商务礼仪文书.doc

電話方受方電話方前相手会社名名前、用件。用件整理、。用件入件電話前。用件多時相手都合確認配慮。電話切時呼吸置静受話器置。切感悪、気。電話受方電話2回鳴早受話器取。3回以上鳴取時待言。不要第一声答、会社名、氏名名乗。外線会社部、内線部。相手必確認相手名乗場合、失礼、様、相手名前会社名確認。挨拶忘相手社外人場合、自分直接関係相手世話言挨拶。正確相手会社名、名前、日時正確。用件復唱確認、特数字間違。不明瞭点聞取場合、失礼聞、確実用件把握。伝言例必要項目明記用紙電話用意。電話応対！ 少待保留、今外出中居留守勘違。席、用件言。 電話何回違部署回、度名前？用件？聞。電話回時、社件、伝。 電話向大話声笑声、火音。姿見電話会社雰囲気伝。気配。電話取次例 A：田中外出。急用件。 B：、今日中話。 A：4時頃戻、頃電話差上。 B：頃会議。終電話差上、6時半位。時間、田中。 A：、田中帰社、連絡方法伝言。 B：、鈴木伝言願。 A：。 連絡、相手時間出、仕事一時得。名指人、不在場合特思取次必要。 時、次取方、相手都合優先。時電話、時間席失礼。形対応望。訪問基本1.取 電話手紙事前訪問了解。訪問、相手迷惑。突然訪問時、5分前1本電話入。 2.訪問日時相手合 日伺都合押、日時先方都合合。 3.時間帯考慮 昼食時深夜、早朝訪問非常識。用向勤務時間内終、退社時刻直前避。 4.時間厳守以前問題。5分前必着原則。場所行時出発。 5.万一遅場合、必事前連絡入。 他社訪問1. 1.受付到着時訪問。社名氏名名乗、約束有無相手部署名前正確礼儀正伝。 2. 2.応接室案内、下座。上座移。多少待、室内歩、静待機。 3. 3.相手来、立上挨拶。貴重時間礼述。初対面場合名刺交換。同行者時紹介。 4. 4.本日件用向伝本題。話要領簡潔。前表現誤解気。 個人宅訪問 玄関入前。、約束訪問場合、着玄関入、面会承諾得。 他社訪問以上長居禁物。用件辞去。 依頼事場合手持参方。携帯電話基本基本、必要基本的携帯電話機能把握。留守番電話転送、音等消去機能、点滅機能、時場所応使分大切。訪問中来客中商談中大事話最中携帯電話鳴出、相手気持。予期話中断、相手不必要待失礼。大事話入前留守番電話設定心。留守録、会社戻待急用事人、携帯電話場合。電源切、入、留守録大切。相手携帯時電話、話状況。用件切出前話。電話受人心配肝心。大声注意！携帯電話、一般電話高性能周囲騒音。騒音相手声聞話方大声、普通声充分。、夜道声意外響。自分騒音元、声控。通行中人込中携帯電話時、道真中立止周囲迷惑。通行中、人流逆場所移、人込避道端人邪魔話。基本1.依頼時 始願。 2.同意時 、承知。 3.時 婉曲。不愛想。 4.謝罪時 申最適。仕事上不適当。 5.礼述時 。 敬語使呼称使1.自分言方 基本。通用学生時代。自社呼称、当社言。 2.相手対言方 君同僚対失礼。役職先輩同僚対、上司対部長役職名呼。社外人目上人。様丁寧。社外人対社内人話時呼捨。他社社名様様丁寧呼。 尊敬語謙譲語使分尊敬語謙譲語行行来越見食召食馳走言言申申上見見覧見拝見聞聞聞聞拝聴与差上進呈受受尊敬語丁寧語 相手相手動作対敬意、丁寧表現。 謙譲語 自分自分動作表現、間接的相手対敬意表現。 方謝方頼方方人人、会社会社、難。、納得方次第。 相手申出聞第一。誠意申頭下言。 私力不足社方針、時相手責任必要。謝方自分言無用。会社代表謝気持。 失礼、責任逃証拠。自己弁護会社全体評価下。 姿勢正、恐縮態度。申頭下。頼方頼恐恐縮始、謙虚。教請時 都合時、10分時間、相手都合第一。 協力頼時 時場合上司援護射撃必要。書類、電話、会事重要性考手段選。押、身勝手、相手意見充分聞態度。 来客迎1. 1.訪問申入受時、訪問日時用件人数所要時間確認。 2. 2.打合必要書類事前準備。応接室会議室予約忘。 3. 3.、来客立上応対。自分来客見見違反。 4. 4.自分来客場合、上司打合中一言断応対。会議中来客待場合、本人顔出詫、代理人旨伝。 5. 5.名指人不在場合、申訳丁寧詫、本人訪問用件。 取次案内誘導取次1. 1.失礼、様丁寧社名名前用件約束有無、名指人伝。名指人接客中会議中場合、口頭伝、知。来客複数時名様伝方親切。 2. 2.取次来客待時、呼。待言手近椅子。立待違反。案内場所名指人本人確認来客誘導。 3. 3.名指人会議来客長待時待。間、本人伝気配大切。 茶 茶出時失礼来客一礼。盆、茶托両手来客前。 菓子出時、菓子先出茶。楊枝来客側。茶来客見、菓子右側出。来客案内誘導1.廊下 来客斜少前歩誘導。来客廊下中央歩。歩速度来客合配慮。 2.階段 上自分来客後、下先立降。来客見下位置心掛。 3. 上位者先乗、先降原則。開押必要場合先導者先乗来客迎、来客降。 4.応接室 案内時、押開場合誘導者先入室。向変中招入。手前開場合、先来客通入。 名刺交換名刺出時1. 1.相手来、立上挨拶。訪問先相手先名刺出。場、訪問際名刺入用意出。 2. 2.机上突出失礼。会社申挨拶、先方読向差出。 名刺受取時1. 1.名刺来客存在。扱慎重。出名刺両手受取。時文字指配慮。 2. 2.名刺上、覚名刺入。相手複数場合、並順上名刺並。 紹介仕方方紹介基本初対面二者引合時原則的守順序。1. 1.年少者地位低人先紹介、年長者地位高人紹介。 2. 2.身内人先紹介。 紹介T.P.O1. 1.他社同行者行場合、当社営業部長同行者先紹介。 2. 2.来客自社人間引合場合、来客方若身内先紹介。 辞儀T.P.O会釈 同僚社内違上司来客対軽辞儀。傾目線足。首失礼。 普通礼 初対面人訪問先一般的辞儀。 敬礼（最敬礼） 一番丁寧辞儀。敬意表相手慶弔儀式際使。 電話正言葉使、人間関係円滑大切要素。敬語押。次敬語誤。適切言方直。1.（発信）高木、松本願。 高木、感。自分誰伝、願？丁寧言。良三沢商事高木申。松本、？ 2.（発信）（相手不在）伝（伝） 伝伝伝丁寧。以下。良伝言願 3.（発信）何時都合。 先方（顧客）都合、。、丁寧言。良何時都合 4.（着信）申訳、声小聞取。 聞、声小相手責任。良申訳。電話少遠 5.（着信） 部長席。 場合部長名前横田部長横田表現。良部長横田席 6.（着信）今日休。 。休用。良申訳。本日休 7.（外出中部長電話入、部長戻時間）申訳、（戻時間）伺。 伺聞謙譲語。言方身内対尊敬表現。良申訳。戻時間 8.（着信）課長明日連絡伝。 課長言葉伝、敬語翻訳。尊敬語、場合不適切。良課長山田明日連絡差上申 9.（着信）、行。 行先方（顧客）対謙譲尊敬気持伝。受取参、少。良 10.（着信）（奥様）松本席。 奥様松本身内、尊敬表現。良松本、席相手状態祝使語（慶申上）清栄（）相手繁栄祝挨拶言葉。隆昌（）非常栄。勢盛。（隆盛）清祥（）相手幸福暮祝意用語。健勝（）体丈夫元気。（個人宛用）相手気持態度敬語（賜使）厚情（）。思心。（厚志厚意）懇情（）真心心遣。親切心。高配（）相手敬心配語。高承（）相手承知承認敬語。愛顧（）。目。愛顧形、目側用。芳情（）他人親切心遣気持敬語（芳志）相手求行動態度（、願申上続）寛容（）心広、他人。人受入（）容赦（）相手失敗許。寛恕（）心広、思。鞭撻（）強励。足労（）足。来意。来臨（）人場所来敬語。了承（）事情納得。承知。承諾（）他人依頼要求思、引受。承知。査収（）金品書類調受取。笑納（）贈物、物笑納、意。自愛（）自分自身大切。他幸甚（）非常思（）。何幸。僭越（）身分権限越、差出（）。同慶（）相手同様、自分喜。相手事祝。至E基本宛先（address）（.）間違、相手届、誤送先迷惑。相手一字一句正確。件名（Subject）本文内容分適切件名（）。受信者多検索、忙時後読、今読区別。本文1. 1.名乗。差出人誰可能性。 2. 2.手軽書出挨拶。、一般手紙、時候挨拶形式的言必要。世話簡単挨拶入。 3. 3.文必要事項簡潔書、相手読文章心。行文字数、最大35文字程度適宜改行入。行数長場合、段落空行入。 4. 4.連絡文資料文書分、後者添付送。 署名（Signature）誰出、最後所属名前電話番号入署名（）入。、自動的入、長過6行程度。掲載情報著作権提供元企業等帰属。Copyright(C時候正月謹賀新年賀正明謹新年喜申上初春1月睦月（）厳寒候厳冬候初春候寒厳折寒中見舞申上厳寒続2月如月（）立春候向春候余寒候春寒折晩冬立春名寒続梅余寒身頃3月弥生（）早春候春暖折浅春水温候雨春春春浅今日頃暑寒彼岸春光花便聞頃祭、春4月卯月（）仲春候陽春候桜花季節春爛漫候春風駘蕩候春風頃春若草萌季節桜花5月皐月（）新緑候晩春候若葉季節薫風風薫季節木若葉目頃野山若葉美季節6月水無月（）初夏候向暑梅雨候梅雨季節初夏7月文月（）盛夏候炎暑暑厳折暑中見舞申上（7月中旬立秋（8/7頃）間）本格的夏8月葉月（）残暑候晩夏候残暑厳毎日続暑峠残暑見舞申上（立秋過頃）立秋暑盛9月長月（）初秋候新涼候初秋季節秋風立今日頃秋10月神無月（）仲秋候清秋菊薫季節木紅葉日深秋夜長秋今日頃11月霜月（）晩秋候向寒初霜候落葉舞季節日増寒今日頃初雪便聞季節朝夕冷込今日頃12月師走（）初冬候師走候心師走本年押歳瀬頭語結語頭語文冒頭使、相手敬意表慣用句。結語失礼意味最後。頭語結語下示対応、TPO合使。頭語結語一般手紙拝啓啓上 敬具敬白手紙謹啓謹呈謹言謹白略式手紙前略冠省前略草早急手紙急啓急申上敬具不一初手紙初手紙差上突然手紙差上無礼許敬具敬白返信拝復復啓敬具謹答略式急手紙前文省（前略前文省略）自分側相手側表言葉自分側相手側個人私小生様貴方様貴殿貴兄先生複