存货管理制度.doc

联合有限公司 存货管理制度 SZ-AH-MD-308-01联合有限公司SZ-AH-MD-308-01 密级： 一般 保密存货管理制度本文件属联合有限公司所有，未经许可，不得以任何方式复印或传播。版本：01版本：0 1状态：控制号：执行时间：2006年5月10日编制：潘桂萍 日期：2006年5月10日批准： 日期：2006年5月10日10 目的为了加强存货的正确核算和管理，根据企业财务通则和行业会计制度，结合公司实际特制定本制度。20 内容21 存货的概念及内容：21.1 存货是指库存商品、低值易耗品、发出商品等。公司存货应设仓库、按商品类别定人、定岗、定责管理，确保存货安全。21.2 公司存货主要包括：上海通用系列汽车、汽车配件（配件包括上海通用汽车配件，外购附件）及其他存货。22 采购原则22.1 上海通用汽车及配件价格为上海通用指定价格，没有降价余地；但外购附件、其他存货不受上海通用限制，采购前，有关采购人员要进行市场调查，坚持货比三家，选择性价比高的商品，在满足工作需要的前提下努力降低采购成本。22.2 建立客户档案（包括未被采用客户档案资料）。22.3 成立采购小组共同谈判确定，具体按照大项目组规定执行。23 存货的计价：公司存货一律以实际成本计价。购入的商品按照买价（不含税）计价。委托外单位加工的，按照实际耗用的原材料或半成品加运输费、装卸费、保险费、加工费等计价。投资者投入的，按照评估确认或合同、协议约定的价值计价。24 存货的计划： 24.1 业务部根据订货合同和安全库存编制采购计划，经批准后将其提交给采购部。整车库存以月计划销量的30%确定，配件库存以月计划维修量确定。24.2 业务部（包括销售部门，售后服务部门）应于季度前15天、月度前5天根据公司经营目标和市场变化情况，编制季、月销售计划，提交给采购部。24.3 采购部根据业务部的季、月计划及时编制采购计划报财务部安排资金。24.4 物资采购计划的内容包括：名称、规格、型号、单位、数量、单价、金额、产地、供应单位、结算方式等。所购物资的用途、使用部门要货时间。24.5 商品采购计划的汇总、审查和批准。部门上报的物资采购计划，由财务部汇总。并应会同有关部门审查，编制资金计划。会审和安排预算后，报公司总经理批准。25 存货的采购管理：25.1 采购小组凭经批准的采购计划，按质、按量及时进行采购。25.2 按采购计划与供应方签订合同，应将合同正本交一份给财务部监督执行。25.3 对计划外采购，按程序追加预算后办理。25.4 临时采购少量急需品，在规定金额以下的（1000元以下，含1000元），由物料部经理签具意见，报财务部审批。25.5 采购付款应严格按银行结算纪律执行，要充分利用商业信用。对超过现金结算起点以上要付现金的，要经财务部经理批准。25.6 须付货款的，由经办人提出付款申请，经部门经理审批、财务部经理核实，报总经理批准后付款。25.7 采购员对所购买物资，应随同发票、采购申请一起送仓库验收。仓库保管员要把握数量清点、质量检查、单据齐备三个环节。只有数量准确、质量合格、手续齐备的物资，才准予收料入库。物资到货，仓库保管员与采购员应及时核实数量、规格，在单据未到公司之前，先办理验收手续，做好来货登记；同时，仓库保管员与采购员应及时办理送检，通知质量管理部门（公司不设置专门的质检部门，由使用部门把关），在三天内办好检验手续，检验的范围和标准依据合同中的有关内容和国家的相关标准执行。入库物资经检验合格后，由检验人员在入库单上签章，以示合格。如经检验有不合格者，由经办人负责办理退货，或负责向供货单位索赔。在上述物资数量核实、质量无误后，仓库保管员应及时填写验收入库单一式三份，其中仓库一份、采购员一份、财务部一份；同时办理商品入库记帐手续。采购员办理完入库手续后，应及时向财务部办理清帐手续。25.8 采购员应按有关规定取得专用发票，凭专用发票、验收入库单，财务部凭批准的采购申请核对发票验收，共同办理报帐手续。25.9 仓库保管员应根据配件结算单或整车发车单发料或发车，填制一式三联的出库单，其中领料单位一份、仓库一份、财务部一份。25.10 整车按实际成本法出库，汽车配件等按先进先出法出库，按加权平均法计价。26 存货的日常管理：26.1 存货管理要从便利销售、维修，减少资金占用的原则出发，建立和完善物资采购、验收、 领用、报损、计量、检验制度。建立、健全各类物资明细帐（卡），通过出入库等原始凭证准确、及时反映各类物资的收、发、结存动态。财务部要会同物料部至少每月一次对物资的收发结存动态情况进行一次稽核，发现问题及时处理。26.2 仓管员对物资的管理要做到“三清”（数量、质量、规格）、“两齐”（库容、堆放） “三一致”（财、卡、物一致）。26.3 每月末三日内，物料部将材料消耗月报表（按部门、按产品种类）及发料单上报财务部，以便财务部进行成本核算。每年末按增、减、余及材料类别报盘点表。26.4 财务部有关人员应经常对仓库物资进行抽查，以利于帐、实相符。26.5 每年年末，财务决算前，财务部应会同有关部门对库存物资进行全面盘点。并按增、减、余及材料类别填列盘点报告表，对盘点中出现的盘盈、盘亏，仓管员应及时查明原因，写出书面报告，报批后由财务部进行帐务处理。30 采购流程：采购申请 部门经理审批 总经理审批 采购小组采购 仓库验收入库 财务部报帐采 购 报 销 流 程工作流程：采购员到财 务 部报 销 仓库入库验收部门验 收经办人申 请部门经理审 批总 经 理审 批采 购工作要求：填写采购申 请 单根据本部门工作需要审批，在采购申请单上签字结合公司全盘作出是否购买的审批，在审购单上签字采购小组确定供应商签署采购合同。采购员根据签字手续齐备的采购申请单及采购合同采购。根据采购申请单所列要求验收。验收合格后在入库单验收栏签字并加盖合格章；如不合格，采购应及时办理退货、索赔重新采购。仓库根据发票及验收部门验收合格后清点入库采购员应及时凭采购申请、发票、验收入库单到财务部办理报帐手续。采 购 申 请 申请单编号： 申请日期： 申 请 部 门申 请 人序号名 称数量预计单价实际单价实际金额123456申请理由：部门经理 总 经 理采购部门财 务 部验收意见： 技术部门验收人员签字： 验收日期：备 注申请流程：申请人 部门经理 总经理 采购部 财务部采购员凭此单及正式发票到财务部办理相关手续，须付款的应填写付款申请书。仓库管理补充规定一、对于与我公司签署了采购协议的配件供应商材料入库管理办法：1、 配件库须按对方提供的送货单清点验收货物，如无误，在送货单上签名盖章、验收入库；2、 配件库应将当天入库配件及时输入元征系统、以确保系统库存的准确；3、 分供应商打印入库单（入库单上需有仓管签名），将入库单与相应的送货单粘贴保管。4、 月底（每月的最后两天）将当月入库单及送货单交财务作帐（注：分供应商、配件类型打印配件入库汇总表，汇总表格式见下） 2004年 月外购材料入库汇总表供应商外购配件外购附件油漆及其辅料耗材 合计合计5、 配件库每月及时与供应商对帐，对帐无误填写付款申请交财务付款。二、零星配件采购报销及入库管理规定1、 对于维修站临时急用或不常用零星配件的采购，财务部会会同配件部核定一定数额的备用金作为零星采购资金，由配件部指定专人管理支配。2、 维修站其他人员如有零星采购到配件部报销。3、 零星临时采购配件每月由配件部集中于月底报销一次（须附发票、入库单） ，并附零星采购配件入库汇总表。格式见下： 2004年 月零星外购材料入库汇总表供应商外购配