合同会签、审批、用印、签订工作指引.doc

欧派集团合同会签、审批、用印、签订工作指引欧派集团合同会签、审批、用印流程（2013年5月版）下发后实施至今，成效已日渐显著，各部门均能明确理解并良好执行，合同会签、审批、用印效率不断提高。近日，随着行政部对集团所有合同收集、整理工作的完成，结合近几个月在具体实操中总结的情况，本着不断创新、改进、提升工作成效的工作宗旨，行政部对集团各类合同进行了进一步细化分类，并进一步明确了各部门在合同会签、审批、用印环节中的职责，优化合同会签、审批、用印流程，制定此工作指引，旨在更好地协助大家进一步掌握规范流程、工作要点，不断提升工作效率。第一部分 相关管理权责一、合同起草/经办部门职责：（一）合同起草/经办部门必须在合同进入会签前审核确定以下合同要素，否则会签部门、行政部法务组有权不予受理，退回经办部门：1、 审核合同当事人资质1.1审核合同签约方是否具备履行合同的资质和能力，如：签约方是否具有合法的营业执照副本（自然人为身份证）、生产许可证等。1.2实际履约人（如付款/收款人，供货/购货人）与合同签约人主体资质不同的（如母子公司、分公司、关联公司），应当要求提供证明双方关系的有效文件（如授权委托书、关系证明）。1.3合同签约方联系人/签约代表（可要求出具授权委托书），联系方式、地址。2、 与合同签约方洽谈明确合同标的（交易物品/服务名称、规格、数量、质量标准等）、价款、履约内容（如价款支付、标的交付、时间和地点、验收条款等）、权利和义务、保密条款、知识产权归属、违约责任、纠纷解决方式、其他要素（合同期限、生效条款、合同编号、合同附件）。（二）对会签、审核中提出的问题，应及时、充分与提出部门、合同对方沟通，直至沟通确认一致，不得推诿、延误。（三）合同签订经办部门应监督合同的签订。合同应由合同各签约方法定代表人或签约代表签字、盖章（如与自然人签约无须盖章，但应加按手印），并填写签约日期。公司签约代表为经办部门负责人或其指定签约代表。经办部门应在收到法务组用印通知后将最后定稿合同版本给公司签约代表签字，填写签约日期，再传行政部法务组审核确定该用印合同及附件。否则，法务组有权退回经办部门补签。（四）合同用印1、合同会签、审批定稿后由行政部法务组通知经办部门进行用印。法务专员审核用印文件，填写用印内容后，由经办部门到印章管理员处申请用印。2、用印文件必须与审批表所审批文件一致，若出现原则性修改（更改、增/删等），须按规定流程重新会签、审批。3、合同用印后，因特殊原因需重签（如公司名称变更），若非原则性修改，经办部门可直接填写欧派集团公章使用审批表申请用印，用印流程为：部门负责人法务组事业线主管副总（公共职能部门为集团行政副总经理）。二、相关会签部门权责1、相关会签部门有权将未按上述第一条（一）规定审核合同内容的合同，退回经办部门审核确定后再会签。2、相关会签部门仅对涉及部门管理权职的合同条款进行审核，如质量部仅对涉及质量标准、技术要求、验收、保质期等条款进行审核。三、行政部权责（一）法务组1、行政部法务组有权将未按上述第一条（一）规定审核合同内容的合同，退回经办部门重新审核确定。2、法务组仅对上述第一条（一）规定合同必备条款完整性、规范性、合理性进行审核，并对未明确或不统一的合同签约主体进行审核，合同标的、合同金额支付条款、技术条款、质量标准和验收条款等由经办部门或其他相关会签部门审核确定。但法务组对合同主体、合同价款、合同标的等内容与费用支出证明文件不一致的，可以要求经办部门予以说明或校正。3、法务组合同审核时限为1-2个工作日，可根据合同审核需要确定是否补传其他相关部门会签。4、对审核中发现的问题，应及时、充分与经办（会签）部门沟通，直至确认达成一致意见。对法务组与签约部门不能达成一致修改意见的，再传总经理室审批。5、合同审核、报批定稿后，由法务组通知经办部门用印。用印前法务组须审核确认用印文件与最后定稿合同版本是否一致，公司签约方是否已签约并填写签约日期，确认无误后填写用印内容，再由经办部门到印章管理员处申请用印。6、法务组应加强对税务知识的学习掌握，对合同中涉及税费的，尽量指导签订部门与签约对方沟通，争取以最利于公司合理避税的方式签订合同，如房屋租赁合同，分成租赁合同及物业管理合同两份，则可以为公司合理避税。（二）印章管理员1、有权对未按规会签、审批或公司签约代表未签名的合同退回经办部门按流程审批或补签，或转给法务组审核确认是否需要走合同会签审批流程。2、按规进行用印，保管合同会签、审批表原件。四、总经理室权责审批法务组的审核意见，确定合同定稿内容。对法务组修改内容与合同签约方未能达成一致意见的，由总经理室作出最后审批意见。第二部分 会签、审批、用印流程第一类：特殊流程合同一、工程经销部及工程售后服务部的工程合同：已向公司申请执行房地产拟签合同评审、审批申请表合同会签审批流程，不需要按欧派集团合同会签、审批表（见附件一最新版本）会签流程报行政部法务组进行会签、审批，具体按欧派工程业务合同履约管理办法CGGC-09规定执行。二、橱柜、电器百货、衣柜、木门、奥维、墙饰、卫浴、绿海产品经销/代理协议及国外经销代理协议、工程合作协议、展示设计合作协议等与代理商签订的合作协议或业绩专项协议：已有固定的协议范本，不需要经过合同会签审批流程，可以直接填写欧派集团公章使用审批表（见附件二）申请用印，报营销副总经理审批后盖章。三、按公司范本签订/且无原则性修改的广告发布合同（适用于家居市场部签订的合同）、板材供应合同（奥维经销部）、房屋租赁合同、购销合同等经公司法务确认审批的其他范本合同：不需要经过合同会签审批流程直接申请用印，但须按要求填写欧派集团公章使用审批表、将修改部分予以说明并附费用支出证明文件（如合规签批的费用支出计划申请单、物业租赁审批表或关于该合同费用的申请/报告，下同）报事业部主管副总（公共职能部门报集团行政副总经理）审批；如无法提供上述费用支出证明文件的，一律按下述第二类第一条第（二）款执行。其中：1、无原则性修改，即指未对合同付款方式、发票开具条款、交货期、双方权利义务、违约责任等进行修改的；2、合同范本查阅路径：登录OA：文件库行政部主要工作业务流程法律事务工作手册法律文书范本（由行政部法务组定期进行更新、公告）；3、有原则性修改的：按下述第二类第一条规定进入合同会签、审批流程。四、使用公司范本、且无修改内容的产品订购合同、但合同签约对方要求公司盖章的：1、直属商场合同会签审批流程：经办部门负责人事业线主管副总。2、代理商场合同会签审批流程（须同时由代理商按公司范本出具承诺函）：经办部门负责人财务部税务副经理事业线主管副总。五、财务类合同：由财务部起草（总经理室特别指定人员除外），经由财务部税务经理审核后，传集团总裁或董事长审批后可直接用印（由财务部根据合同性质确定是否须组织会签及传行政部法务组审核）。六、劳动人事合同：由人力资源部起草（根据合同性质确定是否传财务部会签），直接报集团总裁、董事长审批后盖劳动合同专用章。七、广州分公司广告合同会签审批按欧派集团广州分公司管理办法JJGZF-063最新版规定实施，如属计划内费用，由部门按要求填写欧派集团公章使用审批表经广州分公司总经理签批后可直接申请用印；如属计划外费用，应按下述第二类第一条规定流程进行合同审批。八、供应链管理部经办的公司范本采购协议：1、合同条款无原则性修改的，或属续签合同、但续签合同修改后的条款内容与原签订已过期合同完全一致（即总经理室已在原合同签订时审批同意的），可直接申请用印（如续签须附原签订过期合同），由供应链管理部负责人审批后传集团行政副总经理审批。2、合同条款有原则性修改，需按合同审批流程报批（其中修改条款涉及相关部门的，须传相关部门会签），具体详见下文第二类第一条第（二）款第2项规定流程。九、商标、专利、著作权等知识产权服务代理合同/协议：由行政部法务组负责起草或按对方合同/协议版本审核后，报集团行政副总经理审批定稿后可直接申请用印。十、不符合上述条款的，按下述第二类正常合同会签、审批流程执行。第二类：正常会签、审批流程合同(后附合同会签、审批流程图，见附件三)除上述第一类特殊流程合同外，其他合同或协议包括但不限于：非公司范本合同、补充协议、涉及费用支付的合同/协议，主要为买卖合同（购销合同）、采购合同/协议、服务合同、广告发布合同、物业租赁合同、工程施工合同或其他合同；或虽为公司范本合同但合同签约方有原则性修改的，如广告发布合同、房屋租赁合同、采购协议、购销合同等一律按本会签、审批流程执行。一、涉及公司费用支出的：此类合同或协议应于会签前先拟制费用支出证明文件，按流程报批后才能进入会签、审批流程（会签时须附合规审批的费用支出证明文件）。具体报批流程如下：（一）经办部门能提供费用支出证明文件的：1、合同总金额在5万元以上且合同为新签；或为纲领性合同、无具体合同金额、结算方式为月结或其他（如非供应链管理部的范本采购协议）：经办部门负责人相关会签部门负责人（若有，如合同属多个部门联合签订的，具体由经办部门确定）行政部法务组（对发票开具、税费承担方式条款未明确的，视审核需要传财务部会签）集团行政副总经理。2、合同金额在5万元以上，且合同版本虽非范本，但非首次会签、审核；或合同总金额在5万元（含）以下：基本同上述1报批流程，具体逐项报批至行政部法务组审核即可，无需再报集团行政副总经理；若法务组与合同签订部门存在原则上意见分歧的，须报集团行政副总经理裁决。（二）经办部门无法于会签时提供费用支出证明文件的（如基建工程合同，须合同签订后方能申请费用）：1、合同总金额在5万元（含）以下；或合同总金额在5万元以上，且合同版本虽非范本、但非首次会签、审核：经办部门负责人相关会签部门负责人（若有，如合同属多个部门联合签订的，具体由经办部门确定）行政部法务组（对发票开具、税费承担方式条款未明确的，视审核需要传财务部会签）集团行政副总经理（公共职能部门）/事业线主管副总事业部总经理集团总裁董事长。1.1合同金额在5万元以内(含5万)的，按上文审批流程逐级报事业线主管副总（公共职能部门报集团行政副总经理，下同）终审。1.2 5万元合同金额10万元的，按上文审批流程逐级报事业部总经理（公共职能部门报集团总裁，橱柜/家具/卫浴营销部分别报营销线总经理，下同）终审。1.3 10万元合同金额30万元的，按上文审批流程逐级报集团总裁终审。1.4合同金额超过30万元的，按上文审批流程逐级报董事长终审。2、合同为纲领性合同/协议，无具体合同金额，结算方式为月结或其他（包括上述第一类第八条第2款中所述公司范本采购协议）：经办部门负责人相关会签部门负责人（若有，如合同属多个部门联合签订的，具体由经办部门确定）行政部法务组（对发票开具、税费承担方式条款未明确的，视审核需要传财务部会签）集团行政副总经理（公共职能部门）/事业线主管副总。3、物业租赁合同（指非使用公司范本的合同，含房屋、厂房、仓库、车辆、设备等）：3.1所有由公司支付费用的物业租赁须事先形成专项报告（格式见附件四欧派集团物业租赁需求审批表），按以下审批权限逐级报批：3.1.1预计租赁费用在5,000元/月（含）以内的，由部门负责人签署意见后报事业线主管副总（或事业线总经理助理，若有；公共职能部门报集团行政副总经理）。3.1.2租赁费用在5，000元以上、10,000元/月（含）以下的，按上文（1）逐级审批后报事业部总经理终审（公共职能部门报集团总裁，橱柜/家具/卫浴营销部分别报营销线总经理）。3.1.3预计租赁费用超过10,000元/月，按上文（1）、（2）逐级审批后报董事长审批；3.1.4若涉及到其他相关事业部或部门（如共同租赁，共同承担费用）的，还须由相关事业部或部门负责人审批。3.2租赁报告获批后，由经办部门负责跟进合同草拟，拟定后按本方案第二类第一条规定进入合同会签、审批流程。二、不需要公司费用支出，由对方支付费用或涉及其他债权债务的合同，会签审批流程如下：经办部门负责人相关会签部门负责人（若有，如合同属多个部门联合签订的，具体由经办部门确定）行政部法务组（对未明确发票开具、税费承担方式条款的，视审核需要传财务部会签）事业线主管副总/集团行政副总经理事业部总经理集团总裁董事长。1、合同金额在5万元以内(含5万)的，按上文审批流程逐级报事业线主管副总（公共职能部门报集团行政副总经理）终审。2、5万元合同金额10万元的，按上文审批流程逐级报事业部总经理（公共职能部门报集团总裁，橱柜/家具/卫浴营销部分别报营销线总经理）终审。3、10万元合同金额30万元的，按上文审批流程逐级报集团总裁终审。4、合同金额超过30万元的，按上文审批流程逐级报董事长终审。三、合同没有涉及费用或债权债务关系或其他违约条款的（如某些补充协议），会签流程为：经办部门负责人行政部法务组。第三部分 其他相关事项一、关于合同范本建立：1、各事业部经常使用、签订的合同需作范本合同使用，或已经是范本合同需要进一步修改的：须按照欧派集团合同会签、审批表进行会签、审批后确定为范本，会签流程为：经办部门负责人行政部法务组（视审核需要传财务部或其他相关会签部门审核）集团行政副总经理。2、目前存在问题主要如下：2.1合同范本认识不清。合同范本是指除各事业部与代理商的合作协议或业绩专项协议外，其他已经由行政部法务组审核报批的范本，具体详见OA文件库。2.2对合同范本建立未主动申请。经办部门应主动将一些需经常性签订的合同（对方版本亦可）申请作为范本使用，以便提高合同会签效率，同时减轻法务组合同审核工作量。2.3合同范本审批流程不清晰。经办部门应按照上述1规定流程报批定稿后，才能作为范本使用。2.4合同成为范本后，如对范本无原则性修改的，才可以直接申请用印；如有原则性修改的，还需按合同会签、审批流程报批。3、合同编号规则：由我司起草或外来未设置编号的合同，应当设置编号。合同编号规则为“OP A-合(xxxxxx)xx号”，其中“A”为经办部门代码，各部门代码统一参照JTTY-44 行政文件管理制度最新版中欧派集团规章制度代码表中该部门所对应的代码；其中“合”为合同的简称；其中“(xxxxxx)”为合同出具的年月日；其中“xx号”为该部门当年度出具合同的流水号。如集团行政部出具的合同编号为“OPJTXZB-合(130328)01号”。二、对上述条款未明确规定的其他合同、协议类文件的处理：由经办部门负责人会签后传行政部法务组，行政部法务组审核无异议后报行政部经理审批，行政部经理根据文件性质确定是否继续报集团行政副总经理或事业线总经理室审批。三、本工作指引将由行政部定期更新、优化，待运行稳定后将纳入集团合同管理专项制度。制度未修改生效前，与本指引不符的内容，一律以本指引为准执行。四、本工作指引自发布之日起生效，原欧派集团合同会签、报批、用印流程（2013年5月版）同时废止。本工作指引查阅路径：登录OA：文件库行政部主要工作业务流程法律事务工作手册欧派集团合同会签、审批、用印工作指引。五、各部门在执行过程中遇到与实际操作不符、或无法执行、或不能明确/理解等问题，请及时与行政部法务组沟通，沟通渠道：1、电话：行政部经8210），法务专员2、OA：行政部经理，法务组成员；3、QQ：法务专员：2968478278，2724815264；4、书面传递：总部一楼行政管理分部传递箱；5、现场咨询：总部三楼行政管理分部办公室。六、温馨提示：为便于大家更好地理解和执行本工作指引，现将本工作指引与原欧派集团合同会签、报批、用印流程（2013年5月版）的区别概括如下：1、增加和明确了合同经办部门/起草部门、相关会签部门、行政部（法务组、印章管理员）、总经理室工作职责，具体见本工作指引第一部分内容。2、增加和明确了特殊合同会签内容；根据重新分类后的合同修改了合同会签、审批流程，即按合同是否涉及费用、合同总金额是否超过5万元、是否续签合同等情况将部分合同审批权限下放至行政部法务组，具体见本工作指引第二部分内容和附件三合同会签、审批流程图。3、规范了合同范本会签、审批流程及操作指引，具体见本工作指引第三部分内容。集团行政部2013年10月23日附件一 欧派集团合同会签、审批表合同编号：合同类别：新签 续签合同名称甲方乙方合同内容（目的、金额、履行期限）合同履行责任部门/责任人/合同原件保管人合同附件清单（资质证明文件）经办部门经办人/工号会签日期经办部门负责人意见签名：日期：相关会签部门意见（）签名：日期：行政部法务组 意见签名：日期：财务部意见 （若需要） 签名：日期：集团总裁（行政）助理意见签名：日期：事业部主管副总意见签名：日期：事业部总经理意见 签名：日期：集团总裁意见 签名：日期：董事长意见 签名：日期：用印内容用印名称文件份数每份页数每份用印数法务组审核用印意见用印日期说明：1、合同编号由经办部门负责编制，按合规流程进行会签。2、经办部门在相关部门的括号内应明确需会签本合同的相关部门（若有）。3、用印内容由行政部法务组于合同审批定稿并审核用印文件无误后填写，经办部门即可到印章管理员处申请用印。本表原件由印章管理员留存，复印件由行政部法务组和经办部门与合同一起留存。附件二欧派集团公章使用审批单（此表要求电脑打印：不同事项文件要求分开填写，空白处打上“/”符号） 申请日期申请部门经办人工号用印文件关键信息（费用额、文件生效、截止日期等）用印文件对方单位名称用印内容序号用印文件标题用印名称文件份数每份页数每份用印数申请部门负责人批示 会签部门意见（如因个人需要公司出具收入证明、提取公积金等，须HR会签；对外出具公司经营数据，须财务部会签）事业部主管副总/集团总裁助理审（核）批事业部总经理审（核）批集团总裁审（核）批