access课件第一部分.ppt

Access数据库王晓波Tel mail wxb Access数据库 第一章Access概述第二章创建数据库第三章设计Access表第四章处理Access表的数据第五章排序 查找数据第六章创建选择查询对象第七章熟悉和使用操作查询对象第八章报表 第一章Access概述 Access的对象Access的启动Access的界面组成 1 1数据库与Access Access是一种关系型数据库管理系统 可表示一对一 一对多和多对多的联系 2 在关系型数据库中 数据元素是最基本的数据单元 可以将若干个数据元素组成数据元组 若干个相同的数据元组组成一个数据表 即关系 而所有相互关联的数据表则可以组成一个数据库 Access关系型数据库基本概念 1 数据元素数据元素存放于字段中 一个数据表中的每一个字段均具有一个惟一的名字 称为字段名 一个字段也就是数据表中的一列 字段的基本属性有 字段名称 数据类型 字段大小等等 2 数据元组在Access中 数据元组称为记录 一个数据表中的每一个记录均具有一个惟一的编号 称为记录号 一个记录也就是数据表中的一行 3 数据表具有相同字段的所有记录的集合称为数据表 一个数据库中的每一个数据表均具有一个惟一的名字 称为数据表名 4 数据库将相关数据表的集合称为一个数据库 一个Access数据库不仅仅是数据表的集合 还包括查询 窗体 数据页 宏以及模块等 Access数据库结构示意图 1 2启动并进入Access Access的安装Access的启动有三种方法 任务栏上 开始 程序 MicrosoftAccess 在 资源管理器 应用程序中 双击任意一个 mdb为后缀的Access数据库文件任务栏上 开始 文档 选择要打开的数据库文件 3 Access界面组成 1 2Access对象 表对象 表对用于存储有关特定实体的数据集合 特定实体的数据集合可以这样理解 如在商品进销存管理信息系统中 商品的库存数据集合就可以设置成为 商品库存 这样一个特定实体的数据集合 而商品的销售数据集合则可以设置成为 商品销售 这样一个特定实体的数据集合 对每个实体分别创建各自的表对象 意味着每种数据只需存储一次 这将提高数据库的效率 并且减少数据输入错误 表对象以行 列格式组织数据 表中一行称为一条记录 一列称为一个字段 可见 创建表对象是应用Access建立信息系统工作中创建数据库对象后的第二步 查询对象 利用查询可以通过不同的方法来查看 更改以及分析数据 也可以将查询作为窗体和报表的记录源 最常见的查询对象类型是选择查询 选择查询将按照指定的准则 从一个或多个表对象中获取数据 并按照所需的排列次序显示 可见 查询对象的功能是提供数据库操作人员与数据库表中数据的交互界面 查询对象的运行形式与表对象的运行形式几乎完全相同 但它只是表对象中数据的某种抽取与显示 本身并不包含任何数据 切记 查询对象必须基于表对象建立 窗体对象 窗体对象主要用于提供数据库的操作界面 窗体对象的构成包括五个节 窗体页眉节 页面页眉节 主体节 页面页脚节及窗体页脚节 1 提示型窗体显示一些文字及图片等信息 没有实际性数据 也基本没有什么功能 主要用于信息系统的主界面 2 控制型窗体设置相应菜单和一些命令按钮 用以完成各种控制功能 3 数据型窗体用于实现用户对数据库中相关数据的操作界面 是信息系统中使用最多的窗体 页对象 Access的页对象也称为数据访问页 是特殊的Web页 在信息系统中设计数据访问页是为了使用户能够查看和操作来自Internet或Intranet的数据 而这些数据是保存在MicrosoftAccess2003数据库中的 数据访问页是直接与数据库连接的 当用户在MicrosoftInternetExplorer中显示数据访问页时 正在查看的是该页的副本 报表对象 报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式 Access提供报表对象 使得用户可以控制报表上每个对象 也称为报表控件 的大小和外观 并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出 报表中大多数信息来自基础的表 查询或SQL语句 它们是报表数据的来源 宏对象 Access的宏对象是Access数据库对象中的一个基本对象 宏的意思是指一个或多个操作的集合 其中每个操作实现特定的功能 例如打开某个窗体或打印某个报表 宏可以使某些普通的 需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动地完成 而这条指令就称之为宏 宏可以是包含一个操作序列的一个宏 也可以是若干个宏的集合所组成的宏组 一个宏或宏组的执行与否还可以使用一个条件表达式来进行控制 即可以通过给定的条件来决定在哪些情况下运行宏 模块对象 模块是由声明 语句和过程组成的集合 它们作为一个已命名的单元存储在一起 对MicrosoftVisualBasic代码进行组织 MicrosoftAccess有两种类型的模块 标准模块和类模块 类模块属于一种与某一特定窗体或报表相关联的过程集合 这些过程均被命名为事件过程 作为窗体或报表处理某些事件的方法 即 类模块中的过程用于响应窗体或报表上的事件 标准模块包含与任何其他对象都无关的常规过程 以及可以从数据库任何位置运行的经常使用的过程 标准模块和与某个特定对象相关的类模块的主要区别在于其范围和生命周期 在没有相关对象的类模块中 声明或存在的任何变量或常量的值都仅在该代码运行时有效 即仅在该对象中是可用的 第二章创建数据库 创建数据库的方法打开数据库查看数据库操作数据库设置数据库密码 2 1创建数据库 一个Access数据库对象将以磁盘文件的形式存在 其文件扩展名为 MDB 数据库创建方法有两种 创建一个空数据库 然后再添加表 窗体 查询 报表等对象用数据库向导 在创建是可以为所选的数据库类型创建所需的表 窗体 报表等 例2 1 创建空数据库的步骤 1 启动MicrosoftAccess对话框显示 选择 空数据库 然后单击 确定 按钮 2 在弹出的 文件新建数据库 对话框 选择数据库存放的位置 输入数据库的名称如输入名为 职工 最后单击 创建 按钮 3 进入MicrosoftAccess数据库窗口 此时数据库中无任何内容 需要逐项将Access对象加入其中 创建空数据库 使用数据库向导创建数据库 Access为用户提供了多种数据库向导 使用数据库向导可以方便地完成数据库的创建工作 例2 2 通过模板 订单入口 向导创建数据库 具体步骤如下 见实例 2 2打开数据库 打开数据库有多种方式 打开多用户 对象是可读可写的以只读方式以独占方式以独占只读方式 2 3查看数据库 用数据库窗口查看数据库对象改变数据库对象的外观和属性更改数据库对象外观 大图标 小图标 列表 更改数据库对象的属性 隐藏 显现 压缩 修复数据库 2 4设置数据库密码 主要步骤如下 关闭数据库为数据库复制一个备份并存储在安全的地方以独占方式打开数据库选择菜单栏 工具 安全 设置数据库密码 命令 2 4操作数据库文件 重命名数据库文件复制 移动数据库文件删除数据库文件 第三章设计Access表 创建表对象修改表结构删除 重命名 复制表对象表的关系 3 1数据表 创建完成一个空的数据库对象之后 就应在该数据库中创建表对象了 表是数据库中最基本的对象 是数据库中所有数据的载体 换句话说 数据库中的数据都是存储在表中 并在表中接受各种操作与维护 数据库中其他对象的操作都是基于表对象进行的 因此有关表对象的操作是Access2002应用中的最基本的内容 Access表对象可以看作是由两部分构成 表对象的结构和表对象的数据 这是学习Access时必须明确的两个基本概念 表的两个视图 数据表视图显示表对象的各记录值 可浏览 编辑纪录值 也可删除 添加字段表设计视图显示表对象的结构 没有表的数据内容 两种视图之间的切换 在数据库窗口 选中一张表 单击 打开 按钮或双击该表名 进入数据表视图 单击 设计 按钮 进入表设计视图在数据表视图或表设计视图中 单击工具栏中的第一个按钮 可实现相互转换在 新建表 对话框中 可单击相应选项进入表的两个视图 3 2创建表对象 Access提供了6种创建表 在创建数据库的同时创建表对象使用设计器来创建表使用表向导直接输入数据来建立表通过导入外部数据来创建表对象 掌握 通过使用Access生成表查询对象来创建表对象 掌握 利用设计视图创建表 数据表结构设计后 接下来就是将所设计的表在Access数据库中实现 我们可以使用Access数据库中的设计器建立表 使用设计器建立表的方法有两种 一种方法是直接使用设计器来建立符合自己需要的表 另一种方法是使用表向导来构造一个结构相近的表 然后 在设计器中进行修改 例3 1 使用设计器来创建新表 3 3字段属性的设置 前面我们只是学习如何建立一个表的结构 只是输入了表中的字段名 这一节我们重点讲解表对象的属性 主要包括 字段名称 字段类型 字段属性的设置 1 字段名称用于标识表中的一列 数据表中的一列称为一个字段 而每一个字段均具有惟一的名字 被称为字段名称 如 学生信息 表中的 学号 姓名 性别 地址 等 字段名称的长短要适当 太短 不足以标识一个字段 太长 不但不易记忆 而且也不易被引用 字段属性的设置 2 数据类型由于数据有不同的类型 因此 用于存放数据的字段也要有所不同的类型 在设计数据表时必须根据字段的内容选择相应的数据类型 Access为字段提供10种数据类型 我们可依据 学生信息表 中的字段需求来选用 给出一个具体的对象 可以选择一个合适的数据类型 数据类型 字段属性 在设计完字段的名称 字段类型之后 就可以定义字段的属性了如下图所示 不同的数据类型有不同的属性 在这里将介绍Access提供的常用属性 字段属性说明 一 字段大小确定字段长度 数值类型要从下拉菜单中选择一个值确定该字段存储数字的类型 格式用于自定义文本 数字 日期和是否类型字段的输出 显示或打印 格式 它依据使用的数据类型不同而有所不同 只影响数据的显示形式而不影响保存在数据表中的数据 各种数据类型的格式设置取值列于表3 1所示 小数位数选择 数字 型或 货币 型数据类型 可设定 小数位数 属性 影响数据的显示方式 不影响所存储数值的精度 表3 1各种数据类型的字段格式设置取值 字段属性说明 二 输入掩码使用 输入掩码 属性 可以使数据输入更容易 并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值 例如 可以为 电话号码 字段创建一个输入掩码 以便向用户显示如何准确地输入新号码 如 010 027 83956230等 通常使用 输入掩码向导 帮助完成设置该属性的工作 标题 标题 属性值将取代字段名称来在表中显示 即在显示表中数据时 表列的栏目名将是 标题 属性值 而不是 字段名称 值 默认值在新的记录被添加到表中时自动作为字段显示的 可以是与字段的数据类型相匹配的任何值 字段属性说明 三 有效性规则允许用户输入一个表达式来限定被接受进入字段的值 有效性文本可以输入一段文字 当用户输入的数据没有通过设定的有效性规则时 Access自动显示该段文字 必填字段选择 是 要求用户向该字段输入一个值 选择 否 该字段可以空着不输入内容 字段属性说明 四 索引决定是否对一个字段进行索引 通过索引可以加速查找和排序操作 如果同时设置索引和主键 显示记录是按主键所指的字段进行显示 有 有重复 字段将被索引 而且可以多记录中输入相同的值 有 无重复 字段将被索引 不可以多记录中输入相同的值 无 字段不被索引 例3 2 使用设计器来创建部门 职工表 并设置相应的属性 主键字段的设置 作为主键的字段要具备什么样的基本条件呢 1 字段中的每一个值都必须是惟一的 即不能重复 2 在数据库中具有代表性 设置主键的好处 除了其本身就具备索引的功能外 该字段也会成为默认的排序依据 也就是说 每当我们查看表的内容时 除非另外指定要排序的字段 否则Access会先以主键列的值做排序 然后才显示出来 注意 一个表中可能有多个字段都具有不可重复的特性 我们一般只会挑选其中的一个作为主键 也可以设置几个字段做主键 一个索引至多包括10个字段 通常应尽可能挑选占用空间较小者 因为这样在查找 排序时效率会高些 3 4修改表结构 字段的输入和编辑是在表的设计视图的字段编辑区进行的 1 输入字段选择字段名称栏下的某行 鼠标所在行左侧会出现一个向右的黑色箭头 表示该行为当前编辑行 此时可以输入字段 修改字段 修改数据类型等 2 插入字段当需要在原表中插入新的字段时 其操作步骤如下 1 重新打开原表的设计视图 把鼠标移到需要在某字段之前增加新字段的该字段上 使其成为当前字段 2 单击 插入 菜单中 行 命令 Access即自动下移鼠标下面的所有字段 插入一个空字段 修改表结构 3 复制字段当需要在原表中复制所需类似字段 然后再修改 其操作步骤 1 把鼠标移到需要复制的某字段上 使其成为当前字段 2 单击工具栏中的 复制 按钮 3 移动鼠标到新位置 4 单击工具栏中的 粘贴 按钮 完成复制 4 移动字段当需要在原表中调整字段顺序时 其操作步骤 1 把鼠标移到需要移动的某字段上 使其成为当前字 2 指针对准当前字段的记录指示符上 按住鼠标左键 拖动要移动的字段到新位置后 松开鼠标 5 删除字段 例3 4 修改职工表结构 3 5删除 重命名 复制表对象 删除表对象重命名表对象复制表对象 3 6创建表的关系 建立关系步骤为 打开数据库文件 单击工具栏上的 关系 按钮弹出 显示表 对话框 选 表 标签 选中要建立关系的表 按添加按钮或直接双击该表名 添加所需要建立关系的表用鼠标拖动来建立关系 编辑关系 联结类型参照完整性 定义参照完整性 实施参照完整在主表中无关联的记录不允许添加到相关表中 禁止更改主表联结字段的值造成相关表中没有与之相匹配的纪录 相关表存在相关记录时 不允许删除主表中的该记录级连删除主表记录删除 自动删除相关表中所有相关记录级连更新主表记录更改 相关表所有相关记录也自动随之更改 实施参照完整性的条件 主表中匹配字段必须是主键相关表中外部字段的值必须是主表的主键字段中已有的值两个表中相关字段必须有相同的数据类型和相同的字段大小两表必须属于同一个Access数据库 第四章处理Access表的数据 输入数据复制或移动数据修改数据删除数据 表的链接和导入 掌握 在Access中不仅可以用不同的方式创建表 它还具有访问不同系统中不同格式数据的能力 它能消化容纳目前几个知名的软件如 lFoxbaselMicrosoftFoxprolMicrosoftExcellMicrosoftExchangelHTML文档Access提供了两种方法来使用外部数据源的数据 1 将数据导入到当前数据库中的新Access表中 2 将数据库保留在其当前的位置上 以当前格式使用但不导入 称之为链接 导入和链接的比较 我们已经知道导入和链接都可以把其它格式的数据引入Access的系统中 而且操作方法都类似 但是链接方式的运行速度与效率明显比导入方式差得多 那我们为何还要选择链接方式呢 1 因为导入和链接的本质不同 导入是把整个数据 拷贝 过来 而链接只是去 使用 它 所以导入过程较慢 但操作快了 而链接则相反 它的过程快 但以后的操作较慢 2 导入过来的数据文件若有修改 并不会影响原来的旧数据库 因为它是复制后的结果 链接的数据库却会随时反映所做的修改 所以链接方式比较适合在网络上 资源共享 的环境中应用 导入方式即使是通过网络 也只是一种 数据享用 何时使用导入 何时使用链接的规则 如果目的文件太大 根本不可能导入 或者导入进来之后 硬盘就没有缓冲的空间了 这种情况下只有使用链接 如果目的文件很小 而且不会经常改变 那可以使用导入 如果内容常常变更 那么即使文件很小也应该使用链接 这样比较方便 如果数据不需要和其它用户共享 那可以使用导入 否则就应该使用链接 如果很重视操作速度 希望得到最佳的使用效率 那么应该使用导入 第五章排序 查找数据 数据排序筛选数据冻结和隐藏列查找和替换数据 5 1排序 排序是按事先给定的一个或多个字段值的内容 以特定顺序对记录集进行重新排序 排序的依据可以是字母顺序 数字大小 日期或特定条件 排序的方式有升序或降序 排序的种类 简单排序将记录按某些字段的顺序来排列 但这个顺序是统一的 即都是升序或降序 两者不能同时进行 一般在数据表 窗体 查询视图中指定简单排序 复杂排序按某些字段的顺序来排序 但顺序不统一 复杂排序一般在 查询设计 视图或在 高级筛选 排序 窗口中指定 简单排序 说明 在 数据表 设置简单排序 可以按照一个字段 也可以同时选多个相邻字段 若在 窗体 中设置简单排序 则只能按照一个字段来进行 复杂排序 用来对多个不相邻且排序