423文件控制程序.doc

深圳市和信通讯技术有限公司文件名：文件控制程序文件类别：程序文件文件编号HX-QP-423页 数第1页 共5页版 次A/0生效日期2007年12月01日 1.0 目的 对公司内部之文件及资料的产生、编号、发放、回收、更改进行控制，以保证各文件使用场所的受控文件为最新有效版本文件。 2.0 适用范围 本程序适用所有与公司质量体系有关的文件及资料，为本公司运作程序所规定的保存报告及记录资料。 3.0 定义 3.1 受控文件：在此是指公司品质手册、程序文件、质量计划、作业指导 书、研发技术文件及国家国际标准等。3.2 DCC：Document Controlling Center 文件控制中心。3.3 外来文件：指从外部转来的文件，如国家/国际标准、法律法规、顾客或供应商提供的文件、材质证明书、变更书等。 4.0 职责 4.1 文件审批者 4.1.1 质量主管/管理代表/总经理 手册编制/审查/核准；部门主管/管理代表/总经理 -程序编制/审查/核准；总经理 -管理层单行本文件（质量方针/目标等）核准； 部门承办人/部门主管/管理代表三阶类设备操作、检验规范编制/审查/核准； 产品中心研发承办人/产品中心主管 产品技术文件（含产品作业指导）编制/核准 4.2 文件控制中心 对本公司所有受控文件的编号、分发、回收、更改进行控制和维护受控文件发放记录,按要求作废失效文件,保证文件持有者手上持有最新版本之有效文件。4.3 文件持有人 4.3.1 收到文件时,应即时签收。 4.3.2 将已失效的受控文件及时退回文控中心。 4.3.3 妥善保存所有受控文件。 深圳市和信通讯技术有限公司文件名：文件控制程序文件类别：程序文件文件编号HX-QP-423页 数第2页 共5页版 次A/0生效日期2007年12月01日 5.0 程序内容 5.1 文件的分类 公司将质量管理体系的文件（以下简称文件）分为以下7类。 1）：形成文件的质量方针、质量目标 2）：质量手册 3）：程序文件/单行本文件 4）：标准类文件（检验规范等） 5）：记录 6）：研发技术文件等7）：外来文件（含国际国家标准、法规、客户资料等） 5.2 文件的编制/审批： 5.2.1公司编制的所有品质系统文件在发行前均需由公司相关责任人编制、审批，审批权限见第4.0职责要求。 5.2.2 记录的审批按引出记录的相关文件执行。 5.3 文件的编号、格式 5.3.1文控中心根据手册程序书写格式与文件编号规定（附件一）对受控文件进行编写并编号。 5.3.2版本及修改次数的管制5.3.2.1文件总版本状态追溯文件总版本以A B C Z表示，首次发行以A表示，变更第一次以B表示，以此类推。5.3.2.2文件修改次数的追溯:以0 1 2 9表示，文件单页的变更，初次建立以0表示，变更一次以1表示，以此类推。5.3.2.3当程序/标准类文件单页修订5次后或其某一版本共修改五次后再修订,则整份文件按5.3.2.1要求变版本。当手册单页内容修改超过10次后或其某一版本共修改十次后再修订时，整份文件变更版本。5.3.3表单及单行本文件直接以版本追溯其修订状态。表单、单行本修订次数以A B C Z表示，未修订以A表示，修订一次以B表示，修订二次以C表示，以此类推。 深圳市和信通讯技术有限公司文件名：文件控制程序文件类别：程序文件文件编号HX-QP-423页 数第3页 共5页版 次A/0生效日期2007年12月01日 5.3.4 要求同一类别的文件应统一格式，需要特别指出的是，记录表格是空白表单，故没有页首栏，只在页底标注文件编号。 5.4 文件的发放及保存 5.4.1 文控中心根据文件发放一览表经管理代表确定的分发范围及份数进行分发(研发技术文件和产品说明书不需填写文件发放一览表)。5.4.2 文件起草者将编制/审批好的文件送文管中心,文管中心确保收到的体系文件原稿已得到指定权责人审批后并符合受控文件格式后，将该文件原稿即时登记于文件最新版本总清单。5.4.3 文控员根据文件发放一览表要求分发份数用原稿文件复印副本，再于副本上加盖“受控文件”印章，保存正本，分发副本，文控员分发时制备文件签收记录表并要求文件接收者即时于记录表中签收、填上收件日期。 5.4.5 当发放新版本时，文控员应向文件持有人收回已失效的文件，并于其上加盖“作废”红色印章，并销毁，妥善地将该失效文件受控正本(也应盖作废章)存放在文控中心至少两年，然后销毁。 5.4.6 各部门应有指定位置，指派人员负责管理受控文件，受控文件副本储存于指定文件夹内，并建立文件清单；将已失效之受控文件副本交回文控中心处理。 5.5 文件的修订变更(更改) 5.5.1 文件的更改（产品技术文件更改除外）应由提出部门填写文件领用、更改、取消、借阅申请/通知单，经部门负责人及管理者代表批准（质量手册及程序文件的更改须总经理审批）后交文控员按申请执行修改,手册/程序修订内容应记录于封面修订履历中,其他文件修订内容应记录于文件修订记录表。更改后的生效日期以文件领用、更改、取消、借阅申请/通知单中批准的日期为准。5.5.2 研发更改一般包括工序流程、物料规格等方面的更改或其他技术上的更改；产品说明书随研发的更改而更改，有客户要求时,应经客户同意。若与客户签订的合约上有注明，或由客户以文件正式通知,所有更改要求均要通知各相关部门。5.5.3各部门有需了解其他部门或相关资料时,可以向文控中心借阅资料填写文件借阅登记表,归还文件时，交由文控员，文控员在文件借阅登记表上注明。 深圳市和信通讯技术有限公司文件名：文件控制程序文件类别：程序文件文件编号HX-QP-423页 数第4页 共5页版 次A/0生效日期2007年12月01日5.6 受控文件的取消 5.6.1 必要时文件发起人可申请取消受控文件,（研发技术资料的取消由研发负责人或其授权人审批）。5.6.2 文控员根据取消内容，于被取消的受控文件正本加盖“作废”红色印章，存放于作废文件档案中，回收文件持有者手中副本并销毁，在受控文件清单中注明。5.7 文件的作废 受控文件的作废,当新版本文件发出，即自动作废旧版本文件，具体程序见本程序5.4.5节。5.8 非受控副本标识为“参考”此类文件为本公司顾客或其他人员因工作需要须持有本公司受控文件副本，但此文件改版时不再收回及换发新版。 5.9 与质量管理体系有关的外来文件5.9.1外来技术资料 外来的技术资料经产品中心研发主管或其授权人批准,登记后,交至文控中心受控,相关部门借阅使用. 5.9.2客户提供的图纸和其他技术资料属于客供知识产权，应建档管理，未经客户同意，不 得提供第三者。损坏遗失需报告客户。 5.9.3 外来国家/国际标准、法律法规 总经理或管理者代表须定期与提供国家国际标准机构保持联络,确保其外来标准为最新有效版本. 5.9.4国家/国际标准、法律法规接收由总经理确认后,交由文管员盖“受控文件”印章,建立独立的文件最新版本总清单,各部门登记借阅使用. 5.10 电子文档管理 5.10.1 文控中心根据手册程序书写格式与文件编号规定将受控的电子文档（包含保存在磁盘/U盘/光盘等媒介及电脑中电子文档）进行编号及整理,并备份管理。 5.10.2 为防止电子文档感染病毒，文控员必须定期对其进行杀毒。5.11 记录的控制执行记录控制程序。6.0记录与表格 6.1 文件最新版本总清单 HX-QR-423-01 6.2 文件签收记录表 HX-QR-423-02深圳市和信通讯技术有限公司文件名：文件控制程序文件类别：程序文件文件编号