如何做好工程签证.ppt

如何做好工程签证 工程管理部主讲 郭庆2012 8 10 如何做好工程签证 建设工程项目一般投资大 建设周期长 不确定因素较多 在施工周期内材料设备价格变化较快 施工合同不可能对未来整个施工周期内可能发生的情况都作出预见和约定 施工图预算也不可能对整个施工期发生的费用都做出详尽的预测 而且在实际施工过程中 主客观条件的变化又会给整个施工过程带来许多不确定因素 因此 在整个施工过程中 都难免会发生工程签证 然而 工程签证的涉及面广 人为因素多 管理比较困难 可能引起的争议也大 直接影响工程造价的确定与控制 一 工程签证的概念及分类 1 施工过程中的工程签证 主要是指施工单位就施工图纸 设计变更所确定的工程内容以外 合同及工程量清单中未含有而施工中又实际发生费用的施工内容所办理的签证 如由于施工条件的变化或无法遇见的情况所引起工程量的变化等 签证即签认 证明的意思 2 工程签证可分为以下几类 1 工程经济签证 是指在施工过程中由于场地 环境 业主要求 合同缺陷 违约 设计变更或施工图错误等 造成业主或承包商经济损失方面的签证 经济签证涉及面广 项目繁多复杂 应严格控制签证范围和内容 把握好合同文件的规定 2 工程技术签证 主要是施工组织设计方案 技术措施的临时修改 作为业主来说 如果是承建商提出的 为了便于施工而改变的施工方案 技术措施 应该属于承建商自行承担费用 业主只签署技术签证 不会给予任何的费用补偿 3 工程工期签证 主要是在实施过程中 由业主等原因造成的延期开工 暂停开工 停工 工期延误等的签证 工期签证需公司工程管理部认可 3 与工程签证相关的几个概念设计变更 工程洽商 工作联系单等不是工程签证 发生了设计变更 工程洽商等行为不一定发生工程签证行为 一般来说 工程签证大部分是涉款的 它是仅就合同价款之外的责任事件所作的签认行为 只有在设计变更 工程指令等行为发生了合同约定之外的责任事件时 才进入工程签证程序 当进入工程签证工作程序时 设计变更 工作联系单中涉及合同价款之外的责任事件则成为签证的内容 而设计变更 工作联系单则成为签证的附件 所以 设计变更 工程联系单等是记录相关行为的凭单 是与工程签证相关的行为概念 他们本身并非工程签证 在今后的工作中请各位工程师不要以工程联系单形式下发设计变更 不要直接下发设计变更 经过设计院确认 另 没有工程管理部主任盖章认可的设计变更在签证办理及结算时一律不予认可 二 工程签证的重要意义工程签证以书面形式记录了施工现场发生的特殊费用 直接关系到业主与施工单位的切身利益 是工程结算的重要依据 特别是对一些投标报价包干的工程 结算时更是要对设计变更和现场签证进行调整 现场签证是记录现场发生情况的第一手资料 三 工程签证中常常出现的主要问题1 签证概念理解不正确 将签证与工程洽商 设计变更 索赔等混为一谈 2 未经核实随意签证 业主的项目管理人员 造价管理人员缺乏造价控制意识 对签证工作不负责任 往往不经核实随意签证 造成不必要的经济损失 我们一定要确定好施工单位的承包范围及合同清单中是否含有此单项工程再进行签证 3 签证不及时 时间是签证的基本要求之一 也是签证准确度的基础 这就要求甲乙双方就当时在工程现场实际发生事情进行准确测量 描述 办理签证手续 但是由于某些原因 会出现当时不办理 口头答应 事后靠追记补办 甚至在结算审核过程中还在补办签证手续 这样只可能导致现场发生的具体情况回忆不清 补写的签证单与实际发生的条件不符 数据不准 特别是对于那些隐蔽工程 发生时没有及时办理签证 到竣工结算时再履行补签手续 容易引起业主单位和施工单位的纠纷 4 有的发生了现场签证日期与实际不符现象 有的发生同一工程内容重复签证现象 目前采取的有效办法是办理签证即收回工程指令原件 5 不按实际工程量签证 有的施工单位为了虚增工程量 对那些因变更而减少的分项工程故意漏签 不报 而对那些隐蔽工程签证 施工单位利用其隐蔽性 多计工程量 这需要我们更加关注减项的内容 及时办理减项签证 工程师应对合同承包范围明确 对清单做法明确 对现场实际减少的工程出具工程指令以办理核减工程签证 6 签证不规范 现场签证一般需要业主 施工单位两方方共同签字 现场签证的内容也应该具体明确 便于计量 但实际操作中却存在诸多问题 签证内容也往往存在较多缺项 给工程结算工作带来一定的困难 7 盲目签证 重复签证 施工单位利用业主现场管理人员对工程方面的有关规定不了解 对投标包干的项目或者不应该签证的项目进行签证 一份工程指令可以办理多个签证 但是多个指令不可合并办理一份签证 8 设计变更签发及签证等的流程存在一些问题 比如 设计变更未经过造价人员 直接交给项目部或施工单位进行变更施工 导致结算时合约额大幅度超支 使成本管理形同虚设 大量的设计变更 以施工单位出具的洽商形式体现 9 工程部签发的工程联系单要有固定格式 仅仅以信函的形式 或口头 发给承建商要求做某些事情 也未抄送主管领导 函件也无统一编号 这点我们工程部和档案管理专责做好沟通 10 编写内容越权 工程部编写的指令内容中出现很明确的对合同范围的界定 或对综合单价的认定等 我们不可在工程指令单上直接认定价格 11 目前 有的工程师的签字环节令人担忧 签字的形式五花八门 有的签字潦草 辨认不清 有的签字评语文不对题 前后矛盾 有的签字的实质性不强 常见的签署签证的方式有 1 只签名 这种情况只能称阅过 未发表同意与否的意见 2 签名 同意 同意 二字看似简洁实则意思含糊 究竟是同意什么内容 没有讲清 严格地说 这种签证是不能作为结算依据的 3 签名 情况属实 这种情况只能说明事实的存在 并没有完全确认所列项目可以结算 或未对完成情况及数量进行明确 所以这并不是签证 至于能否增加费用或顺延工期尚要结合合同约定及其他证据材料才能综合认定 12 缺乏相应的原始资料和证据材料 计算费用的依据不足 我们现在计算费用的依据顺序是1 合同综合单价2 换算合同综合单价3 综合单价审批4 比价5 符合市场行情的合理价格 四 不可办理的工程签证1 合同或协议中规定包干支付的有关事项 2 发生施工质量事故造成的工程返修 加固 拆除工作 返修应界定好原因 如自身施工质量问题则不预签证 若由其他分项工程导致的原因要予以签证并在造成返修的施工单位工程款中全额扣除此签证费用 举例 某处墙漏水 内墙乳胶漆全被浸泡需要重新刷乳胶漆 问题原因不在于施工单位而在于屋面石材单位没有打胶而引发漏水 发现这个问题我们不仅不给予签证并在责任单位结算中全额扣除 3 组织施工不当造成的停工 窝工和降效损失 4 施工单位为施工方便等提出的施工措施的改变 5 违规操作造成的停水 停电和安全事故损失 6 工作失职造成的损失 7 施工单位由于自身原因造成工程无法计量 特别是隐蔽工程 未经过验收就进行下一步施工的 如果桩基工程不收量就浇注则不予认可 8 超过签证时效期的签证 这一条目前我们做的不够好 基本没有能按规定时间完成的 制度是施工单位在事情发生7日内上报签证单 9 以签证形式 虚报的工程内容 及工程量等 支付其他费用 10 因施工单位的责任增加的其它费用项目 五 加强工程签证管理的措施1 建立完善的管理制度 建立健全的现场签证制度和相关责任追究制度 明确规范工程管理部各专业工程师有关人员的责任 权利和义务 只有责权利明确了 才能规范各级人员在设计变更和工程签证的管理行为 提高其履行职责的积极性 2 工程签证管理人员要熟悉施工中的技术事宜 对现场情况全面了解 还应该有丰富的商务管理经验 能够较好的评估工程签证的经济价值 对于间接影响工程结算费用的工程签证也要给予足够的重视 3 每月进行签证 设计变更的汇总分析工作 形成成本变动报告 如当月完成的工程量 当月发生的签证 索赔等情况 及时汇总 发现问题 动态的控制工程成本 这个工作是我来做 4 明确签证费用的审批权限 目前的现场签证较普遍的方式是由承包商提出 经业主核定后予以签认 在合同中应约定现场代表的签证权限 对超过规定限额的签证应由更高级的主管来确认 对于签证费用的审批权限应注意以下问题 签证费用审批权限 5 尽量减少设计变更 设计变更是引起经济签证最大的源头 在建设工程实施过程中 设计图纸粗糙 材料规格档次不合设计标准 使用功能改变等原因都可导致设计变更 因此首先应严禁通过设计变更扩大建设规模 提高设计标准 增补项目内容 一般情况下不允许设计变更 除非不变更会影响项目的正常运行 其次认真对待必须发生的设计变更 对涉及费用增减的设计变更 要根据设计变更管理制度 必须要经过公司内部审批 6 签证整体完整性要求 1 一份完整的签证应包括哪些资料设计变更 工程指令 如工程暂停令 一般指要求施工单位进行合同外的工作 会导致费用的增减 采用工程指令的形式 工程指令分 设计类指令及工程类指令两类 其中设计类指令依据设计院 工程管理部 安生部出具的相关设计变更拟发 工程类指令依据其它项目现场的实际需要拟发 指令中应明确工程指令类型 明确工程的名称 部位 施工标准 施工工期 质量要求 明确隐蔽工程隐蔽前的现场鉴证要求等 工程指令 拟写时应特别注意指令内容是否属于施工单位合同内全部和部分内容或必要的施工措施或配合内容 如对于土方填挖应明确工程量必要时需附简图等 在实际操作中 一般按方量套综合单价进行计取 如果确实无法提供方量如某地方需要场平 则记录好机械型号 使用时间 使用地点并报批台班单价 工程指令 拟写完成后 主管工程师应会同项目造价人员对拟写内容进行预核价 若出现可能致使成本较大增加的情况 应报请工程管理部主任向公司领导报告经审核通过后方可实施 主管工程师将拟写完成的 工程联系单 进行统一编号 由相关人员签署 工程指令必须由工程管理部主任签发 工程指令 经工程管理部主任审阅无异议并签字后 由文员向相关施工单位登记 发放 安排传阅后存档 发放时注意需抄送涉及到该指令影响的其它施工单位 抄送工程管理部 监理 视情况抄送设计元 抄报项目主管领导 合约主管领导及总经理 工作联系单 用于甲乙双方日常工作联系 工作联系单通常都是使用在不会产生工程费用或不会直接产生严重后果的场合 比如通知承建商来开会 或者通知停水停电 提醒注意节假日的工作安排等等 工作联系单由项目经理直接签发给相关单位即可 视情况抄送相关部门 工程指令完成确认单 工程指令完成确认单的作用是对指令完成前后之状况 完成质量 是否符合规范要求等的验收单据 由施工单位进行上报 监理 甲方项目部进行签署 确认 工程签证单签证费用审批表 签证所产生的费用 内部审核程序 签证前后的图纸 图片资料 建议签证后附的照片能够有一个可对比的参照物 拍照记录 施工前与施工后的照片存档 2 签证一般情况下为一式三份 业主 监理 视情况而定 施工方各一份 如另外需要可进行复印作为副本留存 但不作为结算依据 如签署文件较复杂或其他情况 可以用一份签证作为审核流程使用 但在审核完成后 由业主统一进行复印 复印件加盖业主相关印章后下发 可以作为原件使用 与原件同等效力 否则不作为结算依据 7 在施工过程中洽商尽量不要出现 除非是一些纯技术洽商 不涉及任何费用和责任 一般施工单位提出洽商往往会有一些陷阱在里面 我司随意签署洽商后 后续会出现一些费用的补偿 或工期的补偿扯皮现象 洽商是由施工单位提出的意见 施工单位往往会对合同清单中某些赔钱或者利润低的项目提出洽商修改做法 借此重新批价 寻求利润 我们的原则是能不变更的尽量不要变更 执行合同清单做法 如果实在必须变更的需上报合约管理部批价 举例 施工单位提出更换临建木门为钢木门 施工单位所提的意见都是提高工程造价借此追求利润 我们不是要把施工单位的意见一棒打死 需要取其精华去其糟粕 在保证质量并符合规范的前提下为公司节约成本 8 承包商上报签证单当中除签字格之外的其他图文均应该用计算机打印 对于现查实测等记录性的无法机打的内容应该书写工整 有些单位签证单编号为手写 在以后的工作中要求机打 不能手写 9 签证内容应完整 具体 准确 一般应包括工程项目名称 编号 原因 类别 签认内容 工程量计算 产品规格型号 有关各方签章和签证时间等 1 工程签证单 表格的填写要求 每份签证单仅限填写一项签证事实工程名称 书写内容应该与合同名称相同 承建商 要求填写承包单位的全称 不能写简称 签证单编号 业主按顺序编号 以001开始 工程指令 在签证单上填写工程指令编号时 要与所附工程指令编号一致 指令收到日期 如实填写 以签收日期为准 完成日期 填写签证内容施工完成现场经监理及业主项目部等相关验收合格的时间 要如实填写 业主要对日期进行审核 自编签证序号 由签证填报单位填写的其内部自编序号 序号要连续 附件名称及页数 附件名称应该为全称 而且要有编号及时间 要求的附件的唯一性 签证事实详述 描述执行签证事实的依据 描述指令的类型 编号 主要内容等 描述签证的主要工作内容 完成情况及完成验收状况 要求增加的工程量及工期天数 要求填写工作内容及相对应的工程量 工作内容应与工程量清单报价当中的项目内容相关名称相符合 对于工程量要填写计算过程 对于复杂或较多的计算书可以附后 单位 数量 应与工程量清单报价表及相关定额当中的单位相符合 申报签章 承建商应加盖公章或认可的项目章 审批签章栏 由各相关单位 相关部门的人员签署 10 签证必须实事求是 必须仔细审核现场签证单并到现场认真核实 无正当理由不得拒签 对不合理的签证内容必须坚决抵制 11 在办理每一项签证前 要求项目主管工程师 或造价师 进行工程量及成本增减分析 变工程成本事后控制为事先控制 12 做好设计变更和现场签证的台账 设计变更和现场签证要一式多份 我方至少保存1份原件 最好按档案要求的份数 避免自行修改 结算时无对证 要求承包商按月统计汇总上报 超过规定上报时间而未报或漏报的设计变更和现场签证 将视作承包商自动放弃该部分工程计量及支付的权利 不予以计量支付该费用 但不免除承包商的责任 当然 这一条在合同中应事先约定 13 需要注意的是设计变更与现场签证是有严格区别的 属于设计变更范畴的应该由设计部下发通知单 发给项目部执行 所发生的费用按设计变更处理 因设计变更引起的返工与损失等用签证方式证明的 该签证费用计入设计变更项 14 工程签证的优先原则 1 能够附图 如施工图 草图 示意图 说明的尽量避免单纯的文字叙述进行签证 对于一些重大的工程现场变化 还应及时拍照或录像 以保存第一手原始资料 2 能够签事实的尽量避免直接签结果 包括直接签工程量 签证结果尽量在审批表中体现 3 能够签工程量的尽量避免直接签单价 签证单只能签定工程量 价格在审批表中体现 4 能够签单价的尽量避免直接签总价 15 工程管理部的主管工程师 造价师和主任在审核签证时应该填写以下主要内容 主要有 何时 何地 何因 即三要素 时间 地点 原因 工作内容 工程量 有数量和计算式 必要时附图 有无甲供材料 有无可以回收的材料 该签证是否涉及减项内容 签证的描述要求客观 准确 隐蔽签证最好能够有图纸依据 标明隐蔽部位 签证工作完成质量 如果隐蔽部位的工程量不能在图纸中明确 还要写明几何尺寸 16 针对目前在工程结算时大量产生的补签证 我们也可以通过设立合同条款来防范补签证的发生 比如 约定现场签证最迟要在完工后的 天 如7天 内办理好签认手续 如不按规定执行 业主代表有权拒签 业主代表也要严格遵守规定的报批程序和时间 不得无故拖欠延误 17 如设计变更和现场签证累计完成量费用金额较大时 建议另行签订补充合同 具备条件最好能够另签合同 尽量避免大额增补出现 如超过10万元的工程 18 工程签证仅证明签证事实 任何按照规定审核的签证并不绝对代表业主会给承建商经济补偿 工期顺延或其他承诺 19 签证主体是在签证单上签字的行为人 签证单上的签字人是否有权代表承发包双方签证 直接关系到该签证是否