明、试验报告单等有关产品质量证明文件，也是验证产品是否达到规定要求的一种途径。由供方提供的质量合格证明文件，须经项目部专业技术人员审核后，由物资人员进行登记、复印、整理，最终将文件原件交项目资料员统一管理。4.5.5 对工程质量、职业健康安全、环境有重要影响的物资由保管员负责确定或制作唯一性标识，计量或点验产品数量，协助试验员对产品进行实物取样和复试检测。需报业主、工程监理、设计单位验证的物资还需会同相关单位共同验收。钢管、钢管扣件和安全网等支撑与防护类周转材料及安全防护用品进场时必须由安全员参与共同验证并按比例进行抽检。验证完成后应填制重要物资进场验收记录表。对工程质量、职业健康安全、环境没有重要影响的一般物资由物资保管员进行外观检验和数量清点的基本验证即可，不必填写进场验收记录表。4.5.6物资验收合格后，物资人员应填写物资接收清单并交由参与验收的项目人员、门卫、施工单位材料员共同签字认可。物资保管员负责及时将唯一性标识和验证结果填写在物资接收登记簿上。4.5.7公司工程部负责对采购单位外部进入产品的验收工作及其有关记录进行检查。在项目部过程绩效检查时，工程部要对已通过采购单位验收的实物进行抽检复核，检查和检测结果作为项目部过程管理绩效考核依据。项目部和物资设备部的实物检验工作执行检验和试验控制程序。4.5.8不合格物资的处理4.5.8.1不合格物资指对外部购进的、业主提供的或分包商自带的物资进行进货验证、检验和试验时，发现达不到规定要求的产品。4.5.8.2各级采购单位在物资进出场（库）时，都必须进行必要的物资验证工作，发现不符合要求或不合格时，立即中止不合格物资的流动，不得进入下一采购供应环节。4.5.8.3对在供应商与采购单位交接物资时(包括供方现场和指定地点)发现的不合格物资，采购单位应立即进行退货处理，由供应商进行处置。采购单位要登记供应商的履约记录。对业提供的物资，发现不合格，立即将物资封存并书面通知业主，要求退货。发现分包商自带的物资检验不合格时，立即书面通知，要求立即处理，否则不准继续施工。4.5.8.4对进货检验和试验后发现不合格物资，由物资保管员和专业工程师进行标识、隔离，并填写不合格物资报告表报送采购单位本级物资部门，由采购部门通知供应商，双方根据合同协商解决。4.5.8.5对在物资贮存期间发现的不合格物资，由保管员负责对被检查出的不合格物资进行标识、隔离，并填写不合格物资报告表报送采购单位本级物资部门，由本级物资部门按按照不合格品处理程序处置。4.5.8.6对在施工现场发现的不合格物资，由专业工程师或工长对不合格物资进行标识、隔离，在施工日志上做记录。由项目部材料室负责组织立即运出施工现场并填写不合格物资报告表报送采购单位本级物资部门。4.6物资的存放与使用4.6.1物资的入库存放4.6.1.1物资采购（使用）单位负责按照物资的状态及性能要求提供安全适用的仓库和料场。物资仓库应具有防腐、防锈、防火、防盗、防雨、防潮等措施。施工现场物资的堆放由项目部按有限公司项目综合管理制度的要求执行。4.6.1.2易燃易爆物品和化学品应储存在专用库房或专用储存室（柜）内，并设专人管理，定期检查，应根据物品的种类、性质分类、分项存放并配备相应的防护措施和监测仪器。4.6.1.3物资保管员对入库物资要根据采购合同和质量要求，检验进货凭证，对数量、规格、质量等方面进行计量、验证和标识工作，保证入库物资数量准确、质量良好。对验证不合格的物资，保管员按照本程序6.8条的要求进行控制，并单独存放、标识。4.6.1.4保管员对入库物资应填写物资接收登记簿，保存点验记录，对物资的码放应做到布有限公司合理，牢固安全。4.6.1.5库存物资必须按材质、理化性能、用途和特殊的保管要求，分库、分区、分类保管存放，做好日常通风、降温、晾晒、防尘、防锈、涂油工作。对易燃、易爆、易碎、有毒和相互之间产生化学反应的物品应按相关规定重点保管。4.6.1.6建立库存各类物资明细台帐，做到贮存记录准确、完整，保证帐、卡、物三相符，对库存物资要挂标识牌，对物资名称、规格型号、数量、检验和试验状态等进行标识。4.6.1.7对库存物资，应实行永续盘点和不定期抽检制度。对贮存过程中发生丢失、损坏、变质和积压的物资，由保管员及时做好记录，填写丢失、损坏、变质和积压物资记录表，报本级物资管理部门和技术部门审核鉴定后，报公司物资设备部进行处理，处理执行中建七有限公司材料管理制度。4.6.1.8各单位的库房要健全保管制度，建立物资台帐，根据收发情况做到日清月结，帐、卡、物相符。对易燃易爆物品和化学危险品应单独设立台帐，控制库存量。4.6.1.9各单位应执行月、季、年度定期清点和竣工清点制度。清点时应根据各自实际情况组成清点小组，对施工现场、料场及库房实物，自行采购、租赁的物资，业主供应物资及分包单位物资进行清点。每次清点后要形成清点记录表，参与人员和主管人员要签字存档。4.6.1.10编制年度物资清点表时，应如实填写盈亏数量，并将产生盈亏的原因形成书面报告，与物资清点表一起报送工程部，工程部核实、批准后，调整帐面数字。物资损耗、灭失均应经工程部核实、批准后方可列销。4.6.3 各单位要根据场地的实际情况，综合考虑物资的占用面积和存放要求、生产工序和进度计划、运输装卸便利等因素，就现场平面布置做出整体规划并制图。规划图要同时满足方便物资进出场、利于现场使用、存放安全等多方面要求。物资进场及使用过程中的存放应严格按现场平面布置图安排。4.6.4物资进入现场后必须按平面布置图分规格摆放，合理垫、苫，堆码整齐，标识清楚，保持现场的整洁干净, 控制码放高度，预防安全事故的发生。建筑物内存放物资除了按要求堆码整齐外，还应该严格控制物资种类和位置，建筑物内严禁存放各种油漆、化工材料、有毒有害、易燃易爆等危险物品。4.6.5现场存放物资的使用4.6.5.1现场存放物资要采取“直发料”制度，物资进场验收和发放同时完成，施工队要参与验收工作。物资人员要严格按照物资进场通知单和限额发料单规定的规格、数量进场，并在验收同时将物资使用权移交给施工队。4.6.5.2对施工队要建立“限额用料”制度，约定主要物资的损耗率，在分项工程完工后，核算实际使用量与定额用量之差，对节超进行相应的奖罚。4.7剩余、废旧物资的管理4.7.1处理范围：因工程竣工、停建、改建、搬迁等剩余的物资，凡属于未使用且质量合格的材料、成品、半成品。4.7.2处理方法：处理或调拔。4.7.2.1调拔，公司(分公司)根据项目上报材料情况有材料计划情况，合理的调拔将材料调到需的项目上，同时双方项目做好手续的办理，同时报公司材料设备部和财务部备案。4.7.2.3处理：经项目部和上级材料管理部门确认无法再利用的废旧物资，需要处理出售的，项目部应提出书面申请（包括废材的品种、单价、暂估数量等），报上一级材料管理部门审批，经上级材料主管部门领导签字后，方可进行废材的出售处理。4.7.2.3经上级材料主管部门同意处理的废旧物资，项目材料负责人应认真填写废旧物资处理申请单，对废旧物资的品种、数量和单价等栏目详细填写，对大批量的废材处理可采取公开招标的形式，具体按照“材料采购招投标的方式”确定出售价格。4.7.2.4废旧物资的出售单价确定后，在出售前，项目材料负责人应带领收购商到上级财务部门交纳押金（押金数额应高于实际废材款），待废材处理完毕后到财务部门办理最后结算。4.7.2.5项目部按照废材处理申请单中有关内容履行完全部签字手续后，经上级材料管理部门盖章后生效，项目现场保卫人员依据盖章后的申请单放行装运废材的车辆。4.7.2.6在废旧物资的处理过程中，项目经理、项目材料负责人、项目材料保管员、项目保卫人员和项目专职成本员（财务负责人）应参加验评、监督和检查。4.7.2.7在废旧物资的处理过程中，项目专职成本员（财务负责人）和材料保管员必须参加监磅；如大批量处理废旧物资，上级材料管理人员和财务人员应对出售过程进行监督。4.7.2.8在废旧物资的处理过程中，应严格加强废材的计量工作。在过磅计量工作中，所有监磅人员必须全部到位，做到计量结果真实可靠。项目材料负责人必须收集过磅单