word教程.ppt

太原铁路机械学校 本教程以初学者为对象 以基本内容为基础 着重操作技能 深入浅出 循序渐进 使学员能在最短的时间内掌握Word的基本功能和基本操作方法 解决实际问题 Word教程 一 WORD界面工作界面由两个窗口组成 一是应用程序窗口 二是文档窗口 一 应用程序窗口由标题栏 菜单栏 工具栏 又分为常用工具档和格式工具栏 工作区和状态栏组成 其中工具栏可自行设置 二 文档窗口有5种显示方式 普通视图 页面视图 大纲视图 联机版视图 全屏显示 切换方法 1 在 视图 菜单中选择2 窗口左下角的 视图选择 按钮 Word2000与word97稍不同 一 只提供两个窗口融合的显示形式 二 常用工具栏和格式工具栏都显示在同一行上 但有折叠按钮 两者用法相同 只是功能略有增减 二 创建新文档 一 创建空文档1 启动WORD后 系统自动在文档窗口打开一个新文档 2 在 工具 栏中 单击 新建空白文档 按钮 3 在 文件 菜单中选择 新建 但系统会要求用户选择相应模板 一般使用默认格式 二 输入内容1 选择光标位置 插入点 2 输入法选择 在状态栏右下角 切换方式 a用鼠标b用键盘 CTRL SHIFT 3 输入内容注意 系统会自动换行 若敲回车键 则为换段 三 保存当前文档在退出WORD时 系统将自动保存文档 但对于一个新文档 将要求用户给出路径和文件名 一 随时保存目的 在编辑过程中 防止意外丢失 可以不退出WORD 1 工 工具 菜单的 选项 中 设置自动保存间隔 2 点击常任工具栏中的 保存 按钮 新文档必须给出路径和文件名 3 文件 菜单中的 保存 选项 4 快捷键 CTRL S 二 另存为可以将当前文档文件改名 或者改变存放位置 另存为一个新文档文件 方法 打开 文件 菜单 单击 另存为 选项 系统将弹出一个对话框 选择路径和文件名即可 也可为新文件建立一个新的文件夹 注意 不要随意存放 否则将造成文件管理混乱 四 打开已有文档主要是为了修改已保存的文档文件 一 在启动时打开文件1 用资源管理器2 用 文档 选项3 用 我的电脑 二 在WORD窗口中打开文件可以单击工具栏上的 打开 按钮 或者在 文件 菜单中单击 打开 选项 对于最近编辑过的文档 可用更简单的方法打开 只要打开 文件 菜单 会发现底部显示着若干个最近曾打开过的文件 单击其中所需要的文件名即可 三 搜寻打开文件如果忘了文件的存储位置或文件名 可用搜索查询方式 1 按文件名搜索 打开查找对话框 在定义多重条件框中 确定属性为文件名 条件为包含 在取值框中输入文件名 单击添至列表按钮 打开查找范围下拉框 将搜寻子文件夹复选框选定 单击开始查找按钮 此时可看见查找结果显示在窗口 打开该文件即可编辑 2 按部分信息搜索如果仅仅知道文件中的某一个字或词 也可搜索到该文件 打开查找对话框 在定义多重条件框中 确定属性为文本或属性 条件为包含词组 在取值框中输入所知道的那个字或词 单击添至列表按钮 打开查找范围下拉框 将搜寻子文件夹复选框选定 单击开始查找按钮 此时可看见查找结果显示在窗口 打开该文件即可编辑 可能找到的文件较多 应大致判断后打开文件 三 搜寻打开文件如果忘了文件的存储位置或文件名 可用搜索查询方式 1 按文件名搜索 打开查找对话框 在定义多重条件框中 确定属性为文件名 条件为包含 在取值框中输入文件名 单击添至列表按钮 打开查找范围下拉框 将搜寻子文件夹复选框选定 单击开始查找按钮 此时可看见查找结果显示在窗口 打开该文件即可编辑 五 对文档进行增 删 改就是插入 删除和修改等操作 这是文档编辑中最简单的操作 其对象可以是一个字符 一个词 一句话 若干行 若干段落 甚至一个文件 一 插入操作 1 插入字词 2 插入空行 3 插入文档 4 插入符号或特殊字符 5 插入日期和时间 二 删除操作 1 字词删除 将光标移到需删除的字符左边 敲 DEL 键 将光标移到需删除的字符右边 敲 BackSpace 键 2 空行删除用上述两种操作删除换行符即可 3 段落合并将光标移到上一段落的末尾 敲 DEL 键 下一段落自动与上一段落合并 三 改写操作 将窗口状态栏中改写按钮显亮 系统默认是插入状态 将光标移目标位置左边 输入新的内容 逐个覆盖光标右边的字词 六 块操作 一 块删除用鼠标将所需删除的块定义后 敲 DEL 键 工具栏中按 按钮 编辑菜单中选择清除命令 右键单击所选中块 选择剪切命令 二 块移动1 用鼠标左键拖动 选定块后 将鼠标指向该块 按住鼠标 形状变成一个带小方块的箭头 拖到目标处松开左键 2 用鼠标右键拖动 选定块后 按住鼠标右键 将鼠标拖到目标处 松开右键 弹出一个窗口 选择移动到此处位置 三 块复制方法与移动相同 只在松开左键时 左手必须按住 CTRL 键 七 撤消 重复和恢复编辑操作作 两个概念 撤消存储器 用以记录用户对编辑区实施的每一步操作 以便将来可以撤消这些操作 恢复存储器 记录用户进行的每一次撤消操作 以便以后恢复被撤消的操作 两个按钮 在工具栏上提供了两个按钮 当按钮为黑色时是可用的 撤消按钮 单击此按钮可以把用户刚做的操作撤消掉 恢复按钮 单击此按钮可以把用户刚撤消的内容恢复出来 此外 还可使用菜单栏的编辑项下拉菜单来进行撤消和恢复 八 查询与替换操作在一篇文档中 要人工查找需要修改的内容 费时费力 尤其是修改内容多处出现时 此功能提供了很好的帮助 一 查询操作 1 常规查询 打开编辑项下拉菜单 单击查找选项 出现对话窗口 在查找内容右面的下拉框中输入要查找的字或词 左键单击查找下一处 重复上一步 可继续搜索后面的信息 并给予显示 搜索到文档结束处 则提示完成搜索 若找不到相应信息 则弹出对话框 2 重复查询利用常规查询中的 可重复查找下一处指定信息 但窗口总出现在屏幕上 妨碍观察文档 因此 可在找到第一个信息后用快捷键 SHIFT F4 进行重复查询 二 替换操作前面查找的目的往往是为了修改 利用替换功能就相当方便 替换步骤 打开编辑项下拉菜单 单击替换选项 出现对话窗口 在替换内容右面的下拉框中输入要查找的字或词 在替换为的列表框中输入替换对象 左键单击查找下一处 找到后单击替换按钮 便实现替换 并自动找到下一个查找对象 重复上一步 可继续搜索后面的信息 并给予替换 搜索到文档结束处 则提示完成 如果给定了替换对象后 直接单击全部替换 系统将直接替换文档中全部搜索对象 并且不再逐一提问 九 设置字符格式字符 指英文字母 符号 汉语拼音 汉字 字符格式包括 字型 字体 字号 各种修饰 一 设置字型 字体 字号 1 简单方式 选定文档中的字符 单出格式工具栏中字体框及字号框右端箭头 打开下拉菜单 单击选定的字体 单击选定的字号 2 菜单方式 选定文档中的字符 在格式菜单中单击字体选项 打开对话框 选定相应的字体 字号等参数 单击确定按钮 二 设置字符的其他效果 1 设置下划线及颜色 1 简单方式 选定文档中的字符 单击格式工具栏中下划线按钮 在选定字符下即出现下划线 如果想选择划线类型 可以单击按钮右端箭头 在下拉列表框中选定线型 在下划线下拉列表框中前进鼠标移到下划线颜色选项上 在弹出窗口中选定颜色 可改变当前下划线的颜色 2 菜单方式 选定文档中的字符 在格式菜单中单击字体选项 打开对话框 单击下划线列表框右端箭头 选定相应的划线 单击颜色列表框右端箭头选定相应颜色 若选择无划线 可删除划线 2 设置字符边框及底纹 1 简单方式 选定文档中的字符 单击格式工具栏中边框按钮 在选定字符四周即出现边框 单击格式工具栏中底纹按钮 在选定字符上出现灰色背景 选定字符后单击相应按钮可删除边框及底纹 2 菜单方式 选定文档中的字符 在格式菜单中单击边框与底纹选项 打开对话框 单击边框页面上单击方框按钮 在应用范围框中选择文字 单击颜色框右端箭头 在下拉框中单击选定颜色 单击宽度框右端箭头 在下拉框中单击选定线粗 在线型框中选择需要的线型 确定完成 菜单方式设置底纹 方法同上 3 设置着重号 删除线 阴影 空心及阴阳文 选定文档中的字符 打开字体对话框窗口 单击着重号列表框右端箭头 在下拉列表框中选择相应的着重号 或者在效果框中选择删除线或双删除线或阴影或空心或阴文或阳文复选框 单击确定按钮实现操作 4 设置字间距 选定文档中的字符 打开字体对话框字符间距页面 在间距下拉列表框中选择加宽或紧缩 并输入磅值 单击确定 5 设置字符的升降 选定文档中需提升或降低的字符 打开字体对话框字符间距页面 在位置下拉列表框中选择提升或降低 并输入磅值 单击确定 6 设置字符的上标 下标在公式中常常需要使用上 下标 普通文章有时也会用到上 下标 输入公式或有关内容 选定需要定为上标或下标的字符 在字体对话框中选择上标或下标 单击确定 7 设置字符的缩放 选定文档中的字符 单击格式工具栏中的字体缩放按钮右端箭头 在下拉列表框中选定比例数 也可以单击格式菜单中字体选项 打开字符间距页面 在缩放比例框中选择相应的比例 单击确定 8 设置小型大写字母或全部大写字母只对英文字母有效 不会影响非英文字母 小型大写字母的作用是将选定全部小写字母变为小号大写字母 选定内容 单击格式菜单中字体选项 打开对话框 根据需要 选择小型大写字母或全部大写字母复选框 单击确定 十 设置段落格式 一 设置段落缩进1 利用水平标尺2 利用工具栏3 利用菜单4 首字下沉 二 在页面上对齐文档1 水平对齐利用工具栏上的居中按钮 右齐按钮 两端对齐按钮和分散对齐按钮 也可以打开段落对话窗口的缩进和间距页面 在对齐方式下拉框中设置 2 垂直对齐很少使用 只能在菜单方式中操作 在文件菜单中单击页面设置选项 打开对话框 选择版式 在垂直对齐方式下拉框中选择一种对齐方式 三 设置段落间距和行间距段落间距 自然段之间的距离叫行间距 又分为段前间距和段后间距 默认为0 行间距 两行之间的距离叫行间距 默认为单倍行距 实际为12磅 相当于宋体5号字 步骤 选定段落或全文 在格式菜单中单击段落选项 打开对话框 在行距下拉列表框中选择行距类型 设定具体磅数 在间距框中设定段落前后的距离 单击确定 四 设置项目符号和编号1 利用工具栏设置录入时在格式工具栏中有两个按钮 一是编号按钮 另一是项目符号按钮 单击按钮将会在光标处产生编号 录入中回车换行时 会自动在下一行开始处产生连续的编号 再次单击该按钮取消编号 编辑时选定内容后单击工具栏中的编号按钮或项目符号按钮 2 利用对话框设置如果想选择编号形式 或建立多级项目 上述方法则不行 可利用对话框来设置 以补充其不足 在格式菜单中单击项目符号和编号 打开对话框 有七种符号形式可供选择 单击一种后再按确定按钮 如果选择了无 并单击确定按钮 则可删除原设的项目符号 五 设置段落边框和底纹其作用和方法同设置字符边框底纹相似 1 设置边框使用工具栏使用工具栏简捷快速 但样式较单一 在常用工具栏中单击表格和边框按钮 或通过视图菜单的工具栏子菜单选定表格和边框 弹出窗口 进行选择设置 使用对话框在格式菜单中单击边框和底纹选项 弹出对话框 在设置区选择边框 在线型区选择选择不同的线型 在颜色区设置边框线的颜色 在宽度区确定框线的粗细 2 设置底纹使用工具栏在常用工具栏中单击表格和边框按钮 弹出颜色对话框 选定相应颜色底纹 使用对话框选定文档内容后 在格式菜单中单击边框和底纹选项 弹出对话框 并选择底纹页面 在填充区可选定区域底纹的背景颜色 在图案区可以先选择底纹图案的式样 再选择底纹的颜色 在应用范围下拉框中选择针对文字还是针对段落 六 设置分栏文档内容在版面上分成若干列 这在排版上称作分栏 选定段落 在格式菜单中单击分栏选项 弹出对话框 在预设框中选定分栏数 在宽度和间距框中出现默认的栏宽和栏间距 可修改其参数 单击确定按钮 实现分栏 如果选择不等宽分栏 则先撤消栏宽相等复选框 再修改各栏参数 如果要在栏间划出分栏线 则在对话框中选择分隔线 如果要撤消分栏 可以先选择相应文档内容 打开分栏对话窗口 选择一栏按钮 单击确定按钮 十一 页面设置和文档打印 一 插入页码及设置分隔符1 插入页码 在插入菜单中单击页码命令 弹出对话框 单击位置列表框右端箭头 选择页码位置 单击对齐方式列表框右端箭头 选择页码在行中的对齐方式 用复选框确定是否在首页显示页码 单击确定按钮 2 插入分页符系统会自动将文档分页 但如需强行换页时 可使用此方法 将光标移到需要分页的字符处 在插入菜单中单击分隔符命令 弹出对话框 选择分页符 单击确定按钮 二 页面设置 1 设置纸张的类型和尺寸在文件菜单中单击页面设置选项 打开对话框 先单击纸型页面 选定纸型 可打开下拉菜单进行选择 默认是A4型纸 如果不能满足需要 还可以选择自定义大小 进行设定 2 设置每页行数 每行字数及正文排列对于每一种固定的纸型 其行数 每行字数及行间距 字间距是有一定默认值的 但如果有必要 用户可另行设定 在文件菜单中单击页面设置选项 打开对话框 单击文档网格页面 默认只指定行网格 此时可改变行数和行间距 若选定指定行网格和字符网格可同时修改每页行数和每行字数 以及行间距和字间距 文字排列可控制文字是横排还是竖排 3 设置页边距纸张的版心到纸边的距离叫页边距 也叫页边空白 分别叫做上边距 下边距 左边距 右边距 一般来说 一种纸型选定之后 系统默认的页边距就是比较理想的设置 如果需要修改 有两种方法 在页面设置对话框中选择页边距页面 对其中的边距进行设置 参数选定后单击确定按钮结束 利用编辑屏幕中页面视图的水平标尺及垂直标尺可以快速改变页边距 只要用鼠标左键拖动左页边距 右页边距或上页边距 下页边距 就可以改变版心在纸张的位置和大小 但这种方法不够精确 如果上下或左右边距对称放大 缩小 则可以改变版心在纸张上的位置 否则就是改变版心大小 三 打印文档 1 在屏幕上预览打印效果打开预览窗口可按两种方法打开预览窗口打开文件菜单执行打印预览 在常用工具栏中左键单击打印预览按钮 调整预览格式在预览窗口中 可以根据需要用按钮放大或缩小显示比例 也可设置单页显示或多页显示 还可以从该窗口直接打印 结束预览时 可单击关闭按钮返回编辑屏幕 2 设置打印参数主要包括 打印内容 打印份数 打印范围等在文件菜单中执行打印命令 或者在常用工具栏中用鼠标左键单击打印按钮 弹出打印窗口 在打印机选择区中将显示出已设好的默认打印机名称 在页面范围选择区中选定全部打印还是只打印当前一页 或者指定的若干页 在副本选择区中 先选择要打印的份数 再用逐份打印选择框决定多份打印时 是顺序打印完一份再打第二份 还是先打印各份的第一页 再打印各份的第二页 第三页等等 设置完毕后 单击确定按钮 便可打印输出 十二 在文档中使用表格 一 创建表格1 用工具栏插入表格按钮在常用工具栏上用鼠标左键单击插入表格按钮便弹出一个小窗口 用鼠标沿横竖方向移动 变黑的就是选定的网格 选定后单击鼠标左键 即出现所需的表格 也可在小窗口中按着鼠标左键拖动 选定后放开左键 同样产生表格 2 用表格菜单选项在菜单栏的表格项下拉菜单中选择插入 在弹出的子菜单中单击表格命令 屏幕上弹出插入表格对话框 根据需要键入列数 行数 单击确定按钮 完成表格 3 手工画表格有三种方法启动该功能 在常用工具栏中左键单击表格和边框按钮 在菜单栏表格项下拉菜单中单击绘制表格命令 在菜单栏视图下拉菜单中将鼠标移到工具栏项上 并在下级菜单中选定表格和边框复选框 二 在表格中输入字符 1 选择插入点表格中每一个格叫做表格单元 要在表格中输入数据 首先要将光标移到相应的表格单元中 也就是确定输入的插入点 最简单的方法是直接将鼠标左键单击目标单元的相应位置 也可用键盘来实现 2 数据输入光标在单元格内后 就可以输入内容 当内容较多时 会自动换行 并加高行的高度 输入过程中随时可用退格键和删除键删除错误的输入 用插入方式在输入信息中插入其他内容 3 插入图形可以在表格中插入图形 系统会自动控制表格的大小以适应图形 用户也可自行调整其大小 4 表格中数据的对齐水平对齐先选定操作对象 再单击工具栏中的按钮进行右齐 两端对齐 居中 分散对齐等 或在格式菜单中单击段落选项 在对话框中选择缩进和间距页面 单击对齐方式下拉框右端箭头 在列表框中选择 垂直对齐先选定操作对象 再打开表格与边框工具栏 进行操作 三 对表格进行编辑整理 1 表格的选定首先要选定表格操作对象 可以是整个表格 若干行 或若干列 有以下几种方式 用鼠标选择将鼠标移到单元格左外框线上 单击左键 可选定该单元格 将鼠标移到单元行左外框线上 单击左键 可选定该单元行 将鼠标移到表格顶外框线上 单击左键 可选定该表格列 拖动左键可选多列 将鼠标移到某单元格中 拖动左键 可选定多个单元格 用键盘选择 用菜单项选择移光标至表格中 打开表格菜单 单击选定行 选定列或选定表格 2 调整表格列宽 列间距 行高度 修改列宽和列间距拖动水平标尺上的列标记 若同时按 ALT 键 则可显示出各列宽数值 拖动表格竖线 用对话框参数指定 调整表格行高度拖动垂直标尺上的行标记 若同时按 ALT 键 则可显示出各行高数值 拖动表格横线 用对话框参数指定 自动调整在表格菜单中单击平均分布各行或平均分布各列选项 在表格上方单击鼠标右键 出现快捷菜单 可平均分布各列或各行 在表与边框工具栏中也可以选用此功能 3 插入或删除行 列或单元格插入空行 在表格下面追加空行将光标移到表格最后一行外 敲回车键 可在表格下产生一个空行 光标移到表格最后一行最后一个单元中 敲 Tab 键 表格下产生一空行 光标移到表格下面一行行首 在表格菜单中单击插入行选项 也可插行 在表格中间插入空行在表格上选定若干行 在表格菜单中单击插入行选项 将在选定位置插入若干行 选几行就会插入几行 光标移到某单元 在表格菜单中单击插入行选项 也可插行 先选定若干上下连续单元 再在表格菜单中单击插入单元格 弹出对话框 选择整行插入 选几行就会插入几行 插入空列选定表格右端换行符列 可看到一列小方块组成的表格行末标记 单击工具栏插入列按钮 或在表格菜单中单击插入列 在表格右端插入一空列 选定表格右端某行结束符 在表格菜单中单击插入单元格选项 出现对话框 选择整列插入 插入空单元格 在表格中选定某个单元格 在表格菜单中单击插入单元格选项 在对话框中选择左侧单元格右移 确定后 将在选定单元位置插入一个空单元格 原单元格会右移 若选择活动单元格下移 确定后 将在选定单元位置插入一个空单元格 原单元格会下移 如果选定的单元格是多个 那么插入的单元格会和选定的一样多 删除表格行选定要删除的行 单击工具栏中剪切按钮 或敲 CTRL X 键 选定要删除的行 在表格菜单中单击删除行选项 选定要删除的行 敲 BackSpace 键删除 选定要删除的行中的单元 在表格菜单中单击删除单元格选项弹出对话框 选择整行删除 注意 在选定待删除行时 如果不是选定换行符 那么删除的仅仅是行中的数据 删除表格列选定要删除的列 单击工具栏中剪切按钮 或敲 CTRL X 键 选定要删除的列 在表格菜单中单击删除行选项 选定要删除的列 敲 BackSpace 键删除 选定要删除的列中的单元 在表格菜单中单击删除单元格选项弹出对话框 选择整列删除 删除表格单元格选定要删除的单元格 在表格菜单中单击删除单元格选项 在对话框中选择右侧单元格左移 或下方单元格上移 左移后后方表格会出现空缺 上移后表格完整 只是下方内容上移 4 移动和复制表格表格行的移动和复制选定要移动或复制的行 用剪切 或复制 按钮或快捷键 CTRL X 或 CTRL C 将对象剪切 或复制 将鼠标移到目标行左端单元中 单击粘贴按键或 CTRL V 用鼠标左键直接拖动来移行 或按着 CTRL 键拖动实现复制是最简单的 表格行的移动和复制表格列的移动和复制 方法同上 四 将表格拆分或合并 1 拆分单元格一个单元格可拆成几行或几列 利用手工画表功能将光标移到指定的单元格中 打开表格与边框工具栏 用笔形鼠标指针拖动绘制新表格线 实现对该单元格的拆分 利用菜单实现将光标移到指定的单元格中 在表格菜单中单击拆分单元格选项 打开对话框 选择列数和行数 以决定是纵向分还是横向分 分成几格 3 单元格的合并可以将表格中上下或左右相邻的若干个单元格合并成一个单元格 直接利用表格与边框工具栏中的擦除按钮删除某些表格线实现合并 选定要合并的单元格 在表格菜单上单击合并单元格选项 4 表格的合并用 Del 键或者用剪切按钮 或用快捷键 Ctrl X 删除上下两个表格之间的段落符 回车换行 两个表格就合二而一了 2 拆分表格所谓拆分表格 就是将一个表格分成上下两个表格 将光标移动拆分行上 在表格菜单中单击拆分表格选项 操作完成 五 对表格进行修饰1 为表格添加边框和底纹利用工具栏如果对象是表格或若干单元格 应当先选定 若是一个单元格 可将光标移到该单元格中 单击工具栏中表格与边框按钮 或在表格菜单中单击绘制表格选项 打开工具栏 单击线形框右端箭头 打开线形下拉框 选择一种线形单击线条粗细框右端箭头 打开下拉列表框 选择粗细的磅值 单击边框颜色按钮 会弹出颜色对话框 选定颜色 若颜色不够 可单击其他颜色按钮 再选择 设置底纹 可在表格与边框工具栏中单击底纹按钮 选定底纹颜色 利用菜单利用菜单会使边框和底纹更加精确 样式更加丰富 如果对象是表格或若干单元格 应当先选定 若是一个单元格 可将光标移到该单元格中 在格式菜单中单击边框和底纹选项 打开对话框 在设置区及预览区选择边框形式 在线形区选择线形 在颜色下拉列表框中选择边框的颜色 在宽度下拉列表框中选择线条的磅值 最后单击确定按钮结束设置 如果选定底纹页面 操作方法同上 六 文档中文本与表格的相互转换 1 将表格转换成文本 选定整个表格 或若干行 不能是若干列 在表格菜单中单击将表格转换成文字选项 弹出对话框 选择分隔符 单击确定按钮 2 将文本转换成表格转换前 文本中必须有分隔符 简单转换 选定全文 单击工具栏中的插入表格按钮 选择转换将一段较复杂的文本转换为表格 先要作一些准备工作 主要是在适当位置插入某种分隔符 选定文本内容 在表格菜单中单击将文本转换成表格 打开对话框 选择适当的参数 确定完成 七 为表格编号 排序及计算 1 为单元格填充序号一般方法 在表格中选定要填充序号的行 在格式菜单中单击项目符号和编号选项 打开对话框 在编号页面上选择自己需要的一种编号形式 单击确定按钮完成编号 使用工具栏 这种方法简单 但不能选择编号的形式 在表格中选定要填充序列号的行或列 单击工具栏中的编号按钮 实现序号填充 2 表格中数据的排序用表格和边框排序打开表格和边框工具栏 将光标移到欲排序的列中 用鼠标左键单击表格和边框