第9章 采购谈判与合同管理.ppt

第9章采购谈判与合同管理 本章主要内容采购谈判的影响因素采购谈判的原则采购谈判的程序采购谈判内容与方案的制定采购合同 9 1采购谈判的影响因素 采购谈判是指企业为采购商品 作为买方与卖方对购销业务的有关事项进行反复磋商 谋求达成协议 建立双方都满意的购销关系 采购谈判一种既 合作 又 冲突 的行为和过程 为了在谈判中取得优势 处于主动地位 取得较多的经济利益 企业必须提高谈判的能力 采购谈判是一种 双赢 和 互利 的行为和过程 谈判各方当事人之间的关系不是 敌人 而是 合作的伙伴 共事的战友 荣辱与共的朋友 但是 双赢 互利 并不意味着双方利益上的平均 而是利益上的平衡 所以 这又使谈判各方必须努力为自己争取较多的利益 多切一点蛋糕 既 合作 又 冲突 的特点构成了采购谈判的二重性 二重性决定了采购谈判成功的基础是谈判实力 所谓谈判实力 指的是影响谈判双方在谈判过程中的相互关系 地位和谈判最终结果的各种因素总和以及这些因素对各方的有利程度 一般来说 影响谈判实力强弱的因素有七个方面 一 交易内容对双方的重要性二 各方对交易内容和交易条件的满足程度三 竞争态势四 对于商业行情的了解程度五 企业的信誉和实力六 对谈判时间因素的反应七 谈判的艺术和技巧 9 2采购谈判的原则 一 合作原则合作原则就是要求谈判双方以最精练的语言表达最充分 真实 相关的信息 合作原则包括4个准则 Maxim 1 量的准则 QuantityMaxim 量的准则要求所说的话包含交谈目的所需要的信息 所说的话不应包含超出需要的信息 2 质的准则 QualityMaxim 质的准则要求不要说自知是虚假的话 不要说缺乏足够证据的话 3 关系准则 RelavantMaxim 关系的准则要求所说的话内容要有关联并切题 不要漫无边际地胡说 4 方式准则 MannerMaxim 方式的准则要求要清楚明白 避免晦涩 歧义 要简炼 井井有条 二 礼貌原则得体准则 TactMaxim 得体准则是指减少表达有损于他人的观点 慷慨准则 GenerosityMaxim 慷慨准则是指减少表达利己的观点 赞誉准则 ApprobationMaxim 赞誉准则是指减少表达对他人的贬损 谦逊准则 ModestyMaxim 谦逊准则是指减少对自己的表扬 一致准则 AgreementMaxim 一致准则是指减少自己与别人在观点上的不一致 同情准则 SympathyMaxim 同情准则是指减少自己与他人在感情上的对立 礼貌原则与合作原则互为补充 三 采购谈判中具体的原则1 不轻易给对方讨价还价的余地要想在价格问题上掌握主动 其中一个方法就是运用 价格 逻辑 服务 质量 条件 价格 逻辑循环谈判法则 即不给对方讨价还价的余地 使对方处于一种只能在枝节问题上进行交涉 而在核心问题上无法进展的境地 2 不打无准备之仗 不打无把握之仗在没有充分准备的情况下 应避免仓促参与谈判 在条件许可的情况下 要努力事先掌握谈判对手的企业现状 如企业的信誉 优势和劣势等 弄清本次谈判的利益何在 问题是什么 谁是对方的决策人物等有关资料 只有知己知彼 才能百战不殆 才能有针对性地制订谈判策略 击中对手的要害 使己方处于优势 具体而言 可以从以下几个方面来进行谈判前的准备工作 确定可能的货源 分析供应商的地位 考察物流设备 分析供应商的财务状况 分析供应商的供应计划 生产成本 组织谈判团队 对工作报告有一个清楚的了解 确定采购谈判的目标 准备备选的行动方案 了解谈判人员的权限 提供充分的会议设施 事先确定会议室 3 不要轻易放弃客户采取一切措施 使谈判对方对谈判保持极大的兴趣 通过给予对方心理上更多的满足来增强谈判的吸引力 如施展个人的形象魅力 树立诚实 可信 富于合作精神的形象 使对方产生可信赖 可交往的感觉 缩短对方心理上的距离 或让对方预感到他即将获得的成功 设法增强其自我满足感 使其保持良好的心绪和持久的自信心 从而使对方不轻易中断和己方的谈判 4 不要急于向对手摊牌或展示自己的实力让对手摸不到自己的底牌是谈判重要的计策之一 所以不要轻易把自己的要求和条件 过早地 完整地 透彻地告诉对方 应采取有效的暗示方式 如通过第三方的影响或舆论的压力 5 要为对手制造竞争气氛让对手们彼此之间去竞争 以取 鹬蚌相争 渔翁得利 之策 对于自己的竞争者 则要沉着应战 不要惊慌失措 不然对谈判于事无补 6 为自己确定的谈判目标要留有可进退的余地一般来说 目标可分为三级 即最低目标 可接受目标和最高目标 最高目标是应努力争取的 最低目标是退让妥协的底线 可接受目标是可谈判的目标 保持理性 做事不要太过分 无论你出价高低如何 供应商总是希望得到更多的利益 谈判人员的紧张会给供应商留下软弱的印象 因而要做好妥协准备 但要维持在某个度上 当你想获取时 应提出比你原预想的目标还高些的要求 而不应恰好处于原预想的目标上 当你要付出时 应提出比你原预想的目标还低些的要求 而不应恰好处于原预想的目标上 但无论何种情况 没有适当的让步 谈判就无法进行下去 而让步是有原则的 让步的原则是 保持冷静 不要超出最高的承受程度 让步要稳 要让在明处 要步步为营 小步实施 要让对方知道 提醒对方注意 如果是单方面让步 其危害性不仅仅在于让步的大小 主要在于它削弱了己方的谈判地位 让步之后要大肆渲染 即告知对方己方让步所作出的牺牲和所受到的损失 希望对方予以关注 并要求对方予以补偿 7 注意信息的收集 分析和保密在信息时代 谁掌握的信息多 谁就在谈判中处于主动 谁把握信息快 谁就在谈判中占据优势 这就要求参与谈判的时候 只有在十分必要的情况下才能将有关的想法一点一滴地透露出去 绝不要轻易暴露自己已知的信息和正在承受的压力 并且应想方设法多渠道去获取有关的信息 以便及时调整己方的谈判方案 8 在谈判中应多听 多问 少说谈判不是演讲 演讲的目的是要把自己的主张和想法告之听众 而谈判的目的是通过语言交流实现自己的谈判目标 分得更多的 蛋糕 份额 这就要求尽可能多地了解和获悉对方的意图 倾听是发现对方需要的重要手段 倾听时 注意力集中 对方发言时应直视其眼睛 同时暗自对供应商进行判断 通过观察供应商的一举一动 一言一行 识别供应商的领导者 谁能作出让步的决定 如果他们讨论问题时犹豫不决 这也是他们的弱点 如果供应商没有关键问题的任何信息 这也是他们的弱点 恰当的提问是引导谈判方向 驾驭谈判进程的工具 所以谈判能手往往是提问的专家 而说得过多则会产生不应有的失误 所谓 言多必失 极易使自己陷于被动 因而 对于完全不能接受的部分最好的答案是沉默 同时 多听多问有助于发觉事情的真相 探索对手的动机和目的 迫使对方更多地提供信息反馈 使我们从中获悉新的情况 以确立和调整己方的策略 措施和方法 但切忌中途打断发言 或突然超出谈判主题 9 3采购谈判的程序 采购谈判一般要经过询盘 发盘 还盘和接受四个程序 其中 询盘不是正式谈判的开始 而是联系谈判的开始 正式谈判是从发盘开始的 中间经历的还盘是双方讨价还价阶段 持续的时间较长 如果一项采购交易达成 而且接受 就意味着采购谈判结束 当然 达成交易的采购谈判也可以不经过还盘环节 只经过发盘和接受两个环节 一 询盘询盘是企业为采购某项物料向供应商询问该物料交易的各项条件 在国内贸易中 询盘一般没有特定的询盘对象 通常是利用报纸 广播 电视公开询盘 在国际贸易中 由于距离远 信息传递不方便 一般有特定的询盘对象 询盘的目的主要是寻找供应商 而不是和供应商洽谈交易条件 有时只是对市场的初探 在急需采购时 也可将自己的采购条件稍加评述 以便尽快找到供应商 询盘是正式加入采购谈判的先导 询盘可以是口头 也可以是书面 它若无条件地接受 合约即告成立 交易即告达成 如果在发盘的有效期间 企业尚未表示接受 企业不能撤回或修改实盘内容 二 发盘发盘就是供应商为出售某种物料 面向企业提出采购该物料的各种交易条件 并表示愿意按这些交易条件订立合约 发盘可以由企业发出 也可由供应商发出 但多数由供应商发出 按照供应商对其发盘在企业接受后 是否承担订立合约的法律责任来分 发盘可分为实盘和虚盘 一 实盘实盘是对供应商有约束力的发盘 即表示有肯定的订立合约的意图 只要企业在有效期内无条件地接受 合约即告成立 交易即告达成 如果在发盘的有效期间 企业尚未表示接受 企业不能撤回或修改实盘内容 实盘一般应具有以下条件 1 各项交易条件要极其清楚 明确 不能存在含糊不清和模棱两可的词句 2 各项交易条件完备物料品名 计量单位 质量 价格 数量 交货期 支付方式和包装等主要条件要开列齐全 3 无保留条件 即供应商保证按提出的各项交易条件达成协议 签订合同 4 规定有限期 即告知发盘的终止日期 这个有效期主要是约束供应商的 对企业无约束力 二 虚盘虚盘一般应具有以下条件 1 发盘中有保留条件 如 以原材料没有变动为准 以我方明确确认为主 或标注说明 仅供参考 等 它对供应商不具有约束力 企业若接受这一发盘 必须得到供应商的确认 2 发盘的内容模糊 不作肯定表示 如价格为参考价 物料价格视数量多少给予优惠等 3 缺少主要交易条件 有些发盘虽然内容明确 肯定 但没有列出必备的交易条件 如价格 数量 交货期等 也属虚盘性质 三 还盘还盘是指企业在接到发盘后 对发盘内容不同意或不完全同意 反过来向供应商提出需要变更内容或建议的表示 按照这一规定 在企业作出还盘时 实际上就是要求供应商答复是否同意提出的交易条件 这样供应商就成了新的发盘人 其还盘成了新发盘 而原发盘人成了受盘人 原发盘人的发盘随之失效 四 接受接受在法律上称为承诺 是指交易的一方在接到另一方的发盘后 表示同意 一项要约 发盘 经受约人有效的承诺 接受 后 合约才能成立 但一方的发盘或还盘一旦被对方接受 合约即告成立 交易双方就开始履行合同 构成一项有效接受应具备以下基本条件 1 接受必须是无条件的 无条件是指对一项实盘无保留的同意 即接受的内容必须同供应商实盘中所提出的各项交易条件严格保持一致 否则就不能表明为有效接受 例如 企业在向供应商表示接受时 同时又对价格 支付 运输等主要条款以及责任范围 纠纷处理程序等具有实质性的内容提出不同意见 则表明企业不是无条件的接受 因而 不能表明是接受 2 接盘必须在一项发盘的有效期内表示 一般来说 逾期接受是无效的 但也要考虑特殊情况 如由于通信 交通等条件出现的不正常事态而造成的延误或是企业在有效期限的最后一天表示接受 这一天恰好是供应商所在地正式的假日或非营业日 使接受不能及时传到供应商的住址等 上述情况下发生的逾期接受 可以认为是有效的 3 接盘必须由合法的企业表示 这一点是针对特定供应商的发盘而言 一项发盘可同时向特定的人提出 如 向某人 某单位或他们的代理人提出 也可向不特定的人提出 如在报刊上公开开盘 4 接受必须以声明的形式或其他行为的形式表示并传达到供应商 对受盘如表示接受 必须以一定的表示形式才能证明表示接受 如以声明表示 就用口头或书面文字表示或以其他行为表示 即是按照发盘的规定或按照双方已确定的习惯做法 惯例 如以支付货款 发运货物等形式表示接受 五 签订合约合约的签订也是谈判的一个重要环节 在物料交易的过程中 一方的实盘被另一方有效地接受 一般都可以通过一个有效的书面合同来表示 签字的合同成为约束双方的法律文件 双方都得遵守这一合同 9 4采购谈判内容与方案的制定 一 采购谈判的特点 一 合作性与冲突性由于采购谈判是建立在双方的利益既有共同点又有分歧点这样的基础上 因此 从其特点来说 就是合作性和冲突性并存 合作性表明双方的利益有共同的一面 冲突性表明双方利益又有分歧的一面 作为谈判人员要尽可能加强双方的合作性 减少双方的冲突性 但是 合作性和冲突性是可以相互转化的 如果合作性的比例加大 冲突性的比例将会减少 那么 双方谈判成功的可能性就大 反之 如果冲突的一面通过洽谈没有能够得到解决或减少 那么 谈判就有可能失败 采购人员可以在事前将双方意见的共同点和分歧点分别列出 并按照其在谈判中的重要性分别给予不同的权重和分数 根据共同点方面的分数和分歧点方面的分数比较来预测谈判成功的概率 并决定如何消除彼此的分歧 二 原则性和可调整性原则性指谈判双方在谈判中的最后退让的界限 即谈判的底线 通常谈判双方在弥合分歧方面彼此都会做出一些让步 但是 让步不是无休止和任意的 而是有原则的 超过了原则性所要求的基本条件 让步就会给企业带来难以承受的损失 因而 谈判双方对重大原则问题通常是不会轻易让步的 退让也是有一定限度的 可调整性是指谈判双方在坚持彼此基本原则的基础上 可以向对方做出一定让步和妥协的方面 作为采购谈判 如果双方在所有的谈判条件上都坚持彼此的立场 不肯做出任何让步 那么 谈判是难以成功的 因此 在采购谈判中 原则性与可调整性也是同时并存的 作为谈判人员 要从谈判中分析双方的原则性的差距大小 并分析是否可以通过谈判 调整双方的这种差距 使谈判成功 在原则性方面的差距越大 谈判的任务越艰巨 因为原则的调整和改变是非常困难的 所以 在原则性方面的差距较大的情况下 谈判人员要有充分的心理准备 既要艰苦努力 采取种种手段来消除或缩小这种差距 也要做好谈判失败的应变措施 三 经济利益中心性采购谈判是商务谈判的一种类型 在采购谈判中双方主要围绕着各自的经济利益作为谈判的中心 作为供应商 则希望以较高的价格出售而使己方得到较多的利润 而作为采购方 则希望以较低的价格购买而使己方降低成本 因此 谈判的中心是各自的经济利益 而价格在谈判中作为调节和分配经济利益的主要杠杆就成为谈判的焦点 经济利益中心性是所有商务谈判的共性 它不同于政治谈判 外交谈判等 在这些谈判中 需要考虑许多方面的问题 要在许多利益中进行平衡和做出选择 因而使谈判更为艰难 当然 谈判中经济利益中心性并不意味着就不考虑其他利益 而是说相对于其他利益来说 经济利益是首要的 是起支配作用的 二 采购谈判的内容 一 产品条件谈判采购的主角是产品或原材料 因此 谈判的内容首先是关于产品的有关条件的谈判 产品条件谈判有的复杂 有的简单 主要决定于采购方类型和购买的数量 对于采购方来说 如果购买的产品数量少 品种单一 产品条件谈判就比较简单 如果采购的产品数量多 品种型号也多的情况下 产品条件谈判就比较复杂 一般来说 产品条件谈判的内容包括 产品品种 型号 规格 数量 商标 外形 款式 色彩 质量标准 包装等 二 价格条件谈判价格条件谈判是采购谈判的中心内容 是谈判双方最为关心的问题 通常 双方都会进行反复的讨价还价 最后才能敲定成交价格 价格条件谈判也包括数量折扣 退货损失 市场价格波动风险 商品保险费用 售后服务费用 技术培训费用 安装费用等条件的谈判 三 其他条件谈判除了产品条件和价格条件谈判之外 还有交货时间 付款方式 违约责任和仲裁等其他条件的谈判 三 谈判方案的制订采购谈判方案是指在谈判开始前对谈判目标 议程 对策等所作的安排 一 谈判目标的选择采购谈判目标有达到目标 中等目标和最高目标三个层次 对于采购企业来说 谈判是为获得物料 所以 谈判就以为满足企业对物料的需求数量 质量和规格等作为追求的目标 也就是谈判必须达到的目标 其次 采购谈判还要以价格水平 经济效益水平等作为谈判的中等目标 再次 采购谈判还应考虑供应商的售后服务情况 如 供应商的送货 安装 质量保证 技术服务活动等 这是采购追求的最高目标 二 采购议程的安排1 确定谈判主题一般说来 凡是与本次谈判有关的 需要双方讨论的事项都可作为谈判的议题 可把它们罗列出来 然后根据实际情况 确定应重点解决的问题 其中最重要的议题主要是采购品的品质 数量 价格和运输等问题 这些问题应重点加以讨论 2 谈判时间的安排谈判时间的安排主要是指本次谈判安排在何时 多长时间 如是系列谈判 还应确定分几个阶段进行 企业在选择谈判时间时应考虑以下几方面的因素 1 准备的充分程度 2 要考虑供应商的情况 不要把谈判安排在供应商明显不利的时间进行 3 避免在身体不适 情绪不佳时进行谈判 3 谈判备选方案的确定任何谈判都不是一帆风顺的 为预防在谈判过程中可能出现的意外 在接到一个谈判任务后应对整个谈判过程作出正确判断 并制定切实可行的备选方案 在谈判过程中还应注意观察对手 分析判断可能出现的谈判形式并结合谈判进程进行修订 不断完善备选方案 9 5采购合同 选定供应商之后 接下来要做的工作就是同供应商签订正式的采购合同 采购合同要根据采购商品的要求 供应商的情况 企业本身的管理要求 采购方针等要求的不同而各不相同 在复杂的采购情况下 企业的采购合同并不是采用统一的标准格式 任何合同都是由具有法人资格的双方当事人共同商定的 其中的条款必须符合国际惯例 相关的国际通用规则及相应的国家性 地方性法律法规 采购合同是一种经济合同 是法人之间为实现一定的经济目的 明确相互的权力义务关系而签订的书面契约 作为一种经济合同 采购合同一般包括合同的标的 标的的数量和质量 价款和酬金 合同履行的地点 期限和方式 违约责任 合同附则等 本节主要从合同的基本要求 合同跟踪等几个方面进行阐述 一 采购合同的基本构成合同 合约 协议等作为正式契约 应该条款具体 内容详细完整 一份买卖合同主要由首部 正文与尾部三部分组成 一 首部合同的首部主要包括以下内容 名称 如生产用原材料采购合同 品质协议书 设备采购合同 知识产权协议 加工合同编号 如2007年第68号签订日期签订地点买卖双方的名称合同序言 如 胜利石油管理局海洋开发企业4000马力燃气透平发电机大修项目合同 二 正文1 主要内容合同的正文主要包括以下内容 1 商品名称 商品名称是指所要采购物品的名称 2 品质规格 品质是指商品所具有的内在质量与外观形态的结合 包括各种性能指标和外观造型 该条款的主要内容有 技术规范 质量标准 规格 品牌 品质控制的方法有两种 使用实物或样品 使用设计图纸或说明书 在使用实物或样品确定品质时 供应商提供的物品品质要同样品的品质完全一致 使用设计图纸或说明书来确定商品品质时 供应商提供的物品品质要符合设计图纸或说明书的要求 3 数量 是指用一定的度量制度来确定买卖商品的重量 个数 长度 面积 容积等 该条款的主要内容有交货数量 单位 计量方式等 必要时还应该清楚地说明误差范围以及交付数量超出或不足等 4 单价与总价 价格是指交易物品每一计量单位的货币数值 如 元 一台计算机该条款的主要内容包括 计量单位的价格金额 货币类型 国际贸易术语 例如 FOB CIF CPT等 物品的定价方式 固定价格 滑动价格 后定价格 5 包装 包装是为了有效地保护商品在运输存放过程中的质量和数量 并有利于分拣和环保而把货物装进适当容器的操作 该条款的主要内容有 包装标识 包装方法 包装材料要求 包装容量 质量要求 环保要求 规格 成本 分拣运输成本等 6 装运 装运是把货物装上运输工具并运送到交货地点 该条款的主要内容包含有 运输方式 装运时间 装运地与目的和地 装运方式 分批 转运 和装运通知等 在FOB CIF和CFR合同中 卖方只要按合同规定把货物装上船或者是其他运输工具 并取得提单 就算履行了合同中的交货义务 提单签发的时间和地点即为交货时间和地点 7 到货期限 到货期限是指约定的到货最晚时间 到货期限要以不延误企业生产为标准 8 到货地点 到货地点是货物到达的目的地 到货地点的确定并不一定总是以企业的生产所在地为标准 有时为了节约运输费用 在不影响企业生产的前提下 也可以选择交通便利的港口等 9 付款方式 国际贸易中的支付是指采用一定的手段 在指定的时间 地点 使用确定的方式方法支付货款 付款条款的主要内容有 支付手段 货币或汇票 一般是汇票 付款方式 银行提供信用方式 如信用证 银行不提供信用但可作为代理方式 如直接付款和托收 支付时间 预付款 即期付款 延期付款 支付地点 付款人或指定银行所在地 10 保险 保险是企业向保险公司投保 并交纳保险费 货物在运输过程受到损失时 保险公司向企业提供经济上的补偿 该条款的主要内容包括 确定保险类别及其保险金额 指明投保人并支付保险费 根据国际惯例 凡是按照CIF和CIP条件成交的出口物资 一般有供应商投保 按照FOB CFR和CPT条件成交的进口物资由采购方办理保险 11 商品检验 商品检验是指商品到达后按照事先约定的质量条款进行检验 对于不符合要求的产品要及时处理 12 纷争与仲裁 仲裁条款是以仲裁协议为具体体现 是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方进行裁决 仲裁协议的主要内容有 仲裁机构 适用的仲裁程序 仲裁地点 裁决效力 13 不可抗力 不可抗力是指在合同执行过程中发生的 不能预见的 人力难以控制的意外事故 如战争 洪水 台风 地震等 致使合同执行被迫中断 遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任 不可抗力条款的主要内容包括 不可抗力的含义 适用范围 法律后果 双方的权利义务等 2 选择内容合同正文可以选择的部分有 保值条款 价格调整条款 误差范围条款 法律适用条款 买卖双方在合同中明确说明合同适用何国 何地法律的条款称作法律适用条款 对大批量 大金额 重要设备及项目的采购合同 要求全面详细地描述每一条款 对于金额不大 批量较多的小五金 土特产等 而且买卖双方已签有供货 分销 代理等长期协议 认证环节完成 的 则每次采购交易使用简单订单合同 索赔 仲裁和不可抗力等条款已经被包含在长期认证合同中 对于企业因频繁批量采购而与供应商签订的合同可以分为两个部分 认证合同 订单合同 认证合同解决在买卖之间长期需要遵守的协议条款 由认证人员在认证环节完成 是对企业采购环境的一个需求 订单合同就每次物料采购的需求数量 交货日期 其他特殊要求等条款进行表述 三 尾部合同的尾部包括 合同的份数 使用语言及效力 附件 合同的生效日期 双方的签字盖章 二 采购合同的主要条款 一 质量条款质量包括物料所具有的内在质量和外观形态 包括各种性能指标和外观造型 主要有技术规范 质量标准 规格和品牌等 在采购作业中必须以最明确的方式界定物料可接受的质量标准 一般用二种方式来界定物料的质量 一是使用实物或样品 二是使用设计图纸和说明书 在使用实物样品确定商品品质时 供应商提供的物品品质要与供应商样品的品质完全一致 使用设计图纸和说明书来确定商品品质时 供应商提供的物品品质要符合设计图纸和说明书的要求 二 数量条款数量是指采用一定的度量制度对物料进行量化 以表示出物料的重量 个数 长度 面积和容积等 数量条款主要包括交货数量 计量单位 计量方式和误差 三 价格条款价格是指交易物料每一计量单位的货币数值 如 一只电容0 5元 价格条款的主要内容有价格术语的使用 结算币种 单价 总价等 包括计量单位的价格金额 货币类型 交货地点 国际贸易术语 物料定价方式等 四 包装条款包装是为了有效地保护物料在运输过程中的质量和数量要求 并利于分拣和环保 把物料装进适当容器的操作 主要内容有包装材料 包装方式 包装费用和运输标志等 具体包括标识 包装方式 材料要求 环保要求 规格 成本 分拣运输标志等 五 装运条款装运是把物料装上运载工具并运送到交料地点 主要条款包括运输方式 装运时间 装运地与目的地 装运方式 分批 转运 装运通知等 在FOB CIF CFR合同中 供应商只需按合同规定把物料装上船或其他运载工具 并取得在提单就被认为履行了交货义务 提单签发的时间表和地点即为交货时间和地点 六 检验条款物品的检验是按照合同条件对交货进行检查和验收 涉及质量 数量 包装等条款 主要包括检验机构 检验时间 检验工具 检验标准及方法等 七 支付条款支付是指采用一定的手段 在指定的时间 地点 使用确定的方式支付货款 1 支付手段 指货币或汇票 一般是汇票 2 付款方式 分银行提供信用方式 银行不提供信用但可作为代理 如直接付款和托收 方式 3 支付时间 1 预付款 2 即期付款 3 延期付款 4 支付地点 付款人或指定银行所在地 八 保险条款保险是企业向保险公司投保 并交纳保险费 物料在运输过程中受到损失时 保险公司向企业提供经济上的补偿 保险条款主要包括确定保险类别及保险金额 指明投保人支付保险费 根据国际惯例 凡是按CIF和CIP条件成交的出口物料 一般由供应商投保 按FOB CFR和CPT条件成交的进口物料由采购方办理保险 九 仲裁条款仲裁条款是以仲裁协议为具体体现 是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方进行裁决 仲裁协议的主要内容有仲裁机构 适用的仲裁程序 适用的地点 裁决效力等 十 不可抗力条款不可抗力是指在合同执行过程中发生的 不能预见的 人力难以控制的意外事故 如战争 洪水 台风 地震等 不可抗力致使合同执行过程被迫中断 遭遇不可抗力的一方因此免除合同责任 不可抗力条款的主要内容包括不可抗力的含义 适用范围 法律后果和双方的权利义务等 三 采购合同的签订 一 采购合同的签订采购合同的签订 是指当事人双方依据法律的规定就合同所规定的各项条款进行协商 达到意思表示一致而确立合同关系的法律行为 在实际签订过程中 合同的双方当事人必须针对合同的主要内容 反复磋商 直至取得一致意见 合同才告成立 1 合同签订前的准备工作合同当事人应调查对方的资信能力 了解对方是否有签订合同的资格 或者代理人是否有代理资格 具有法人资格的企业 农村集体经济组织 国家机关 事业单位 社会团体可以作为合同的当事人 而不具备法人资格的社会组织 车间 班组 总厂的分厂 总公司的分公司 学校内部的系 科室均不能以当事人身份签订物流采购合同 个体经营户 农村专业户 承包经营户等独立承担经济责任的经济实体也可成为经济合同的主体 2 签订采购合同的程序签订合同 是当事人双方的法律行为 合同的成立 必须由当事人相互做出意思表示并达成合意 所以 我国 合同法 规定 当事人双方依法就合同的主要条款经过协商一致 合同就成立 实践中 当事人相互协商签订合同的过程 通常分为两个阶段 即包括提出订立合同的建议和接受订立合同的建议 民法学上称为 要约 与 承诺 1 要约订立合同的当事人一方向另一方发出的缔结合同的提议 发出该提议的人为要约人 另一方为受约人或相对人 要约的对象一般有三种 指定的对象 选定的对象 任意的对象 采购合同的要约具有下列特征 其一 要约必须是向特定人发出的 要约的作用是换得相对人的承诺 引起与之订立合同 所以 要约必须对于相对人的行为 依照 合同法 规定 订立合同的要约须向特定人明确提出 即向一个具体的法人 或经济组织 或个体工商户 或农村承包经营户提出 其二 要约须是特定人的行为 根据我国 合同法 的规定 提出订立合同建议的 须是客观上已确定的法人或其他经济组织 个体工商户 农村承包经营户 上述特定人一般都由订立后的合同表示出来 如物流采购合同 提出要约的特定人即是合同中标的的一方 供方或需方 当事人 其三 要约必须含有可以订立合同的主要条款 如标的物的名称 规格 数量 价格等 这些内容须具体 明确 肯定和真实 若内容不明确具体 相对人就难以表示肯定或否定 合同也就不能成立 其四 要求受约人做出答复的期限 要约的方式分口头方式与书面方式 一项要约有法律约束力且会产生法律后果 要约有效期间内 要约人不得随意撤消或变更要约 如要撤回或变更要约 其通知 新要约 应在受约人做出承诺之前送达 受要约人在接到要约后即有做出承诺的权利 但一般情况并不负有答复的义务 超过要约期限不予答复只是丧失承诺的资格 并不负什么责任 要约在出现下列情况时终止 要约人不再受约束 要约被有效地撤回 要约超过有效期期限 其他如要约人丧失民事行为能力 要约人死亡或法人解散等 2 承诺受要约人向要约人作出的对要约完全无异议的接受的意思表示 作出这种意思表示的人称为承诺人 要约人的要约一经受要约人即承诺人的承诺 合同即告成立 采购合同的承诺具有下列特征 其一 承诺必须是就要约作出的同意的答复 从合同制度的传统原则来说 承诺须是无条件的无任何异议的接受要约 才能构成有效的承诺 而与要约人构成合同关系 如果受要约人表示愿意与要约人订立合同 只是在承诺中对要约某些非要害条款做了增加 删改 即并非实质性改变要约 仍应视为承诺 如果受要约人对要约扩张 限制或者根本性改变的 则不是承诺 应视为拒绝原要约而提出新要约 其二 承诺须是受要约人向要约人作出的答复 如前所述 在采购合同中受要约人须是特定人 因此 非受要约人作出的或受要约人向非要约人作出的意思表示都不是承诺 其三 承诺必须在要约的有效期限内作出 如前所述 要约对于要约人是有约束力的 但这种约束力不是毫无限制的 通常把对要约人有约束力的期限 称为要约的有效期 因此 受要约人只有在要约的有效期限内作出同意要约的意思表示 才是承诺 一般情况 要约没有规定期限者 属于对话要约 受要约人须立即承诺 属于非对话要约的 受要约人应在一般认为应作出答复的期限内承诺 承诺一经成立就发生法律效力 即要约人接到有效之承诺合同就成立 其四 承诺和要约一样 也是一种法律行为 承诺人必须立即承诺自己承诺的合同义务 因此 承诺人在进行承诺时 必须严肃认真 在对要约的内容进行充分的了解 考虑之后 再向要约人作出承诺 其五 在法律上承诺是允许撤回的 但是 承诺的撤回必须在要约人收到承诺之前撤回 撤回的通知 必须在承诺到达之前送达 最晚应与承诺同时到达 如果承诺人撤回承诺的通知迟于承诺到达 则通知无效 承诺仍发生效力 签订合同的谈判过程其实质就是当事人双方进行要约和承诺的过程 在实践中 往往不可能一次协商就达成协议 可能要经过反复协商 即要约一新要约一再新要约一直至承诺 在谈判过程中 订约当事人应遵循下列原则 必须遵守国家的法律 政策与计划 不得利用合同进行违法活动 必须坚持平等互利 协商一致 公平合理的原则 任何一方不得强制另一方把自己的意思强加于人 当事人的意思表示必须真实 二 合同的草签与正式签订合同主要条款协商确定后 当事人双方可以先草签合同 待其他次要条款约定后 再正式签订合同 签订合同时应当确认对方当事人有权签订合同 法定代表人是法人组织的最高首长 其有权以法人的名义对外签订采购合同而不需要特别的授权委托 但法定代表人在签订合同时也必须具备合法的手续即法定代表人的身份证明 合法代理人也可签订采购合同 但代理人必须持有法人的授权委托书 方能以法人的名义签订合同 代理人签订采购合同必须在授权范围内进行 如超越代理权所签合同 被代理人 委托人 不承担由此产生的权利与义务关系 授权委托书必须包括 代理人姓名 年龄 单位 职务 委托代理事项 代理权限 有效期限 委托者的名称 营业执照号码 开户银行 账号 委托日期 最后是委托者及其法定代表人的签章 三 合同的公证与鉴证1 合同的公证为了确保合同的法律有效性 采购合同可以公证 所谓合同的公证 就是国家公证机关根据当事人的申请和法律的规定 依照法律程序 证明采购合同真实性和合法性的活动 采购合同公证的意义在于 通过公证对合同进行法律审查 明确哪些内容是合法的 哪些是不合法的 避免合同的违法 有利于防止经济犯罪现象 维护合同当事人的合法权益 通过合同的公证 可以使合同规范化 对一些不明确或不具体的条款予以修改 完善 预防纠纷和减少诉讼 采购合同的公证主要审查合同是否具备下列条件 当事人必须具有行为能力 合同的订立必须贯彻平等互利 协商一致 等价有偿的原则 合同内容不得违反国家的政策 法律法令 公共利益和社会主义道德准则 合同的内容必须清楚 具体 齐全 合同的公证实行自愿原则 但规定合同必须公证的 公证后合同才有法律效力 公证时 当事人双方应到公证处提出公证申请 公证员受理审查认为符合公证条件且合同真实 合法 制作公证书 发给当事人 如要变更 解除已经过公证的合同 则变更或解除仍应至公证处办理证明 公证处还可办理强制执行合同的公证 债权人可凭此直接向法院申请强制执行 2 合同的鉴证采购合同的鉴证是合同监督管理机关根据双方当事人的申请 依法证明合同的真实性和合法性的一项制度 鉴证的特点是 鉴证行为主体是合同监督管理机关 其他机关和单位无权鉴证合同 鉴证依据合同当事人双方的自愿申请实施 这里包括两层含义 一是合同监督管理机关不是主动鉴证 而是依据当事人的申请 二是双方当事人的申请 一方当事人的申请不能予以鉴证 鉴定的内容是审查合同的真实性和合法性 所谓真实性 是指合同双方当事人意思表示真实 合同主要条款完备 文字表述准确 所谓合法性 是指合同双方当事人具有合法的主体资格 合同的内容符合国家的法律 政策和计划的要求 除法律法规特别规定外 采购合同的鉴证一般采取自愿原则 合同鉴证的意义在于 通过合同鉴证 可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理 不合法现象 提请当事人对合同中缺少的必备条款予以补充 对显失公平的内容予以修改 对利用合同进行违法活动予以制止和制裁 对约定义务超过承担能力的予以消减 从而减少和避免许多不必要的纠纷 为合同的履行奠定基础 合同的鉴证一般由合同签订地或履行地的工商行政管理局办理 合同鉴证收费标准为采购合同价款的万分之二 四 签订采购合同的注意事项与供应商签订采购合同时应注意以下几点 1 物料名称 规格 数量 单价 总价 交货日期及地点应与请购单及决算单所列相符 2 付款办法 按照签约双方的付款条件 一般付款方式可分为以下三种 1 一次付款 约定供应商将物料运抵企业 经企业人员验收合格后一次付清 2 分期付款 依金额大小把供应期间的长短分为几期 例如 第一期预订期 订金 于签定合约并办理保证经认可后给付 其数额不超过采购给付的30 为限 第二期款 依供应进度至一半或物料运抵企业时再付采购总价的40 第三期款 即尾款 于物料运抵企业经验收合格后再付 但末期应不少于总价的10 为宜 3 延期罚款 于合同书中约定 供应站需配合企业生产进度 最迟在几月几日以前全部送达交验 如果逾期 按天计 供应商应赔偿企业采购金额的千分之几的违约金 3 解约办法 于合同书中约定供应商不能保持供货进度或供货不能符合规格要求时的解约办法 以保障企业的权益 4 验收与保修 于合同书中约定 供应商物料送交企业后 须另立保修书 自验收日起保修一年 或几年 在保修期内如有因劣质物料而损坏者 供应商应于15日内无偿修复 否则 企业另请修理 所有费用都由供应商偿付 5 保证责任 于合同书约定 供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定 保证期间为包含物料运低企业经验收至保修期满为止 保证人应负责赔偿企业因供应商违约而蒙受的损失 6 其他附加条款 视物料的性质与需要增列 四 采购合同的履行 一 按合同要求交付物资合同当事人应按合同规定的物资数量和计量方法 物资的质量等条款履行 需方不得少要或不要物资 否则以中途退货论处 供方不能按原定数量交货 应负相应违约责任 凡是原装 原封 原标记完好无异常状况 包装内物资数量发生问题由供货方或分装者负责 供方发货和实际验收的货物数量有差额的 不能超过有关规定或合同约定的减增量 需方在接到供方的送货后 在验收中如果发现没有合同规定的技术资料 在期限内有权拒绝付款 将物资妥为保管并立即向供方索要资料 供方逾期不能补交的以逾期交货处理 货物外观 品种 型号 规格 花色不符合合同规定的 如由供方送货或代运 需方应在到货后的日内提出书面异议 如由需方自提货物 则应在提货时或合同规定的期限内提出异议 货物内的质量不符合合同规定的 需方应在规定期限内进行检验或试验并提出书面异议 对机械设备等安装运转后才能发现质量缺陷的 除另有规定或商定外 提出异议的期限为从运转之日起六个月内提出异议 供方接到需方之书面异议后应于日内负责处理 否则视为默认异议及需方所提之处理办法 当事人双方对货物质量的检验或试验发生争议 按 中华人民共和国标准化管理条例 规定交由质量监督检验机构实行仲裁检验 货物的交接往往涉及运输部门 供需双方应依有关规定与运输部门办理交接手续 明确供需运输三方的责任 凭封印交接的货物 若由供方装货 到站运输人卸货的货物封印完整而货物发生丢失 短少 损坏 变质 污染 除能证明为运输人责任外由供方负责 封印脱落 货物发生丢失 短少 损坏 变质 污染除能证明为供方责任外由运输人负责 发站运输人装货 需方卸货的货物 需方应与到站运输人会同拆封 如货物发生问题 除非证明为供方或需方责任 由运输人负责 凭现状交接的货物 或是由供方组织装货 运输人按现状交接的货物 货物发生各种问题 运输人接收前由供方负责 接收后由运输人负责 到站后需方接收前发生的问题由运输人负责 接收后由需方负责 交接时无法从外部发现的货物瑕疵除能够证明责任者外应由供方负责 在交接货物时 无论货物责任在谁 均应持认真的态度 不得放任扩大损失 二 按合同规定及时进行货款结算货款结算方式有多种 有现金结算和非现金结算 非现金结算方式有信用证结算 汇款结算 托收承付结算 支票结算等 这些结算方式中可以选择其一 一旦选定了某一结算方式 就必须按此方式结算货款 如果需方变更开户银行 账户名称 账号 应于合同规定的交货期限前天通知供方 如因需方过错影响结算 需方应付逾期货款责任 供方过错办理结算未果 责任由其自负 需方拒付货款应依中国人民银行结算办法的拒付规定办理 需方无理拒付 按逾期付款处理 需方对拒付货物 必须负责接收 妥善保管 不准动用 五 合同管理 一 合同的核对合同签订以后 合同管理员应认真审核合同 一方面是合同文本有关法律上的错误 疏漏等是否存在 如有应及时告知企业负责人 以免造成损失 另一方面是检查合同文体的文字 措词是否有错误或笔误等 因为这种粗心导致的发货错误 损失只能由企业自负 主要的审核是法律上的审核 重要事项有 合同对方当事人的主体资格是否具备或者委托代理人的代理权的真实性与代理范围 合同所涉交易是否合法 因为在我国 有些物资并非自由流通物 所以采购中应了解相关法律 避免错误 经济合同法 第七条规定 下列经济合同无效 违反法律和国家政策 计划的合同 采取欺诈 胁迫等手段所签订的合同 代理人超越代理权限签订的合同或以被代理人的名义与自己或者同自己所代理的其他人签订的合同 违反国家利益社会公共利益的经济合同 合同必备条款是否齐备且清楚明确无误 合同标的物的要求在合同中必须规定清楚 名称 规格 质量等级 花色等 采购合同中所购物资的数量条款 合同中 价款的计算与结算也是重要条款 此外合同履行地 履行期限 履行方式 违约金 纠纷的处理等均应一一审查 二 合同的整理有些合同其文本并不是单一的一张纸 而是由合同双方当事人之间往来协商的函电等构成 合同管理员应在对合同审核的基础上 进一步对合同进行整理 按照合同的业务种类和履行期限归类存档 登记注册 开列出 合同履行的备忘录 三 合同的汇总把企业的各类合同及每份合同在整理的基础上进行综合 编制企业的采购计划 确定日常活动的日程表 四 合同的执行台账对每份合同的执行情况予以记录 以便企业决策之需 对每份合同的成本与收益也应进行核算 六 合同管理与合同履行跟踪合同跟踪是订单人员的重要职责 合同跟踪的目的是 促进合同正常执行 满足企业的物料需求 保持合理的库存水平 在实际订单操作过程中 合同 需求 库存三者之间会产生相互矛盾 突出的表现为 因各种原因合同难以执行 需求不能满足导致缺料 库存难以控制 恰当地处理供应 需求 缓冲余量之间的关系是衡量订单人员能力的关键指标 一 合同跟踪过程1 合同执行前跟踪当一个订单合同制定之后 供应商是否接受订单 是否及时签订等都是订单人员要及时了解的情况 在采购环境里 同一物料有几家供应商可供选择是十分正常的情况 独家供应的情况是很个别的 虽然每个供应商都有分配比例 但是在具体操作时还可能会遇到供应商因为各种原因绝订单的情况 由于时间的变化 供应商可能要提出改变 认证合同条款 包括价格 质量 期货等 作为订单人员应该充分与供应商进行沟通 确认可选择的供应商 如果供应商按时签返订单合同 则说明供应商的选择正确 如果供应商确实难以接受订单 千万不可勉强 可以在采购环境里另外选择其他供应商 必要时要求认证人员协助办理 与供应商正式签订过的合同要及时存档 为以后查阅作好准备 二 合同执行过程跟踪与供应商签订的合同具有法律效力 订单人员应该全力跟踪 合同确实需要变更时要征得供应商的同意 不可一意孤行 合同跟踪要把握以下事项 1 严密跟踪严密跟踪供应商准备物料的详细过程 保证订单正常进行 如果发现问题要及时反馈 需要中途变更的要立即解决 不能够在这方面耽误时间 不同种类的物料 其准备过程也不同 总体上可以分为两类 一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料 存在加工过程 周期比较长 出现问题几率大的情况