保险财产保险股份有限公司制度管理暂行规定.doc

制度管理暂行规定制度编号 207-01-A-2011当前版本A发布时间制度控制表制度名称中国大地财产保险股份有限公司制度管理暂行规定制度编号207-01-A-2011解释部门风险控制与法律合规部保密等级无制度发布范围各分公司与各部门定稿日期2011年4月18日拟定部门风险控制与法律合规部最终审批部门总经理室其他参与拟定部门无版本A发布日期生效日期目 录第一章 总 则3第二章 制度层级效力5第三章 制度管理体系6第四章 制度制定流程9第五章 制度日常管理13第六章 其他事项15第七章 分公司制度管理16第八章 附 则17附件1.制度管理组织结构图及制度层次示意图18附件2.相关表格19附件3.制度编写说明28附件4.制度编号规则35附件5.管理类制度编写模版38附件6.操作类制度编写模版40附件7.制度制定流程图43中国大地财产保险股份有限公司制度管理暂行规定第一章 总则 第一条为推进中国大地财产保险股份有限公司（以下简称“公司”）制度体系建设，规范制度的制定、修改、废止等工作，促进制度管理工作的科学化、规范化，结合公司实际，制定本规定。 第二条本规定所称制度，是指总公司或分公司在现有管理架构内，为维护正常的工作秩序，保证经营管理活动的有效开展，根据一定权限和程序制定并以文件形式发布，要求辖内有关机构、部门和人员共同遵守的，具有指导性和约束力的办事规程或行为准则。 第三条下列各项不列入制度范畴： （一）方针、政策、战略、规划、计划、方案类的公司文件。 （二）议案、决议、决定、意见、通知（不包括通过其发布的制度）、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等形式的文书。 （三）短期性和临时性适用的专项规定。 （四）其他不具有第二条规定的属性，或不符合本规定对制度审批、发布流程要求的公司文件。 第四条总公司和分公司依照本规定制定制度。分公司以下机构的事项需要以制度规范的，统一由分公司行使制度制定权并进行统筹管理。 第五条制度管理的原则 （一）合规原则。制度及其制定、修改、废止等工作应符合国家法律法规、监管要求和公司章程的规定，并遵循本规定。 （二）科学原则。制度应从公司实际出发，讲求实用性、可行性和效率性，保持严肃性、稳定性和连续性。 （三）统一原则。制度之间应遵循效力等级的要求，应互相协调，不得彼此冲突。 第六条制度应做到结构严谨、条理清楚、文字简明、表述准确。 第七条所有制度应对外保密。未经董事会或总经理室批准，所有员工均不得向非本公司人员复制、转发、传看任何纸质或电子类型的制度文件。 监管部门、行政机关或司法机关要求公司披露或报送制度的，不受前款规定的限制。第二章 制度层级效力 第八条制度层级由高至低依次划分为：公司章程、一级制度、二级制度、三级制度、分公司制度。具体参见制度层次框架（见附件1）。其中公司章程、一级制度、二级制度、三级制度为总公司制定的制度。 （一）公司章程：是规范公司组织和行为，规定公司及其股东、董事、监事、管理层等各方权利、义务的重要文件，对公司及其全员均有约束力。公司章程作为公司的根本制度，由公司法规范，不在本规定约束范围内。 （二）一级制度：是概括规定公司治理、人力资源管理、行政管理、业务管理、财务管理、风险管理、内部控制管理、法律事务管理、合规管理、内部审计管理、精算管理、再保险管理、销售管理、客户服务管理、投资管理、监督检查管理、发展企划管理和信息技术管理等条线工作的目的、范围、职能、要求等要素内容，对该条线工作具有基础性、总体性或框架性的规范作用的基本制度。 （三）二级制度：是对一级制度已涉及或应涉及的要素内容进行展开深化，用于规范一定类别经营管理职责的专门性或单项性制度。 （四）三级制度：是对二级制度已涉及或应涉及的特定工作事项和职责进行配套设计，用于规范具体的工作岗位、运行环节、操作流程或实施程序的专门性或单项性的制度。 （五）分公司制度：是在公司制度架构之下，由分公司制定的制度。 第九条制度的效力位阶由制度层级决定，即公司章程效力高于各级制度，一级制度至三级制度效力依次递减，总公司制定的制度效力高于分公司制度。下位制度的内容不得与上位制度的内容相抵触。 第十条同一层级的制度对同一事项有不同规定的，新制定的制度效力优先。第三章 制度管理体系 第十一条公司董事会为制度管理的最高决策机构，其主要职责是： （一）审批公司制度建设年度计划。 （二）审批一级制度。 （三）审批法律法规、监管机构或公司章程要求董事会 审批的其他各级制度。 （四）指导公司制度管理体系建设，对公司制度的完整性进行评价。 第十二条公司总经理室负责制度体系的建立和日常管理工作，其主要职责是： （一）审核并组织执行公司制度建设年度计划。 （二）审批二、三级制度。 （三）组织推动公司制度的落实，组织检查公司制度执行情况。 （四）公司合规负责人对公司制度的合规性负最终责任。 第十三条公司法律合规管理部门为制度综合管理部门，其主要职责是： （一）组织各部门拟定公司制度建设年度计划。 （二）跟踪检查公司制度建设年度计划执行情况和制度的落实执行情况，并向总经理室报告。 （三）培训推广公司制度管理体系。 第十四条公司各部门为制度的拟定部门和归口管理部门，其主要职责是： （一）评估本条线制度建设情况，拟定、上报部门制度建设年度计划，并按照经批准的年度计划和本规定实施。 （二）负责所拟定制度的具体培训工作，并定期开展对其拟定并已施行的制度的评估和梳理。 （三）检查其拟定并已施行的制度的执行落实情况。 第十五条公司制度审核部门及其主要职责是： （一）相关管理部门从本条线角度对公司制度文稿的必要性、合理性及可操作性进行审核。 （二）公司内部控制管理部门从内部控制的角度对公司制度文稿所涉及的经营管理流程进行审核。 （三）公司法律合规管理部门从符合法律法规和监管规定的角度对公司制度文稿进行合规性审核。制度审核部门应将审核意见完整、准确地填入制度审批表（见附件2）中。 第十六条公司办公室为制度发布部门，其主要职责是： （一）对公司制度进行文字校对和格式调整。 （二）通过公文形式发布公司制度。 第十七条公司稽核审计部门为制度监督部门，其主要职责是： （一）通过审计、检查等方式监督公司制度建立和执行状况。 （二）向公司总经理室和制度综合管理部门反馈公司制度建立和执行状况监督意见。 第十八条公司人力资源部门为制度培训组织部门，统筹公司制度培训工作。其主要职责是： （一）统筹制定公司制度培训年度计划。 （二）组织协调制度拟定部门落实公司制度培训年度计划，组织协调开展公司新制度或公司制度更新内容的培训。 （三）向制度综合管理部门和制度拟定部门反馈员工制度培训效果。第四章 制度制定流程第一节 立项 第十九条公司制度立项工作由制度拟定部门负责。拟定部门应从公司管理实际需要出发，在听取分支机构意见和建议的基础上，对现行制度的有效性、可行性、充分性、合理性、适用性进行每年不少于一次的评估，结合本条线管理需求与年度制度评估状况，提出立、改、废的制度建设计划，填写制度建设年度计划表（见附件2）。制度建设年度计划表须经条线分管领导审批后于每年11月30日前提交总公司制度综合管理部门。 第二十条制度综合管理部门对公司各部门提交的制度建设年度计划按层级进行分类、汇总、协调，于每年年底前拟定下一年度公司制度建设年度计划，经总经理室审核后提交董事会审批。 第二十一条公司制度建设年度计划经批准后，由总经理室领导实施工作。公司制度的内容涉及两个及以上部门的，制度拟定部门由总经理室指定，其他相关部门予以协助、配合。第二节 起草 第二十二条制度的起草由制度拟定部门的主要负责人负责安排办理。 第二十三条制度内容的层次格式按从高到低位序由章、节、条、款、项、目构成，不得颠倒位序使用，其中章、条为必选项。具体撰写要求参见制度编写说明（见附件3）。 第二十四条制度在起草过程中，一旦发现拟定条文与现行制度的规定不一致，应在制度审批表中说明理由，提请现行制度的拟定部门对现行制度进行修改并在必要时给予协助。第三节 征求意见 第二十五条制度拟定部门完成制度起草工作形成制度文稿后，如涉及相关部门或分支机构内容的，应发送相关部门或分支机构征求意见，并合理确定反馈期限，相关部门或分支机构应及时进行反馈。 第二十六条起草的制度直接涉及公司员工切身利益的，应依法履行征求意见的民主程序。第四节 审核 第二十七条制度拟定部门负责将征求意见后形成的制度文稿提交相关部门进行会签。相关部门应该在3个工作日内完成会签，并在制度审批表中填写审核意见。 第二十八条制度拟定部门应当按照审核会签意见对制度文稿进行修改或反馈。确实无法按照审核会签意见修改的，制度拟定部门应在提请审批时书面列明不同意见和理由。 第二十九条相关部门会签后，法律合规部门对制度文稿进行合规性审核。第五节 审批 第三十条制度经过审核会签后，由办公室对制度进行文字校对和格式调整，将制度文稿连同制度审批表报公司合规负责人审阅签字后，报总经理室审批。属于一级制度的，经总经理室审核后，报董事会审批。第六节 发布 第三十一条制度经批准后，制度综合管理部门根据制度编号规则（见附件4）进行编号，交由制度拟定部门拟文提请发布，制度发布部门根据制度审批表注明的发布范围，以印发通知的红头文件形式发布。发布公司的一级制度，通知文须编公司发文号；发布公司的二、三级制度，通知文须编公司办公室发文号。 第三十二条制度综合管理部门负责统计所有制度的发布和废止信息并编制相关记录，定期向总经理室汇报制度发布和废止情况。制度综合管理部门每季度应在OA系统上进行制度更新，每年对有效制度进行汇总，形成制度汇编。制度汇编应以制度编号和制度层次为基础，列明制度名称及基本管理范围。第五章 制度日常管理第一节 培训 第三十三条有以下情形之一的，应进行制度培训： （一）新员工入职。 （二）员工换岗。 （三）新制度发布。 第三十四条人力资源部门统筹组织协调相关培训，制度拟定部门或分公司实施具体培训工作。 第三十五条制度发布之日起30日内，制度拟定部门应组织制度培训。制度培训应有培训记录，人力资源部应检查制度培训成果并向相关部门反馈培训效果及意见。第二节 查处 第三十六条制度拟定部门负责检查本部门和本条线制定制度的执行落实情况，发现违规情况的，按规定报送公司纪检监察部门处理。 第三十七条制度综合管理部门负责检查各级各类制度制定和执行情况，发现违规情况的，按规定报送公司纪检监察部门处理。 第三十八条稽核审计部门负责对制度的制定、执行及有效性、合规性等公司制度管理工作进行审计监督，发现违规问题时，按规定提交包括整改建议的审计报告。 第三十九条责任追究、违规处罚依照公司相关制度执行。第三节 解释 第四十条一级制度由董事会授权相关部门负责解释，二级、三级制度由制度拟定部门负责解释。第四节 反馈 第四十一条制度拟定部门应在实际工作中收集制度的有效性、合理性、科学性、操作性等相关信息，为健全和完善制度提供相关依据。 第四十二条制度综合管理部门和稽核审计部门在执行检查、监督工作时，应将所掌握的有关制度有效性、合理性、科学性、操作性等相关信息及时通知制度拟定部门，以便于其及时更新制度，保证制度的合规、科学和统一。第五节 制度修改和废止 第四十三条现行制度如存在以下情况，制度拟定部门应进行相应修改： （一）内容违反法律法规、监管要求或上位制度的规定。 （二）不符合公司经营管理的实际需要。 第四十四条进行制度修改时应填写制度变更登记表，作为修改后制度文件的附件，连同制度一起按照本规定征求意见、审核、审批、发布的流程操作。 第四十五条制度综合管理部门为修改后的制度重新编号，将制度编号中的版本号顺序变更，制度发布年号调整为当前发布年号，其他编号不变。编号完成后由制度拟定部门拟文提请发布，制度发布部门按照正常流程进行发布。 第四十六条现行制度因根本性违规或各种情况变化而明显不具有可执行性，已失去存在必要或需重新制定时，制度拟定部门应及时提出废止申请，经相关部门会签后报总经理室审批，经批准后由制度发布部门发布废止信息。 以新制度取代原制度的，新制度应标明制度生效日期和原制度废止日期。第六章 其他事项 第四十七条为适应公司经营管理的现实需要和监管要求变化，总公司可在制度建设年度计划之外，经总经理室批准后，按制度制定流程的相关规定制定制度。 第四十八条对于明显需要通过实践积累据以完善和改进的制度，可在总经理室审批通过后，以“试行”或“暂行”制度的形式发布。 第四十九条所有“试行”、“暂行”制度的试行、暂行期限原则上不应超过一年，制度拟定部门应及时妥善处理。 第五十条根据管理的需要，一级制度以“试行”或“暂行”制度的形式发布的，试行期结束后需要改为常规制度的，需报董事会审批。第七章 分公司制度管理 第五十一条为确保分公司日常经营管理、内部控制、合规管理工作的有效开展，分公司可在总公司授权范围内制定各项符合当地监管要求和自身实际需要的制度。 第五十二条分公司可参照前述各条规定制定、修改、废止及发布、汇编分公司制度，开展培训、查处等制度管理工作。 第五十三条分公司制度不得与法律法规、监管要求及总公司下发的现行制度相抵触，否则总公司有权撤销，或责成分公司修改、废止，同时可按规定追究相关责任人的责任。 第五十四条分公司制定的制度应在制度发布一个工作日前以总分传真形式向总公司制度综合管理部门和条线主管部门报备。第八章 附则 第五十五条公司党、团、纪委、工会、群众社团制定的制度不在本规定管理范围内。 第五十六条本规定由公司法律合规部门负责解释。 第五十七条本规定自印发之日起施行。 附件：1、制度管理组织结构图、制度层次示意图2、制度变更登记表、制度执行情况反馈表、制度审批表、制度建设年度计划（立项）表 3、制度编写说明 4、制度编号规则 5、管理类制度编写模版6、操作类制度编写模版7、制度制定流程图附件一制度管理组织结构图制度层次框架示意图附件二制度变更登记表制度名称制度编号解释部门建议保密等级制度发布范围定稿日期首次发布拟定部门最终审批部门其他参与拟定部门版本发布日期生效日期第一次修改拟定部门主要修改事项其他参与拟定部门最终审批部门发布日期生效日期第二次修改拟定部门主要修改事项其他参与拟定部门最终审批部门发布日期生效日期第三次修改拟定部门主要修改事项其他参与拟定部门最终审批部门发布日期生效日期废止废止原由审批部门替代制度废止日期说明：本表电子版作为制度标准附件放置于制度文本之后。制度执行情况反馈表制度名称制度编号执行中发现的问题问题解决建议反馈部门或单位填表人填报日期说明：1、本表作为各部门、分公司进行制度反馈时填写使用。2、各部门、分公司填写完成后发送至制度综合管理部门。制度审批表基本信息制度名称制度层级制度编号制度保密等级制度拟定部门撰写人负责人其他参加拟定部门或机构定稿日期发布范围审核及审批意见部门会签负责人签字日期部门会签负责人签字日期负责人签字日期负责人签字日期风险控制与法律合规部负责人签字日期合规负责人合规负责人签字日期分管领导领导签字日期总经理室领导签字日期董事会领导签字日期备注说明：1、本表作为制度审批表需由制度制定部门填写基本信息。2、提请制度审核及审批时需将制度文本连同此表一同提交。3、审核部门及审批领导填写审核或审批意见。制度建设年度计划（立项）表部门或单位制度管理责任人部门或单位负责人年度制度制订计划制度修改计划制度废止计划填表人填表日期说明：1、此表作为各部门制定制度建设年度计划时使用。2、各部门应于每年11月30日前填妥此表，并发送至制度综合管理部门。附件三制度编写说明第一章 总则 第一条为规范公司制度编写，使制度形式标准化、规范化，特制定本说明。 第二条本说明主要包括制度内容的层次划分与章节项编号、页面设置、字体、间距、标题与简称、语言语法、图表等方面的规范，未尽事宜由制度编写者根据实际情况或遵照惯例处理。 第三条本说明适用于公司系统内各级制度的编写。 第四条制度须具有编写目的、适用范围、岗位职责、操作细则、罚则等要素。 第五条制度编写时除上述要素外，还需对制度的时效性进行说明，注明制度的有效期。试行、暂行制度应写明制度试行、暂行期。第二章 层次划分与编号 第六条制度内容的层次由章、节、条、款、项、目构成，如因篇幅原因，出现章、节、条、款、项、目不能自然分级的情况，相关独立内容应采用附件的形式进行表述。 第七条章是制度内容的基本单元，体现制度内容的结构性，使用中文数字依次从“总则”开始至附件列表之前编号，如“第一章”、“第二章”等。 第八条节是章的细分，为可选项。当章的内容可分为几大类（节）、各类又可再细分（条）时，可使用节。节在各章之下依次独立编号，使用中文数字，如“第一节”、“第二节”等。 第九条条是章和节的基本单元，使用中文数字从第一章第一条起依次编号，每章延续上一章最后一条。 第十条款是条的细分，每条中的款以自然段形式排列，不标明序号。 第十一条项是款的细分，使用中文数字加括号编号，各条下的项从（一）起依次编号，独立在各条之下，如“（一）”、“（二）”等。 第十二条项下细分目时使用阿拉伯数字编号，数字后面加点如“1.”、“2.”等。第三章 页面设置、字体与间距 第十三条页面设置应使用A4纸，默认初始页边距。 第十四条页脚应设置页码 “第X页共Y页”，宋体小五号，X、Y为阿位伯数字，居中排列。 第十五条书写状态应为中文半角，使用中文标点符号。 第十六条字体与行间距： （一）制度名称为宋体二号，加粗，段前段后均为0.5行间距，单倍行距。 （二）章标题为黑体小二号，不加粗，段前段后均为1行间距，单倍行距。 （三）节标题为黑体三号，不加粗，段前段后均为0.5行间距，单倍行距。 （四）条及正文为仿宋GB2312三号，条字体加粗，正文不加粗，段前段后均为0.5行间距，单倍行间距。 第十七条排列与缩进 （一）制度标题、章节标题居中，条、项首行缩进两个汉字。 （二）章、节、条与其后文字间隔一个汉字，款、项与条对齐，与其后文字无间隔，项下细分目与项对齐。第四章 标题与简称 第十八条制度的命名均应使用“政策”、“制度”、“规定”、“管理办法”、“准则”、“细则” 或“手册”等名称。 第十九条制度标题包含公司名称和制度名称两部分，应为“中国大地财产保险股份有限公司XXXX制度”，公司名称与制度名称分行居中。 （一）如制度的适用范围仅为公司XX部，应注明制度标题应为“中国大地财产保险股份有限公司XX部XXXX制度。 （二）如制度为暂行，应注明制度标题应为“中国大地财产保险股份有限公司XXXX暂行制度”。 第二十条制度电子版文件标题应与制度标题一致，并注明制度编号，如“中国大地财产保险股份有限公司总部营业费用管理暂行办法211-05-A-2008”。 第二十一条章的标题应尽量简洁，同一制度格式保持一致，尽量不加不必要的定语，如“第四章 工作程序”而非“第四章 XXXX的工作程序”。 第二十二条国家法律法规、上一级制度、引用文件的简称，应先使用完整名称，再括号注明简称，如中华人民共和国招标投标法（以下简称招投标法）、中国大地财产保险股份有限公司资金运用操作规程（以下简称资金运用操作规程）等。 第二十三条政府管理机构、上级管理单位等的简称，应先使用单位全称，再括号注明简称，如中国保险监督管理委员会（以下简称“保监会”）及中国再保险（集团）股份有限公司（以下简称“中再”）等。 第二十四条公司、公司本部、分公司、中支公司等的简称应统一界定，中国大地财产保险股份有限公司应简称为“公司”，各分公司简称为“分公司”。单位简称在制度中第一次使用时作说明，有些单位不便使用简称或用简称容易引起误解或指代不明时则使用全称。 第二十五条制度中如有需要出现具体部门时，应使用部门全称，如党务纪检监察部、财务管理部、车辆险部等。 第二十六条同一制度所针对的同一事项或专有名称、习惯用语应统一。 第五章 语言语法 第二十七条制度所用语言应准确、严谨、简洁、流畅，应尽量避免出现“原则上”、“进一步”、“更加”、“不断”等模糊化和口语化表达，不应使用比喻、夸张等修辞手法。 第二十八条对于实施细则、操作手册等规范具体操作的制度应明确：流程负责人、执行人；流程描述；控制、监督、考核的时间要求；相关文档填写说明等要素。 第二十九条制度应语法正确，句子结构完整，尽量使用短语、短句，合理使用标点符号断句，体现段落层次。第六章 图表 第三十条制度内容如用图表表达更为直观时，如程序、流程、分类指标等，建议使用图表。图表应有标题和编号，表的标题置于上方居中，图的标题置于下方居中。图表用阿拉伯数字依次编号，如表1、表2、图1、图2等。 第三十一条图表应在正文被提及，如“如表3所示”。 第三十二条图表位置居中，边框为黑色，粗细为1/2磅。 第三十三条图表文字用仿宋GB2312、小四，单倍行间距，段前段后均为0.5行间距，表头文字加粗。 第三十四条以上为一般要求，如图表来自其他规定、标准、文件等或已有惯例，则使用原图表或遵照惯例。第七章 附则 第三十五条本说明由法律合规部门负责解释。 第三十六条本说明自印发之日起施行。附件四制度编号规则示意图本编号规则，为4字段10位编号（分公司制度为5字段11编号），每字段间以短横线“ - ”隔开，具体规则如下：一、第1字段3位码为制度类别编号，3位均为十进制数字，第1位数字表明该制度的层级，第2、3位数字表明该制度所属的具体类别，对应具体类别参见制度类别编号表。二、第2字段2位码为各个类别中所有制度的顺序编号，2位均为十进制数字，数字变化范围为：01-99。该段表明制度在所属类别内的顺序号。三、第3字段1位码为版本编号，为1位大写英文字母，变化范围为：A-Z。该段表示该制度的版本。“A”代表第一版，“B”代表第二版，以此类推。 四、第4字段4位码为年份编号，4位十进制数字，表明该制度的发布年份。 五、第5字段1位码为分公司编号， 1位汉字，即制度所属分公司的地名简称。如：中国大地财产保险股份有限公司费用管理暂行办法的编号为：205-05-B-2008；如：大地保险重庆分公司新设机构人身险管理辅导期规定的编号为：404-17-A-2005-渝；制度类别编号表：制度类别制度类别编号公司治理类01人力资源管理类02行政管理类03业务管理类04财务管理类05风险管理类06内部控制管理类07法律事务管理类08合规管理类09内部审计管理类10精算管理类11再保