管理沟通与写作沟通.ppt

管理沟通与书面沟通 写作是一种重要的沟通方式 写作是一种特殊的沟通方式 写作是一个不断发展的概念 正确 Correct 清晰 Clear 完整 Complete 简洁 Concise 一 写作要则 4C 1 收集资料2 组织观点 1 分组 2 筛选 3 归纳标题 4 有策略地编排3 提炼材料 设想读者只是浏览 概括你的观点 灌输你的观点 使用 电梯间谈话 技巧 使用 惜字如金 技巧 二 写作过程 4 起草文章 不要在乎写作顺序 不要边写边改 使用打印件 安排时间间隔5 修改文稿 从策略上进行修改 从宏观上进行修改 从微观上进行修改 就正确性进行修改 二 写作过程 1 不要强调你为读者做了什么 而要强调读者能获得什么或能做什么 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船 预计在9月30日抵达贵处 2 参考读者的具体要求或指令 你的订单 你定购的真丝服装 三 书面沟通的6方面技巧 3 除非你有把握读者会感兴趣 否则尽量少谈自己的感受 我们很高兴授予你5000元信用额度 你的牡丹卡有5000元的信用额度 4 不要告诉读者他们将会如何感受或反应 你会很高兴听到你被公司录用的消息 你通过了公司的全部考核 你被录用了 三 书面沟通的6方面技巧 5 涉及褒奖内容时 多用 你 而少用 我 我们为所有的员工提供健康保险 作为公司的一员 你会享受到健康保险 6 涉及贬义的内容时 避免使用 你 为主语 以保护读者的自我意识 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时 必须要得到主任的同意 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时 必须要得到主任的同意 三 书面沟通的6方面技巧 学习你单位的书写公函风格并予以掌握有一本字典在手 以检查拼写及单词如果你写一个没有技术背景的人 別忘了有一个技术语的附注学会用图表來说明问题学会用积极的动词来加重你的信息減少用 模糊的词 如 很 非常 之类的词保持段落简洁 一段一意书写时要有时间感 让对方及时答复你书写完成后 多检查几遍 再发出去 四 书面沟通需要注意的几个问题 A 写信前1 信的主题是什么 2 你为什么写这封信 3 信的读者是谁 主要读者 其他读者4 读者对信的主题已了解多少 还需知道什么 现有知识 需要知道的知识B 信写完后你撰写的信 回答 是 否 清楚 按逻辑顺序编排 语法正确 没有行话和俚语 语言简洁明了 惹入喜爱 有礼貌 有益 准确 完整 迅捷 五 书信撰写的具体技巧 1 报告的主题 标题是什么 2 看报告的读者是什么人 主要读者 其他读者3 撰写这份报告的原因是什么 回答 是 否 获取读者的支持 报告调查的结果 影响或说服读者 对读者提出的问题进行答复 对读者以外的人提出的问题进行答复 解释说明问题 报告进展情况 记录事实 信息或观点 在某一点上树立权威或声望 推销 宣传公司组织内外的努力和结果 通知一大群体 为正在进行的工作提供证据 引入或推动关于主题的讨论 指示命令 六 报告撰写的具体技巧 七 应用文的语言特点 庄重平实明确简约得体 语言特点 1 庄重 庄严 郑重 板起面孔说话 1 使用书面语言 不用或少用口语 俗语 2 使用标准语言 3 忌滥用文学语言 4 语言实在 言之有物2 平实 平易 朴实 明白 易懂 朴实 不装腔作势 哗中取宠 1 写作态度要诚实 2 少做作 勿卖弄 七 应用文的语言特点 反面的例子 有位大学生钱花完了 写信却说 囊中羞涩 父母不知所云 发请帖 本应说 敬请光临 却有人在结尾说 不得有误 很不舒服 辽宁有公路交通管理部门 在路边的警示牌上写道 违章撞死白撞 3 明确 明白 确切 不犯语法逻辑错误 1 用语慎审周密 分寸恰当 2 用限制性的词语表示出事物的差别 3 运用数字明确表述事物 4 注意前后照应 避免互相矛盾 5 不生造词语 不写错别字 正确使用标点符号4 简约 简洁 精当 准确 1 从特定目的 对象出发 根据工作需要 写最重要的 2 运用各种简省的表述方法 3 认真修改 七 应用文的语言特点 反面的例子 应用文的简约也是有度的 不能太简 不能简到让人不能理解的地步 如 自行车刹车厂 不能简化为 自刹厂 不能把 上海吊车公司 简化成 上吊公司 5 得体 要符合国家有关规定 适合交际题旨和语境 1 要适合发文者的身份 2 要适合题旨 3 要适合对象 4 要适合语境 七 应用文的语言特点 找错误 剧团负责同志 为帮助我校举办艺术节排练节目 你们及时给我们派来了 两位老师 协助我们 在二位老师的帮助下 经过全校广大师生的努力 大家的水平得到了很大提高 排练出了很多精彩的节目 使我校艺术节获得了很大成功 现在两位老师回去了 谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷心感谢 并希望今后继续得到你们的难得的支援 此致敬礼 二中总务处 公章 年 月 日 删掉 经过全校广大师生的努力 在 谨代表 前加 我们 将 难得的支援 改为 大力支持 将 总务处 改为 校长室 将 贵校 改为 我校 八 常用公文 常用的几种公文 通知 通报 公告 报告 请示 函 会议纪要 一 通知与通报 1 通知涵义 发布法规和规章 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 特点 1 发布性2 批示性3 中转性4 广泛性5 告之性 2 通报涵义 对典型的先进事迹 人物进行表彰 对严重的错误予以批评教育 对重要的经审核情况予以传递沟通特点 典型性 引导性 严肃性 时效性种类 批评通报 表彰通报 情况通报性质 下行文 一 通知与通报 3 通报与通知的异同 A 制发时间不同B 通知和通报均属于知照性公文 都有沟通情况 传达信息的作用 C 通知通过具体事项的安排 要求下级机关在工作中照此执行或办理 具有较强的约束力 D 通报的目的在于宣传教育或信息沟通 1 报告涵义 向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问 特点 行文的单向性 上行公文 表达的陈述性 二 报告与请示 2 请示涵义 下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示 答复或者批准特点 使用范围广泛主送明确 内容单一不能超越职权请示 二 报告与请示 3 请示与报告的区别 A 行文目的不同 B 行文时间不同 报告是在事后 事中事前都可 而请示则必须在事前行文 不得先斩后奏 C 主送机关不同 报告可多头主送 请示只能有一个主送机关 D 事项的多少不同 报告的事项可以是一件 如专题报告 也可以是多件 如综合报告 而请示的内容必须遵循 一文一事 的原则 E 答复的形式不同 报告不要求上级机关回复 而请示则要求上级机关及时批复回文 给予明确答复 1 含义 不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准和答复审批事项等所使用的公文称为函 特点 灵活简便往来性法定效用 三 函与书信 2 函与书信的区别 A 函是处理公务的信件 书信是个人与组织之间 个人与个人之间使用B 函较庄重严肃 书信较自由C 函在文字表述上更为简洁 1 会议纪要的含义 记载 传达会议情况 议定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守 执行 会议纪要的特点 A 概括性B 纪实性C 系统性D 约束性 四 会议纪要与会议记录 2 会议纪要与会议记录的区别 A 性质上B 内容上C 形式上D 发布方式上 五 批复的概念 概念 批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文 小测验 一 判断题1 报告 请示 通知都属于上行文 2 某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系 3 公文格式中的成文时间要用阿拉伯数码写清年 月 日全称 4 公文的成文时间与印发时间是一致的 5 报告与请示都可以在事前 事中 事后行文 6 请示不能越级 也不能多头递送 但请示可以一文一事 也可以一文多事 7 通告 决定 启事 广告等都是公务文书 8 公文的印发日期就是成文日期 9 所有行政公文都应标明密级 10 报告 请示 通知都属于上行文 11 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要时可以抄送下级机关 12 我国现行 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文分为4类13种 13 报告是用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问的一种上行公文 14 通知是使用频率较高 应用十分广泛的一种公文文种 15 批复具有针对性极强的特点 16 报告与请示不属于同一种类的公文 两者写法也存在着明显的区别 二 选择题1 在下列三种称谓中 带有强调其重要性的色彩的称谓是 文书 文章 公文答案 2 对重要事项或重大行动做出安排应使用 决定 函 会议纪要答案 3 全部属于下行文的一组是 请示 命令 函 决定 函 会议纪要 报告 通知 通知 命令 决定