毕业论文——会计电算化核算系统的子系统划分研究.doc

会计电算化核算系统的子系统划分研究摘 要：会计电算化是会计工作的发展趋势，本文主要分析会计电算化对会计业务内部控制的影响，并提出了在会计电算化下如何加强和完善会计内部控制制度问题，以确保单位实行会计电算化后，系统能够正常、安全、有效地运行。关键词：会计核算系统；子系统；划分 随着网络技术的迅猛成长，会计所面临的环境也发生了很大的变化。会计与网络技术的有机整合不是单纯的技术问题，也不是单纯的开展自动化，而是一种思维方法的转变和管理创新，电子信息技术的发展，网络环境的不断提高，使得人们应用会计电算化软件中核算系统的要求越来越高。一、 会计电算化核算系统概述目前企业遇到很多困难如销路不畅、资金周转困难，造成这些困难的原因当然是多方面的，但现行的会计核算信息系统的缺陷也是造成这些困难的原因之一，尤其是业务部门与财务部门不能共享财务部门所提供的信息，就会造成结算拖延、应收款难以收回、坏帐损失加大、信用下降等弊端，如果要解决这些问题，就必须由管理一体化信息系统来完成。那么，什么是管理工体化信息系统呢？即实现了管理信息系统中各子系统一体化的信息系统，它是一个能够覆盖企业的全部业务，体现当代先进管理思想，采用最新信息技术，为各级管理职能部门及时提供管理上所需要信息的全面统一信息系统。一般包括供、产、销、人、财、物等子系统，通过系统集成技术，整合成一个并发操作、统一管理、数据共享的有机整体。其中每个子系统都按照本身特有的规律进行运作，完成本身特有的管理目标和任务，但同时各个子系统之间又要互相联系、互相支持、互相提供必要的管理信息。这样一来，会计信息系统成为企业一体化信息系统的一个子系统，使得管理一体化信息系统具有了核算到信息系统的完全功能。它不仅可以完成凭证录入、记帐、算帐和报帐等核算工作，而且还可以为企业各个部门进行服务。管理一体化信息系统不仅允许在使用过程中调阅其他部门的相关信息，而且增加了事前预测、事中控制的功能，这为各部门顺利完成其职能提供了保证。核算系统的主要内容包括会计对象与会计要素、会计核算的基本前提与基础、会计核算的方法以及会计循环与财务处理程序，使企业将一定时期发生的所有经济业务，依据一定的步骤和方法，加以记录、分类、汇总直至编制会计报表的会计处理过程。科学合理地选择适用于本单位的会计核算系统，对于有效地组织会计核算具有重要意义。二、会计电算化核算系统下子系统的划分（一）划分的主要原则1、合法性原则只要是指实施会计电算化，必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。还要遵循本企业的财务制度，以保证机构设置的合法性，岗位分工和人员职责的合法性，操作使用的合法性，输入、输出及内部处理的合法性，输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。2、效益性原则提高经济效益，是会计电算化的最终目的。提高经济效益，也要从两方面考虑，1是直接经济效益，即直接投入直接产出的效益；2是间接经济效益，即由于会计电算化而引起企业的现代化，产生的非直接经济效益。间接经济效益，虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。在系统实施前，应从经济效益，技术力量，管理水平，各种约束条件进行全面分析，可行性分析要围绕企业的最终经济效益来开展。一般来说，评价电算化系统的经济效益，要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量，能否准确、及时和全面地提供必须的信息，能否提高企业管理工作的效率和质量，以及决策水平等方面着眼。也就是说，要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。在系统设计过程中，也应坚持效益性原则，力求降低设计开发成本，提高会计信息系统的质量。3、系统性原则就是以包括整体观点，关联观点，发展观点，最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。要注意以下两点：(1)内部与外部相联系。会计部门作为企业管理中的一个重要部门，与其他职能部门是密切联系的，因此，实施会计电算化时，应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作，把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统，既要分清各子系统的界面，又要留好各子系统之间的接口，并在数据结构设计上做到信息共享，减少数据冗余。 (2)局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统，实施会计电算化，不可能一次全部完成各子系统，必须分阶段进行。这样，在进行部分子系统设计实施时，必须有全局的观点，考虑到与其他子系统的联接性，使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统，而不能只考虑局部的优化，以至影响整修系统的完美组合和高质量性。4、规范性原则包括系统设计的规范性，管理制度的规范性，数据信息的规范性等。这些规范性的要求，可以使系统实施避免两义性，避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差，从而避免会计电算化工作失败的可能性。5、可靠性原则可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多，主要考虑以下三个方面：(1)准确性，即输入数据及操作的准确性，在易出现错误和失误的地方，建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护，保证输入数据及操作的准确性。(2)安全性，要求有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用，数据丢失及非法改动，此外还应有系统破坏后的恢复功能等。(3)易扩充性，即整个系统在运行周期内，由于环境条件的变化，从而要求系统随之进行改变的难易程度，易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。6、易用性原则易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员，因此系统必须尽可能地方便用户，要具有友好的界面，准确简明的操作提示，简单方便的操作过程，并要求尽可能地使用会计术语，使会计人员一学既会。企业实施会计电算化的条件，会计电算化是一项复杂的系统工程，会计信息系统是一个人机系统，因此企业实施会计电算化，必须有先决条件，企业具备了这些条件，就可以很好地开展会计电算化工作。（二）划分的主要内容会计核算软件主要按不同的功能划分成若干模块，一般分为账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表核算、账务分析等功能模块。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机的连接在一起，构成完整的会计核算系统。账务处理系统是会计核算软件的核心，完成全部的记账、算账、结账工作。工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资条等。固定资产核算子系统实现固定资产卡片管理、增减变动核算、折旧的计算和分配等。存货核算子系统及时、准确的反映原材料、库存商品的采购、入库等情况。成本核算子系统实现各种费用的归集和分配，计算出产品的总成本和单位成本。销售核算子系统一般与存货中的产成品核算联系一起，实现对销售收入、费用、税金、利润的核算，生成相关明细帐。往来子系统完成各应收、应付账款的登记、冲销以及预测工作。报表子系统实现各种会计报表的定义和编制，并可进行报表分析和汇总。财务分析子系统是财务管理的重要组成部分，是利用已有的财务数据，运用各种专门的分析方法，对企业的经营成果和未来前景进行评测，提供决策依据。三、会计电算化核算系统下各子系统的相互关系从会计信息系统的总体结构上看，一般都是以账务处理系统为核心，其他各个子系统围绕账务处理系统而展开。主要有账务处理系统与工资核算系统之间的数据联系，在工资核算系统中进行工资业务处理完毕后，各项工资费用的分配，可以通过生成相应的转账凭证结转到账务处理系统中，不必手工填制相关业务的记账凭证；账务处理系统与固定资产管理系统之间的数据联系，在固定资产管理系统的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产的其他变动方式所产生的固定资产变动数据，可以通过生成相应的转账凭证传递到账务处理系统中；每月固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账凭证直接传递到账务系统中；账务处理系统与采购、库存管理系统之间的联系，材料的采购数据在该系统中处理完成之后，以转账凭证传输到账务处理系统中；企业生产所领用的材料，其业务数据经过该系统处理后，通过成本核算系统进行成本核算，最终汇集到账务处理系统中；账务处理系统与成本核算系统之间的数据联系，成本核算系统中所使用的会计科目、部门、产品项目等直接来源于账务处理系统的初始设置数据，各产品的主要成本核算数据如工资、材料、动力耗用、管理费用、制造费用等来源于账务处理系统或工资核算系统、库存系统、固定资产管理系统等职能子系统的业务数据；成本核算的处理结果以转账凭证的方式传输到账务处理系统中；账务处理系统与销售核算系统之间的数据联系 ，销售核算系统的基础数据如会计科目、部门、往来单位、产品项目等与账务处理系统共享。销售核算系统中的一些业务处理数据，如销售产品的数据来源于库存系统中的产成品数据，其处理产生的销售数据、应收账款数据以转账凭证的方式输出到账务处理系统中；报表编制系统与各核算子系统的数据联系，为实现报表编制系统的职能，系统的开发者需要定义报表的取数函数与取数公式，这些函数、公式与各子系统的数据相关联。报表编制系统的数据来源是会计信息系统中各子系统的现实业务数据。 可见，一个完整的企业会计软件分解成若干个子系统，他们之间相互作用、相互依赖，通过控制联系和数据传递紧密联系起来。四、今后会计电算化核算系统发展趋势（一）向开发管理一体化信息系统方向发展在开发管理一体化信息系统时，首先要分析其数据来源，一般可分为三类；第一类来自凭证资料，为分析计算提供原始数据，第二类来自帐簿中的数据，第三类是财务部门之外的数据，前两类是财务会计处理的主要内容，在核算型的会计信息系统中可直接产生数据，而第三类数据来源复杂，与企业管理的各个方面密不可分，这使开发管理型财务软件的难度远远大于核算型财务软件。为获取这类数据，可采取以下几种不同方式：第一种是在其他业务部门拥有自己独立的计算机信息系统的情况下，解决好会计信息系统与其他系统的接口问题，实现不同系统间的数据传递。第二种是对企业管理信息系统进行全面规划和整体设计，系统高度集成、数据完全共享，建成一个集业务管理、生产管理、会计核算和财务管理于一体的管理一体化信息系统，财务只是系统的一个有机组成部分。第三种是在原有财务核算软件的基础上，向其他业务部门扩展。 上述三种方式中，第一种方式要将原先各自独立开发的各个系统组合在一起，往往因接口过于复杂，在许多情况下比重新规划难度更大，一般很少采用这种方式。第二种和第三种方式的实质都是将会计核算信息系统全面提升为企业管理一体化信息系统，它不仅实现了财务会计与管组会计的功能，而且集成了企业各个业务部门的管理功能。 从理论上讲，第二种方式最理想也是发达国家普遍采用的，但在是否符合我国国情这一点上值得考虑。国外的管理一体化软件一般由财务系统、配销系统、生产制造系统和决策支持系统等构成，相对于国外软件这种以业务为中心的模式，我国开发商大都认为“财务是管理的中心”，这是与我国现阶段企业管理水平和计算机应用水平相联系的。国内财务软件一般由帐务处理、工资管理、固定资产与折旧管理、采购管理、存货管理、成本管理等系统组成，其范围起出了国外的财务软件，包含了业务系统中关于资金的核算，尚不具备真正的管理功能。我国的会计信息系统与其他管理系统相对独立，作为一个专门的系统发展，其普及和应用程度大大超过了其他管理软件。近年来，我国的管理一体化信息系统发展明显加快，有些企业按上述国外模式进行开发，结果是失败的多成功的少。究其原因，主要是企业的管理水平太低，应用计算机管理的意识不强。而另有一些企业从财务部门起步，分级分步实施，从单一部门应用逐步向生产管理。物资管理、人事管理等部门扩展取得了较好的效果。实践证明这是在企业管理模式不够规范、资金比较紧张、人员素质不够高的情况下，发展管理一体化的一条现实可行的道路。因为管理一体化信息系统中的任何一个子系统都不可能像财务系统那样，占有整个企业70左右的经济信息量、从资金的实物形态（产量、质量、物资、耗费等）到价值形态（利润成本收入）全面综合地反映了企业的概貌、严密地（数据之间有对应关系，报表之间有勾稽关系）、系统地（编码顺序系统、时间顺序系统、业务分类系统）记录企业的经营状况，而且财务部门有一套严格的控制制度，在企业管理水平普遍不高的情况下，财务部门提供的数据和管理相对来说是比较规范的。这是财务部门的软件普及应用程度大大高于其他业务管理部门的根本原因。正因如此，许多企业将计算机应用于管理是从财务部门开始的，在取得一定成效，积累一定经验后，企业很自然地要求与财务部门相关的其他部门运用计算机管理，从而实现整个企业的信息共享。对我国广大中小企业而言，目前还是采用第三种方式即在原有财务软件基础上向其他业务部门扩展的方式较为可靠。分系统、分阶段开发，一次性投资不会太大，完成每一阶段都能很快见到成效，这样既增强了使用者的信心，又积累了经验，使系统开发和应用水平不断提高。以财务管理为核心扩展的每一个子系统都必须保证与财务系统的联接和数据共享，避免出现子系统之间相互孤立的局面。其不足之处是系统间的联系可能不够紧密，信息流程不够合理，因为较多考虑适应企业现有管理水平，未能充分考虑利用先进的管理模式和管理方法。所以。对那些管理水平高，计算机应用基础好，技术力量雄厚的大企业而言，可以采用第二种方式，建立以业务为中心的管理一体化信息系统，更好地为提高经济效益和支持决策服务。（二）基于企业MIS的会计信息系统发展 管理信息系统（MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。其发展理念是：一方面财务信息系统包括了会计和财务两部分，会计主要的任务是记帐，使资金的运作不发生差错，财务则更多关心如何运作好资金，使其产生效益。会计系统最成熟、最固定的部分是记帐，这部分几乎已经定型，各种企业几乎相同。目前会计主要涉及的是历史数据，根据这些可以产生一些综合数据报表如损益表和资产负债表。但现代的会计已开始向财务延伸，涉及未来的数据，如获利能力计算，责任会计等。尽管当代会计系统已经相当成熟，但随着信息技术的发展和随着经济全球化，会计制度和会计信息系统仍会不断变化。会计信息系统只是财务信息系统的一部分，财务的总目标是最好的利用资金和剩余资金的最优投资。另一方面财务信息系统输入子系统中的内部审计子系统实际上也是会计功能。审计包括财务审计和运营审计。财务审计主要看公司的财务记录是否正确，帐、钱是否一致。调运营审计是审计财务手续是否完备。输出子系统是财务系统的主要系统、它们能帮助公司进行财务决策。资金管理子系统可以说是财务系统的最重要的子系统，它通过现金流分析，按照现金流人大于现金流出的标准进行调节以确保全年现金净流量的稳定。资金和证券管理也是财务管理的重要内容，用计算机模拟寻求最佳的资金来源，并处理多余资金的投资问题，确定合理的证券组合、投资组合等。财务控制子系统