PowerPoint使用技巧02.doc

PowerPoint使用技巧02巧用PPT内置音效让演示文档更生动11.添加内置音效22.应用到所有新建演示3Powerpoint插入可编辑的表格4让插入PPT的音乐跨幻灯片后同时播放4在PowerPoint 2010/2007中实现跨幻灯片播放5教你让PPT的箭头跟着目标走5轻松修改PPT中剪贴画颜色7如何快速在PPT里插入图片8节省纸张 密集打印PPT文档小技巧9Powerpoint 文档实用美化小技巧四则12技巧一：为图像添加边框12技巧二：用图像的尺寸大小对比突出需要强调的图片12技巧三：巧用背景突出文字12技巧四：PowerPoint抠图13在PPT中插入Flash动画方法四种13在PPT中插入Flash动画方法一13在PPT中插入Flash动画方法二14在PPT中插入Flash动画方法三14在PPT中插入Flash动画方法四15制作PPT演示稿遵循的10/20/30法则15自己定义 结构更清晰16超级链接 内容更丰富16排练计时 精确把握时间17快捷键 提速好帮手18高亮对比 字体更醒目18PowerPoint演示文档中插入Flash的三种方法20PowerPoint轻松批量复制幻灯片21在PowerPoint插入可运算和排序表格23在PowerPoint插入可运算和排序表格25巧用PPT内置音效让演示文档更生动本文为希望利用音效突出Powerpoint演示文档效果的朋友介绍增加PPT内置音效选择的方法和技巧。又到年底，在各种年终报告中，PPT又将成为当之无愧的主角。可惜PPT内置的音效只有爆炸、抽气、锤打那么十几个，虽然单击“其他声音”可以打开任意声音文件做音效，但相比直接从下拉列表中选择音效要麻烦多了。我们要是能把自己常用的音效文件添加到内置的音效下拉列表中，岂不简单？近日偶然找到一个增加Powerpoint内置音效的简单方法，在此与大家共享。 1.添加内置音效打开PPT2007，切换到“视图”选项卡单击“幻灯片母版”进入幻灯片母版视图，此时窗口左侧会显示幻灯片母版与版式的缩略图。单击选中最后一张版式的缩略图，在“幻灯片母版”选项卡中单击“插入版式”在最后新建一个版式。再单击“重命名”，在弹出窗口中输入版式名称为“音效库”，单击“重命名”按钮完成命名。切换到“插入”选项卡单击“声音”的图标，选择插入声音文件“喜鹊.WAV”，播放方式选择“在单击时”。像这样把所有常用声音文件逐一插入“音效库”版式中。完成后单击“幻灯片母版”选项卡中的“关闭母版视图”返回。在此，插入的声音文件要求不能大于100KB且为WAV格式。声音一定只能用WAV格式，至于声音文件大小的限制倒是可以设置修改的。单击“Office”按钮再单击“PowerPoint选项”按钮，在“PowerPoint选项”窗口左侧选中“高级”，在窗口右侧把“链接文件大于以下值的声音文件”后的数据100KB改成需要的值即可，最大不得超过50000KB。建议尽量用小文件，因为添加的内置音效会直接增加新建演示文档的大小。 2.应用到所有新建演示单击“Office”按钮选择“另存为”，在另存为窗口中选择“文件类型”为“演示文稿设计模板(*.potx)”，此时会自动打开默认模板目录C:Documents and Settings当前用户名Application DataMicrosoftTemplates，然后输入文件名为blank.potx，确定保存到此文件夹中即可。如果你比较习惯在桌面或文件夹中右击选择“新建”/“Microsoft PowerPoint演示文稿”来新建文件，在做好前面的设置后，还得打开PPT2007新建一个文档，保存为C:WINDOWSSHELLNEWPWRPNT12.PPTX，确定替换同名文件，才能在右击新建的文档中使用这些音效。OK，现在常用音效已经内置完成，以后在PPT2007中新建的演示文档，都可以直接从声音的下拉列表中选择增加的这些音效。自己添加的音效与原内置音效唯一的区别就是名字后多了.WAV。 以后如果想增加或删除我们内置的音效，只要打开PPT2007，单击“视图”选项卡的“幻灯片母版”，选中“音效库”版式，直接插入新的声音或删除里面的声音。打开“自定义动画”窗格，这里列出了“音效库”版式中的所有声音，从中可轻易找到要删除的声音。增删后再重复一下第二步操作就行了。Powerpoint插入可编辑的表格在微软Office办公软件的 Powerpoint中，也可以插入编辑的表格。方法非常简单，在打开Powerpoint后，单击Powerpoint“插入”菜单中的“对象”命令，打开“插入对象”对话框，选择“MicrosoftWord文档”，单击“确定”按钮，此时在幻灯片中出现了一个Word编辑框，菜单栏中也出现了“表格”菜单，接下来就可以像在Word中制作并操作表格了，同时可以实现表格的运算和排序等操作。完成后单击Powerpoint编辑框以外的空白区域就可以返回到幻灯片的编辑状态。如果需要在Powerpoint对表格进行编辑操作，只要双击插入的表格对象就可以了。让插入PPT的音乐跨幻灯片后同时播放在制作一些ppt幻灯片的时候，我们常常要添加一些背景音乐，但是在幻灯片切换的时候，音乐就停止了，有什么办法能够让音乐一直播放呢？下面小编就来介绍一下如何实现ppt背景音乐的跨幻灯片播放的方法：在PowerPoint 2003中实现跨幻灯片播放插入音乐后，在幻灯片上的小喇叭单击鼠标右键，选择“自定义动画”。右侧列表中下方有一个“触发器”，下面是音乐的名字。鼠标右键单击这个名字，选择“效果”选项卡，然后在“停止播放”中选择“在(F)xx张幻灯片后” ，这里xx是一个选择框，可以控制音乐可以跨幻灯片播放到多少页。如果你想播放到第5页，那么就输入或者选择5即可。在PowerPoint 2010/2007中实现跨幻灯片播放在PowerPoint 2010或者2007，操作方法不大相同，但是也有这功能。插入音乐之后，鼠标单击小喇叭图标。在顶部选择“播放”选项卡，这里的“开始”的下拉菜单中就可以选择“跨幻灯片播放”这一项，只是不能控制播放到第几页了。教你让PPT的箭头跟着目标走问题：我用PPT做组织结构图的时候，方块之间用箭头连接，但是如果移动方块，箭头还在原地，调整的时候非常麻烦。上菜：麻辣连接符点击图形工具栏的“矩形”可以画出有底色的方块，右击选择“添加文本”把部门名称输入，为了保证大小相等，可以把这个方块逐一复制。重要的是添加箭头。你一定是用了绘图工具中比较明显的那种箭头，它的确定是不能随目标移动。应该选择“自选图形”中的“连接符”（见图1），选择一种样式（一般选择“直线箭头连接符”）。好了，再试试，无论方块怎么移动，箭头都始终自动指向原来所指的方块。那么，如何更美观地显示结构图呢？先把方块和箭头所在的区域选中，然后单击界面左下方的“绘图”，选择“对齐或分布”，OK，各种对齐方式就任你选择了，很快可以达到均匀分布的理想效果。奇妙利用Word中的实用标志问题：我们单位通常需要做一些标志符，比如禁止吸烟标志等等，哪里可以找到这些资料？上菜：沙拉标志拼盘Word里就藏着不少实用标志，利用某些字体来制作既快又方便。首先单击菜单“插入符号”，在“字体”下拉框中选择“Webdings”，你在符号区是否发现了“禁止吸烟”的标志（见图2）？选定它，单击“插入”，最后按“关闭”按钮。找到了目标后，需要把它完美地打印出来。调整大小和颜色，将字号设置为200以上，别忘了在标志下面输入一排文字“禁止吸烟”，并调整字体、颜色及大小，最后全部文字居中排列，就大功告成了！此外，选择Wingdings、Wingdings 2、Wingdings 3等不同字体，还有更多有趣的符号，也许对你有帮助。轻松修改PPT中剪贴画颜色在制作演示文稿时，为了达到满意的效果我们经常会插入漂亮的剪贴画。但有时起到的效果会相反，因为剪贴画是程序自带的组件，其颜色都是固定的，这样就可能与页面整体的效果不协调。 其实大家不必为其担心，借助图片重新着色功能我们可以轻松修改剪贴画中任意一个区域的颜色。首选中选插入的图片，这样即会出现一个“图片”浮动工具条，如果没有出现可以先右击该剪贴画，选择“显示图片工具栏”命令即可。 接下来单击工具栏上的“图片重新着色”按钮，在打开的窗口左侧可以看到分为原始色和更改为两列，其中原始就是表示需要修改的原色，更改为则是更改后的颜色，这时我们就可以根据需要选中相应的原始色，并在“更改为”中选择新的颜色。同时在下方还可以选择更改剪贴画和剪贴画填充背景两种，每作一次改动，我们只需要单击“预览”按钮即可显示修改后的样子。 经过反复多次修改，直到该剪贴画的颜色与页面整体风格相符合，我们就可以单击“确定”按钮完成修改了。如何快速在PPT里插入图片当微软的Office与微软VB中的宏功能相遇时，便可以创造出强大的功能，例如在这篇文章中就介绍了利用这两个工具瞬间插入上百张图片。如果要插入几十甚至几百张图片，并且要求每张图片插入到每张幻灯片页面上（即有几张照片就要有几张幻灯片）你会怎么做？按照常用的方法点击“插入图片来自文件”菜单命令，然后一个一个选择需要的图片，或者点击“格式背景”命令，将图片作为PowerPoint的背景导入，这样也太浪费时间了。在这种情况下，可以借助PowerPoint强大的宏功能，将多步操作合并为一步，批量插入图片。第一步：首先准备好图片，假设在C盘下面的Pictures文件夹内有100张jpg格式的图片，如“C：Pictures1.jpg”、“C：Pictures2.jpg”、“C：Pictures3.jpg”等，文件名是有序的数字第二步：启动PowerPoint 2003，按下Alt+F11键打开Visual Basic编辑器窗口，点击“插入模块”菜单命令，在弹出的代码编辑窗口中输入以下代码：Sub InsertPic（）Dim i As IntegerFor i = 1 To ActivePresentation.Slides.CountActivePresentation.Slides（i）.SelectWith ActiveWindow.Selection.SlideRange.FollowMasterBackground = msoFalse.Background.Fill.UserPicture C：Pictures & i & .jpgEnd WithNextEnd Sub第三步：关闭Visual Basic编辑器窗口，上面的模块代码会自动保存。此时，连续按Ctrl+M键建立与图片数目相等（如：100）的多个空白幻灯片。按Alt+F8键打开宏对话框，选中我们上面建立的InsertPic宏，点击“运行”即可，100张图片很快就自动插入到幻灯片中节省纸张 密集打印PPT文档小技巧如果用打印机默认的一纸打印多张PPT幻灯片功能，幻灯片与幻灯片之间的空隙较大，所以只能打印4张幻灯片。能不能减少空隙，在一张纸中打印更多的PPT幻灯片呢？年前年后很多单位里都要上交各种计划和总结，其中有些是PPT格式，于是不可避免要打印PPT文档。如果用打印机默认的一纸打印多张PPT幻灯片功能，幻灯片与幻灯片之间的空隙较大，所以只能打印4张幻灯片。能不能减少空隙，在一张纸中打印更多的PPT幻灯片呢？通过研究，我找到了下面的方法。 打开PPT文档并设置好编号和页脚，在“文件”下拉菜单中选“另存为”菜单项，在“保存类型”中选择“JPEG文件交换格式(*.jpg)”，点击“保存”按钮即可。 再点击“每张幻灯片”按钮，稍等片刻后弹出一个确认框，点击“确认”按钮即可在当前目录下生成一个与PPT文档同名的文件夹，每张幻灯片的内容都分别以独立的JPG图片文件保存在里面，双击第一张图片启动Windows图片和传真查看器，选择“打印”“下一步” “全选” “下一步”，在“可用布局”中选“钱夹图片”，再点击“下一步”即可。教你PPT中快速切换视图状态的方法9分出处：2345软件大全 时间：2011-04-21 人气：4972核心提示：通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。 如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。 另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。 如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。Powerpoint 文档实用美化小技巧四则Powerpoint文档的制作已经成为办公室必备技能之一。如何才能做出更清晰漂亮的PPT文档，为报告或演示锦上添花，是很多朋友都关心的问题。下面我们就一起来分享一些Powerpoint文档的美化小技巧。 技巧一：为图像添加边框 在PowerPoint中为图像添加边框最简便的方法是绘制自选图形，将填充色设置为无，或透明。同时还可以调整边框的线型、色彩与粗细。还可以为边框添加阴影等效果。我们还可以选绘制图形，然后使用图片填充图形，制作特殊的边框。设置的方法是： 技巧二：用图像的尺寸大小对比突出需要强调的图片 在PowerPoint中，每一个对象都可以另存为图片，也都可以复制后按图像的方式粘贴。所以你可以将一个图像复制成两份，对原始图像进行裁剪，调整亮度等，以增强对比效果。技巧三：巧用背景突出文字 在图片上添加文字说明时，我们可以在文字下载放置一个自定义形状，用颜色背景突出文字。 技巧四：PowerPoint抠图 简单抠图可以使用PowerPoint2010中自带的抠图工具，在“背景消除”中对图片做简单抠图处理。在PPT中插入Flash动画方法四种现在很多学科经常要做一些研究性学习或者调查报告，使用Powerpoint是个不错的主意。 而很多时候，我们需要添加一些flash动画来使我们的幻灯片更加生动、美观和具有说服力。但是Powerpoint中没有提供类似插入图片那样直接的功能。那么如何在PPT中插入flash动画影片呢？下面我来教你四种方法：在PPT中插入Flash动画方法一将扩展名为. SWF的Flash动画文件插入PPT-插入一个由文件创建的对象-在“动作设置”中的“对象动作”选项中选择“激活内容” 在PPT中插入Flash动画方法二将Flash生成的. exe动画文件插入PPT1、先插入一图片2、该图片“动作设置”中的“单击鼠标”选项中选择“运行程序”，并指定文件路径和文件名注意：用这个方法时，一定要把在PPT菜单“工具”“选项”“安全性”“宏安全性”的“安全级”选项变为“低”。不然的话，每次演示都会弹出个警告框。 在PPT中插入Flash动画方法三利用Active X控件插入动画-选择“视图”“工具栏”“控件工具箱”-点击“其它工具图标”，从下拉列表中选择“ShockWave Flash Object”选项，鼠标变成“”形状，将其拖动即出现Flash控件图形。-单击“控件工具箱”上的“属性”按钮，打开属性对话框。-选择“自定义”，单击“浏览”按钮，在弹出的对话框中的“Movie URL”中输入. swf文件路径及名称，并调整“play”，“quality”，“loop”等其它属性。 在PPT中插入Flash动画方法四利用插入超链接1. 运行PowerPoint程序，打开要插入动画的幻灯片。2. 在其中插入任意一个对象，比如一段文字、一个图片等。目的是对它设置超链接。最好这个对象与链接到的动画的内容相关。3. 选择这个对象，点击“插入”菜单，在打开的下拉菜单中单击“超级链接”。4. 弹出的窗口中，“链接到”中选择“原有文件或Web页”，点击“文件”按钮，选择到想插入的动画，点击“确定”完成。播放动画时只要单击设置的超链接对象即可。几种方法的比较方法三最为直观，可直接播放。方法四最简单，适合初学者。制作PPT演示稿遵循的10/20/30法则你在使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。日本著名风险投资家盖川崎（Guy Kawasaki）就提出了PPT演示的10/20/30法则： 演示文件不超过10页； 演讲时间不超过20分钟； 演示使用的字体不小于30点（30 point）。 10页：不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。而如果你是写给VC（风险投资家），Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点：问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。 自己定义 结构更清晰 项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但PPT默认的“点”比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？ 提示：执行“格式项目符号和编号”命令，在“项目符号项”或“编号”中，选择你中意义的模板，或者单击“自定义”，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富，结构更清晰。 超级链接 内容更丰富 总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？ 提示：有枝叶方有效。 首先：选超级链接的对象（文字、图形），单击“幻灯片放映动作设置”或“自选图形动作按钮”，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在“动作设置”对话框中选“超级链接”，选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入“插入超级链接”，对“插入超级链接”对话框内容修改并确定，若选“取消链接”则超级链接就删除了。 20分钟：虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。 排练计时 精确把握时间 有时候，我们可能越讲越兴奋,到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握时间呢?要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入“幻灯片放映排练计时”，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。 快捷键 提速好帮手 放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。当然，如果按F5，就直接进入播放状态。默认状态下，按回车或空格都是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），“”是返回上一页，Esc是返回普通视图状态。回答听者提问或者中场休息时，按B键，就直接切入了黑屏，再按一次就能恢复原状。 30点字体：30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。 高亮对比 字体更醒目 字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在PPT中，采用高对比度来查看幻灯片即可。 首先进入Windows的“开始设置控制面板”命令，双击“辅助选项”图标，在“显示”选项卡上，选中“使用高对比度”复选框，确定。然后在PPT的“视图”菜单上，指向“颜色/灰度”，执行“高对比度”命令。 注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。 写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个PPT的逻辑主线，在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，脑子里有一个“big picture”，将更丰富的数据、论据等内容作为“附件”，让正文变得直接和简洁，在陈述中自然转和，重点突出，才是硬道理。 10/20/30法则，如果你觉得有道理，就尝试着改变自己的一些习惯吧。PowerPoint演示文档中插入Flash的三种方法方法一：打开PPT文档，把光标移到要插入Flash文件的地方，然后打开“插入”菜单，选择“对象”命令，出现“插入对象”对话框，在“插入对象”对话框中选择“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”命令(如图1所示)，弹出“浏览”对话框，在“浏览”对话框中选择你要插入的swf文件，单击“确定”命令。这时在Powerpoint编辑区出现一个Flash图标，鼠标右键单击该图标，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，弹出一个对话框，选择“单击鼠标”标签，选择“对象动作”单选按钮，单击其下的下三角按钮，在出现的下拉列表框中选择“激活内容”(如图2所示)，单击“确定”命令即可。方法二：在powerpoint中打开“视图”菜单，选择“工具栏”-“控件工具箱”命令，出现“控件工具箱”，在“控件工具箱”中单击“其他控件”按钮，出现一个下拉列表，在列表中单击“Shockwave Flash Object”命令，如图3所示。这时鼠标指针变成十字型，在PowerPoint编辑区按下鼠标左键拖动鼠标拉出一个有交叉线的方形区域，选中它右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，出现“属性”窗口，在该窗口中单击“自定义”，选择其右边的按钮，弹出“属性页”窗口。在该窗口的“影片URL(M)”中输入要插入影片的路径，如图4所示，其它设为默认。单击“确定”按钮即可。放映一下试试吧，怎么样，影片是不是直接就出来了。方法三：如果你嫌上一种方法在输入影片地址时有点麻烦，不要紧，这一种方法一定适合你。就是借助第三方工具SwiffPointPlayer来插入flash影片。安装以后，在PowerPoint的“插入”菜单的列表中会出现一个“flash movie”命令。使用时， 打开“插入”菜单，选择“flash movie”命令，出现“打开文件”窗口，选中你要插入的影片，单击“insert”命令即可。好了，按F5欣赏一下，效果不错吧。PowerPoint轻松批量复制幻灯片首先打开欲插入PPT幻灯片的课件，并确定要插入PPT幻灯片的位置。（本文操作以PowerPoint 2003为例）然后依次单击“插入幻灯片（从文件）”命令以弹出“幻灯片搜索器”对话框，选择“搜索演示文稿”项，单击“浏览”按钮定位到PPT幻灯片所在的课件。 如何确定